З метою підвищення ефективності роботи з документами в органах ведення Державного реєстру виборців, враховуючи лист Державної архівної служби України від 3 квітня 2017 року № 01.2/1026 стосовно порядку роботи з наказами керівника органу ведення Державного реєстру виборців, керуючись статтями 11 - 13, пунктом 8 статті 17 Закону України "Про Центральну виборчу комісію" (1932-15) , Центральна виборча комісія постановляє:

1. Внести до Порядку і форм обліку дій щодо зміни бази даних Державного реєстру виборців (v0019359-09) , установлених постановою Центральної виборчої комісії від 3 квітня 2009 року № 19 (із змінами, внесеними постановою Центральної виборчої комісії від 15 жовтня 2009 року № 155 (v0155359-09) ), такі зміни:

пункт 2.1 доповнити словами "з фіксацією дати та часу виконання";

пункти 3.1, 3.2 викласти в такій редакції:

"3.1. Персоніфікований облік дій щодо зміни бази даних Реєстру здійснюється шляхом фіксації даних про уповноваженого працівника органу ведення - виконавця наказу.

3.2. Після автоматизованого виконання наказу керівника органу ведення про виконання дій щодо ведення Реєстру на наказі, створеному в паперовій формі, проставляється відмітка про його виконання. Якщо наказ керівника органу ведення створено в електронній формі, відповідний реквізит створюється окремо від наказу";

пункт 3.3 виключити.

2. Внести до постанови Центральної виборчої комісії від 20 січня 2011 року № 13 (v0013359-11) "Про Порядок організаційно-правової підготовки і виконання дій щодо ведення Державного реєстру виборців" (із змінами, внесеними постановою Центральної виборчої комісії від 9 березня 2016 року № 68 (v0068359-16) ) такі зміни:

1) пункт 2 постанови викласти в такій редакції:

"2. Встановити форму журналу реєстрації подань з відомостями про виборців (осіб), на підставі яких здійснюється періодичне поновлення персональних даних Державного реєстру виборців (додаток 2)";

2) у Порядку організаційно-правової підготовки і виконання дій щодо ведення Державного реєстру виборців (v0013359-11) , затвердженому зазначеною постановою:

у пункті 2.4 слово "письмового" виключити;

пункт 2.8 викласти в такій редакції:

"2.8. Наказ може створюватися в паперовій або електронній формі.

Накази в паперовій формі оформлюються на бланках, примірні зразки (v0527359-10) яких затверджено постановою Центральної виборчої комісії від 18 листопада 2010 року № 527, та повинні містити обов’язкові для цього виду документа реквізити.

Наказ в електронній формі оформлюється з дотриманням вимог, установлених до створення електронних документів. Завершується створення наказу накладанням на нього електронного цифрового підпису керівника органу ведення.

Електронний цифровий підпис в органі ведення застосовується відповідно до Закону України "Про електронний цифровий підпис" (852-15) та з дотриманням Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності (1452-2004-п) , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 року № 1452";

пункт 2.9 викласти в такій редакції:

"2.9. Для реєстрації наказів, створених у паперовій формі, ведеться журнал згідно з інструкцією з діловодства у відповідному органі, яким утворено орган ведення. Накази підлягають обліку в АІТС Реєстру. Для наказів, створених в електронній формі, застосовується їх автоматизована наскрізна електронна реєстрація";

пункт 2.10 доповнити новим абзацом такого змісту:

"На виконаних наказах керівником органу ведення проставляється відмітка про його виконання. Якщо наказ створено в електронній формі, реквізит "Позначка про виконання документа, направлення його до справи" створюється окремо від електронного документа та оформлюється з використанням електронного цифрового підпису";

у пункті 2.16:

слова "систематизуються та формуються у відповідні справи і зберігаються органом ведення згідно із цим Порядком та Примірною номенклатурою справ, затвердженою центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства" замінити словами "групуються у справи та зберігаються в органі ведення згідно з номенклатурою справ";

доповнити новими абзацами такого змісту:

"У разі якщо в органі ведення здійснюється робота з електронними документами, в інструкції з діловодства у відповідному органі, яким утворено орган ведення, визначаються особливості роботи з ними з урахуванням вимог нормативно-правових актів у сфері діловодства, а також технічних і програмних засобів АІТС Реєстру, а саме:

проекти електронних документів органу ведення формуються програмними засобами АІТС Реєстру;

електронні документи тимчасового строку зберігання з часу їх створення і до знищення зберігаються в АІТС Реєстру;

знищення електронних документів після закінчення строків їх зберігання здійснюється в установленому порядку працівником органу ведення, до обов’язків якого віднесено таку функцію";

пункт 3.6 викласти в такій редакції:

"3.6. Заява щодо включення до Реєстру в день її надходження до органу ведення реєструється із застосуванням журнальної форми реєстрації документів згідно з інструкцією з діловодства у відповідному органі, яким утворено орган ведення, та обліковується програмними засобами АІТС Реєстру";

пункт 4.6 викласти в такій редакції:

"4.6. Заява про внесення змін до персональних даних виборця у Реєстрі в день її надходження до органу ведення реєструється із застосуванням журнальної форми реєстрації документів згідно з інструкцією з діловодства у відповідному органі, яким утворено орган ведення, та обліковується програмними засобами АІТС Реєстру";

у пункті 5.5 слова "обліку документів періодичного поновлення персональних даних Реєстру" виключити, а слово і цифру "(додаток 9)" замінити словом і цифрою "(додаток 2)";

3) додатки 2-8 до постанови виключити.

У зв’язку з цим додаток 9 вважати додатком 2;

4) додаток 2 до постанови викласти у новій редакції, що додається.

4. У пункті 32 Порядку доступу органів ведення та регіональних органів адміністрування Державного реєстру виборців до бази даних Державного реєстру виборців, затвердженого постановою Центральної виборчої комісії від 9 квітня 2013 року № 73, слово "письмового" виключити.

5. Внести до пункту 8 Положення щодо проведення виїзних перевірок стану організації роботи органів ведення Державного реєстру виборців, затвердженого постановою Центральної виборчої комісії від 26 лютого 2016 року № 59 (v0059359-16) (із змінами, внесеними постановою Центральної виборчої комісії від 16 грудня 2016 року № 509 (v0509359-16) ), такі зміни:

абзаци п’ятий - сьомий викласти в такій редакції:

"наявність:

журналу реєстрації наказів керівника органу ведення Реєстру (в разі застосування журнальної форми реєстрації наказів);

журналу реєстрації звернень громадян";

абзац одинадцятий після слова "виборців" доповнити словами "(у разі їх створення в паперовій формі)".

6. Постанова набирає чинності з 1 жовтня 2017 року.

7. Цю постанову надіслати Міністерству закордонних справ України, обласним, Київській міській державним адміністраціям для доведення до відома відповідних органів ведення і регіональних органів адміністрування Державного реєстру виборців та контролю за її виконанням, а також оприлюднити на офіційному веб-сайті Центральної виборчої комісії.

Додаток 2

до постанови Центральної виборчої комісії

від 20 січня 2011 року № 13

(у редакції постанови Центральної виборчої комісії

від 21 липня 2017 року № 140)