Відповідно до статті 10 Закону України "Про Службу безпеки України" (2229-12) , постанови Кабінету Міністрів України від 27.11.98 N 1893 (1893-98-п) "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави", з метою впорядкування діяльності Служби безпеки України щодо здійснення контролю за обігом документів, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію про порядок здійснення Службою безпеки України контролю за обігом документів, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави (додається).

2. Контроль за виконанням наказу покласти на начальників Управління охорони державної таємниці, регіональних органів та органів військової контррозвідки Служби безпеки України.

3. З наказом ознайомити особовий склад Служби безпеки України в частині, що стосується.

4. Начальнику Управління охорони державної таємниці Служби безпеки України забезпечити подання в установленому порядку цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

ІНСТРУКЦІЯ

про порядок здійснення Службою безпеки України контролю за обігом документів, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави

1. Ця Інструкція розроблена відповідно до Законів України "Про Службу безпеки України" (2229-12) , "Про контррозвідувальну діяльність" (374-15) , "Про оперативно-розшукову діяльність" (2135-12) , "Про інформацію" (2657-12) , постанови Кабінету Міністрів України від 27.11.98 N 1893 (1893-98-п) "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави" та визначає порядок здійснення Службою безпеки України контролю за обліком, зберіганням і використанням (далі - обіг) документів, справ, видань, магнітних та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави (далі - документи), у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності (далі - організації).

2. Контроль за обігом документів здійснюється шляхом проведення планових та позапланових перевірок. Для вивчення фактичного стану усунення порушень і недоліків, які були виявлені попередніми перевірками, та виконання рекомендацій, наданих за результатами цих перевірок, проводяться контрольні перевірки.

3. Перевірки стану обігу документів (далі - перевірки) в організаціях, як правило, проводяться разом з перевірками стану охорони державної таємниці. Винятком можуть бути перевірки в організаціях, які не провадять діяльності, пов'язаної з державною таємницею.

4. Перевірки проводяться:

Управлінням охорони державної таємниці Служби безпеки України (далі - УОДТ) - в організаціях, які перебувають у сфері здійснення повноважень підрозділів Центрального управління Служби безпеки України, а також Центральному апараті Міністерства оборони України та Генеральному штабі Збройних Сил України, Адміністрації Державної прикордонної служби України, Державній спеціальній транспортній службі Міністерства транспорту та зв'язку України, військових частинах і установах Збройних Сил України, Державної прикордонної служби України, Внутрішніх військ Міністерства внутрішніх справ України, Оперативно-рятувальних службах цивільного захисту Міністерства України з питань надзвичайних ситуацій та у справах захисту населення від наслідків Чорнобильської катастрофи, підрозділах військової прокуратури Центрального регіону України, військових судах Центрального регіону України та інших військових формуваннях, розташованих у місті Києві та Київській області. За розпорядженням керівництва Служби безпеки України перевірки можуть здійснюватися УОДТ в організаціях, які перебувають у сфері здійснення повноважень органів Служби безпеки України;

підрозділами охорони державної таємниці регіональних органів Служби безпеки України - в організаціях, а також військових частинах і установах Збройних Сил України, Державної прикордонної служби України та інших військових формуваннях, які перебувають у сфері здійснення повноважень цих органів;

підрозділом охорони державної таємниці Управління військової контррозвідки Служби безпеки України в Автономній Республіці Крим і місті Севастополі - у військових частинах і установах Збройних Сил України, Державної прикордонної служби України, інших військових формуваннях, які дислокуються на території Автономної Республіки Крим.

5. Органи військової контррозвідки Служби безпеки України, крім Управління військової контррозвідки Служби безпеки України в Автономній Республіці Крим і місті Севастополі, здійснюють позапланові перевірки стану обігу документів у військових частинах і установах Збройних Сил України, Державної прикордонної служби України та інших військових формувань, які перебувають у сфері контррозвідувального забезпечення цих органів, на підставі отриманої в установленому законодавством порядку інформації щодо ознак передачі або збирання з метою передачі іноземним організаціям або їх представникам відомостей, які становлять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, а також передумов до витоку такої інформації внаслідок порушень вимог законодавства у цій сфері.

Такі перевірки організовуються та здійснюються за участю співробітників підрозділів охорони державної таємниці регіональних органів Служби безпеки України.

6. Перевірки в організаціях повинні проводитися з обов'язковим попереднім повідомленням їх керівників або вповноважених ними осіб.

7. Перевірки проводяться комісіями Служби безпеки України (далі - комісії) у складі не менше трьох осіб відповідно до приписів, оформлених на бланках Служби безпеки України, її регіональних органів або органів військової контррозвідки:

згідно з додатком 1 до цієї Інструкції - при здійсненні перевірок стану обігу документів окремо від перевірок стану охорони державної таємниці;

згідно з додатком 2 до цієї Інструкції - у разі проведення перевірок стану обігу документів разом з перевірками стану охорони державної таємниці.

8. Приписи підписуються начальником УОДТ, керівниками органів Служби безпеки України, визначених у пункті 4 цієї Інструкції.

Припис завіряється гербовою печаткою.

9. Перед початком перевірки припис подається керівникові організації, у якій здійснюватиметься перевірка, або уповноваженій ним особі та залишається в режимно-секретному органі (далі - РСО) чи управлінні справами, загальному відділі, канцелярії (далі - канцелярія) цієї організації.

10. Комісії утворюються з числа співробітників підрозділів охорони державної таємниці (далі - ПОДТ), зазначених у пункті 4 цієї Інструкції. У разі потреби до складу цих комісій можуть включатися співробітники заінтересованих органів (підрозділів) Служби безпеки України, а також фахівці інших організацій за погодженням з їхніми керівниками.

Члени комісії повинні мати документи, що посвідчують їх особу.

11. Доступ до матеріальних носіїв конфіденційної інформації, що є власністю держави, надається членам комісії за письмовою резолюцією керівника організації або вповноваженої ним особи на приписі про здійснення перевірки.

12. Перед початком перевірки ПОДТ проводить підготовчу роботу, під час якої вивчаються основні функції та особливості діяльності організації, пов'язані з конфіденційною інформацією, що є власністю держави, узагальнюються та аналізуються наявні матеріали щодо стану обігу такої інформації, а також визначаються напрями перевірки.

13. Про заплановану перевірку організації ПОДТ завчасно повідомляє відповідні органи (підрозділи) Служби безпеки України, у сфері контррозвідувального забезпечення яких перебувають зазначені організації (далі - оперативні підрозділи).

14. Оперативні підрозділи відповідно до зазначеного повідомлення не пізніше ніж за два тижні до початку перевірки письмово інформують ПОДТ про додержання організаціями, що перевірятимуться, законодавства у сфері охорони конфіденційної інформації, що є власністю держави, можливі передумови до розголошення цієї інформації та/або втрати її матеріальних носіїв, надають пропозиції щодо порядку проведення та напрямів перевірки, а також уключення до складу комісії співробітників цих підрозділів.

15. За результатами вивчення отриманих матеріалів у ПОДТ складається план перевірки, у якому зазначаються напрями перевірки та конкретні питання, що підлягають з'ясуванню, визначаються розподіл обов'язків між членами комісії та терміни виконання поставлених перед ними завдань.

План перевірки підписується членами комісії та затверджується керівником ПОДТ, що організовує перевірку.

Перед початком перевірки керівник ПОДТ перевіряє підготовленість членів комісії до проведення перевірки, проводить їх інструктаж.

16. Термін проведення перевірки визначається керівником ПОДТ, виходячи з виду перевірки, відомостей і пропозицій, наданих оперативним підрозділом, обсягів робіт, необхідних для вивчення в організації фактичного стану обігу конфіденційної інформації, що є власністю держави, відповідно до покладених на комісію завдань, і не може перевищувати десяти робочих днів.

У разі складності перевірки її термін на підставі мотивованих пропозицій керівника ПОДТ може бути продовжений за рішенням керівництва Служби безпеки України чи його органу до двадцяти робочих днів.

17. Перевірка починається зі співбесід з керівником організації або вповноваженою ним особою, керівником канцелярії, начальником РСО, під час яких уточнюються особливості діяльності організації, пов'язаної з конфіденційною інформацією, що є власністю держави, місця, де обробляється та зберігається така інформація, визначається порядок організації перевірки. За результатами співбесід, у разі потреби, головою комісії корегується завдання кожному члену комісії.

18. Перевірка проводиться в присутності керівника канцелярії та начальника РСО організації чи їх заступників, а на окремих дільницях - працівників канцелярії та РСО. Під час проведення перевірки можуть бути присутніми керівники структурних підрозділів організації або їх заступники.

19. При проведенні перевірок комісією вивчаються:

акти попередніх перевірок, матеріали службових розслідувань за фактами розголошення конфіденційної інформації, що є власністю держави, втрати її матеріальних носіїв (якщо мали місце такі факти), стан виконання викладених у них рекомендацій;

умови зберігання документів та роботи з ними;

порядок складання, оформлення, друкування, обліку, приймання, розсилання (відправлення), розмноження, використання, знищення, передачі документів на архівне зберігання;

особливості оброблення, зберігання, друкування документів з використанням автоматизованих систем;

порядок формування документів у справи, складання номенклатури справ, їх обліку та зберігання;

порядок поводження з мобілізаційними документами, яким надано гриф "Для службового користування";

порядок передачі документів за кордон;

фактична наявність матеріальних носіїв конфіденційної інформації, що є власністю держави;

порядок охорони конфіденційної інформації, що є власністю держави, під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців.

20. Під час проведення перевірки члени комісії мають право:

проводити бесіди та консультації з будь-якими працівниками організації, пропонувати надати їм письмові пояснення з питань, пов'язаних з обігом конфіденційної інформації, що є власністю держави;

ознайомлюватися з необхідними документами, справами та іншими матеріальними носіями конфіденційної інформації, що є власністю держави;

здійснювати перевірку фактичної наявності матеріальних носіїв конфіденційної інформації, що є власністю держави;

безперешкодного доступу для здійснення перевірки до приміщень, у яких провадяться роботи, пов'язані з конфіденційною інформацією, що є власністю держави, сховищ матеріальних носіїв цієї інформації, здійснювати їх огляд, перевіряти робочі місця працівників, яких допущено до роботи з документами;

подавати керівнику організації пропозиції щодо призначення службового розслідування за фактами розголошення конфіденційної інформації, що є власністю держави, та/або втрати її матеріальних носіїв, інших порушень обліку, зберігання та використання документів, а також ужиття невідкладних заходів з усунення цих порушень;

одержувати в установленому порядку від інших організацій матеріали, необхідні для проведення перевірки;

викладати в акті за результатами перевірки свою особисту думку щодо оцінки загального стану обігу документів в організації, що перевіряється.

21. За результатами перевірки члени комісії складають довідки, у яких викладають відомості, одержані ними під час перевірки.

22. Акт перевірки складається головою комісії або призначеним ним членом комісії в термін до десяти робочих днів від останнього дня перевірки на підставі довідок членів комісії та повинен містити відомості про:

орган Служби безпеки України, який здійснив перевірку;

склад комісії;

найменування організації, де проведено перевірку, відповідно до положення (статуту), його місцезнаходження;

відомчу підпорядкованість організації, форму власності;

термін проведення перевірки;

результати попередніх перевірок стану обігу документів та висновки, надані за їх результатами, вжиті заходи щодо усунення недоліків і порушень, виявлених під час цих перевірок;

осіб, які були присутніми під час перевірки;

фактичний стан обігу документів в організації;

виявлені під час проведеної перевірки факти порушень законодавства, причини їх виникнення, відомості про осіб, які їх вчинили;

висновки за результатами перевірки та пропозиції щодо усунення виявлених порушень і недоліків в організації;

терміни вжиття заходів щодо усунення виявлених під час перевірки порушень законодавства, виконання висновків та необхідність письмового інформування про це органу Служби безпеки України.

У разі проведення перевірки стану обігу документів разом з перевіркою стану охорони державної таємниці зазначені відомості включаються окремим розділом до акта за результатами перевірки стану охорони державної таємниці.

23. Інформація, яка викладається в акті перевірки, має бути достовірною, конкретною та повною з посиланням на відповідні норми актів законодавства, що були порушені.

Уключення до акта перевірки даних, висновків та пропозицій, які не підтверджені документально, а також надання морально-етичних оцінок діям працівників організацій не допускається.

24. Акт перевірки затверджується керівником УОДТ або органу Служби безпеки України зазначеного у пункті 4 цієї Інструкції та складається в необхідній кількості примірників. Перший примірник акта перевірки надсилається організації, де проводилася перевірка. Другий примірник акта залишається в органі Служби безпеки України, який організував та здійснив перевірку. Інші примірники надсилаються організації, до сфери управління якої належить організація, де проводилася перевірка (у разі їх наявності), а також органу Служби безпеки України, у сфері контррозвідувального забезпечення якого перебуває зазначена організація.

У разі, якщо перевірка проводилася органом військової контррозвідки, визначеним у пункті 5 цієї Інструкції, примірник акта надсилається до відповідного регіонального органу Служби безпеки України, на території якого дислокована військова частина чи установа, що перевірялася.

25. З актом перевірки ознайомлюють керівника організації, де проводилася перевірка, або уповноважену ним особу, керівника канцелярії та начальника РСО, які мають право викласти особливу думку щодо оцінки стану обігу документів в організації. Особлива думка зазначених посадових осіб оформлюється додатком до акта перевірки.

26. У разі відмови керівника організації, де проводилася перевірка, або уповноваженої ним особи, керівника канцелярії та начальника РСО від ознайомлення та/або підписання акта перевірки, на останній сторінці акта перевірки робиться запис про таку відмову, який засвідчується підписами не менше трьох членів комісії, і разом із супровіднім листом надсилається до цієї організації.

27. Якщо під час перевірки буде виявлено ознаки злочину чи адміністративного правопорушення, голова комісії невідкладно доповідає про це особі, яка надала припис на проведення перевірки, для прийняття рішення відповідно до чинного законодавства України.

ІНСТРУКЦІЯ

про порядок здійснення Службою безпеки України контролю за обігом документів, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави

ПРИПИС

ПРИПИС