Во время заграничных командировок наши водители несут расходы
на закупку ГСМ, на стоянку (парковку), а также на запчасти и
ремонт автомобилей. Расходы эти производятся как за счет инва-
лютных средств предприятия, выданных на командировку, так и за
счет собственных средств водителей. Эти расходы учитываются в
их авансовых отчетах по командировке. На какую сумму можно
принимать такие отчеты? Не нарушается ли здесь валютное или
какое другое законодательство?
* * *
В прошлом выпуске "Бухгалтера" (с. 38) мы уже писали о том,
что часть названных вами расходов: на закупку ГСМ, стоянку и пар-
ковку, а также техобслуживание автомобиля - можно трактовать как
командировочные. Эти расходы (вместе со сборами за проезд по грун-
товым, шоссейным дорогам и водным переправам) прямо указаны в
п. 1.13 разд. II "Порядок командирования за границу" действующей
Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за гра-
ницу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 № 59 ( z0218-98 ).
То есть в вашем случае можно с чистой совестью утверждать, что это
расходы на командировку, и списывать их в счет выданного водителю
командировочного аванса.{1}
Если водитель расплачивался инвалютой из своего кармана, то
компенсацию ему вы сможете выдать только в гривнях - по курсу НБУ
на дату выдачи ("день погашения задолженности") в соответствии с
п. 1.17 раздела II Инструкции о командировках.
Что же касается расходов водителя на запчасти и ремонт, то в
вашем случае, если эти расходы или их часть нельзя оформить как
техобслуживание {2}, командировочными они уж точно не являются,
так как не упомянуты в п. 1.13 разд. II Инструкции о командиров-
ках. Стало быть, речь идет о хознуждах предприятия. Поэтому "зап-
частно"- ремонтные траты водителя зачитывать с авансом на команди-
ровку нежелательно, чтобы не было нецелевого использования налич-
ности.
Возмещение этих водительских расходов, на наш взгляд, может
производиться либо в гривнях (по аналогии с командировочными), ли-
бо в инвалюте (если вам удастся получить в банке валюту на эти це-
ли).
Естественно, все названные расходы должны быть подтверждены
документально (расчетными документами, путевыми листами и т. п.).
Причем сумма их законодательно не ограничена.
Теперь перейдем к валютному законодательству. Никаких наруше-
ний мы здесь не усматриваем. Кое-кому, правда, может показаться,
что ваше предприятие (поскольку от его имени работник расходовал
валюту) нарушило ст. 7 Декрета КМУ "О системе валютного регулиро-
вания и валютного контроля" от 19.02.93 г. № 15-93 ( 15-93 ),
предусматривающую проведение подобных расчетов только через упол-
номоченные банки. Однако это не так.
От признания за вами нарушения оберегают п. 1.1 и 1.3 правил
использования наличной иностранной валюты на территории Украины,
утвержденных постановлением Правления НБУ от 26.03.98 г. № 119
( z0245-98 ) (см. "Бухгалтер" № 3'2000, с. 75-76):
"Использование наличной иностранной валюты с собственных теку-
щих счетов юридическими лицами - резидентами и расположенными
на территории Украины представительствами юридических лиц -
нерезидентов разрешается.
1.1. Для обеспечения расходов работников юридических лиц - ре-
зидентов или представительств юридических лиц - нерезидентов,
полностью или частично осуществляющих предпринимательскую
деятельность нерезидента на территории Украины (далее - пос-
тоянные представительства юридических лиц - нерезидентов), на
командировки за границу "...".
"..."
1.3. Для обеспечения эксплуатационных расходов юридических лиц
- резидентов или постоянных представительств юридических лиц -
нерезидентов, имеющих собственные транспортные средства (арен-
дующих, фрахтующих) для выполнения рейсов за границу (оплата
горючего, лоцманских услуг, аэронавигационных услуг, таможен-
ных и дорожных сборов, стоянки и т. п.)".
Отметим, что перечень эксплуатационных расходов, на которые
можно тратить наличную валюту, приведенный в п. 1.3 Правил, - не
исчерпывающий (см. стоящее в скобках "и т. п." {3}). Кроме того,
обратите внимание на то, что речь здесь идет не только о собствен-
ном автотранспорте, но и об арендованном.
Хотя в правилах речь идет о валюте, полученной с текущего сче-
та предприятия, мы считаем, что не будет нарушением и расходование
на те же цели для нужд предприятия валюты водителя (работника).
Частичное подтверждение этому - см. в уже упоминавшемся п. 1.17
разд. II командировочной Инструкции, где говорится именно о слу-
чаях расходования инвалюты, принадлежащей работнику. Но лучше во-
дителям вместе с авансом на командировку выдавать на упомянутые
цели и определенную сумму инвалюты, полученную в банке по коду "На
хознужды".
Кстати, если закупленные "за бугром" запчасти не будут уста-
новлены на автомобиль или не впишутся в обязательный ремкомплект
(ЗИП), то при ввозе на территорию Украины их необходимо будет рас-
таможивать с уплатой на таможне соответствующих налогов и сборов
{4} (но это уже - тема для отдельного разговора с компетентным
таможенником).
Таким образом, говорить о нарушении предприятием ст. 7 Декрета
№ 15-93 - некорректно. А значит, штраф в размере израсходованной
наличности по ст. 16 того же Декрета даже теоретически предприятию
не грозит. Ну разве что за исключением случаев с "лишними" запчас-
тями - см. ниже сноску ({3}).
{1} Правда, для внутриукраинских командировок такие расходы коман-
дировочными уже не считаются, для них это - расходы на хознуж-
ды. О том, как сделать их целевыми, чтобы не попасть под
100%-ный штраф за нецелевое использование наличности,- см.
опять же "Бухгалтер" № 21'2001, с. 38.
{2} Списание бензина производится по факту, а нормы нужны для то-
го, чтобы определить отклонения. В случае перерасхода разница
пойдет на затраты (д-т 90 или 23) или на недостачи (д-т 375).
{3} Причем коль водитель накупил запчастей с избытком и они не бы-
ли использованы при ремонте или техобслуживании и не вошли в
обязательный ремкомплект (ЗИП) автомобиля, то такие расходы
уже могут быть признаны неэксплуатационными - со всеми выте-
кающими.Впрочем, санкции по Декрету № 15-93 налагают работники
НБУ. Вряд ли они станут докапываться до технических норм
комплектации автомобиля.
{4} Если речь идет о замене за пределами Украины номерных агрега-
тов в связи с ремонтом авто, то их также придется растаможи-
вать.
------------------------------------------------------------------
"Бухгалтер"
№22/01, стр. 14
[01.08.2001]
Алексей Павленко
Заместитель главного редактора
------------------------------------------------------------------