Рішення введено в дію
наказом Державної архівної служби України
від 25 жовтня 2016 року N 130
Розглянувши результати комплексної перевірки діяльності Державного архіву Хмельницької області (далі - держархів), колегія зазначає, що держархів у цілому виконує покладені на нього завдання, вживає заходи, спрямовані на поліпшення стану архівної справи в області.
У держархіві впроваджено основний комплекс нормативних документів, які регламентують його роботу та роботу дорадчих органів.
Проводиться робота з формування Національного архівного фонду (далі - НАФ). Держархівом укладено нові списки юридичних осіб - джерел формування НАФ відповідно до Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08.04.2013 N 656/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 10.04.2013 за N 584/23116 (із змінами). На високому рівні ведуться картотеки обліку роботи з юридичними особами.
Держархів за період, що підлягав перевірці, має найкращі по Україні показники з комплектування документами особового поводження (2013 рік); з приймання документів НАФ управлінської документації (2014 - 2015 роки).
Спільним наказом держархіву та Управління культури, національностей, релігій та туризму обласної державної адміністрації від 10.10.2014 N 202-н/54 у 2014 - 2016 роках проведено огляд на краще забезпечення збереженості документів НАФ та стану діловодства в установах та закладах культури Хмельницької області, яким було охоплено 2336 установ і закладів культури Хмельницької області. Результати огляду розглянуто на спільному засіданні колегії.
Науково-технічне опрацювання документів постійного зберігання, з кадрових питань (особового складу) здійснюється на 99 % власними силами обласних установ, підприємств та організацій, на 1 % - приватними підприємцями.
Роботу експертно-перевірної комісії (далі - ЕПК) організовано відповідно до затверджених річних планів роботи, які охоплюють організаційні заходи, методичну роботу, діяльність щодо розгляду описів справ, зведених номенклатур справ, актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ тощо.
У держархіві та більшості архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад створено задовільні умови зберігання документів.
Будівлі держархіву обладнано охоронною та пожежною сигналізацією, в них функціонують системи зовнішнього та внутрішнього відеоспостереження. Корпус N 1 держархіву охороняється позавідомчою охороною.
Сховища та інші приміщення держархіву оснащено сертифікованими вогнегасниками, перезарядження та технічне обслуговування яких здійснено у червні 2016 року.
Наказом директора від 07.07.2014 N 39 затверджена Інструкція про заходи з пожежної безпеки для приміщень держархіву.
Обсяг закартонованих документів держархівом протягом 2014 - 2015 років є одним з найбільших серед держархівів України.
У цілому забезпечується належний облік архівних документів.
У держархіві триває робота із документами, постраждалими внаслідок пожежі у Кам'янець-Подільському міському архіві. Протягом періоду, що підлягав перевірці, ідентифіковано 7295 од. зб., всього станом на 01.07.2016 ідентифіковано 35157 од. зб., що складає близько 90 % від загальної кількості. Слід відмітити роботу з цього напрямку заступника начальника відділу зберігання, обліку та довідкового апарату держархіву Ю. Руденка.
Крім того, протягом періоду, що підлягав перевірці, здійснено реставрацію 32991 арк., ушкоджених пожежею. Від початку проведення реставраційно-відновлювальних робіт (з 2004 року) відреставровано 138701 арк. 1662 справи, ушкоджених пожежею.
Продовжується робота з документами, пошкодженими внаслідок незадовільного зберігання в колишньому Кам'янець-Подільському міському архіві. Упродовж періоду, що підлягав перевірці, здійснено реставрацію 96506 арк. означених документів, всього відреставровано 217724 арк. 3707 справ.
Обсяги реставрації в держархіві протягом періоду, що підлягав перевірці, залишаються одними з найбільших серед держархівів України.
Приділяється увага інформаційній діяльності. Держархів активно співпрацює із засобами масової інформації. Протягом періоду, що підлягав перевірці, підготовлено 47 радіо- та 33 телепередачі, організовано 79 тематичних виставок, із них 24 пересувні. Спільно з провідними науковцями області підготовлено 41 видання, співробітниками держархіву - 88 статей для публікації у фахових виданнях, збірниках круглих столів і матеріалах конференцій.
Держархів бере активну участь у конкурсах науково-методичних і науково-інформаційних робіт з архівознавства, археографії та конкурсі на здобуття премії імені Василя Веретенникова.
Із метою оприлюднення та популяризації документів НАФ проводиться обласний щорічний конкурс серед засобів масової інформації на найкраще висвітлення діяльності місцевих архівних установ та держархіву, історичного минулого Хмельниччини, організаторами якого є держархів та Хмельницька обласна громадська організація архівістів та дослідників Поділля "Поклик віків". За ініціативи держархіву та зазначеної громадської організації у 2014 році було засновано обласну премію імені П. В. Клименка в галузі архівознавства, історії та джерелознавства, яка присуджується один раз на рік до Дня працівників архівних установ.
Запити громадян виконуються відповідно до чинних нормативно-правових актів. У 2013 - 2015 роках порушень строків виконання запитів не встановлено. Скарг від заявників щодо необґрунтованих або неповних відповідей за зверненнями громадян до держархіву не надходило.
Для користування відвідувачам у читальному залі надаються цифрові копії описів справ майже всіх дореволюційних фондів.
Разом з цим, незважаючи на значну роботу, що проводиться в держархіві з питань формування, обліку, зберігання та використання документів НАФ, наявні певні недоліки, як свідчать матеріали перевірки, не лише з об'єктивних, але й суб'єктивних причин.
Штатна чисельність держархіву не відповідає нормативам чисельності основного персоналу державних архівів, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 13.01.2004 N 4. За видами та обсягами виконуваних робіт держархіву на сьогодні не вистачає 28 працівників.
Відповідно до розпорядження голови Хмельницької облдержадміністрації від 22.05.2015 N 246/2015-р "Про оптимізацію структури райдержадміністрації та граничної чисельності працівників райдержадміністрації" змінено статус трьох архівних відділів райдержадміністрацій.
Проблемним залишається питання збереження трудових архівів у районах, де утворились об'єднані територіальні громади.
За підсумками комплексних і тематичних перевірок установ - джерел формування НАФ, що перебувають у зоні комплектування держархіву, не складаються плани заходів щодо усунення виявлених недоліків. Результати перевірок із серйозними порушеннями не розглядаються на засіданнях колегії держархіву.
На розгляд ЕПК експертами подаються недостатньо ґрунтовні висновки, зокрема не аналізується склад та зміст документів, повнота фондового складу документів, які внесено до описів справ, якість науково-технічного опрацювання документів на підставі перевірок із виходом на місце тощо.
Протоколи засідань ЕПК складаються за спрощеною процедурою, як результат, в них не фіксується хід обговорення документів, що розглядаються.
До описів справ з кадрових питань (особового складу) не складаються передмови.
Приміщення держархіву, у порушення наказу Державної архівної служби України від 03.03.2012 N 29 "З оголошенням рішення колегії Укрдержархіву від 28.02.2012 "Про підсумки роботи архівних установ та установ страхового фонду документації у 2011 році та завдання на 2012 рік", займають сторонні організації, внаслідок чого не витримується режим доступу до його приміщень і на територію.
У корпусі N 2 відсутній пост охорони. Охоронна сигналізація у сховищах цього корпусу фактично не функціонує, оскільки до пульту спостереження підключений лише перший поверх.
Наявна система автоматичного газового пожежогасіння, що встановлена у 10 сховищах корпусу N 1, протягом тривалого часу перебуває в неробочому стані. Відсутність своєчасного технічного обслуговування балонів з вуглекислим газом системи пожежогасіння, які розміщені у прибудові до цього корпусу, може створити загрозу для документів, працівників та відвідувачів.
Системи кондиціювання повітря потребують капітального ремонту або заміни. Внаслідок чого температурно-вологісний режим не витримується, зокрема температура коливається в межах +3° C - +25° C, вологість 60 % - 70 %.
Пожежна сигналізація не підключена до пульту централізованого пожежного спостереження і потребує проведення технічного обслуговування.
У червні 2016 року здійснено замір опору ізоляції та освітлювальної мережі у будівлях держархіву та встановлено, що внутрішні електромережі держархіву не відповідають діючим стандартам та сучасним навантаженням.
Умови зберігання аудіовізуальних документів та страхового фонду не відповідають встановленим вимогам.
Незважаючи на значні обсяги картонування протягом 2014 - 2015 років станом на 01.07.2016 у держархіві залишаються незакартонованими близько 44 % справ документів НАФ. Страховий фонд створено лише на 0,8 % від загальної кількості документів НАФ.
Ступінь заповненості стелажного обладнання сягає майже 100 %, що унеможливлює комплектування держархіву.
У зв'язку з дефіцитом штатних одиниць, обсяги перевіряння наявності та стану документів протягом періоду, що підлягав перевірці, є одними з найнижчих серед держархівів областей. Не завершено перевіряння наявності документів, перевезених із Кам'янець-Подільського міського архіву.
Кількість справ, що знаходяться у розшуку, є найбільшою серед держархівів України. Крім того, темпи зростання розшукуваних справ значно випереджають темпи завершення розшуку.
Від початку проведення реставраційно-відновлювальних робіт з 2004 року реставровано менш ніж 5 % документів із числа ушкоджених пожежею. За таких темпів реставрації для повного завершення робіт необхідно понад 200 років.
Потребують невідкладної реставрації документи, пошкоджені внаслідок незадовільного зберігання в колишньому Кам'янець-Подільському міському архіві, фізичний стан яких через недотримання температурно-вологісного режиму погіршується.
Читальний зал у корпусі N 2 відсутній. У робочій кімнаті, пристосованій під читальний зал, відсутні комп'ютери для користувачів.
У 2016 році у зв'язку з надходженням великої кількості запитів біографічного характеру, строки їх виконання порушувалися.
Веб-сайт держархіву області поповнюється нерегулярно.
Враховуючи підсумки комплексної перевірки діяльності держархіву колегія вирішила:
1. Визнати роботу Держархіву Хмельницької області щодо формування, обліку, зберігання, використання інформації документів НАФ та з управління архівною справою і діловодством у зоні комплектування держархіву задовільною.
2. Директору Держархіву Хмельницької області Байдичу В. Г.:
1) розробити та затвердити до 1 листопада 2016 року план заходів щодо усунення наявних недоліків у діяльності держархіву та подати його Укрдержархіву;
2) розробити Програму відновлення постраждалих унаслідок пожежі документів НАФ;
3) залучити до реставраційно-відновлювальних робіт з документами, що постраждали внаслідок пожежі в Кам'янець-Подільському міському архіві додаткових фахівців-реставраторів на договірних засадах;
4) ініціювати відзначення урядовою нагородою заступника начальника відділу зберігання, обліку та довідкового апарату держархіву Ю. Руденка.
3. Укрдержархіву:
1) порушити перед Хмельницькою облдержадміністрацією та Хмельницькою облрадою питання щодо:
- затвердження Обласної програми розвитку архівної справи, передбачивши, зокрема, заходи щодо встановлення системи кондиціювання повітря в архівосховищах обох корпусів, автоматичної системи газового пожежогасіння в архівосховищах корпусу N 1 держархіву, файлового сховища;
- необхідності виділення додаткового фінансування на придбання витратних матеріалів на реставраційно-відновлювальні роботи з документами, що постраждали внаслідок пожежі в Кам'янець-Подільському міському архіві;
- виділення держархіву приміщень, придатних для облаштування додаткових архівосховищ;
- збереження існуючої мережі місцевих державних архівних установ (архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад) та архівних установ органів місцевого самоврядування (трудових архівів районних, міських рад) області;
2) рекомендувати державним архівам областей вивчити досвід Держархіву Хмельницької області з популяризації документів Національного архівного фонду;
3) вивчити питання внесення змін до Бюджетного кодексу України щодо віднесення охорони державних архівів до захищених видатків бюджету;
4. Департаменту діловодства, формування, зберігання та обліку документів Національного архівного фонду (Сельченкова С. В.) до 4 листопада 2016 року надати пропозиції щодо створення робочої групи з підготовки концепції реформування архівної галузі, до складу якої, окрім спеціалістів Укрдержархіву, будуть залучені спеціалісти Мін'юсту, УНДІАСД, представники державних архівів областей, науковці, громадськість.
5. Відділу міжнародного співробітництва та зв'язків з іншими установами (Прилепішева Ю. А.) спільно з Держархівом Хмельницької області (Байдич В. Г.) вивчити питання можливості залучення міжнародних фондів та організацій до надання допомоги Держархіву Хмельницької області у проведенні реставраційно-відновлювальних робіт з документами, що постраждали внаслідок пожежі в Кам'янець-Подільському міському архіві.
6. Структурним підрозділам Укрдержархіву надати необхідну допомогу Держархіву Хмельницької області в організації усунення недоліків у його діяльності.
|