Поговорим о командировках
------------------------------------------------------------------
Отправляя работника в командировку, многие из Вас, дорогие
бухгалтера, задаются вопросами относительно правильного оформления
документации и отражения таких операций в бухгалтерском учете.
Чтобы уберечь Ваше время и облегчить Вам задачу материал на
данную тему предоставляем в отдельных рубриках, по названиям
которых Вы можете выбрать наиболее Вас интересующую.
Общие положения
Служебной командировкой следует считать поездку работника по
распоряжению руководителя предприятия (объединения, учреждения,
организации) на определенный срок в другой населенный пункт для
выполнения служебного поручения не по месту его постоянной работы.
Сразу же запоминаем две важные характеристики служебной коман-
дировки:
1. определенный срок.
2. служебное поручение.
День выбытия в командировку - день отправления поезда, само-
лета, автобуса или другого транспортного средства с места постоян-
ной работы командированного работника.
День прибытия из командировки - день прибытия транспортного
средства к месту постоянной работы командированного работника.
Помните, что при отправлении транспортного средства до 24-х
часов включительно днем выбытия в командировку считаются текущие
сутки, а с 0 часов и позднее - следующие сутки.
Если станция, пристань, аэропорт расположены за пределами
населенного пункта, в котором работает командированный работник, в
срок командировки засчитывается время, необходимое для проезда до
станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день прибы-
тия командированного работника к месту постоянной работы.
Запомните,что:
1) На работника, находящегося в командировке, распространяется
режим рабочего времени того предприятия, на которое он командиро-
ван.
2) Вместо дней отдыха, не использованных за время командиров-
ки, другие дни отдыха после возращения из командировки работнику
не предоставляются.
3) Если работник специально командирован для работы в выходные
или праздничные и нерабочие дни, компенсация за работу в эти дни
выплачивается в соответствии с действующим законодательством.
4) В случае если работник отправляется в командировку в выход-
ной день, ему по возвращении из командировки в установленном
порядке предоставляется другой день отдыха.
Приказ (Распоряжение)
Все организационные моменты, связанные с командировкой работ-
ников, решаются в первую очередь руководителем предприятия или его
заместителем.
Именно руководитель предприятия (либо его заместитель):
- Принимает решение о направлении работника в командировку
согласно установленным заданиям.
- Определяет сроки (продолжительность) командировки. При этом
срок командировки в пределах Украины не может превышать 30 кален-
дарных дней, а при командировках за границу - 60 календарных дней.
У работников, которые направляются для выполнения в пределах
Украины монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ,срок
командировки не должен превышать срока строительства объектов.
У военнослужащих, направленных на обучение в системе переподго-
товки, усовершенствования, повышения квалификации кадров, на учеб-
ные и итогово - выпускные собрания слушателей заочных факультетов
высших военных учебных заведений, срок командировки не может
превышать 90 дней.
- Подписывает оформленный приказ (распоряжение) с указанием
пункта назначения, наименования предприятия, на которое командиро-
ван работник, срока и цели командировки. При командировках за
границу в приказе дополнительно определяются такие нюансы, как:
цель выезда, условия пребывания за рубежом, смета расходов и, если
есть, копия приглашения с переводом.
Принятие решения относительно служебной командировки руководи-
телей центральных и местных органов исполнительной власти должно
согласовываться с требованиями Постановления Кабинета Министров
Украины "Об упорядочении служебных командировок руководителем
органов государственной исполнительной власти" от 27.06.1996 г.
№ 682 ( 682-96-п ), а при командировке их за границу - с требова-
ниями Постановления Кабинета Министров Украины "Об усовершенст-
вовании порядка осуществления служебных командировок за границу"
от 11.02.1992 г. № 698 ( 698-92-п ) (с внесенными изменениями) и
Указа Президента Украины "О служебных командировках за границу
должностных лиц органов государственной исполнительной власти" от
28.08.1993 г. № 357/93 ( 357/93 ).
Выдача командировочного удостоверения
Перед отправлением в командировку работник получает командиро-
вочное удостоверение, форма которого утверждена Приказом Государс-
твенной налоговой администрации Украины от 28.07.1997 г. № 260 и
зарегистрирована в Министерстве юстиции 14.08.1997 г. № 311/2115
(см. приложение 1) ( z0311-97 ).
По отметкам в командировочном удостоверении о выбытии с места
постоянной работы и прибытии к месту постоянной работы определяет-
ся фактическое время пребывания работника в командировке. В тех
случаях, когда работник командирован в разные населенные пункты,
отметки о дне прибытия и дне выбытия проставляют в каждом пункте.
Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии
работника заверяются той печатью, которой пользуется в своей
хозяйственной деятельности предприятие. При необходимости целесо-
образно запросить справку с образцом печати и подписи служебного
лица, на которое согласно приказу возложены обязательства регист-
рации командированных лиц.
На предприятии осуществляется регистрация лица, выбывающего в
командировку, в специальном журнале, форма которого приведена в
приложении 2.
Средний заработок при командировках
Во время пребывания работника в командировке, в том числе и во
время пребывания в пути, за командированным работником сохраняют-
ся:
- место работы (должность);
- средний заработок на все рабочие дни недели по графику,
установленному по месту постоянной работы.
Руководителем предприятия в своих приказах (распоряжениях)
могут устанавливаться дополнительные ограничения в отношении сумм
и целей использования средств, выданных на командировку.
Заработная плата переводится по почте командированному работ-
нику по его просьбе за счет командировавшего его предприятия.
При командировке лица, работающего по совместительству, сред-
ний заработок сохраняется на том предприятии, которое его команди-
ровало.
В случае направления работника в командировку одновременно с
основной работы и работы по совместительству средний заработок
сохраняется за ним на обеих должностях, а затраты для возмещения
расходов на командировку распределяются между предприятиями, нап-
равляющими работника в командировку, по согласованию между ними.
Суточные расходы
Командированному работнику перед выездом в командировку выда-
ется денежный аванс в пределах суммы, определенной для оплаты
проезда, наем жилого помещения и суточных.
Важной характеристикой суточных расходов является то, что они
являются тем видом расходов, который не требует специального
документального подтверждения.
Теперь запомните следующее:
1. Суточные - это расходы на питание и финансирование каких-
либо личных нужд физического лица.
2. Суточные расходы возмещаются в единой сумме независимо от
статуса населенного пункта.
3. Суточные выплачиваются работнику за каждый день командиров-
ки, включая день отъезда и приезда.
4. Если в командировочном удостоверении работника отсутствуют
отметки о прибытии и выбытии, суточные не выплачиваются.
Определение количества дней командировки для выплаты суточных
производится с учетом дня выбытия в командировку и дня прибытия к
месту постоянной работы, которые засчитываются как два дня.
При командировке работника сроком на один день или в такую
местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращать-
ся к месту постоянного проживания, суточные возмещаются как за
полные сутки.
Нормы суточных расходов установлены Постановлением Кабинета
Министров Украины "О нормах возмещения расходов на командировки в
пределах Украины и за границу" от 23.04.1999 г. № 663 ( 663-99-п )
(далее - Постановление № 663).
Сразу же обращаем ваше внимание на то, что:
- Постановлением № 663 установлен предельный размер суточных
расходов. Не выплачивать суточные совсем - нельзя, поскольку они
относятся к разряду гарантированных выплат.
- Изменения в постановление № 663 вносились уже не один раз.
Последнее из них, внесенное Постановлением Кабинета Министров
Украины от 06.09.2000 г. № 1398 ( 1398-2000-п ), затронуло размер
суточных расходов при командировках в пределах Украины.
Все предельные нормы суточных расходов и размеры норм возме-
щения затрат на командировки Вы берете из Постановления № 663. Мы
только приведем небольшую таблицу, в которой для сравнения пока-
заны измененные нормы, внесенные Постановлением № 1398, по сравне-
нию с их предыдущим значением.
|--------------------------------|---------------|---------------|
| Наименование показателя | Предыдущее | Новое |
| | значение | значение * |
|--------------------------------|---------------|---------------|
| При командировках в пределах Украины |
|--------------------------------|---------------|---------------|
|Предельные нормы суточных расхо-| | |
|дов для работников предприятий,| | |
|всех форм собственности, кроме | | |
|государственных служащих и ра- | | |
|ботников предприятий, полностью | | |
|либо частично финансируемых за | | |
|счет бюджетных средств: | | |
|--------------------------------|---------------|---------------|
|а) когда в счета на оплату стои-| 6 грн. | 18 грн. |
|мости проживания в отелях не | | |
|включаются расходы на питание | | |
|--------------------------------|---------------|---------------|
|б) когда сумма питания включает-| | |
|ся в счета стоимости проживания | | |
|в отелях: | | |
|--------------------------------|---------------|---------------|
|- при одноразовом питании | 4 грн .80 коп.| 14 грн. 40 коп|
|--------------------------------|---------------|---------------|
|- при двухразовом питании | 3 грн. 60 коп.| 10 грн. 80 коп|
|--------------------------------|---------------|---------------|
|- при трехразовом питании | 2 грн. 40 коп.| 7 грн. 20 коп.|
|--------------------------------|---------------|---------------|
|Норма суточных расходов для го- | 6 грн. | 18 грн. |
|сударственных служащих и работ- | | |
|ников предприятий, полностью | | |
|либо частично финансируемых за | | |
|счет бюджетных средств | | |
|--------------------------------|---------------|---------------|
| При командировках за границу государственных служащих и |
|работников предприятий, полностью или частично финансируемых за |
|счет бюджета |
|--------------------------------|---------------|---------------|
|Предельная норма возмещения рас-| 295 грн. | 426 грн. |
|ходов на наем жилого помещения | | |
|за сутки при командировках в | | |
|Ботсвану | | |
|--------------------------------|---------------|---------------|
|Норма суточных расходов при ко- | 120 грн. | 174 грн. |
|мандировках в Канаду | | |
|--------------------------------|---------------|---------------|
__________________
* - Новое значение, утвержденное Постановлением Кабинета Ми-
нистров Украины от 06.09.2000 г. № 1398, действует с 12 сен-
тября 2000 г. согласно Письмам Министерства юстиции Украины от
26.09.2000 г. № 27-42/50 ( v2_50323-00 ) и от 29.11.2000 г. № 27-
44-2086 ( v2086323-00 ).
Предприятие, направляя своего работника в командировку за
границу, обеспечивает его денежными средствами в национальной
валюте страны, в которую командируется работник, или в свободно
конвертируемой валюте в виде аванса на текущие расходы в размерах,
обусловленных реальными потребностями в стране пребывания, с
соблюдением требований Национального банка Украины относительно
вывоза иностранной валюты за границу. Работника знакомят со справ-
кой-расчетом на выданный ему аванс и с действующими положениями об
отчетности за его использование.
В соответствии с Постановлением Правления Национального банка
Украины "Об утверждении Правил использования наличной иностранной
валюты на территории Украины" от 26.03.1998 г. № 119 ( z0245-98 )
для получения иностранной валюты наличными средствами с текущего
счета, а также для получения в банке дорожных чеков в свободно
конвертируемой валюте при командировках за границу в уполномочен-
ный банк предоставляется заявка юридического лица, в которой
указываются:
- номер и дата приказа (распоряжения);
- фамилия, имя, отчество лиц, выезжающих за границу;
- срок пребывания за границей;
- расчет предусмотренных затрат.
Кроме того, предоставляется доверенность на получение денег на
командировку в кассе уполномоченного банка.
Пересчет предельных норм суточных расходов, установленных в
гривнях, в доллары США осуществляется по прогнозному официальному
курсу обмена национальной валюты Украины к доллару США на текущий
год.
Постановлением Кабинета Министров Украины "О нормах возмещения
расходов на командировку в пределах Украины и за границу" от
23.04.1999 г. № 663 при операциях по пересчету норм в 2000 г.
установлен прогнозный официальный курс обмена национальной валюты
Украины к доллару США, который равен 5,78 грн. за 1 доллар США (на
2001 г. такой курс пока не установлен).
В тех случаях, когда аванс выдается не в долларах США, а в
национальной валюте страны, в которую направляется работник, сна-
чала предельные нормы суточных расходов, установленные в гривнях,
пересчитываются в доллары США, используя прогнозный курс, а потом
сумма в долларах умножается на кросс-курс, рассчитанный по офи-
циальному валютному курсу НБУ на день выдачи аванса. Если общая
сумма в иностранной валюте имеет дробную часть, используется
арифметическое правило округления к целому числу.
Напомним, что кросс-курс - это соотношение между двумя валюта-
ми, которое определяется через их курс к третьей валюте.
Приведем небольшой пример.
Пример 1.
Необходимо сделать расчет суточных расходов при командировке
работника во Францию. Будем считать, что в счета стоимости прожи-
вания в гостиницах не включаются расходы на питание. День выдачи
аванса - 03.10.2000 г.
Перерасчет предельной нормы суточных расходов, выраженной в
гривнях, в доллары США: 231 грн. : 5,78 = 39,96 долларов США {1}.
Перерасчет определенной в долларах СШАпре-дельной нормы суточ-
ных расходов в валюту страны командировки по курсу на день выдачи
аванса, если официальный обменный курс НБУ по состоянию на
03.10.2000 г. составил - 0,72997 грн. за 1 французский франк и
5,4400 грн. за 1 доллар США: 39,96 х (5,4400 : 0,72997) = 297,80
французских франка.
Аванс может быть выдан наличными из кассы предприятия либо по
чекам из расчетного счета в банке или денежным переводом через
органы связи (в тех случаях, когда есть основания для продления
срока командировки, а командированное лицо находится в пункте
назначения).
Во время проверки правильности получения денежных средств
подотчет необходимо выяснить: соблюдается ли требование п. 7
"Порядка ведения кассовых операций в народном хозяйстве Украи-
ны" утвержденного Постановлением Национального банка Украины от
13.10.1997 г. № 334 ( z0530-97 ), относительно выдачи наличных
средств подотчет только при условии полного отчета конкретного
подотчетного лица за ранее полученные подотчет суммы.
Возмещение расходов
Бухгалтерии предприятия для того, чтобы включить в состав
валовых расходов затраты на командировку своего работника (кото-
рый, кстати, должен находиться в трудовых отношениях с таким
предприятием), необходимо предоставить все документы, подтвержда-
ющие связь такой командировки с основной деятельностью предприя-
тия.
К таким документам относятся:
- приглашение принимающей работника стороны, деятельность
которой совпадает с деятельностью предприятия, направляющего в
командировку;
- заключенный договор (контракт) и другие документы, регулиру-
ющие или удостоверяющие желание установить гражданско-правовые
отношения с предприятием, командирующим работника;
- документы, удостоверяющие участие командировочного лица в
переговорах, конференциях или симпозиумах, которые проводились по
тематике, касающейся основной деятельности предприятия, команди-
рующего работника.
Имея в наличии указанные выше документы (в оригинале), пред-
приятие возмещает расходы командированным работникам на найм
жилого помещения в размере фактических расходов с учетом:
- бытовых услуг, предоставляемых в гостиницах (стирка, чистка,
ремонт и утюжка одежды);
- за пользование холодильником и телевизором.
Командировки в пределах Украины
Помните:
1. Расходы на командировку возмещаются только при наличии
документов в оригинале, подтверждающих стоимость этих расходов,
к которым относим: транспортные билеты или транспортные счета
(багажные квитанции), счета гостиниц, страховые полисы и т. д. не
подтвержденные соответствующими документами командировочные расхо-
ды (за исключением суточных расходов) работнику не возмещаются.
В тех случаях, когда командированный работник возвращает билет
на поезд, самолет или другое транспортное средство, расходы
возмещаются только с разрешения руководителя предприятия при нали-
чии как уважительных причин, так и подтверждающих документов.
2. Командированному работнику согласно подтверждающим докумен-
там в оригинале возмещаются:
- плата за бронирование места в гостиницах - в размере не
более чем 50 процентов его стоимости за одни сутки;
- расходы по найму жилого помещения за время вынужденной
остановки в пути - в общем порядке и размерах;
- расходы на проезд к месту командировки и обратно - в размере
стоимости проезда на воздушном, железнодорожном, водном и автомо-
бильном транспорте общего пользования (кроме такси) с учетом всех
расходов, связанных с приобретением проездных билетов и пользова-
нием постельными принадлежностями в поездах, а также страховых
платежей на транспорте;
- расходы на проезд транспортом общего пользования (кроме
такси) до станции, пристани, аэропорта, когда они находятся за
пределами населенного пункта, в котором постоянно работает коман-
дированный, или до места пребывания в командировке.
В тех случаях, когда командированный работник пользуется
несколькими видами транспорта, связывающего место постоянной рабо-
ты с местом командировки, администрация предприятия вправе предло-
жить работнику оптимальный вид транспорта, которым ему необходимо
пользоваться. Если такое предложение не последовало, работник
самостоятельно решает вопрос о выборе вида транспорта.
- расходы на проезд городским транспортом общего пользования
(кроме такси) по месту командировки в соответствии с маршрутом,
согласованным с руководителем;
- расходы на уплату налога на добавленную стоимость за прио-
бретенные проездные документы, пользование в поездах постельными
принадлежностями и по найму жилого помещения (сверх установленных
норм компенсации затрат). Для государственных служащих и других
лиц, командируемых предприятиями, которые полностью или частично
содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, установлены
некоторые дополнительные ограниечения именно:
а) Расходы на питание, стоимость которого включена в счета на
оплату стоимости проживания в гостиницах или проездных докумен-
тов, оплачиваются командированными работниками за счет суточных.
Сразу обращаем Ваше внимание на тот факт, что когда действова-
ла старая редакция Инструкции о служебных командировках, указанные
расходы возмещались в виде процента в зависимости от частоты
питания.
б) Возмещение расходов стоимости проживания сверх установлен-
ных предельным норм и оплата расходов на перевозку багажа свыше
30 килограммов осуществляется только с разрешения руководителя (на
основании подтверждающих документов в оригинале).
в) При наличии предоставленных проездных документов с разреше-
ния руководителя предприятия возмещаются расходы на проезд коман-
дированного работника:
- в мягком вагоне;
- на судах морского флота в каютах,оплачиваемых по 1-4-й
группам тарифных ставок;
- на судах речного флота в каютах 1-2-й категорий;
- воздушным транспортом по билетам 1-го класса и бизнес-клас-
са.
г) Расходы на бытовые услуги, предоставляемые в гостиницах
(стирка, чистка, ремонт и утюжка одежды, обуви или белья) возмеща-
ются командированному работнику при наличии подтверждающих доку-
ментов, но не более чем 10 процентов норм суточных расходов за все
дни проживания.
д) Расходы на служебные телефонные переговоры возмещаются по
согласованию с руководителем предприятия.
Командировки за рубеж
Командированному работнику согласно подтверждающим документам
в оригинале возмещаются следующие расходы:
- на проезд как к месту командирования и обратно, так и по
месту командирования.
Возмещаются расходы на проезд до вокзала, аэропорта или
пристани и с вокзала, аэропорта, пристани (когда такие пункты
расположены за пределами города), а также расходы на проезд по
месту командировки городским транспортом (кроме такси) при усло-
вии, что работнику не предоставлялись бесплатно средства передви-
жения.
Руководитель предприятия может определить командированному
работнику вид транспорта для передвижения по стране командировки.
Если такое предложение не поступило, работник имеет право на
самостоятельный выбор.
С разрешения руководителя предприятия могут быть возмещены
расходы за пользование такси либо аренду автотранспорта.
- на оплату счетов за проживание в гостиницах или найм других
жилых помещений;
- на оплату телефонных счетов;
- на оформление заграничных паспортов, разрешений на въезд
(виз), на комиссионные (при обмене валютных средств), обязательное
страхование, другие документально оформленные расходы, связанные
с правилами въезда и пребывания в месте командировки;
- сумма "чаевых", но только тогда, когда она включается в счет
согласно законам страны пребывания.
Для государственных служащих и других лиц, командируемых пред-
приятиями, которые полностью или частично содержатся (финансируют-
ся) за счет бюджетных средств, установлены такие дополнительные
ограничения, как:
а) Расходы на питание, стоимость которого включена в счета на
оплату стоимости проживания в гостиницах или проездных докумен-
тов, оплачиваются командированными работниками за счет суточных.
б) При наличии предоставленных в оригинале проездных докумен-
тов командированному работнику возмещаются расходы на проезд
воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом
общего пользования по тарифу 2-го класса (на самолетах - экономи-
ческого, на судах - 2-го или туристского класса).
в) С разрешения руководителя предприятия работнику могут быть
возмещены расходы:
- проезд в мягком вагоне;
- на судах морского флота в каютах, оплачиваемых по 1-4-й
группам тарифных ставок;
- на судах речного флота в каютах 1-2-й категорий;
- воздушным транспортом по билетам 1-го класса и бизнес-
класса.
г) На основании предоставленных в оригинале документов работ-
нику возмещаются такие расходы, как:
- бронирование мест в гостиницах (в размере, не превышающем 50
процентов стоимости места за одни сутки);
- расходы на бытовые услуги, если их стоимость включена в счет
об оплате за найм жилого помещения (стирка, чистка, ремонт и
утюжка одежды, белья, обуви), но не более чем 10 процентов от
нормы суточных расходов, установленной для страны командировки, за
все дни проживания;
- расходы на служебные телефонные переговоры (в размерах,
согласованных с руководителем предприятия);
- в рамках предельных норм - расходы по найму жилого помещения
во время командировки в случае транзитной остановки и вынужденной
задержкой в пути. Напоминаем, что предельные нормы установлены
Постановлением Кабинета Министров Украины № 663;
- с разрешения руководителя - расходы, превышающие граничные
нормы возмещения расходов по найму жилого помещения, на проезд и
на служебные телефонные переговоры.
Временная нетрудоспособность и командировки
В случае временной нетрудоспособности командированного работ-
ника, удостоверенной в установленном порядке, ему на общих основа-
ниях:
1) возмещаются расходы по найму жилого помещения (за исключе-
нием случаев, когда работник находился на стационарном лечении);
2) уплачиваются суточные в течение всего времени, пока работ-
ник не может по состоянию здоровья приступить к выполнению возло-
женного на него служебного поручения либо возвратиться к месту
своего постоянного проживания, но на срок не более двух месяцев;
3) выплачивается пособие по временной нетрудоспособности за
весь период временной нетрудоспособности.
Запомните, дни временной нетрудоспособности в срок командиров-
ки не включаются.
С разрешения руководителя при командировках за границу допус-
кается задержка в сроках возвращения из командировки работника (в
случаях заболевания или по другим причинам, не зависящим от него)
продолжительностью свыше суток, но не более 60 календарных дней.
Такая задержка должна иметь подтверждение в виде справки диплома-
тического или консульского учреждения Украины за рубежом.
Авансовый отчет
По возвращении из командировки работник обязан в течение трех
рабочих дней предоставить авансовый отчет об израсходованных
суммах в связи с командировкой. Думаем не лишним будет напомина-
ние, что суммы расходов, включенные в авансовый отчет, должны
иметь документальное подтверждение.
Вместе с авансовым отчетом представляются:
- командировочное удостоверение, оформленное в установленном
порядке;
- документы в оригинале о найме жилого помещения и проезде.
В случаях загранкомандировки к отчету прилагается ксерокопия
отметок в заграничном паспорте, заверенная отделом кадров или
руководителем предприятия.
Согласно Постановлению правления Национального банка Украины от 13.10.1997 г. № 334 наличные средства, выданные подотчет на
командировку и не использованные, должны быть возвращены в кассу
предприятия не позднее 3 рабочих дней после окончания командиров-
ки.
В случаях загранкомандировки остаток средств возвращается в
кассу предприятия в тех денежных единицах, в которых был выдан
аванс. В отдельных случаях остаток средств, выданных на команди-
ровку, возвращается в иной срок, нежели на протяжении 3-х рабочих
дней. К таким случаям относятся:
а) применение командированным работником корпоративных пласти-
ковых карточек международных платежных систем (срок сдачи денежных
средств - не позднее 10 рабочих дней);
б) случаи, разрешенные руководителем, поскольку имеют уважи-
тельные причины (не позднее 20 рабочих дней).
В пределах этих сроков руководителем предприятия (а при его
отсутствии - его заместителем) должен быть утвержден авансовый
отчет.
Если же работник, прибывший из командировки, не внес в кассу
предприятия остаток средств в определенный срок, эта сумма должна
быть взыскана с него.
Отражение в бухгалтерском учете
Сразу же отметим, что важным отличием ведения учета командиро-
вок после введения Национальных стандартов бухгалтерского учета
является то, что если раньше сверх нормативные расходы на коман-
дировку мы относили на счет 81, то теперь - в бухгалтерском учете
такие затраты:
- отражаются на счетах класса 9 или одновременно на счетах
классов 8 и 9, или на счетах класса 8 (для малых и неприбыльных
предприятий);
- включаются в себестоимость реализованной продукции.
Согласно новому Плану счетов бухгалтерский учет всех операций
по расчетам с подотчетными лицами отражаются на субсчете 372
"Расчеты с подотчетными лицами" счета 37 "Расчеты с разными
дебиторами".
Поскольку работникам предприятия денежные средства выдаются
подотчет как в случаях направления в командировку, так и в случаях
выдачи на хозяйственные нужды предприятия, предлагаем Вам для
удобства субсчет 372 разбить еще на два субсчета, а именно:
- 3721 "Расчеты по командировкам";
- 3722 "Расчеты по суммам, выданным на хознужды".
Синтетический и аналитический учет по субсчету 372 ведут в
журнале № 3 и ведомости 3.2, утвержденных Приказом Министерства
финансов Украины от 29.12.2000 г. № 356 ( v0356201-00 ).
Аналитический учет ведется в разрезе всех физических лиц,
получивших денежные средства подотчет.
По дебету субсчета 372 ведут учет сумм, полученных подотчет, а
по кредиту - списание этих сумм.
Сальдо по субсчету 372 может быть как дебетовым, так и креди-
товым.
Дебетовое сальдо:
- Указывает на остатки полученных подотчет авансов, по которым
пока что не предоставлены отчеты В балансе отражается в составе
оборотных активов
Кредитовое сальдо:
- Отражает размер перерасходов по авансовому отчету по сравне-
нию с суммой, полученной подотчет
- В балансе отражается в составе обязательств баланса предпри-
ятия
Схематически операции, проводимые на субсчете 372, можно
отразить следующим образом:
|------------------------------------|
|372 "Расчеты с подотчетными лицами" |
|------------------|-----------------|
| Дебет | Кредит |
|-------------|----|-|---------------|
| |
| |
|--------------------| | | |-------------------------|
|Выдача сумм подотчет|<-| |>|Отражение расходов на |
|--------------------|-| |-----|командировки, на хознужды|
| | |-------------------------|
| |
|----------------| | |
| 30 "Касса" | | | |-----------------------------|
|--------|-------| | | |Затратные счета. Счета класса|
| Дебет |Кредит |<---| | |запасов |
|--------|-------| | |--------------|--------------|
|>| Дебет | Кредит |
|--------------|--------------|
К затратным счетам относим:
23 "Производство";
91 "Общепроизводственные расходы";
92 "Административные расходы";
93 "Расходы на сбыт";
94 "Прочие расходы операционной деятельности".
Из счетов класса "Запасы" могут использоваться такие, как:
20 "Производственные запасы";
25 "Полуфабрикаты";
28 "Товары".
Относительно бюджетных учреждений (организаций) отметим следу-
ющее:
1) Бухгалтерский учет операций по расчетам с подотчетными
лицами ведется на субсчете 362 "Расчеты с подотчетными лицами".
2) На суммы, выданные подотчетным лицам, дебетуется субсчет
362 и кредитуется счет 30 "Касса".
3) Списание с бухгалтерского учета сумм, полученных подотчет
на командировку, осуществляется по кредиту субсчета 362 в коррес-
понденции с дебетом счета 80 "Расходы по общему фонду".
4) Расходы, которые связанны с операциями по расчетам с
подотчетными лицами и осуществляются за счет специальных средств,
можно вести на субсчете 811 "Расходы по специальным средствам".
5) Расходы на командировку учитываются по коду КЕКВ 1140
"Расходы на командировки".
На отдельных условных числовых примерах покажем Вам отражение
операций, связанных с командированием работников предприятий.
Пример 2.
Работника службы сбыта предприятия отправляют в командировку в
г. Белая-Церковь. Ему выдана сумма аванса в размере 350 грн.
Продолжительность командировки - 5 дней.
Бухгалтерией предварительно была рассчитана сумма аванса:
1) Суточные расходы: 5дн. х 18 грн. = 90 грн.
2) Проживание в гостинице:
4 дн. х 60 грн. = 240 грн.
3) Проезд к месту командировки и обратно:
10 грн. х 2 = 20 грн.
После возращения из командировки работник предоставил отчет о
растраченных средствах, подтвердив это документально, а остаток
неиспользованной суммы в размере 38 грн. вернул в кассу предприя-
тия.
|-----------------------------|----------------------|-----------|
| Название операции |Корреспонденция счетов|Сумма, грн.|
| |----------|-----------| |
| | Дебет | Кредит | |
|-----------------------------|----------|-----------|-----------|
|Из кассы предприятия выданы | 3721 | 301 | 350,00 |
|суммы подотчет | | | |
|-----------------------------|----------|-----------|-----------|
|Списаны расходы на команди- | 93 | 3721 | 312,00 |
|ровку | | | |
|-----------------------------|----------|-----------|-----------|
|Возвращены в кассу неисполь- | 301 | 3721 | 38,00 |
|зованные денежные средства | | | |
|(остаток) | | | |
|-----------------------------|----------|-----------|-----------|
Пример 3.
Работника аппарата управления отправляют в командировку за
границу. Денежный аванс составляет 200 дол. США. Курс НБУ на дату
выдачи аванса - 5,42 грн./1 дол. США. На день утверждения аванса
курс доллара составил - 5,44 грн./1 дол. США.
Работник потратил 170 долларов США, а остаток вернул в кассу
предприятия.
|----------------------------|----------------------|------------|
| Название операции |Корреспонденция счетов|Сумма, грн. |
| |----------|-----------| |
| | Дебет | Кредит | |
|----------------------------|----------|-----------|------------|
|С валютного счета получены | 302 | 312 |200 дол. США|
|средства в кассу предприятия| | |1084,00 грн.|
|для выдачи аванса на служеб-| | | |
|ную командировку | | | |
|----------------------------|----------|-----------|------------|
|Выдано работнику аванс под- | 3721 | 302 |200 дол. США|
|отчет | | |1084,00 грн.|
|----- ----------------------|----------|-----------|------------|
|Отражена курсовая разница по| 3721 | 744 | 4 грн. |
|подотчетных суммах на дату | | | |
|утверждения авансового отче-| | | |
|та | | | |
|----------------------------|----------|-----------|------------|
|Списаны расходы на команди-| 92 | 3721 |170 дол. США|
|ровку (в пределах норм) | | | 924,80 грн.|
|----------------------------|----------|-----------|------------|
|Остаток выданного аванса | 302 | 3721 | 30 дол. США|
|возвращен в кассу | | |163, 20 грн.|
|----------------------------|----------|-----------|------------|
Пример 4.
Выдан аванс на служебную командировку в пределах Украины
работнику аппарата управления в размере 400 грн. Продолжительность
командировки 7 дней.
После возращения из командировки своевременно был подан аван-
совый отчет о потраченных суммах:
- проезд к месту командировки и обратно: 30 грн., в т.ч. НДС -
5 грн.;
- проживание в гостинице без питания: 84 грн., в т.ч. НДС -
14 грн.;
- суточные расходы: в пределах норм - 7 дн. х 18 грн. = 126
грн..сверх норм - 100 грн.
Авансовый отчет утвержден в сумме - 340 грн. Подлежит возврату
в кассу предприятия сумма в размере - 60 грн.
|----------------------------|----------------------|------------|
| Название операции |Корреспонденция счетов|Сумма, грн. |
| |----------|-----------| |
| | Дебет | Кредит | |
|----------------------------|----------|-----------|------------|
|Из кассы предприятия выданы | 3721 | 301 | 400,00 |
|суммы подотчет | | | |
|----------------------------|----------|-----------|------------|
|Возвращены в кассу неисполь-| 301 | 3721 | 60,00 |
|зованные денежные средства | | | |
|(остаток) | | | |
|----------------------------|----------|-----------|------------|
|Списаны расходы на команди- | 92 | 3721 | 221,00 |
|ровку (в пределах норм) | | | |
|----------------------------|----------|-----------|------------|
|Отражена сумма налогового | 641 | 3721 | 19,00 |
|кредита по НДС | | | |
|----------------------------|----------|-----------|------------|
|Включена в Фонд оплаты труда| 661 | 3721 | 100,00 |
|надбавка за использование | | | |
|денежных средств сверх | | | |
|норм * | | | |
|----------------------------|----------|-----------|------------|
_______________
* - Для удобства многие предприятия в коллективных договорах
указывают, что суммы в виде затрат на командировки сверх установ-
ленных норм включаются как надбавка в фонд оплаты труда командиро-
ванного сотрудника.
Пример 5.
Работник, занимающий должность мастера цеха, отправлен в
служебную командировку в пределах Украины сроком на один день.
Целью командировки является приобретение материалов.
Аванс на командировку выдан в размере 500 грн.
После возращения из командировки своевременно был подан аван-
совый отчет о потраченных суммах:
- проезд к месту командировки и обратно: 24 грн., в т.ч. НДС -
4 грн.;
- суточные расходы: в пределах норм - 18 грн.;
- покупка материалов на сумму 390 грн., в т.ч. НДС - 65 грн.
Авансовый отчет утвержден в сумме - 432 грн. Подлежит возврату
в кассу предприятия сумма в размере - 68 грн.
|----------------------------|----------------------|------------|
| Название операции |Корреспонденция счетов|Сумма, грн. |
| |----------|-----------| |
| | Дебет | Кредит | |
|----------------------------|----------|-----------|------------|
|Из кассы предприятия выданы | 3721 | 301 | 500,00 |
|суммы подотчет | | | |
|----------------------------|----------|-----------|------------|
|Возвращены в кассу неисполь-| 301 | 3721 | 68,00 |
|зованные денежные средства | | | |
|(остаток) | | | |
|----------------------------|----------|-----------|------------|
|Списаны расходы на команди- | 91 | 3721 | 38,00 |
|ровку (в пределах норм) | | | |
|----------------------------|----------|-----------|------------|
|Оприходованы материалы | 201 | 3722 * | 390,00 |
|----------------------------|----------|-----------|------------|
|Отражена сумма налогового | 641 | 3721 | 4,00 |
|кредита по НДС | | | |
|----------------------------|----------|-----------|------------|
|Отражена сумма налогового | 641 | 3722 | 65,00 |
|кредита по НДС | | | |
|----------------------------|----------|-----------|------------|
______________________
* - Если Вам не очень удобно использовать субсчета 3721 и
3722, применяйте просто субсчет 372.
Налоговый учет расходов на командировки
В состав валовых расходов предприятия - налогоплательщика
включаются затраты на командировки работников, пребывающих с ним
в трудовых отношениях, в пределах фактических расходов и при
наличии подтверждающих документов, которые удостоверяют:
- стоимость затрат на проезд (включая перевозку багажа) как к
месту командировки и обратно, так и по месту командировки;
- оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях);
- включенные в такие счета расходы на питание или бытовые
услуги и т.д. (пп. 5.4.8 Закона Украины "О налогообложении прибыли
предприятий" от 22.05.1997 г. № 283/97-ВР ( 283/97-ВР )).
Дополнительно в состав валовых затрат относятся не подтверж-
денные документально расходы на питание и финансирование других
собственных потребностей физического лица (суточные расходы),
понесенные в связи с его командировкой, в пределах граничных норм,
включая день отъезда и приезда.
Запомните, что не включаются в состав валовых расходов:
а) затраты на горюче-смазочные материалы;
б) затраты, связанные со стоянкой и парковкой легковых автомо-
билей (пп. 5.4.10 Закона Украины № 283/97-ВР).
Суммы налога на добавленную стоимость по приобретенным транс-
портным билетам и гостиничным счетам, отнесенные к составу нало-
гового кредита, должны быть занесены в Книгу учета приобретения
товаров (работ, услуг), порядок ведения которой определен Приказом
ГНАУ от 30.05.1997 г. № 165 ( z0233-97 ).
Приложение 1.
Форма командировочного удостоверения
а) с лицевой стороны:
|----------------------------------------------------------------|
| Командировочное удостоверение |
| |
| (Утверждено приказом Государственной налоговой администрации|
| Украины от 28 июля 1997 г. № 260) |
| |
|Государственный Выдано _________________________|
|герб Украины (фамилия, имя, отчество) |
|Штамп предприятия, |
|учреждения, ________________________________|
|организации (должность, место работы) |
| |
| командированному к ____________________|
| (пункты назначения) |
| |
| _______________________________________|
| (наименование предприятия, учреждения, |
| организации) |
| |
| Срок командировки "____" дней |
| |
| _______________________________________|
| (цель командировки) |
| |
| Основание: приказ от "__"______ 200_ р.|
| № _________ |
| Действительно при предъявлении паспорта|
| серии ____ № ________________ |
| |
| |
| Руководитель |
| |
|----------------------------------------------------------------|
б) с обратной стороны:
|----------------------------------------------------------------|
| Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты |
| назначения, выбытии из них к месту постоянной работы |
| |
| |
| Выбыл из ____________________ Прибыл к _____________________|
| |
| "__" _______ 200__ г. "__" _______ 200__ г. |
| |
| М.П. Подпись __________ М.П. Подпись ___________|
| |
|----------------------------------------------------------------|
| Выбыл из ____________________ Прибыл к _____________________|
| |
| "__" _______ 200__ г. "__" _______ 200__ г. |
| |
| М.П. Подпись __________ М.П. Подпись ___________|
| |
|----------------------------------------------------------------|
| Выбыл из ____________________ Прибыл к _____________________|
| |
| "__" _______ 200__ г. "__" _______ 200__ г. |
| |
| М.П. Подпись __________ М.П. Подпись ___________|
| |
| |
| Примечание: |
| |
| При отъезде в несколько пунктов отметки о прибытии и выбытии |
| делаются отдельно по каждому из них |
|----------------------------------------------------------------|
{1} - Согласно Постановлению № 663 в тех случаях, когда рас-
ходы на питание не включаются в счета стоимости проживания в гос-
тиницах, предельная норма суточных расходов при командировках за
границу составляет 231 грн.
------------------------------------------------------------------
"Фiнансова справа"
№ 04/01, стр. 45
[01.02.2001]
Належитая Е. Н.
------------------------------------------------------------------