На виконання пункту 6 постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55 "Деякі питання документування управлінської діяльності" (55-2018-п) наказую:

1. Затвердити такі, що додаються:

Інструкцію з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну в Державній службі України з надзвичайних ситуацій;

Інструкцію з діловодства в апараті Державної служби України з надзвичайних ситуацій;

Типову інструкцію з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами, електронного міжвідомчого обміну в територіальних органах, на підприємствах, в установах та організаціях сфери управління Державної служби України з надзвичайних ситуацій;

Типову інструкцію з діловодства в територіальних органах, на підприємствах, в установах та організаціях сфери управління Державної служби України з надзвичайних ситуацій.

2. Керівникам департаментів та інших самостійних структурних підрозділів апарату ДСНС забезпечити неухильне додержання вимог інструкцій, затверджених цим наказом.

3. Керівникам територіальних органів, підприємств, установ та організацій сфери управління ДСНС розробити відповідно до типових інструкцій і затвердити у місячний строк за погодженням із відповідними архівними установами власні інструкції з діловодства.

4. Визнати такими, що втратили чинність, накази ДСНС:

від 20.05.2013 № 256 "Про затвердження Порядку проведення Юридичним управлінням ДСНС України юридичної експертизи проектів нормативно-правових актів і перевірки на відповідність законодавству проектів інших документів";

від 03.12.2018 № 700 "Про затвердження інструкцій та типових інструкцій з діловодства";

від 17.05.2019 № 300 "Про внесення змін до інструкцій з діловодства".

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Білошицького Р. М.

1. Ця Інструкція згідно з вимогами Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" та інших актів законодавства визначає:

порядок проходження електронного документа з моменту його створення або одержання до моменту відправлення або передавання до архівного підрозділу Державної служби України з надзвичайних ситуацій (далі - ДСНС);

загальні засади функціонування та використання системи електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі - система взаємодії);

оперативний інформаційний обмін з використанням службової електронної пошти.

Ця Інструкція встановлює загальні правила здійснення моніторингу стану виконання управлінських рішень.

Ця Інструкція поширюється на всі електронні документи, що створюються, відправляються або одержуються ДСНС.

Особливості організації діловодства з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, діловодства за зверненнями громадян, запитами на публічну інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами, при цьому вимоги цієї Інструкції поширюються на зазначені види діловодства в частині загальних принципів роботи з документами та в тій частині, яка прямо не визначена окремими нормативно-правовими актами.

Вимоги цієї Інструкції до роботи з первинно-обліковою, банківською, фінансовою, звітно-статистичною, науково-технічною документацією поширюються лише в частині загальних принципів роботи з документами.

2. Основною формою провадження діловодства в ДСНС є електронна.

Документування управлінської інформації в електронній формі здійснюється із застосуванням кваліфікованого електронного підпису, кваліфікованої електронної печатки та кваліфікованої електронної позначки часу, крім випадків наявності обґрунтованих підстав для документування управлінської інформації у паперовій формі, якими визнаються:

документи, що містять інформацію з обмеженим доступом, вимога щодо захисту якої встановлена законом;

електронні документи, що не можуть бути застосовані як оригінал згідно з вимогами закону;

документи з питань, пов'язаних із запобіганням виникненню надзвичайних ситуацій, ліквідацією їх наслідків, або з інших питань, пов'язаних із виникненням загрози життю та/або здоров'ю населення, а також із невідкладних питань щодо проведення ООС та обороноздатності держави;

документи, вимога щодо опрацювання яких у паперовій формі встановлена актами Кабінету Міністрів України.

3. Загальні засади документування управлінської інформації та особливості ведення діловодства у паперовій формі визначаються Типовою інструкцією з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55, та Інструкцією з діловодства в апараті Державної служби України з надзвичайних ситуацій (далі - Інструкція з діловодства).

Діловодство у паперовій формі допускається лише для документів, визначених пунктом 2 цієї Інструкції.

4. До електронних документів, підписаних (погоджених) із застосуванням кваліфікованого електронного підпису або засвідчених кваліфікованою електронною печаткою, вимагати відтворення візуального підпису або відбитка печатки незалежно від особливостей оформлення документів не допускається.

5. Проходження в діловодстві одного і того ж документа в електронній та паперовій формах не допускається.

6. У цій Інструкції терміни вживаються у такому значенні:

1) електронний аудіовізуальний документ - електронний документ, зміст якого представлено у вигляді відеоряду, зображення і/або запису звуку, для фіксування і/або відтворення яких застосовують відповідну апаратуру, на який накладено кваліфікований електронний підпис;

2) бланк електронного документа (бланк) - уніфікована форма електронного документа установи або її структурного підрозділу з відповідними реквізитами та полями постійної і змінної інформації;

3) візуалізація - процес відтворення даних у формі, що є прийнятною для людини;

4) витяг - засвідчена копія частини тексту електронного документа, який містить певний обсяг інформації або запису реєстру;

5) візування проєкту електронного документа (візування) - накладання посадовою особою кваліфікованого електронного підпису на проєкт електронного документа для засвідчення факту погодження цією особою завізованого проєкту документа;

6) електронний документообіг установи - обіг (проходження) службових електронних документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання, відправлення, знищення або передавання до архівного підрозділу;

7) електронна копія електронного документа - візуальне подання електронного документа в електронній формі без кваліфікованих електронних підписів, якими його було завізовано та/або підписано, відповідність та правовий статус якої засвідчено кваліфікованою електронною печаткою;

8) електронна копія оригіналу паперового документа (фотокопія) - візуальне подання паперового документа в електронній формі, отримане шляхом сканування (фотографування) паперового документа, відповідність оригіналу та правовий статус якого засвідчено кваліфікованою електронною печаткою установи;

9) електронний внутрішній опис документів справи - окремий обліковий електронний документ, що містить перелік заголовків до текстів електронних документів справи із зазначенням порядкових номерів документів, їх реєстраційних індексів, дат, кількості сторінок та найменування файлів відповідних електронних документів;

10) електронний журнал - окремий реєстр системи електронного документообігу установи, що містить записи про зареєстровані документи, об'єднані за певною ознакою або групою ознак;

11) електронна резолюція - реквізит, створений у системі електронного документообігу, який вноситься до реєстраційно-моніторингової картки електронного документа і нерозривно пов'язаний із нею. Електронна резолюція містить стислий зміст доручення (вказівки) посадової особи щодо його виконання та пов'язаний з нею кваліфікований електронний підпис цієї посадової особи. Електронна резолюція є єдиною допустимою формою реалізації доручень, виданих в електронній формі, візуалізація якої визначається Інструкцією з діловодства;

12) електронна справа - сукупність файлів електронних документів, що входять до неї, електронним внутрішнім описом та засвідчувального напису справи;

13) електронний довідник - електронно-довідковий перелік прикладного характеру, в якому зібрано типові набори даних;

14) електронне повідомлення - автоматично або у разі необхідності автоматизовано створена та передана в електронній формі інформація про доставку/отримання/відмову в реєстрації/реєстрацію електронного документа адресатом та інше;

15) індикатори стану виконання документів - визначені критерії етапів проходження документів в установі з метою їх моніторингу;

16) контроль - комплекс заходів, що здійснюються для перевірки та оцінки виконання поставлених завдань (управлінських рішень);

17) система моніторингу - комплексна автоматизована система безперервного збору, обробки, систематизації та аналізу інформації про стан виконання управлінських рішень (електронних документів) в установі;

18) опис справ в електронній формі - довідник в електронній формі, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації в межах архівного фонду;

19) паперова копія оригіналу електронного документа - візуальне подання електронного документа у паперовій формі, яке засвідчене в порядку, встановленому Інструкцією з діловодства;

20) підписання проєкту електронного документа (підписання) - накладання уповноваженою особою (уповноваженими особами), зазначеною (зазначеними) у реквізитах підписувача такого документа, кваліфікованого електронного підпису (підписів) на проєкт електронного документа для засвідчення факту його затвердження;

21) погоджувач - посадова особа, яка здійснює візування (погодження) проєкту документа;

22) правовий статус - набрання електронними даними юридичної сили;

23) примірник електронного документа - файл, який містить набір даних, тотожний оригіналу електронного документа;

24) проєкт електронного документа - документ в електронній формі до накладення кваліфікованого електронного підпису уповноваженою особою (уповноваженими особами), зазначеною (зазначеними) у реквізитах підписувача такого документа;

25) редакційна правка - будь-яке редагування проєкту електронного документа, виконуване автором, погоджувачем або підписувачем;

26) реєстратор - працівник служби діловодства або особа, на яку покладено функції реєстрації документів, уповноважені на здійснення реєстрації вхідних та/ або внутрішніх, та/або вихідних документів;

27) реєстраційно-моніторингова картка - картка в електронній формі, що містить вичерпну інформацію про створення, одержання, проходження, виконання, відправлення, зберігання та знищення в установі документа незалежно від форми його створення;

28) реквізит електронного документа - інформація, зафіксована в електронному документі та реєстраційно-моніторинговій картці для його ідентифікації, організації обігу та надання йому юридичної сили;

29) система електронного документообігу установи - сукупність програмно-технічних засобів, призначених для автоматизації організації роботи з електронними документами у діловодстві установи;

30) служба діловодства - структурний підрозділ або відповідальна особа установи, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до архівного підрозділу, або відповідальна особа, на яку покладено виконання завдань і функцій цієї служби;

31) служба контролю - підрозділ або посадова особа, відповідальні за здійснення моніторингу стану виконання управлінських рішень та контролю за відповідністю їх виконання поставленому завданню;

32) службова електронна пошта - електронна пошта (поштова скринька) працівника установи, сформована з використанням доменного імені у домені gov.ua для обміну управлінською інформацією, яка не має юридичної сили;

33) уповноважена особа - особа, наділена правом вчиняти дії та відповідає згідно із законодавством за наслідки їх вчинення;

34) управлінська інформація - сукупність необхідних даних, які сприятимуть вирішенню управлінських рішень;

35) управлінське рішення - будь-яке завдання, визначне посадовою особою або колегіальним органом у межах повноважень та спрямоване на досягнення поставлених цілей;

36) формування електронних справ - групування виконаних електронних документів у справи відповідно до номенклатури справ установи.

Інші терміни вживаються у значенні, наведеному в Законах України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронні довірчі послуги", "Про Національний архівний фонд та архівні установи", а також Регламенті організації взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55.

7. Організація електронного документообігу в ДСНС покладається на її службу діловодства, яка забезпечує:

розроблення єдиного порядку документування управлінської інформації та роботи з документами незалежно від форми їх створення;

розроблення номенклатури справ апарату ДСНС;

реєстрацію та облік документів;

облік печаток і штампів;

надання методичної допомоги та контроль за дотриманням установленого порядку роботи з електронними документами в структурних підрозділах установи;

організацію документообігу, формування справ, їх зберігання та підготовку для передавання до архівного підрозділу установи;

впровадження та нагляд за дотриманням структурними підрозділами установи вимог інструкцій з діловодства та національних стандартів;

проведення регулярних перевірок стану діловодства в установі, а також в установах, що належать до сфери її управління;

використання системи електронного документообігу, ведення та актуалізацію електронних довідників в установі;

дотримання вимог до підготовки електронних та паперових документів та організації роботи з ними;

організацію нагляду за станом збереження документаційного фонду установи в електронній формі та користування ним;

інформаційну взаємодію з органами виконавчої влади та іншими державними установами через систему взаємодії;

розроблення типових маршрутів проходження документів в установі;

перевірку правильності відомостей, внесених до реєстраційно-моніторингової картки електронного документа за зведеною номенклатурою справ, та уточнення цих відомостей за експертизою цінності електронного документа;

ініціювання та проведення підвищення кваліфікації працівників ДСНС з питань діловодства.

8. На службу діловодства покладається підготовка типових інструкції з діловодства для територіальних органів, підприємств, установ та організацій сфери управління ДСНС.

9. Діловодство, організація обміну електронними документами з іншими установами здійснюються виключно з використанням системи електронного документообігу ДСНС (далі - СЕД), інтегрованої до системи взаємодії.

10. Система електронного документообігу ДСНС повинна відповідати вимогам законодавства до форматів даних, сервісу інтеграції до системи взаємодії та вимогам нормативно-правових актів у сфері захисту інформації.

11. Використання кваліфікованої електронної позначки часу під час накладання кваліфікованого електронного підпису або кваліфікованої електронної печатки є обов'язковим.

12. Технічне супроводження системи електронного документообігу в установі та його програмно-апаратне забезпечення, відповідальність за збереженість документів та сформованих справ, забезпечення функціонування єдиного масиву електронних документів, а також формування структури електронних довідників у системі електронного документообігу покладаються на Департамент організації заходів цивільного захисту та Центр оперативного зв'язку, телекомунікаційних систем та інформаційних технологій ДСНС України (далі - служба інформаційних технологій).

13. Забезпечення захисту інформації, що обробляється в системі електронного документообігу ДСНС, покладається на Департамент організації заходів цивільного захисту та Центр оперативного зв'язку, телекомунікаційних систем та інформаційних технологій ДСНС України.

14. Обмін електронними документами через систему взаємодії здійснюється виключно з дотриманням вимог до встановлених форматів даних електронного документообігу в установах.

Обмін документами поза системою взаємодії допускається щодо документів, до яких можуть бути застосовані обґрунтовані підстави, визначені пунктом 2 цієї Інструкції, та до документів некористувачів системи взаємодії.

15. Система взаємодії забезпечує гарантовану доставку електронних документів від їх відправників до їх одержувачів (адресатів).

16. Користувачі системи взаємодії відповідають за повноту та достовірність інформації, внесеної ними до системи.

Приймання вхідних електронних документів

17. Електронні документи, що надходять через систему взаємодії, приймаються службою діловодства.

18. Електронний документ, що завантажився із системи взаємодії до системи електронного документообігу, вважається доставленим адресату.

19. Попередній розгляд електронного документа здійснюється в електронній формі з використанням системи електронного документообігу.

Під час попереднього розгляду визначається:

чи має електронний документ бути допущений до реєстрації;

чи потребує розгляду керівництвом ДСНС або надсилання після реєстрації за належністю до структурного підрозділу або структурних підрозділів відповідно до функціонального розподілу обов'язків в установі;

чи належить до електронних документів термінового розгляду (опрацювання).

20. Попередній розгляд електронних документів повинен здійснюватися у день надходження (доставки) або не пізніше 10 години наступного робочого дня у разі їх надходження (доставки) після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові та неробочі дні. Доручення установ вищого рівня розглядаються першочергово.

21. За результатами попереднього розгляду отриманий через систему взаємодії електронний документ підлягає реєстрації, крім випадків, коли:

порушено вимоги щодо форми підготовки (пункт 2 цієї Інструкції) або оформлено з порушенням вимог пунктів 117 та 118 цієї Інструкції;

електронний документ надійшов не за адресою;

електронний документ надійшов повторно;

заявлений склад електронного документа не відповідає фактичному;

реквізити вхідного електронного документа не збігаються з реквізитами, зазначеними в електронному документі;

відсутній пов'язаний з електронним документом кваліфікований електронний підпис підписувача чи пов'язана з ним кваліфікована електронна печатка установи, наявність якої на ньому передбачена цією Інструкцією;

на документ накладено кваліфікований електронний підпис особи, яка не є підписувачем документа, або особою, яка виконує його обов'язки;

пов'язані з електронним документом кваліфіковані електронні підписи та/або печатки неможливо перевірити з дотриманням вимог частини другої статті 18 Закону України "Про електронні довірчі послуги";

відсутня кваліфікована електронна позначка часу;

візуальна форма електронного документа не придатна для сприймання її змісту людиною.

У зазначених випадках служба діловодства відмовляє у реєстрації такого електронного документа із зазначенням однієї з наведених підстав.

Надсилання вихідних електронних документів

22. Надсилання електронних документів через систему взаємодії їх адресатам здійснюється за фактом їх завантаження із СЕД у систему взаємодії одразу після їх реєстрації.

Під час завантаження автоматично створюються примірники електронних документів у кількості, що відповідає заявленому в реєстраційно-моніторинговій картці переліку адресатів, для їх подальшого персоналізованого надсилання відповідним адресатам.

Не може бути відправлений через систему взаємодії електронний документ, цілісність якого не підтверджено кваліфікованим електронним підписом або кваліфікованою електронною печаткою згідно з вимогами цієї Інструкції або який оформлено з порушенням вимог пунктів 117 та 118 цієї Інструкції.

23. Із СЕД до системи взаємодії завантажуються зареєстровані електронні документи або засвідчені електронні копії документів.

24. Електронний документ вважається одержаним адресатом з моменту надходження відправнику електронного повідомлення із зазначеним часом про доставку цього документа адресату.

У разі ненадходження відправнику впродовж шести годин з моменту відправки електронного документа, електронного повідомлення про доставку цього документа адресату вважається, що такий документ адресатом не одержано. У такому разі служба діловодства вживає всіх можливих заходів до забезпечення одержання адресатом відповідного документа в електронній формі.

У разі одержання від адресата електронного повідомлення про відмову у реєстрації електронного документа службою діловодства вживаються заходи для усунення підстав відмови і забезпечення повторного надсилання такого документа в електронній формі.

Відхилення адресатом електронного документа без зазначення підстав, що визначені у пункті 21 цієї Інструкції, вважається свідомим порушенням.

Додаткове підтвердження факту отримання електронного документа адресатом не вимагається.

Журнал обміну електронних документів

25. Журнал обміну є окремим електронним реєстром у складі системи електронного документообігу, який формується із переліку записів про проходження примірників електронних документів через систему взаємодії.

26. Журнал обміну складається з таких розділів:

надіслані - номер і дата реєстрації електронного документа, адресат, короткий зміст, вид, дата і час надсилання, а також атрибути електронного повідомлення;

отримані - вихідні номер і дата реєстрації електронного документа, кореспондент, дата і час доставки;

зареєстровані - складові, аналогічні до складових розділу отримані, а також номер і дата реєстрації електронного документа установою-адресатом та прізвище, власне ім'я реєстратора, найменування структурного підрозділу, відповідального за виконання документа в установі, прізвище, власне ім'я, телефон та службова електронна пошта його керівника, прізвище, власне ім'я працівника, відповідального за виконання документа в установі, його телефон та службова електронна пошта;

відмовлено в реєстрації - до атрибутів розділу отриманих додаються дата і підстава відмови, прізвище, власне ім'я та телефон реєстратора, яким здійснено відмову.

27. Електронні повідомлення автоматично вносяться до Журналу обміну та додаються до відповідних записів про проходження примірників електронних документів через систему взаємодії та реєстраційно-моніторингових карток відповідних електронних документів.

Електронне повідомлення автоматично генерується системою електронного документообігу та надсилається відправнику одразу за фактом доставки, отримання, реєстрації, відмови у реєстрації електронного документа адресатом.

Електронні повідомлення не потребують окремої їх реєстрації та візуалізації.

28. Електронні повідомлення мають такі обов'язкові атрибути:

про надсилання - статусне електронне повідомлення "Надіслано" та дата і час надсилання;

про доставку - статусне електронне повідомлення "Доставлено" та дата і час доставки;

про реєстрацію - статусне електронне повідомлення "Зареєстровано" та номер і дата реєстрації електронного документа;

про відмову у реєстрації - статусне електронне повідомлення "Відмова у реєстрації", дата, час, підстава відмови, прізвище, власне ім'я та телефон реєстратора, яким здійснено відмову.

Також система взаємодії має здійснювати оперативне інформування користувача системи взаємодії про:

позитивний результат технічної перевірки системою взаємодії надісланого користувачем системи взаємодії документа та його постановку в чергу на завантаження до системи електронного документообігу (веб-модуля системи взаємодії) адресата;

кількість документів, що стоять у черзі на завантаження до системи електронного документообігу (веб-модуля системи взаємодії) користувача.

Особливості електронної взаємодії без застосування системи взаємодії

29. Інформаційний обмін між працівниками установ здійснюється лише з використанням службової електронної пошти.

30. Інформаційний обмін здійснюється з метою:

попереднього погодження редакції проєктів спільних електронних документів, зокрема співрозроблення проєктів актів;

доведення управлінської інформації до відома, зокрема про плани та роботу відповідних установ;

інформування про прийняті ДСНС управлінські рішення;

з'ясування стану опрацювання електронних документів, що надійшли на розгляд.

31. Інформація з листування службовою електронною поштою може використовуватися для підтвердження виконаних дій.

32. Інформаційний обмін службовою електронною поштою не має юридичної сили.

33. Інформаційний обмін службовою електронною поштою не допускається щодо інформації з обмеженим доступом.

34. Організація документообігу здійснюється за допомогою системи електронного документообігу, що інтегрується із системою взаємодії.

35. Система електронного документообігу повинна забезпечувати проходження електронних документів та електронних копій документів та взаємозв'язок із системами електронного документообігу інших установ.

Облік обсягу документообігу

36. Облік обсягу документообігу здійснюється в автоматизованому режимі системою електронного документообігу у порядку, визначеному Інструкцією з діловодства.

37. Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в електронній формі.

Реєстрація документів

38. Вхідні, внутрішні, вихідні, інші документи незалежно від форми їх створення, підготовлені в ДСНС, реєструються в СЕД.

39. Для забезпечення реєстрації документів в електронній та паперовій формах (далі - документи) в автоматизованому режимі заповнюється реєстраційно-моніторингова картка, до якої вносяться всі обов'язкові, додаткові та у разі потреби інші реквізити документа відповідно до вимог Інструкції з діловодства.

40. Реєстраційно-моніторингова картка електронного документа створюється СЕД в електронній формі.

41. До обов'язкових реквізитів, що вносяться в реєстраційно-моніторингову картку, належать: вид документа, індекс та заголовок справи, кореспондент (установа-відправник), підписувач документа та кваліфікований електронний підпис підписувача або кваліфікована електронна печатка установи-відправника, адресат (перелік установ, яким адресовано документ), вихідні номер та дата (реєстраційні атрибути кореспондента), вхідні номер та дата (реєстраційні атрибути адресата), вихідний номер та дата реєстрації (реєстраційні атрибути установи), короткий зміст документа, структурний підрозділ, відповідальний за виконання завдання та /або підготовку документа в установі, із зазначенням його індексу, резолюції, відповідальний виконавець (згідно з резолюцією), із зазначенням його прізвища, власного імені, строк та позначка про виконання документа, кількість сторінок супровідного листа та кількість сторінок додатків, посилання на вже зареєстровані документи (історія питання), індикатори стану виконання документа та строки виконання індикаторів.

42. До додаткових реквізитів, що вносяться в реєстраційно-моніторингову картку, належать: внутрішнє переадресування документа між структурними підрозділами ДСНС, наявність та перелік додатків, проміжні строки виконання, інформація про зміну та перенесення строків виконання, припинення моніторингу документа, електронні повідомлення системи взаємодії, код документа згідно з тематичним класифікатором, строк передавання до архівного підрозділу, позначка про належність документа до документів термінового розгляду, строк зберігання електронного документа (відповідно до номенклатури справ).

43. Допускається введення інших реквізитів документа, що не звужують та не змінюють застосування обов'язкових і додаткових його реквізитів.

44. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції здійснюється службою діловодства централізовано в єдиній системі.

Документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів, можуть реєструватися в цих структурних підрозділах.

45. Електронні документи, що надходять електронною поштою без кваліфікованого електронного підпису (кваліфікованої електронної печатки), реєстрації не підлягають.

46. В СЕД формується єдина централізована база реєстраційних даних в електронній формі, за допомогою якої працівники забезпечуються інформацією про всі документи і їх місцезнаходження.

47. Порядок внесення реквізитів до реєстраційно-моніторингової картки та їх розміщення визначається Інструкцією з діловодства.

Реєстрація вхідних документів

48. Реєстрація вхідної кореспонденції здійснюється реєстратором лише після проведення попереднього розгляду документа.

49. Не допускається проведення подвійної реєстрації електронного документа в СЕД та веб-модулі системи взаємодії.

50. На документ, що надійшов у паперовій формі, після реєстрації шляхом друку наноситься його штрих-код, присвоєний СЕД, дата реєстрації та створюється фотокопія, яку реєстратор вносить до реєстраційно-моніторингової картки.

51. Вхідний документ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, що надійшов у паперовій формі, після реєстрації та створення фотокопії реєстратором передається безпосередньо в структурний підрозділ, визначений в установленому порядку відповідальним за виконання цього документа, лише для зберігання з подальшим формуванням у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ.

Перевірка кваліфікованого електронного підпису

52. Перевірка кваліфікованого електронного підпису чи печатки здійснюється відповідно до вимог Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2018 р. № 749.

53. У ДСНС організовується централізоване сховище кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів.

54. Перевірка та підтвердження кваліфікованого електронного підпису та/або печатки здійснюється з дотриманням вимог частини другої статті 18 Закону України "Про електронні довірчі послуги".

Реєстрація вихідних документів

55. Реєстрація вихідних електронних документів може здійснюватися в автоматизованому режимі під час їх підписання. Інструкцією з діловодства може бути передбачена автоматична реєстрація всіх або окремих видів документів за фактом їх підписання.

56. Надсилання документів незалежно від форми їх створення на адресу користувачів системи взаємодії здійснюється через систему взаємодії.

У разі створення документа у паперовій формі адресату надсилається лише його фотокопія через систему взаємодії, крім випадку надсилання документів установі чи особі, які не є користувачами системи взаємодії, та документів, визначених пунктом 2 цієї Інструкції.

57. Якщо адресат не є користувачем системи взаємодії, реєстратор створює засвідчену паперову копію електронного документа та надсилає за належністю згідно з вимогами інструкції з діловодства установи. Підписання відповіді заявнику може здійснюватися в електронній та паперовій формах. Оригінал вихідного документа в паперовій формі передається службі діловодства тільки для відправки за належністю згідно з вимогами Інструкції з діловодства.

58. У разі надсилання фотокопії документа через систему взаємодії оригінал вихідного документа в паперовій формі (лише для документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання) передається в структурний підрозділ (автору документа) тільки для зберігання з подальшим формуванням у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ без передачі їх адресату.

59. Перевірку внесених у реєстраційно-моніторингову картку обов'язкових та додаткових реквізитів вихідного документа здійснює система електронного документообігу в автоматичному режимі.

Кваліфікована електронна печатка

60. Перелік електронних документів, які потребують засвідчення кваліфікованою електронною печаткою, визначається Інструкцією з діловодства на підставі актів законодавства.

61. Порядок використання кваліфікованої електронної печатки та уповноважені посадові особи, відповідальні за її застосування, визначаються Інструкцією про порядок виготовлення, обліку, зберігання, використання та знищення печаток і штампів у системі Державної служби України з надзвичайних ситуацій.

Наказом ДСНС визначаються уповноважені посадові особи, відповідальні за її застосування.

Кількість кваліфікованих електронних печаток, що використовуються ДСНС, не обмежується.

ДСНС може засвідчувати електронні копії документів, зокрема на вимогу органів судової влади та правоохоронних органів.

Організація передавання документів та визначення їх виконавців

62. Зареєстрований документ за фактом внесення реєстратором у реєстраційно-моніторингову картку відповідального за розгляд документа (згідно з розподілом обов'язків) керівника, який розглядає документ першим (далі - первинний розгляд), автоматично передається на розгляд через СЕД.

Документ автоматично та одночасно надходить на розгляд одній чи декільком посадовим особам (заступникам Голови ДСНС, директорам департаментів або керівникам інших самостійних структурних підрозділів), які визначені виконавцями (співвиконавцями) зазначеного документа.

63. Документи одразу після їх реєстрації передаються на первинний розгляд.

Голові ДСНС або особі, яка виконує його обов'язки, на первинний розгляд передаються документи, що надійшли від Секретаріату Кабінету Міністрів України, Апарату Верховної Ради України, Офісу Президента України, звернення народних депутатів та доручення (листи) установ вищого рівня.

Заступникам Голови ДСНС згідно з розподілом обов'язків на первинний розгляд передаються акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, документи, що надійшли від територіальних органів, організацій, установ та підприємств, що належать до сфери управління ДСНС, організаційно-розпорядчі та програмні документи загальнодержавного характеру.

Первинний розгляд проєктів актів, внесених ДСНС на спільне розроблення, інших документів здійснюється керівниками самостійних структурних підрозділів або особами, які виконують їх обов'язки, в межах їх компетенції.

Електронна резолюція

64. Посадова особа, яка здійснює первинний розгляд документа, накладає на нього електронну резолюцію, в якій визначає головного виконавця, відповідального за організацію виконання документа, та у разі необхідності співвиконавців і строк його виконання.

В електронній резолюції обов'язково зазначаються всі структурні підрозділи, які беруть участь в опрацюванні документа та погодженні проєкту відповіді.

Посадові особи, які одночасно розглядають електронний документ, накладають на нього електронні резолюції, в яких визначають відповідальних виконавців та у разі необхідності співвиконавців у межах відповідного структурного підрозділу.

65. Електронна резолюція складається з таких реквізитів: прізвище, власне ім'я виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, підпис посадової особи.

В електронній резолюції до документа, що не має строку виконання, зазначення змісту доручення та строку виконання не вимагається.

Електронна резолюція може доповнюватися іншими реквізитами, які не звужують та не змінюють застосування обов'язкових реквізитів.

Неконкретні ("прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо) резолюції не допускаються.

66. Усі електронні резолюції, накладені на документ, вносяться до його реєстраційно-моніторингової картки і нерозривно пов'язані із нею. Електронна резолюція, яка є наслідком виконання електронної резолюції вищого рівня, додатково містить логічне посилання на відповідну резолюцію (дерево електронних резолюцій).

67. На електронну резолюцію посадової особи накладається кваліфікований електронний підпис цієї ж посадової особи.

68. До накладання електронної резолюції встановлюються такі особливості:

виконавцями електронної резолюції Голови ДСНС визначаються заступники Голови ДСНС, керівники департаментів або інших самостійних структурних підрозділів, про що інформуються заступники Голови ДСНС, які координують діяльність відповідного структурного підрозділу та у разі потреби мають право доповнити зазначену резолюцію, не змінюючи суті доручення Голови ДСНС та його головного виконавця;

виконавцями резолюції заступників Голови ДСНС визначаються керівники підпорядкованих структурних підрозділів, які входять до складу структурних підрозділів, чию діяльність координує відповідний заступник;

виконавцями резолюції керівника структурного підрозділу визначаються спеціалісти відповідного підрозділу, про що інформуються керівники відповідних підпорядкованих підрозділів, що входять до складу цього структурного підрозділу;

виконавцем резолюції Голови ДСНС, заступників Голови ДСНС може бути будь-який підпорядкований відповідному керівнику співробітник, до компетенції якого належить зазначене в електронній резолюції питання. Про визначення в резолюції виконавця інформується керівництво структурного та підпорядкованого підрозділу цього співробітника;

отримання заступником Голови ДСНС, керівником структурного або підпорядкованого підрозділу електронного повідомлення про створення керівником вищого рівня електронної резолюції не передбачає створення відповідним керівником своєї електронної резолюції до цього ж документа, а лише передбачає ознайомлення із документом;

резолюцією може бути визначено головного виконавця, співвиконавців, строки виконання, отримувачів документа "до відома".

69. Електронні документи надходять до їх виконавців виключно через СЕД на підставі накладених на них електронних резолюцій.

Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів (посадових осіб), надходить одночасно до всіх його виконавців, визначених резолюцією чи переліком розсилки, створеним реєстратором або автором документа.

70. Керівники структурних підрозділів ДСНС опрацьовують документи, отримані внаслідок їх передавання через СЕД за належністю, на підставі накладених на них електронних резолюцій.

У разі необхідності керівник структурного підрозділу має право делегувати своєму заступнику розгляд частини документів, які надходять на опрацювання до структурного підрозділу.

71. СЕД автоматично фіксує факти передавання електронних документів виконавцям у реєстраційно-моніторинговій картці із зазначенням інформації про виконавців, яким передано документ.

72. Зміна головного виконавця здійснюється в СЕД на підставі резолюції керівника, який здійснював первинний розгляд електронного документа.

73. Якщо для електронного документа не встановлено строків виконання, а його опрацювання не потребує підготовки проєкту документа на його виконання, відповідальний виконавець має право після ознайомлення з документом внести в реєстраційно-моніторингову картку інформацію про спосіб виконання цього документа (питання вирішено в робочому порядку, взято участь у нараді тощо), закрити його "до справи".

Якщо електронний документ розіслано працівникам для ознайомлення через систему електронного документообігу, працівники вносять відмітку про їх ознайомлення, а у разі розсилання для ознайомлення під підпис - підтверджують накладанням кваліфікованого електронного підпису. У такому разі в СЕД автоматично генерується лист ознайомлення з документом, у якому зазначається перелік посадових осіб, яким було передано відповідний документ з позначкою про ознайомлення, у такому форматі: прізвище та власне ім'я, дата надходження електронного документа, дата ознайомлення (кваліфікована електронна позначка часу).

Загальні вимоги до створення документів

74. Документування управлінської інформації в електронній формі полягає у створенні електронних документів, в яких фіксується інформація про управлінські рішення з дотриманням установлених цією Інструкцією правил.

75. Реквізити, визначені цією Інструкцією, вносяться в реєстраційно-моніторингову картку.

Бланки документів

76. Організаційно-розпорядчі документи ДСНС оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами Інструкції з діловодства.

77. Бланки генеруються СЕД в автоматичному режимі на підставі обраних автором проєкту шаблонів для обраного виду електронного документа.

78. Для обрання шаблону бланка застосовуються критерії: вид, тип документа, підписувач тощо.

79. Бланки кожного виду генеруються на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим способом (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів).

80. Документ у разі необхідності друкується разом із бланком, без застосування бланків, виготовлених друкарським способом.

81. Бланки документів, створених в електронній формі, не нумеруються та не обліковуються.

Дата підписання, засвідчення та реєстрації

82. Дата підписання визначається кваліфікованою електронною позначкою часу, що невід'ємно пов'язана з кваліфікованим електронним підписом.

83. Дата засвідчення визначається кваліфікованою електронною позначкою часу, що невід'ємно пов'язана з кваліфікованою електронною печаткою.

84. Дата реєстрації вихідного документа автоматично формується СЕД у реєстраційно-моніторинговій картці під час його підписання.

85. Обов'язковому датуванню у реєстраційно-моніторинговій картці підлягають усі службові відмітки, пов'язані з проходженням та виконанням документа (резолюції, відмітки про виконання документа, надсилання його до справи тощо).

Оформлення додатків

86. На додатках, що затверджуються відповідними актами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 92 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: "що додається" або "(додається)".

87. На додатках до наказу, положення, правил, інструкції тощо проставляється відмітка у верхньому правому куті першої сторінки додатка, яка включає номер додатка, заголовок нормативно-правового акта та посилання на відповідну структурну одиницю, наприклад:

Додаток 5 до Інструкції (пункт 5)

Супровідні матеріали довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

Додаток до наказу ДСНС 06.11.2020 № 590

Реєстраційний індекс документів

88. Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, застосовується реєстраційний індекс головного виконавця.

89. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Присвоєння реєстраційного індексу здійснюється в автоматичному або автоматизованому режимі за допомогою програмно-технічних засобів.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений у ДСНС.

Під час візуалізації документа місце розташування реєстраційного індексу визначається згідно з формою бланка та виду документа.

90. Під час візуалізації електронного документа СЕД відтворює та візуалізує разом із документом образ штрих-коду або QR-коду (для державної реєстрації актів, проектів актів та обов'язкових додатків до них, що розробляються органами виконавчої влади, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України лише QR-код), який обов'язково містить:

дату реєстрації та реєстраційний індекс документа;

скорочене найменування установи, реквізит підписувача (підписувачів) та дату підписання з кваліфікованої електронної позначки часу (лише для QR-коду);

дані про погодження (лише для актів).

91. Під час реєстрації паперових документів використовується штрих-код або QR-код, а під час реєстрації актів - лише QR-код.

Гриф затвердження документа

92. У разі коли документ затверджується постановою, розпорядженням, рішенням, наказом, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО", назви виду документа, яким затверджується створений документ, із зазначенням його дати і номера, наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ ДСНС 12 березня 2017 року № 298

Гриф затвердження візуалізується у верхньому правому куті першої сторінки документа.

Дані про виконання документів

93. Відмітка про закінчення виконання документа в електронній формі вноситься до реєстраційно-моніторингової картки та містить автоматично згенеровані СЕД слова "До справи", номер справи, а також короткі відомості про його виконання, наприклад:

До справи № 03-10

Лист-відповідь від 20.05.2017 № 03-10/01/802

або

До справи № 05-19

Питання вирішено позитивно під час телефонної розмови 04.03.2017

Особливості оформлення деяких видів документів

Протоколи

94. Протоколи складаються в електронній формі відповідно до Інструкції з діловодства або рішення колегіального органу.

95. У разі ведення аудіовізуальної фіксації засідання відповідний запис підписується кваліфікованим електронним підписом секретаря колегіального органу (далі - секретар) або уповноваженої особи та додається до протоколу.

96. Протоколи та витяги з них засвідчуються кваліфікованою електронною печаткою ДСНС, яку накладає служба діловодства, і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Перелік розсилки складає секретар.

Службові листи

97. Службовий лист в електронній формі оформлюється на бланку, автоматично згенерованому СЕД відповідно до зразка, встановленого Інструкцією з діловодства.

98. Датою листа є дата його реєстрації у службі діловодства.

Документи про службові відрядження

99. Оформлення службових відряджень здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства. Для реєстрації відряджень ведеться окремий електронний журнал, під час внесення запису про відрядження до якого СЕД здійснює автоматичне делегування повноважень у системі від однієї посадової особи до іншої на час такого відрядження.

Підготовка проєктів електронних документів

100. За підготовлений проєкт електронного документа відповідальним є автор документа.

За організацію виконання електронного документа відповідають особи, зазначені в електронній резолюції, накладеній за результатами первинного розгляду документа.

101. Підготовка проєкту електронного документа здійснюється з урахуванням таких вимог:

проєкт електронного документа готується автором документа в СЕД;

у разі наявності супровідних матеріалів до проєкту електронного документа вони додаються до проєкту електронного документа виключно в електронній формі (зокрема, табличні та графічні матеріали, фотокопії документів, завантажуються в СЕД у файлах форматів, визначених актами законодавства (.pdf, .doc, .docx, .xls, .xslx тощо));

внесення до проєкту електронного документа посилання на документ(и), на виконання якого(их) створено відповідний проєкт;

внесення до реєстраційно-моніторингової картки в індексу справи за номенклатурою справ, до якої відноситься електронний документ, що створюється;

зазначення обов'язкового статусу призначення проєкту (ініціативний, інформаційний, проміжна відповідь, подання про зміну строку, запит на додаткову інформацію, остаточне виконання);

формулювання проєкту доручення до документа здійснюється у тексті документа, до якого планується видання відповідного доручення, у формі конкретного завдання із зазначенням строку його виконання та виконавців, наприклад: Департаменту організації заходів цивільного захисту; керівникам самостійних структурних підрозділів тощо;

формування переліку погоджувачів та підписувачів у реєстраційній контрольно-моніторинговій картці.

За організацію виконання електронного документа відповідають особи, зазначені в електронній резолюції, накладеній за результатами первинного розгляду документа.

102. Ім'я файла вихідного проєкту електронного документа, супровідних та інших матеріалів до нього повинно мати стислу уніфіковану назву, яка чітко виходить із приналежності вмісту файла, наприклад:

Лист ...

Службова записка ...

Наказ про ...

Зміни до наказу від ... № ...

Нова редакція наказу від ... № ...

Д1 Порядок (положення, інструкція тощо) ...

Д2 План (графік, таблиця тощо) ...

Сканована копія листа ...

Візування та погодження проєктів електронних документів

103. Погодження проєкту електронного документа полягає у його візуванні уповноваженими особами, зазначеними в реєстраційно-моніторинговій картці, що забезпечується СЕД на підставі сформованого переліку погоджувачів, зазначених у реєстраційно-моніторинговій картці.

104. Інформація про погодження, відхилення або повернення автоматично вноситься до реєстраційно-моніторингової картки.

105. Погодження та підписання проєкту електронного документа здійснюється з урахуванням вимог Інструкції з діловодства у такому порядку:

проєкт електронного документа спочатку візується його автором, керівником підпорядкованого підрозділу та керівником структурного підрозділу (відповідального підрозділу) та уповноваженими особами інших структурних підрозділів, зазначеними в реєстраційній контрольно-моніторинговій картці;

проєкт електронного документа візується заступником Голови ДСНС, який координує роботу структурного підрозділу, відповідального за підготовку проєкту електронного документа (погодження інших заступників Голови ДСНС, які координують роботу заінтересованих підрозділів, не вимагається);

у разі первинного погодження проєктів нормативно-правових актів, розробником яких є ДСНС, проєкт візується всіма заступниками Голови ДСНС;

у разі погодження проєктів наказів в електронній формі проєкт наказу візується уповноваженим представником юридичної служби за результатами проведення юридичної експертизи та керівником структурного підрозділу (спеціалістом) з питань запобігання та виявлення корупції, а також редактором (літредактором);

проєкт електронного документа візується всіма посадовими особами (погоджувачами), наявність візи яких передбачено в реєстраційній контрольно-моніторинговій картці та Інструкцією з діловодства, при цьому візування проєкту електронного документа не затверджує зазначений документ;

проєкт електронного документа редагується (перевіряється) редактором (літредактором) за наявності віз усіх посадових осіб (погоджувачів), наявність віз яких передбачено в реєстраційній контрольно-моніторинговій картці та Інструкцією з діловодства перед підписанням керівником (підписувачем);

проєкт підписується керівником (підписувачем), який затверджує електронний документ.

Проєкти документів, що подаються на підпис Голові, підлягають обов'язковому візуванню юридичною службою.

Проєкти документів, що розробляються на виконання вимог законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, Прем'єр-міністра України, відповіді на запити і звернення народних депутатів України, крім виконавців, обов'язково візуються начальником відділу контролю Адміністративного департаменту.

Проєкти документів, що розробляються у відповідь на запити і звернення народних депутатів України, візуються керівником підрозділу з питань взаємодії з Верховною Радою України.

106. Не погоджений у відповідному порядку проєкт електронного документа не передається на підписання (затвердження).

107. Уповноважені особи інших структурних підрозділів за фактом надходження до них через СЕД проєкту електронного документа беруть участь у його опрацюванні в частині, що стосується їх компетенції.

108. Свою позицію щодо опрацьованого проєкту електронного документа уповноважена особа заінтересованого підрозділу доводить до відома відповідального підрозділу через СЕД. Відповідна позиція має бути чітко обґрунтованою, а у разі необхідності викладена у тексті проєкту електронного документа в режимі виправлень (у вигляді нової редакції його окремих положень).

У разі внесення редакційних правок до проєкту електронного документа СЕД:

зберігає поточну версію проєкту електронного документа (без редакційних правок) з усіма накладеними на неї кваліфікованими електронними підписами (що підтверджуються) в архіві версій проєкту електронного документа;

створює нову версію проєкту електронного документа (без кваліфікованих електронних підписів), яка стає поточною версією проєкту електронного документа і до якої зберігаються всі внесені редакційні правки.

Усі версії проекту зберігаються в архіві версій в реєстраційно-моніторинговій картці. Редагування версій, збережених в архіві реєстраційно-моніторингової картки блокується. Редагування поточної версії блокується після затвердження документа.

109. Погодження проєкту електронного документа (за виключенням наказів) може здійснюватися у такому порядку:

проєкт електронного документа візується його автором, після чого СЕД одночасно надсилається на ознайомлення безпосередньому керівнику та керівнику самостійного структурного підрозділу (відповідального підрозділу), заступнику Голови ДСНС, який координує роботу відповідального підрозділу, та уповноваженим особам інших структурних підрозділів, зазначених у реєстраційно-моніторинговій картці;

погоджувач, зазначений у реєстраційно-моніторинговій картці, впродовж строку, визначеного згідно з Інструкцією з діловодства, залежно від обсягу та/або виду документа, має ознайомитися з проєктом електронного документа та у разі наявності зауважень внести їх до проєкту електронного документа;

якщо погоджувач упродовж зазначеного в реєстраційно-моніторинговій картці строку не погодив та не вніс зауважень до проєкту електронного документа, система електронного документообігу автоматично вносить до реєстраційно-моніторингової картки інформацію про погодження цього проєкту за замовчуванням. Погоджувач несе відповідальність за відповідне погодження.

Автоматичне погодження електронних документів (погодження за замовчуванням) не стосується проходження їх юридичної експертизи.

110. У разі погодження проєкту електронного документа уповноважена особа іншого структурного підрозділу, зазначеного в реєстраційно-моніторинговій картці, візує проєкт електронного документа.

111. Після візування всіма зазначеними в реєстраційній контрольно-моніторинговій картці погоджувачами та відмітки про перевірку редактором (літредактором) СЕД автоматично надсилає проєкт електронного документа на підписання зазначеному в реєстраційно-моніторинговій картці підписувачу.

Юридична експертиза

112. Юридична експертиза проходить у електронній формі з використанням СЕД.

113. За результатами юридичної експертизи у разі наявності зауважень до проєкту електронного документа уповноважена особа юридичної служби готує в електронній формі висновок за формою, затвердженою Мін'юстом.

114. Висновок вноситься до системи електронного документообігу установи як внутрішній документ, логічно пов'язаний із проектом, до якого він підготовлений, за підписом уповноваженої особи юридичної служби.

115. У разі відсутності зауважень до проєкту електронного документа уповноважена особа юридичної служби візує проєкт електронного документа в СЕД.

Підписання проєктів електронних документів

Підписувач

116. Посадові особи є підписувачами проєктів електронних документів у межах своїх повноважень.

117. Підписувачем проєктів електронних документів, що надсилаються Секретаріату Кабінету Міністрів України, установам вищого рівня, та доручень установам, організаціям та підприємствам, що належать до сфери управління ДСНС, є Голова ДСНС або особа, яка виконує його обов'язки, заступники Голови ДСНС згідно з розподілом обов'язків.

У ДСНС право підпису листів інформаційного характеру та інших документів, що надсилаються до органів державної влади, може надаватися заступникам Голови ДСНС згідно з розподілом обов'язків.

Підписувачем проєктів електронних документів, що надсилаються установам того ж або нижчого рівня, територіальному органу, організаціям та підприємствам, що належать до сфери управління ДСНС, а також листів щодо розроблення проєктів актів є директори департаментів та начальники самостійних управлінь згідно з визначеною компетенцією або особи, що виконують їхні обов'язки.

Підписувачем проєктів електронних документів, що надсилаються громадянам, є Голова ДСНС або особа, яка виконує його обов'язки, заступники Голови ДСНС згідно з розподілом обов'язків.

Підписувачем проєктів доповідних і службових записок є керівник структурного підрозділу згідно з визначеною компетенцією або особа, що виконує його обов'язки.

Підписувачем проєктів електронних документів, що надсилаються підприємствам, установам та організаціям, які не належать до державного сектору економіки, є Голова ДСНС або особа, що виконує його обов'язки, заступники Голови ДСНС згідно з розподілом обов'язків, директори департаментів у межах визначеної компетенції.

Директорам департаментів та начальникам самостійних управлінь апарату ДСНС надається право підпису таких документів:

відповідей на запити міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування з питань, що належать до компетенції відповідного департаменту або самостійного управління апарату ДСНС;

листів щодо направлення за належністю для подальшого розгляду звернень громадян та запитів на публічну інформацію;

листів інформаційно-роз'яснювального характеру на адресу міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, зокрема: щодо включення кандидатур працівників департаментів та самостійних управлінь апарату ДСНС до складу робочих груп, запрошень для участі у нарадах, що проводяться департаментами та самосійними управліннями апарату ДСНС; подання інформаційно-аналітичних матеріалів, повідомлень тощо;

подань періодичних звітів на адресу міністерств та інших центральних органів виконавчої влади;

запитів до міністерств, інших центральних та місцевих органів виконавчої влади про надання інформації, необхідної для виконання доручень вищих органів виконавчої влади;

листів, що направляються на адресу територіальних органів, підприємств, установ та організацій, які належать до сфери управління ДСНС, суб'єктів господарювання з питань компетенції відповідного департаменту та самостійного управління апарату ДСНС.

Зазначені документи оформлюються на бланках листів ДСНС та погоджуються директором Адміністративного департаменту.

Вказівки та доручення на адресу територіальних органів ДСНС підписуються лише Головою ДСНС та заступниками Голови ДСНС відповідно до розподілу обов'язків.

118. Не допускається підписання проєктів електронних документів із зверненнями безпосередньо до Верховної Ради України, Президента України, Офісу Президента України, Прем'єр-міністра України, віце-прем'єр-міністрів України, Кабінету Міністрів України, Секретаріату Кабінету Міністрів України, міністрів, оминаючи установу, до сфери управління якої вона належать, якщо інше не передбачено законодавством.

Порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності Голови ДСНС та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати, визначається наказом ДСНС.

119. Реквізит підписувача складається з найменування посади особи, яка підписує електронний документ, власного імені і прізвища, наприклад:

120. Проєкти електронних документів підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст проєкту електронного документа відповідальні кілька осіб, - двома або більше посадовими особами. При цьому реквізити посадових осіб - підписувачів розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

121. У разі підписання проєкту спільного електронного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх реквізити розміщуються на одному рівні, наприклад:

122. У разі відсутності посадової особи, реквізити підписувача якої зазначено у проєкті електронного документа, автором проєкту створюється новий примірник проєкту, в якому змінюються лише реквізити підписувача, після чого відповідний примірник без повторного погодження вноситься на підпис особі, яка виконує її обов'язки.

Керівник установи

123. У разі коли підписувачем електронного документа є Голова ДСНС, погоджений проєкт електронного документа надходить до уповноваженої особи структурного підрозділу, що організовує та забезпечує роботу Голови ДСНС (далі - підрозділ забезпечення).

124. Уповноважена особа підрозділу забезпечення:

перевіряє проєкт електронного документа на предмет його відповідності вимогам щодо підготовки відповідних проєктів;

перевіряє дійсність усіх накладених на проєкт електронного документа кваліфікованих електронних підписів;

визначає проєкт електронного документа відповідним для передавання його на підписання Голові та у разі визначення його таким візує та передає проєкт Голові на підпис.

125. У разі коли Голова ДСНС або уповноважена особа підрозділу забезпечення вносить до проєкту електронного документа редакційні правки, створюється нова версія проєкту електронного документа, яка за рішенням Голови ДСНС може бути підписана без повторного погодження.

126. Після автоматизованої реєстрації документа в електронній формі та підписання його Головою ДСНС він автоматично надсилається через систему взаємодії.

Підписання проєкту документа заступником керівника установи, керівником структурного підрозділу

127. У разі коли підписувачем документа є заступники Голови ДСНС, відповідний електронний документ після погодження в установленому Інструкцією з діловодства порядку надходить до відповідного підписувача або уповноваженої особи, що організовує та забезпечує його роботу, а у разі коли підписувачем документа є керівник структурного підрозділу, - через осіб, відповідальних за діловодство та контроль у структурному підрозділі або безпосередньо до відповідного підписувача.

128. Відхилений підписувачем проєкт повертається СЕД його автору із зазначенням вмотивованої причини відхилення.

У разі створення документа у паперовій формі за наявності для цього обґрунтованих підстав він підписується у порядку, визначеному Інструкцією з діловодства.

Особливості погодження проєктів електронних документів

129. Процедура погодження проєкту електронного документа контролюється його автором, а у разі його відсутності - особою, яка виконує його обов'язки.

130. У разі надходження проєкту електронного документа на погодження погоджувач повинен ознайомитися зі змістом проєкту, завізувати проєкт електронного документа (у разі згоди з пропонованою редакцією тексту проєкту електронного документа) або внести зауваження та пропозиції до нього.

131. Зауваження і пропозиції до проєкту електронного документа, що мають узагальнений (концептуальний) характер, можуть викладатися в окремому коментарі та підписуються кваліфікованим електронним підписом особи, яка створила коментар.

132. Зауваження і пропозиції до проєкту електронного документа вносяться у режимі редакційних правок безпосередньо до тексту проєкту електронного документа або виділяються шрифтом чи кольором, відмінним від шрифту чи кольору основного тексту проєкту електронного документа, та із зазначенням автора відповідних правок (режим виправлення).

133. Зауваження і пропозиції щодо відповідності нормативно-правовим актам мають вноситися із зазначенням конкретних невідповідностей, статей, пунктів тощо або має надаватися відповідний варіант редакції тексту, до якого є зауваження.

134. Погоджувач візує проєкт електронного документа лише у разі відсутності в нього жодних зауважень. Погоджений проєкт електронного документа автоматично передається наступному погоджувачу згідно з переліком погоджувачів та підписувачів, зазначених у реєстраційно-моніторинговій картці або передбачених Інструкцією з діловодства.

Погодження із зауваженнями не допускається, крім випадків погодження проєктів актів, порядок погодження яких визначено законодавством.

135. У разі внесення будь-яких редакційних правок до проєкту електронного документа проєкт відкликається з погодження та повертається автору.

136. Автор проєкту електронного документа після повернення йому відхиленого проєкту документа здійснює його доопрацювання, за результатами якого:

приймає (повністю або частково) надані зауваження, пропозиції, редакційні правки та надсилає на повторне погодження нову версію проєкту електронного документа;

вмотивовано відхиляє надані зауваження та пропозиції із зазначенням підстав у відповідному коментарі з накладанням кваліфікованого електронного підпису автора проєкту, після чого повертає проєкт електронного документа на погодження у попередній його редакції без необхідності його перевізування погоджувачами, якими проєкт було погоджено.

137. Погоджувач, яким отримано проєкт електронного документа, повинен його погодити або повернути із вмотивованими зауваженнями та пропозиціями впродовж строків, визначених Інструкцією з діловодства.

138. Якщо у позиціях головного виконавця та співвиконавця є розбіжності, які не можуть бути врегульовані на рівні фахівців відповідних структурних підрозділів, керівник головного виконавця ініціює проведення узгоджувальних нарад та консультацій з узгодження розбіжностей на рівні керівництва відповідних структурних підрозділів. Результати узгоджувальної наради оформлюються протоколом, який готує та вносить в СЕД автор проєкту як логічно пов'язаний із документом, щодо якого скликалась узгоджувальна нарада.

Зазначений протокол візується в СЕД всіма учасниками наради та підписується керівниками структурних підрозділів, у яких були розбіжності.

Реєстраційно-моніторингова картка зареєстрованого протоколу містить посилання на електронний документ, щодо якого його було створено.

Домовленості, досягнуті під час узгоджувальної наради та викладені у її протоколі, є обов'язковими для виконання всіма учасниками процесу погодження розбіжностей.

139. Проєкт електронного документа вважається погодженим та може бути підписаний лише після того, як його буде завізовано всіма погоджувачами, зазначеними в реєстраційній контрольно-моніторинговій картці або передбаченими Інструкцією з діловодства.

140. У разі потреби готується лист зовнішнього або внутрішнього погодження.

Особливості підготовки деяких видів електронних документів

Проєкти актів Кабінету Міністрів України

141. Підготовка проекту акта Кабінету Міністрів, його опрацювання та погодження здійснюється з використанням відповідного модуля системи електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі - модуль системи взаємодії) крім випадків, коли є обґрунтовані підстави для документування управлінської інформації в паперовій формі, передбачені пунктом 2 цієї Інструкції.

142. У разі коли строк підготовки проекту акта прямо не визначено завданням на його підготовку, такий строк становить до трьох місяців від дати набрання чинності відповідним завданням.

Контроль за дотриманням визначених цією Інструкцією строків підготовки проектів актів здійснюється з використанням відповідного модуля системи взаємодії.

143. Розробником проєкту акта визначається орган виконавчої влади, до компетенції якого належить формування та/або реалізація державної політики у відповідній сфері.

Розробник вносить до модуля системи взаємодії проект акта та матеріали до нього і визначає строк погодження проекту акта заінтересованими органами.

Свою позицію щодо проекту акта Міністр внутрішніх справ, що спрямовує та координує діяльність ДСНС, доводить до відома розробника (ДСНС) шляхом внесення відповідної інформації до модуля системи взаємодії, у разі відсутності зауважень проект акта візується Міністром із використанням модуля системи взаємодії.

Свою позицію щодо проекту акта (висновок) заінтересовані органи доводять до відома розробника шляхом внесення відповідної інформації до модуля системи взаємодії.

Якщо заінтересованим органом є ДСНС, діяльність якої спрямовується та координується Кабінетом Міністрів через Міністра внутрішніх справ, позиція ДСНС щодо проекту акта погоджується Міністром шляхом внесення інформації про погодження до модуля системи взаємодії.

Порядок взаємодії Міністерства внутрішніх справ та ДСНС під час підготовки проєкту акта Кабінету Міністрів України, його погодження, а також погодження проєктів актів, що надійшли від інших органів виконавчої влади, встановлюється Міністром, з урахуванням процедури, визначеної Регламентом Кабінету Міністрів України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 18 липня 2007 р. № 950 (далі - Регламент), та Порядком взаємодії Міністерства внутрішніх справ України з центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра внутрішніх справ України, затвердженим наказом МВС від 25.11.2016 № 1250, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 22 грудня 2016 р. за № 1682/29812 (z1682-16) (далі - Порядок).

Розробник:

самостійно визначає заінтересовані органи, що будуть брати участь у розробленні проекту акта або його погодженні;

забезпечує внесення проекту акта та супровідних матеріалів до нього до відповідного модуля системи взаємодії;

є відповідальним за достовірність розміщених у системі взаємодії документів (крім тих, які готують і розміщують Мін'юст і заінтересовані органи) та своєчасну підготовку проєкту акта;

у разі необхідності може ініціювати утворення робочої групи на базі своєї установи із залученням фахівців заінтересованих органів та незалежних експертів з відповідних питань, діяльність якої регулюється інструкцією з діловодства установи-розробника;

у разі розроблення особливо значущого проєкту акта може звернутися до Державного секретаря Кабінету Міністрів України з ініціативою утворення робочої групи при Секретаріаті Кабінету Міністрів України під головуванням Державного секретаря Кабінету Міністрів України або одного з його заступників.

Інформація про погодження проекту акта повинна бути доступною для ознайомлення для всіх заінтересованих органів, що беруть участь у його опрацюванні.

144. У разі прийняття розробником рішення про залучення заінтересованого органу як співрозробника (далі - орган-співрозробник) розробник не пізніше ніж протягом двох робочих днів з дня набрання чинності завданням на розроблення проекту створює реєстраційно-моніторингову картку проекту у системі взаємодії та повідомляє органу-співрозробнику через систему взаємодії, про початок розроблення проекту із зазначенням мети, сфери його дії, строків розроблення та контактних даних структурного підрозділу, визначеного відповідальним за підготовку проекту від імені розробника, та його працівників, відповідальних за підготовку відповідного проекту акта.

145. Орган-співрозробник у п'ятиденний строк з моменту отримання повідомлення про початок розроблення проєкту акта повідомляє розробнику через систему взаємодії, про згоду на співрозроблення, контактні дані структурного підрозділу органу-співрозробника та його працівників, відповідальних за співрозроблення відповідного проєкту акта.

146. У разі ненадходження у визначений строк від органу-співрозробника відповіді розробник за замовчуванням визнає відмову такого органу-співрозробника від участі у співрозробленні.

147. На етапі співрозроблення проєкту акта обмін інформацією між виконавцями розробника та органу-співрозробника здійснюється через службову електронну пошту, інші не заборонені законодавством засоби телекомунікації (при цьому керівники структурних підрозділів зазначаються в копії листа), проведення робочих нарад та зустрічей.

Працівники органу-співрозробника мають доступ до тексту документа, розміщеного у відповідному модулі системи взаємодії.

Співрозроблення проєкту акта здійснює відповідальний підрозділ органу-співрозробника без залучення на цій стадії керівництва органу.

Відповідальний підрозділ органу-співрозробника:

може у разі необхідності залучати до опрацювання проєкту акта визначені ним структурні підрозділи цього ж органу;

має впродовж десяти робочих днів з моменту надходження проєкту акта на опрацювання визначитися з позицією щодо проєкту акта та подати розробнику свої зауваження і пропозиції до нього.

Якщо на стадії співрозроблення в позиціях розробника та співрозробника виникли розбіжності, розробник організовує робочу нараду на рівні керівників структурних підрозділів та безпосередніх виконавців, відповідальних за спільне розроблення, за результатами якої відповідальним підрозділом органу-співрозробника готується акт розбіжностей за підписом керівника органу-співрозробника.

До акта розбіжностей не вносяться розбіжності, які було врегульовано або знято під час робочої наради.

Усі акти розбіжностей обов'язково розміщуються відповідним органом-співрозробником у відповідному модулі системі взаємодії. У разі коли орган не розмістив акт розбіжностей у визначений строк, вважається, що зауваження до проекту акта в органу-співрозробника відсутні.

Рішення про врахування або неврахування розбіжностей, викладених в актах розбіжностей, приймає керівник установи-розробника.

148. Розробник протягом п'яти робочих днів після завершення розроблення (співрозроблення) проекту акта розміщує доопрацьовану версію проекту акта із необхідними супровідними матеріалами до нього у відповідному модулі системи взаємодії для здійснення його погодження заінтересованими органами. Усі акти розбіжностей повинні бути доступними для всіх заінтересованих органів.

Розміщений у відповідному модулі системи взаємодії проект акта та супровідні матеріали до нього повинні бути підписані керівником установи-розробника або особою, що виконує його обов'язки, згідно з процедурою, визначеною цією Інструкцією.

Заінтересований орган у визначений строк надсилає розробнику лист із позицією відповідного органу до проєкту акта за підписом керівника заінтересованого органу або особи, що виконує його обов'язки, згідно з процедурою, визначеною цією Інструкцією.

149. Розробник протягом трьох робочих днів після завершення погодження проекту акта розміщує допрацьовану версію проекту акта із необхідними супровідними матеріалами до нього у відповідному модулі системи взаємодії для проведення його правової експертизи Мін'юстом.

Розміщений у відповідному модулі системи взаємодії проект акта та супровідні матеріали до нього повинні бути підписані керівником установи, яка є розробником відповідного документа, або особою, що виконує його обов'язки, згідно з процедурою, визначеною цією Інструкцією.

Висновок Мін'юсту за результатами правової експертизи підписується міністром або особою, що виконує його обов'язки, згідно з процедурою, визначеною цією Інструкцією, та розміщується у відповідному модулі системи взаємодії.

150. Проект акта, супровідні матеріали до нього розміщуються установами, які є розробниками відповідних документів, у відповідному модулі системи взаємодії.

Зазначені документи розміщуються:

одноразово без права вимагати їх дублетного розміщення іншими установами;

одночасно у форматі PDF/A (формат специфікації PDF 1.4 ISO 19005-1:2005) і RTF із застосуванням засобів кваліфікованого електронного підпису (кваліфікованої електронної печатки, якщо документ було розміщено у формі фотокопії).

151. Для проектів актів, що розробляються органами виконавчої влади, застосовується єдиний унікальний реєстраційний номер, який формується у відповідному модулі системи взаємодії.

Усі проекти актів, що розробляються органами виконавчої влади, мають єдину порядкову нумерацію та нумеруються в порядку їх розміщення у відповідному модулі системи взаємодії в межах календарного року.

Єдиний унікальний реєстраційний номер формується у форматі XXXXXX.PPPP-I,

де XXXXXX - шестизначний випадковий унікальний код;

PPPP - послідовний нумератор у межах поточного року;

I - ідентифікатор типу проекту акта ("З" - Закон, "У" - Указ, "П" - постанова, "Р" - розпорядження).

Системи електронного документообігу установ для проектів актів мають використовувати лише єдиний унікальний реєстраційний номер, який завантажується із системи взаємодії під час реєстрації проекту акта, без права його зміни та/або модифікації.

Проєкти наказів

152. Голова ДСНС або особа, яка виконує його обов'язки, підписують накази з основної діяльності, адміністративно-господарських питань (далі - накази).

Проєкти наказів з кадрових питань (особового складу) готуються відповідно до вимог, визначених цією Інструкцією, та з урахуванням особливостей, які визначаються законами та іншими актами Кабінету Міністрів України.

153. Проєкти наказів в електронній формі готуються та погоджуються відповідно до загальних вимог підготовки та погодження проєктів електронних документів, визначених цією Інструкцією, у порядку, визначеному Інструкцією з діловодства, на бланку, що автоматично генерується СЕД.

154. Перед поданням на підпис наказу з основної діяльності автор проєкту друкує його із СЕД разом із згенерованим бланком, на якому візуалізується автоматично сформований QR-код.

На роздрукованому проєкті наказу в електронній формі вимагається лише проставлення власноручної візи уповноваженого представника юридичної служби, яким проведено юридичну експертизу зазначеного проєкту.

Особливості оформлення проєктів нормативно-правових актів, які підлягають державній реєстрації, визначено Інструкцією з діловодства.

155. Підписання наказів з основної діяльності здійснюється в електронній та паперовій формах. Накази з адміністративно-господарських питань готуються та підписуються лише в електронній формі.

156. Накази реєструються в СЕД із застосуванням відповідного проєкту електронного документа. При цьому на паперовий примірник відповідного наказу проставляється номер та дата реєстрації, які було автоматично присвоєно в СЕД.

Накази нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; накази з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань мають окрему порядкову нумерацію.

157. Ознайомлення працівників ДСНС з наказами ДСНС здійснюється в електронній формі.

Факт доведення наказу до відома посадової особи здійснюється засобами СЕД.

158. Факт ознайомлення посадової особи з наказом здійснюється засобами СЕД з використанням кваліфікованого електронного підпису відповідної посадової особи.

Спільні накази

159. Порядок підготовки спільного акта кількох установ визначається Інструкцією з діловодства.

Проєкти актів нормативно-правового характеру, які відповідно до законодавства підлягають державній реєстрації

160. Державна реєстрація актів нормативно-правового характеру здійснюється у порядку, визначеному Положенням про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 28 грудня 1992 р. № 731.

Строк між датою зовнішнього погодження проєкту нормативно-правового акта, який підлягає державній реєстрації, і датою прийняття такого акта не повинен перевищувати 60 днів.

161. Державна реєстрація здійснюється в електронній формі у вигляді запису, внесеного до Державного реєстру нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади та засвідченого спеціально для цього призначеною кваліфікованою електронною печаткою, що наклала особа, яка внесла запис до зазначеного реєстру.

162. Моніторинг виконання управлінських рішень є складовою системи контролю та проводиться з метою нагляду за виконавською дисципліною.

163. Моніторинг охоплює безперервне спостереження за процесом виконання управлінських рішень та виявлення відхилень від строків виконання індикаторів.

164. Моніторинг виконання управлінських рішень здійснюється службою контролю за допомогою системи моніторингу, інтегрованої в СЕД на основі даних з реєстраційно-моніторингової картки. Відповідна система забезпечує оперативний доступ до всієї інформації про стан виконання будь-якого документа, щодо якого здійснюється моніторинг, та методичний аналіз відповідних даних.

165. Моніторинг проводиться шляхом збору, обробки та систематизації інформації про стан виконання управлінських рішень за визначеними індикаторами.

166. Індикаторами стану виконання управлінських рішень є момент закінчення визначених дій, наприклад: накладення резолюції, створення документа, погодження документа, підписання документа, реєстрація та відправлення документа тощо.

167. Індикатори, строки виконання індикаторів та інші дані, необхідні для моніторингу, вносяться до реєстраційно-моніторингової картки службою діловодства під час вхідної реєстрації документа, керівником під час первинного розгляду, службою контролю під час його взяття на контроль.

168. Якщо документ містить кілька окремих управлінських завдань, моніторинг виконання цих завдань здійснюється в одній реєстраційно-моніторинговій картці.

169. Після завершення роботи над документом до реєстраційно-контрольної картки автоматично вноситься відмітка про завершення його виконання (індикатор завершення виконання) на підставі статусу призначення зареєстрованого проєкту електронного документа. Відмітка про завершення виконання документа свідчить про те, що роботу над документом закінчено.

170. Моніторинг здійснюється за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, указами Президента України, актами та дорученнями Президента України, актами Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, протоколами нарад під головуванням Прем'єр-міністра України, Першого віце-прем'єр-міністра, віце-прем'єр-міністрів, Міністра Кабінету Міністрів, Державного секретаря Кабінету Міністрів, листами Офісу Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників (що потребують надання відповіді про результати їх розгляду), листами Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, зверненнями комітетів, тимчасових спеціальних та тимчасових слідчих комісій Верховної Ради України, депутатських фракцій Верховної Ради України, зверненнями та запитами народних депутатів України, листами Рахункової палати, міжнародними зобов'язаннями України в рамках співробітництва з Міжнародним валютним фондом, зобов'язаннями України у сферах європейської та євроатлантичної інтеграції, зокрема спрямованих на виконання Угоди про асоціацію між Україною, з однієї сторони, та Європейським Союзом, Європейським співтовариством з атомної енергії та їхніми державами-членами, з іншої сторони, інших міжнародних договорів України з питань європейської інтеграції і домовленостей між Україною та ЄС, річних національних програм в рамках Комісії Україна - НАТО, рішень Комісії Україна - НАТО у рамках Хартії про особливе партнерство між Україною та Організацією Північноатлантичного договору та Декларації про її доповнення, інших міжнародних договорів між Україною та НАТО та уповноваженими органами НАТО; місіями ООН, ОБСЄ, Світовим банком, Європейським банком реконструкції та розвитку, іншими міжнародними організаціями в частині цільового використання технічної та донорської допомоги, а також завдань, визначених розпорядчими документами та дорученнями керівництва ДСНС, рішеннями Колегії ДСНС, щодо яких встановлено строки їх виконання.

171. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях, починаючи з дати реєстрації, а вхідних - з дати надходження (доставки через систему взаємодії) або з дати наступного робочого дня у разі надходження (доставки) документа після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові та неробочі дні.

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, строком виконання документа вважається перший робочий день після настання строку виконання.

172. У разі зміни строків виконання індикатора у реєстраційно-моніторинговій картці проставляється новий строк визначеного індикатора та зазначається причина його зміни, які вносяться уповноваженою особою служби контролю.

173. Перевірка строків виконання документів проводиться за всіма індикаторами проходження документа до закінчення строку його виконання (у разі відхилень виконавцю надсилаються попередження за допомогою нагадувань, що генеруються СЕД) у порядку, визначеному Інструкцією з діловодства.

174. Служба контролю після виконання документа перевіряє відповідність кінцевого результату поставленому завданню, за результатом чого приймає рішення про припинення моніторингу.

Припинення моніторингу здійснюється лише на підставі зазначеної перевірки.

175. Дані про виконання документа та припинення моніторингу вносяться до реєстраційно-моніторингової картки уповноваженою особою служби контролю.

Документ може бути закритий "до справи" лише після внесеної до реєстраційно-моніторингової картки відмітки про припинення моніторингу.

176. Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади і дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, іншої кореспонденції Верховної Ради України вважається день надсилання електронного документа через систему взаємодії, а у випадках, визначених пунктом 2 цієї Інструкції, - день реєстрації документа органом, який визначив відповідне завдання.

Інформаційно-довідкова робота з документами

177. Інформаційно-довідкова робота з електронними документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням СЕД.

Кількість картотек в установі визначається з урахуванням рівня централізації реєстраційних і пошукових операцій, а також конкретних умов діяльності.

178. Для підвищення ефективності роботи пошукової системи СЕД службою діловодства розробляються такі класифікаційні довідники:

класифікатор питань діяльності установи;

класифікатор видів документів;

класифікатор кореспондентів;

класифікатор резолюцій;

класифікатор виконавців;

класифікатор результатів виконання документів;

номенклатура справ.

Необхідність розроблення та впровадження класифікаційних довідників в ДСНС визначається службою діловодства.

179. Пошукова система СЕД має здійснювати пошук за контекстом (ключовим словом або фразою) документа, видом документа, його заголовком, датою прийняття, номером та датою його реєстрації, його автором тощо.

Складення номенклатури справ

180. Номенклатура справ призначена для встановлення єдиного порядку формування справ для документів, створених в електронній та паперовій формах, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі етапи роботи, яка документується в ДСНС, зокрема:

не закінчені в діловодстві справи, що надійшли від установ-попередників для їх продовження, у тому числі реєстраційно-довідкові та контрольні картотеки, номенклатури справ;

справи з питань, вирішення яких триває більше одного року або які ведуться впродовж декількох років (перехідні справи), що вносяться до номенклатури справ кожного року впродовж всього строку їх вирішення або ведення;

справи постійно діючих колегіальних органів (колегій, рад, комісій, творчих груп тощо);

справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень ДСНС або припинення її діяльності (наприклад справи ліквідаційної комісії).

До номенклатури справ включаються, як правило, оригінали документів. До номенклатури справ не включаються друковані видання, довідники (у тому числі телефонні), бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація.

Строки зберігання документів (належність до справи) визначаються під час реєстрації (для вхідних документів) або створення проєкту документа автором згідно із затвердженим Мін'юстом переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.

181. У ДСНС складаються та ведуться номенклатури справ структурних підрозділів і зведена номенклатура справ ДСНС.

182. Номенклатура справ структурного підрозділу апарату ДСНС створюється в електронній формі посадовою особою, відповідальною за діловодство та контроль у підрозділі, не пізніше ніж 15 листопада поточного року на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють у підрозділі, підписується керівником структурного підрозділу, погоджується з архівним підрозділом, та службою діловодства. Візуалізація номенклатури справ структурного підрозділу здійснюється за автоматично генерованою формою, визначеною Інструкцією з діловодства.

183. Методична допомога у складенні номенклатури справ надається архівним підрозділом ДСНС.

184. Зведена номенклатура справ ДСНС формується СЕД в автоматизованому режимі на основі номенклатур справ структурних підрозділів у електронній формі.

Під час розроблення номенклатури справ апарату ДСНС, крім зведення номенклатур справ структурних підрозділів, з метою більш повного охоплення документообігу вивчається та аналізується діяльність ДСНС у цілому. При цьому використовуються Положення про ДСНС та її структурні підрозділи; штатні розписи; номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів; реєстраційно-облікові та контрольні картотеки; типовий та галузевий переліки видів документів із зазначенням строків їх зберігання, а також ураховуються завдання на наступний рік.

185. На підставі зведеної номенклатури справ ДСНС в електронній формі СЕД автоматично здійснює її візуалізацію за формою, визначеною Інструкцією з діловодства, яка друкується та в установленому порядку подається на схвалення експертно-перевірній комісії державного архіву.

186. Зведена номенклатура справ зберігається та використовується СЕД для автоматизації процесів формування документів у справи в ДСНС.

187. Зведена номенклатура справ ДСНС наприкінці кожного року (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 01 січня наступного календарного року.

188. У системі електронного документообігу установи номенклатура справ представлена у формі електронної таблиці. Графи таблиці заповнюються у порядку, визначеному Інструкцією з діловодства.

189. Наприкінці року до номенклатури справ структурного підрозділу та зведеної номенклатури справ ДСНС складаються підсумкові записи в електронній формі про кількість фактично заведених справ та підписуються відповідальними особами згідно з Інструкцією з діловодства.

Формування електронних справ

190. Групування виконаних документів в електронні справи здійснюється централізовано в СЕД відповідно до номенклатури справ.

191. Формування електронних справ здійснюється в СЕД в автоматизованому режимі на підставі індексу електронної справи.

192. Електронні документи, що віднесені до однієї електронної справи, мають бути логічно пов'язані між собою за допомогою відомостей про них в СЕД.

193. Під час формування електронних справ необхідно дотримуватися загальних правил з урахуванням таких вимог:

групувати в електронні справи документи, виконані впродовж одного календарного року, за винятком перехідних електронних справ (ведуться протягом кількох років);

документ-відповідь групується за ініціативним документом;

включати в електронні справи лише оригінали електронних документів чи їх примірники або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів, зокрема електронні копії паперових оригіналів та електронні копії електронних документів;

обсяг електронної справи не обмежується кількістю електронних документів;

обсяг електронної справи (кількість документів), що містить документи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання, має відповідати обсягу справи, сформованої з паперових примірників електронного документа.

Для документів постійного та тривалого (понад 10 років) строку зберігання, створених в електронній формі, уповноважений засвідчувач виготовляє паперові копії таких документів, які він засвідчує.

Засвідчені копії повинні містити перелік визначених Інструкцією з діловодства реквізитів, нанесених за допомогою QR-коду.

Зазначені засвідчені паперові копії електронних документів формуються у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ для зберігання, які передаються до архівного підрозділу установи (відповідного державного архіву) у порядку, визначеному Інструкцією з діловодства, для постійного зберігання.

Створення інших паперових примірників електронних документів не вимагається.

194. Методичне керівництво та нагляд за формуванням електронних справ в апараті ДСНС та її структурних підрозділах здійснюються службою діловодства та архівним підрозділом ДСНС.

Зберігання електронних документів

195. У ДСНС здійснюється централізоване зберігання електронних документів. Документи зберігаються в установах їх створення.

196. Електронні документи з часу створення (надходження), а також усі відомості про них до передавання їх на постійне зберігання або до їх знищення в установленому порядку зберігаються в СЕД, логічно згруповані у справи згідно з номенклатурою справ.

Аудіовізуальні документи (аудіо- та відеозаписи) засідань колегіального органу, робочої групи у разі їх створення зберігаються в СЕД. Секретар колегіального органу або уповноважена особа робочої групи відповідає за їх додавання у СЕД.

197. За доступність, цілісність та відтворюваність електронних документів і електронних справ, що зберігаються в СЕД, відповідає підрозділ, на який покладено обов'язки щодо технічного супроводження СЕД - Центр оперативного зв'язку, телекомунікаційних систем та інформаційних технологій ДСНС України.

198. Працівники мають доступ до електронних справ через СЕД відповідно до компетенції та визначених прав доступу користувачів до системи СЕД.

199. Видавання електронних справ, окремих електронних документів іншим установам здійснюється з дозволу Голови ДСНС або особи, яка виконує його обов'язки, шляхом створення примірників або копій цих документів (електронних справ).

200. У разі звернення уповноваженої особи на підставі оригіналу ухвали слідчого судді, суду щодо надання тимчасового доступу до документів Голова ДСНС невідкладно видає доручення службі діловодства та структурному підрозділу забезпечити виконання ухвали. У межах реалізації доручення уповноважена особа служби діловодства:

створює та реєструє копію ухвали слідчого судді, суду після пред'явлення оригіналу такої ухвали;

надає особі, зазначеній в ухвалі, тимчасовий доступ до документів, зокрема можливість ознайомлення з ними, виготовлення паперових копій відповідних електронних документів, або у разі, коли в ухвалі передбачено їх вилучення (здійснення виїмки), - створення електронних примірників відповідних електронних документів;

надає допомогу у складенні опису електронних документів, що вилучаються (виїмка яких здійснюється), який залишається в ДСНС.

Про вилучення електронних документів складається акт (протокол) у двох примірниках, перший з яких залишається в ДСНС, а другий передається відповідальній особі, зазначеній в ухвалі.

Експертиза цінності документів

201. Експертиза цінності документів в електронній формі проводиться відповідно до законодавства у сфері архівної справи та діловодства за тими ж правилами, принципами та критеріями, що і документів у паперовій формі.

Наказом ДСНС визначаються уповноважені засвідчувачі.

Уповноваженим засвідчувачам надається право засвідчувати паперові копії електронних документів, призначені для їх подальшої передачі на зберігання в архівний підрозділ ДСНС (відповідного державного архіву).

До такого наказу обов'язково додаються зразки підписів власноруч усіх уповноважених засвідчувачів та відбитків печаток, спеціально призначених для здійснення засвідчення документів.

Рекомендується визначати уповноважених засвідчувачів із складу постійно діючих експертних комісій установ.

Зазначений наказ видається у двох оригінальних примірниках, один з яких передається до відповідного державного архіву.

202. Експертиза цінності документів проводиться в електронній формі, крім документів, зазначених у пункті 2 цієї Інструкції.

203. Під час проведення експертизи цінності електронних документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання для надання доступу працівникам архівного підрозділу, блокування права інших працівників на редагування реєстраційно-моніторингової картки документів, які передаються на архівне зберігання, вилучення для знищення документів і електронних справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.

204. За результатами експертизи цінності електронних документів у структурному підрозділі особою, відповідальною за діловодство у підрозділі, до 31 грудня наступного року в електронній формі складаються: описи електронних справ постійного, тривалого (понад 10 років) строків зберігання, а також готуються пропозиції до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, до яких включаються електронні справи з документами у паперовій та у разі прийняття відповідного рішення Головою ДСНС в електронній формах.

Описи електронних справ структурного підрозділу і пропозиції до акта про вилучення для знищення документів візуються укладачем опису, керівником служби діловодства, архівного підрозділу ДСНС та підписуються керівником структурного підрозділу.

205. На підставі електронних описів електронних справ структурного підрозділу та пропозицій до акта про вилучення для знищення документів архівним підрозділом в електронній формі після прийняття до архівного підрозділу документів структурних підрозділів складаються електронні описи електронних справ постійного, тривалого (понад 10 років) строків зберігання та акт в електронній формі про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.

206. Складені в електронній формі описи справ та акт про вилучення для знищення документів візуалізуються за формою, визначеною Інструкцією з діловодства, та у разі необхідності роздруковуються.

Процедура знищення електронних документів здійснюється лише у разі прийняття Головою ДСНС відповідного рішення.

Акт про вилучення для знищення документів, що зберігаються в електронній формі, створюється лише в електронній формі.

Номер та дата акта про вилучення для знищення документів присвоюються СЕД після його затвердження в електронній формі.

207. У разі коли для документа за результатами проведеної експертизи цінності визначено постійний строк зберігання, уповноваженим засвідчувачем виготовляється паперова копія такого документа, яку він засвідчує.

Засвідчена копія повинна містити перелік визначених Інструкцією з діловодства реквізитів, нанесених за допомогою QR-коду.

Зазначені засвідчені паперові копії електронних документів формуються у справи, які передаються до архівного підрозділу ДСНС (відповідного державного архіву) у порядку, визначеному Інструкцією з діловодства, для постійного зберігання.

Створення інших паперових примірників електронних документів не вимагається.

208. Методична допомога у складенні описів електронних справ надається архівним підрозділом ДСНС.

Оформлення електронних справ

209. За результатами проведеної експертизи цінності відібрані електронні справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання потребують створення паперового примірника електронної справи, засвідченого згідно з Інструкцією з діловодства.

Паперові примірники електронної справи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання створюють відповідальні працівники структурних підрозділів, які формували відповідні електронні справи. У разі реорганізації чи ліквідації структурного підрозділу зазначені примірники створюють відповідальні особи їх правонаступників.

У разі ліквідації структурного підрозділу без визначення правонаступника експертиза цінності та створення зазначених примірників здійснюється у процесі ліквідації структурного підрозділу під час підготовки справ підрозділу для передавання до архівного підрозділу ДСНС. У такому разі документи тимчасового зберігання знищуються достроково, одразу після експертизи цінності.

210. Підготовка до передавання до архівного підрозділу ДСНС паперових примірників електронних справ структурними підрозділами здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства.

211. Для підготовки електронної справи для передавання до архівного підрозділу ДСНС оформлюється електронна інформаційна картка архівної справи (обкладинка справи), яка містить такі відомості:

найменування структурного підрозділу;

індекс електронної справи;

номер тому електронної справи;

заголовок електронної справи (тому, частини);

кількість електронних документів;

період формування справи;

строк зберігання справи;

електронний опис документів справи (внутрішній);

відмітку про приймання-передавання електронної справи до архівного підрозділу ДСНС.

212. Створення обкладинки справи завершується візуванням діловодом структурного підрозділу та підписанням керівником архівного підрозділу.

213. Форма обкладинки справи та візуалізація її відомостей визначається Інструкцією з діловодства з урахуванням архівних правил.

Передавання електронних справ до архівного підрозділу

214. Передавання електронних справ до архівного підрозділу полягає у наданні доступу працівникам архівного підрозділу ДСНС та обмеження доступу (лише правом перегляду) до електронних справ іншим працівникам ДСНС.

215. Передавання електронних справ до архівного підрозділу ДСНС здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим Головою ДСНС, але не раніше двох років з дати завершення електронних справ у діловодстві.

Надання доступу працівникам архівного підрозділу ДСНС здійснюється згідно із зазначеним графіком в автоматизованому режимі службою інформаційних технологій.

216. Електронні справи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання передаються до архівного підрозділу ДСНС за електронними описами в електронній формі.

217. Під час приймання електронних справ архівним підрозділом ДСНС проводиться перевірка електронних документів кожної справи на наявність кваліфікованих електронних підписів, кваліфікованих електронних позначок часу та цілісність даних. Перевірка здійснюється в автоматизованому режимі за внутрішнім описом електронної справи. Після внесення працівником архівного підрозділу ДСНС у реєстраційно-моніторингову картку електронної справи відмітки про прийняття електронної справи до архівного підрозділу ДСНС іншим працівникам обмежується право доступу до цих електронних справ.

Якщо під час приймання-передавання електронних справ архівний підрозділ виявив недоліки, працівник структурного підрозділу має вжити заходів для усунення таких недоліків.

1. Інструкцію з діловодства в апараті Державної служби України з надзвичайних ситуацій (далі - Інструкція) розроблено відповідно до Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55 (зі змінами), Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 р. за № 736/27181 (z0736-15) (далі - Правила), які встановлюють загальні положення щодо функціонування структурного підрозділу з діловодства в апараті Державної служби України з надзвичайних ситуацій (далі - апарат ДСНС), архівного підрозділу апарату ДСНС, вимоги щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами, створеними у паперовій формі в структурних підрозділах апарату ДСНС, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

Положення цієї Інструкції застосовуються лише у разі наявності визначених законом або актом Кабінету Міністрів України підстав, які визнаються обґрунтованими для створення та/або опрацювання документів у паперовій формі.

2. Порядок здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначається окремими нормативно-правовими актами та не може регулюватися цією Інструкцією.

Основні повноваження структурних підрозділів з діловодства в установах здійснюються в електронній формі, з електронними носіями інформації та визначаються Типовою інструкцією з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55 (зі змінами), та Інструкцією з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну в Державній службі України з надзвичайних ситуацій (далі - Інструкція з діловодства в електронній формі).

3. Не допускається одночасне проходження одного і того ж документа в електронній та паперовій формі.

4. Відповідальність за організацію діловодства в апараті ДСНС несе Голова ДСНС.

5. За підготовлений проєкт документа відповідальним є його автор.

6. Організація діловодства в апараті ДСНС покладається на відділ діловодства Адміністративного департаменту (далі - служба діловодства).

7. Організація діловодства у структурних підрозділах апарату ДСНС покладається на посадових осіб, відповідальних за ведення діловодства та контроль виконання документів у структурних підрозділах апарату ДСНС.

Список посадових осіб, відповідальних за ведення діловодства та контроль виконання документів у структурних підрозділах апарату ДСНС, затверджується відповідним наказом ДСНС за поданням керівників структурних підрозділів апарату ДСНС.

Загальні вимоги до створення документів

8. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, у яких фіксується з дотриманням установлених правил (додаток 1*) інформація про управлінські дії.

9. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів виконавці оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003 (додаток 2*).

10. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, Положенням про Державну службу України з надзвичайних ситуацій, положеннями про структурні підрозділи і посадовими інструкціями.

11. У ДСНС визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про її діяльність.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватися спільні документи.

12. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (наказ, рішення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом ДСНС, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

13. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та спрямовуватися на виконання ДСНС покладених на неї завдань і функцій.

14. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98 (далі - ДКУД).

15. Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи, автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватися не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

16. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбома) уніфікованих (типових) форм документів ДСНС.

17. ДСНС здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

18. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

Бланки документів

19. Організаційно-розпорядчі документи, що мають обґрунтовані підстави для опрацювання в паперовій формі відповідно до Інструкції з діловодства в електронній формі та не є примірниками або копіями документів, створених в електронній формі, оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А6 (105 х 148 міліметрів) - для резолюцій (доручень) та А3 (297 х 420 міліметрів) для оформлення документів у вигляді таблиць.

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 - ліве;

10 - праве;

20 - верхнє та нижнє.

20. У ДСНС використовують такі бланки документів:

загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа) (додаток 3*);

бланки для листів (додаток 4*);

бланки конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа, наприклад - наказ) (додаток 5*).

21. У ДСНС розробляються бланки документів структурних підрозділів (додаток 6*) або бланки документів посадової особи у тому разі, коли керівник підрозділу чи посадова особа мають право підписувати документи в межах їх повноважень (додаток 7*).

22. Бланки документів можуть виготовлятися в друкарні на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів (паперові бланки).

23. Види бланків у паперовій формі, що виготовлені друкарським способом, підлягають обліку та обліковуються у журналах обліку бланків листів та наказів.

Облік ведеться за порядковими номерами, що проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку бланка або на лівому полі лицьового боку бланка.

Посадові особи, відповідальні за ведення діловодства та контроль виконання документів у структурних підрозділах апарату ДСНС персонально відповідають за облік, зберігання та використання бланків листів та наказів ДСНС.

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо кількість зареєстрованих документів у паперовій формі такого виду в установі перевищує 2 тис. одиниць на рік. Якщо кількість зареєстрованих документів у паперовій формі менше ніж 2 тис. одиниць, документ друкується з текстового редактора, в якому його створено, без застосування бланків, виготовлених друкарським способом.

24. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках (додаток 8*).

Зображення Державного Герба України

25. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. № 2137-XII "Про Державний герб України".

26. Зображення Державного Герба України розміщується по центру верхнього поля. Розмір зображення становить 17 міліметрів заввишки, 12 міліметрів завширшки.

Коди

27. Код установи проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ). Зазначений код розміщується після реквізиту "Довідкові дані про установу".

28. Код уніфікованої форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

Рішення щодо необхідності фіксування коду форми документа приймає Голова ДСНС окремо щодо кожного виду документа.

Найменування установи

29. Найменування Державної служби України з надзвичайних ситуацій - автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному в Положенні про неї. Скорочене найменування - ДСНС може розміщуватися (у дужках або без них) нижче повного окремим рядком у центрі документа. Скорочене найменування - ДСНС України застосовується у документах, що надсилаються на міжнародні організації.

Найменування структурних підрозділів ДСНС зазначається тоді, коли вони є авторами документа, і розміщується нижче найменування ДСНС.

Довідкові дані про установу

30. Довідкові дані про ДСНС містять поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, адресу електронної пошти, адресу офіційного вебсайту тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування ДСНС або структурного підрозділу.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

Назва виду документа

31. Назва виду документа (наказ, рішення, доповідна записка тощо) зазначається на бланку та повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

Дата документа

32. Датою документа є відповідно дата його реєстрації або затвердження. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 20.11.2020.

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2020 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 03 червня 2020 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення до справи).

На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

Реєстраційний індекс документів

33. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Присвоєння реєстраційного індексу здійснюється в автоматичному або автоматизованому режимі за допомогою програмно-технічних засобів.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ, тощо.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений у ДСНС.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ або іншого індексу, що застосовується в ДСНС, наприклад: 65/600, де 65 - індекс кореспондента - адресата, 600 - порядковий номер.

У вихідного документа реєстраційний індекс розміщується у такій послідовності - індекс посадової особи, яка підписала документ, порядковий номер, індекс структурного підрозділу, що підготував документ, наприклад: 01-375/11, де 01 - індекс посадової особи, яка підписала документ, 375 - порядковий номер, 11 - індекс структурного підрозділу, що підготував документ. У разі потреби може зазначатися також інший індекс, що застосовується у ДСНС.

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 90/179 дск, де дск застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування".

Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, або застосовується реєстраційний індекс головного розробника.

Для нанесення реєстраційного індексу застосовується штрих-код або QR-код у порядку, передбаченому Інструкцією з діловодства в електронній формі.

Посилання на документ

34. Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Для вихідних документів - відповідей на доручення керівництва Міністерства внутрішніх справ України посилання включає в себе реєстраційний номер та дату доручення керівництва Міністерства. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

Посилання у тексті документа на документ, на який дається відповідь або на виконання якого підготовлено цей документ, наводиться у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата та реєстраційний індекс, короткий зміст документа. У разі посилання на зареєстрований нормативно-правовий акт додатково зазначаються такі реєстраційні дані: дата державної реєстрації, номер акта згідно з Державним реєстром нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади.

Посилання у тексті документа на порядкові номери розділів, підрозділів, глав, статей, пунктів та підпунктів нормативно-правового акта робиться цифрами; порядкові номери частин статей, абзаців і речень - словами. Посилання у тексті нормативно-правового акта на цей документ або його структурні одиниці робиться з використанням вказівного займенника "цей".

Місце складення або видання

35. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.

Адресат та особисте звернення

36. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

Національне агентство з питань державної служби

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Центральним державним архівам

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит "Адресат" може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 р. № 270. Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Міністерство юстиції вул. Городецького, буд. 13, м. Київ, 01001

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у давальному відмінку власне ім'я та прізвище, потім поштова адреса, наприклад:

Олександру Гончаруку вул. Сурікова, буд. 3-а, кв. 1, м. Київ, 03178

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

У разі коли документ адресується конкретній особі, у листі нижче реквізиту "Адресат" може наводитись особисте звертання у кличному відмінку:

Пане (пані) Власне ім'я!

або

Пане (пані) Прізвище!

або

Пане (пані) посада або звання!

або

Панове!

Наприклад:

Пане Олексію!

Пані Іваненко!

Пані директор!

У разі необхідності перед словом "Пане", "Пані" або "Панове" може використовуватися слово "Шановний", "Шановна" або "Шановні" відповідно, наприклад:

Шановна пані Ковальська!

Гриф затвердження документа

37. Документ може бути затверджений наказом ДСНС або у випадках, визначених у додатку 9, посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належать питання, зазначені у такому документі. Положення, статути, інструкції, правила, порядки тощо затверджуються наказом ДСНС.

Документ, який не є примірником або копією документа, створеного в електронній формі, може бути затверджений конкретною посадовою особою. У такому випадку гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпису, власного імені і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

У разі коли документ затверджується постановою, наказом гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО", назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ ДСНС 12 березня 2020 року № 298

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першої сторінки документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

Резолюція

38. Резолюція є основною формою реалізації управлінських доручень у письмовій формі, що передбачає постановку конкретного завдання, визначення його предмета, мети, строку та відповідальної за виконання особи, що викладена у вигляді напису на документі.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище, власне ім'я виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу.

Створення неконкретних ("прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо) за змістом резолюцій не допускається.

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція проставляється на спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується, або безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

Короткий зміст документа

39. Заголовок до тексту (короткий зміст) документа повинен містити стислий виклад суті документа. Заголовок до тексту документа (короткий зміст), обсяг якого перевищує 150 знаків (п'ять рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовок (короткий зміст) відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад: наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про надання інформації щодо виділення коштів; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Супровідні листи, доповідні та службові записки дозволяється складати без заголовка.

Відмітка про контроль

40. Відмітка про контроль означає, що документ взято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення слова "Контроль" (з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

У разі необхідності повернення документа установі-авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.

Текст документа

41. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не мають змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності та емоційності.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту, анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв'язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час підготовки положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Текст, як правило, складається з вступної, мотивувальної та заключної частин. Вступна частина містить підставу, обґрунтування або мету складення документа, мотивувальна - обґрунтування позиції, в заключній - висновки, пропозиції, рішення, прохання.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються за допомогою римських або арабських цифр без/з крапкою або дужкою. Абзац пункту та підпункту починається з відступу від лівого поля сторінки без будь-якої позначки (дефіс, крапка тощо). Кожна структурна одиниця нормативно-правового акта (крім абзацу) відокремлюється від попередньої пропуском рядка. Визначення термінів у нормативно-правовому акті наводяться в алфавітному порядку і в називному відмінку.

42. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об'єкта, а змінною - конкретні характеристики.

43. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки - з малої літери. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку - слова "Продовження додатка".

Відмітки про наявність додатків

44. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

45. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

У тексті основного документа робиться така відмітка про наявність додатків: "що додається", (додається), "згідно з додатком", "(додаток 1)", "відповідно до додатка 2" або "(див. додаток 3)".

46. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1".

На додатках до положень, правил, інструкцій тощо проставляється відмітка у верхньому правому куті першої сторінки додатка, яка включає номер додатка, заголовок нормативно-правового акта та посилання на відповідну структурну одиницю, наприклад:

Додаток 5 до Інструкції (пункт 8)

Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

Додаток до наказу ДСНС 20.04.2011 № 295

У разі доповнення нормативно-правового акта, який підлягає державній реєстрації, новою структурною одиницею з посиланням на додаток або виключення з тексту нормативно-правового акта структурної одиниці, яка містить посилання на додаток, нумерація додатків та відповідні посилання на них у тексті нормативно-правового акта змінюються.

Сторінки кожного додатка мають свою нумерацію. У кінці під текстом додатка проставляється риска, що свідчить про його закінчення.

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "N" перед цифровим позначенням не ставиться.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

Додатки нормативно-правового характеру (положення, статути, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівниками структурних підрозділів установи на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

47. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, буквена частина додатка не повинна виходити за межі назви додатка, наприклад:

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), то кількість аркушів не зазначають. Приклад:

Додаток: Методичні рекомендації в 3 прим.

У разі коли документ містить більше ніж десять додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим., на першу адресу.

У разі коли із супровідним листом направляються погоджені матеріали, копії або витяги з матеріалів щодо призначення пенсії працівникам системи ДСНС, про призначення одноразової грошової допомоги, про надання зразків підписів відповідальних осіб, які мають право підпису документів, на підставі яких здійснюються видатки з державного бюджету, погодження призначення на посаду, продовження терміну перебування на посаді державних службовців, про присвоєння спеціальних звань та рангу державного службовця, копії первинних документів про терміни перебування у зоні відчуження ліквідаторами наслідків аварії на ЧАЕС, щодо підтвердження статусу учасника ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС, щодо персональних даних посадових осіб до відпуску - копії вихідного документа, що залишається у справах ДСНС, додатки не надаються, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим, тільки на адресу.

Підпис документів, що створюються у паперовій формі

48. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у Положенні про ДСНС, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, наказі про розподіл обов'язків Голови, першого заступника Голови та заступників Голови ДСНС, про затвердження списку посадових осіб, які мають право підпису фінансових документів і документів на розпорядження товарно-матеріальними цінностями відповідно до Інструкції з діловодства в електронній формі та цієї Інструкції тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності Голови ДСНС та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати.

49. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного - якщо документ надрукований не на бланку, скороченого - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, власного імені і прізвища, наприклад:

50. У разі надсилання документа у паперовій формі одночасно кільком установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи - автора такого документа, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.

51. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

52. У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

Протоколи засідань Колегії підписують Голова ДСНС, голова Колегії і секретар Колегії, наприклад:

Рішення Колегії підписує Голова ДСНС, голова Колегії, наприклад:

53. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, власне ім'я якої зазначено на проєкті документа, його підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, власне ім'я, прізвище особи, яка підписала документ, при цьому виправлення вносять рукописним способом особа, яка підписує документ. Не допускається під час підписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів "Виконуючий обов'язки" або "В.о." здійснюється у разі заміщення керівника відповідно до наказу.

54. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на документах не допускається.

55. У разі створення документа у паперовій формі за наявності для цього обґрунтованих підстав для їх подальшого надсилання установам службою діловодства створюється в установленому порядку електронна копія паперового оригіналу відповідного документа, яка надсилається адресатам через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади.

Візи та гриф погодження для документів, що створюються у паперовій формі

56. Погодження документа у разі потреби може здійснюватися як в установі (внутрішнє), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє).

57. Внутрішнє погодження документа оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає особистий підпис, власне ім'я і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.

58. Віза проставляється на лицьовому або в разі, коли місця на лицьовому боці останнього аркуша недостатньо, на зворотному боці останнього аркуша проєкту документа. Візи проставляються на паперових примірниках документів, що створюються у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі, та залишаються в ДСНС.

59. Зауваження і пропозиції до проєкту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проєкті робиться відповідна відмітка:

Начальник Юридичного управління

Дата підпис Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ

Зауваження і пропозиції додаються.

60. Порядок візування визначається в Інструкції з діловодства в електронній формі.

Проєкти нормативно-правових та організаційно-розпорядчих актів, інших документів, підготовлених у паперовій формі, що створюються у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі, до яких відсутні зауваження, візуються на останній сторінці працівником юридичної служби, що безпосередньо проводив юридичну експертизу або перевірку на відповідність законодавству та начальником юридичної служби з проставленням штампу "ПОГОДЖЕНО Юридична служба ДСНС України". При цьому кожний аркуш проєкту нормативно-правового акта або іншого документа засвідчується на звороті у лівому нижньому куті мастичним відбитком номерної печатки, персонально закріпленої за кожним працівником юридичної служби.

61. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

62. Зовнішнє погодження проєктів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи та установи, з якою погоджується проєкт документа, особистий підпис посадової особи, скріплений гербовою печаткою, власне ім'я, прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Міністр юстиції

підпис Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ

Дата

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

ЦЕПК Укрдержархіву

Дата N

63. Гриф погодження ставиться нижче підпису на останній сторінці проєкту документа.

64. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що у документі на місці грифа погодження робиться відмітка "Аркуш погодження додається".

65. Аркуш погодження оформляється на лицьовому та у разі потреби зворотному боці одного аркуша за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

____________________________________________________

(назва проєкту документа)

Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою установи.

66. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності: установи однакового рівня та інші установи; громадські організації; органи, які здійснюють державний контроль у певній сфері; установи вищого рівня.

Строк між датою зовнішнього погодження проєкту нормативно-правового акта, який підлягає державній реєстрації, і датою прийняття такого акта не повинен перевищувати 60 днів.

Відбиток печатки

67. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою установи.

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається на підставі нормативно-правових актів та переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою (додаток 10*).

Установчі документи (статути, положення) територіальних органів, підприємств, установ та організацій сфери управління ДСНС, акти ліквідаційних комісій та ліквідаційні баланси юридичних осіб, передавальні акти прошнуровуються, аркуші пронумеровуються та скріплюються гербовою печаткою ДСНС. Відбиток печатки ставиться на грифі затвердження та на звороті останнього аркуша документа таким чином, щоб він охоплював паперову наклейку та частину аркуша.

68. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування ДСНС або її структурного підрозділу (без зображення герба), у разі потреби ставиться на копіях документів та на розмножених примірниках розпорядчих документів.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".

69. Порядок використання, місце зберігання гербової печатки, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою, визначається Інструкцією про порядок виготовлення, обліку, зберігання, використання та знищення печаток і штампів у системі Державної служби України з надзвичайних ситуацій.

Відмітка про засвідчення паперових копій документів

70. ДСНС може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються у ній, крім випадків створення паперових копій електронних документів, що надійшли через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі - система взаємодії), а також у випадках, передбачених цим пунктом. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу Голови ДСНС, його заступників або керівника структурного підрозділу.

У разі підготовки документів для надання органам судової влади, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з ДСНС, а також під час формування особових справ працівників ДСНС може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка "Копія" проставляється у верхньому правому кутку першої сторінки паперового документа.

71. Напис про засвідчення документа складається із слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, власного імені та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис".

Наприклад:

З оригіналом згідно

У випадках надсилання копій документів через систему електронної взаємодії, надсилання копій документів кільком адресатам (розсилка), засвідчення паперових копій документа у паперовій формі здійснюють згідно з вимогами Інструкції з діловодства в електронній формі.

72. Напис про засвідчення паперової копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування ДСНС (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу апарату ДСНС, який має таку печатку (служби діловодства, служби персоналу, бухгалтерії тощо).

73. На копіях документів у паперовій формі, щодо яких здійснюється виїмка, зазначається найменування посади особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства.

74. На копіях вихідних документів у паперовій формі, що залишаються у справах ДСНС (відпусках), повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.

75. Копія документа повинна відповідати оригіналу.

Відмітки про створення, виконання документа

76. Власне ім'я та прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються в нижньому лівому кутку останньої сторінки паперового документа, наприклад:

Олена Лябах 247 31 95

77. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова "До справи", номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє виконавець, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля першої сторінки, наприклад:

78. Відмітка про надходження паперового документа до ДСНС проставляється за допомогою штампа на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування установи - одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби - година і хвилини) надходження документа.

Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 148 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

Запис про державну реєстрацію

79. Запис про державну реєстрацію робиться щодо нормативно-правових актів установ, включених до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів. До наказів нормативно-правового характеру не включаються структурні одиниці, якими затверджуються, змінюються або визнаються такими, що втратили чинність, документи, які державній реєстрації не підлягають, крім наказів про затвердження форм звітності та інструкцій щодо їх заповнення.

У разі подання нормативно-правового акта на державну реєстрацію в електронній формі запис про державну реєстрацію не наноситься на документ, а вноситься до реєстраційно-моніторингової картки, та може у разі потреби бути візуалізований засобами системи електронного документообігу під час візуалізації документа.

Складення деяких видів документів

Накази

80. Накази видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії накази ДСНС видаються з основної діяльності, адміністративно-господарських або кадрових питань (особового складу).

Накази з основної діяльності видаються з питань:

розподілу обов'язків Голови, першого заступника Голови та заступників Голови ДСНС, надання посадовим і службовим особам ДСНС певних прав і повноважень, з окремих питань організації управлінської діяльності;

утворення, реорганізації, ліквідації, перейменування, зміни діяльності установ сфери управління ДСНС або їх структурних підрозділів, постійно діючих та тимчасових колегіальних органів, комісій, робочих груп тощо;

затвердження статутів, положень, типових положень, інструкцій, типових інструкцій, правил, норм, методик, методичних рекомендацій, організаційно-методичних вказівок, керівництв, освітньо-професійних та навчальних програм, планів тощо у сфері діяльності ДСНС або внесення змін до них;

встановлення порядку підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації осіб рядового і начальницького складу служби цивільного захисту;

здійснення організаційно-штатних заходів (утворення, реорганізація, ліквідація, передислокація, переведення на інші штати (штатні розписи), внесення змін до штатів (штатних розписів), підпорядкування, перейменування тощо) у структурних підрозділах апарату, територіальних органах, на підприємствах, в установах та організаціях сфери управління ДСНС;

проведення командно-штабних навчань єдиної державної системи цивільного захисту та її територіальних підсистем;

проведення і результатів проведення (в межах повноважень) комплексних та інспекторських перевірок стану реалізації державної політики у сфері цивільного захисту й організації роботи з питань техногенної та пожежної безпеки функціональних і територіальних підсистем єдиної державної системи цивільного захисту; організації виконання заходів щодо захисту населення і територій від надзвичайних ситуацій техногенного та природного характеру на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форми власності;

проведення і результатів проведення документальних ревізій (перевірок) фінансово-господарської діяльності;

виконання підрозділами Оперативно-рятувальної служби цивільного захисту піротехнічних робіт, пов'язаних зі знешкодженням вибухонебезпечних предметів, що залишилися на території України після воєн, сучасних боєприпасів та підривних засобів (крім вибухових пристроїв, що використовуються у терористичних цілях), за винятком територій, які надані для розміщення і постійної діяльності військових частин, установ, військових навчальних закладів, підприємств та організацій Збройних Сил України, інших військових формувань, утворених відповідно до законів України;

організації піротехнічних робіт та взаємодії під час їх виконання;

введення в дію та внесення змін до Примірного табеля термінових та строкових донесень з питань цивільного захисту;

підвищення оперативної готовності до дій у разі виникнення надзвичайних ситуацій у святкові та вихідні дні;

організації авіаційного пошуку і рятування повітряних суден, що зазнають або зазнали лиха;

організації авіаційного пошуку і рятування та авіаційних робіт з пошуку і рятування в авіаційному районі пошуку і рятування України із залученням сил цивільного захисту, сил і засобів національної системи пошуку і рятування на морі та єдиної системи проведення авіаційних робіт з пошуку і рятування;

оповіщення та інформування центральних і місцевих органів виконавчої влади про загрозу виникнення та виникнення надзвичайних ситуацій, методичного керівництва щодо створення і належного функціонування систем оповіщення цивільного захисту різних рівнів;

створення та впровадження системи екстреної допомоги населенню за єдиним телефонним номером 112;

здійснення контролю за збереженням державної таємниці в структурних підрозділах апарату, територіальних органах, на підприємствах, в установах та організаціях, що належать до сфери управління ДСНС;

порядку проходження медико-психологічної реабілітації, відповідності санаторно-курортних установ вимогам медико-психологічної реабілітації;

затвердження переліку посад, їх функцій та завдань із забезпечення участі ДСНС, її органів та підрозділів у антитерористичній діяльності;

присвоєння та підтвердження класної кваліфікації особам середнього, старшого та вищого начальницького складу служби цивільного захисту, авіаційному персоналу авіації ДСНС;

виконання актів Верховної Ради України, Президента України про надання Україною гуманітарної допомоги іншим державам, у тому числі організації закупівлі, заходів із завантаження, вивезення та складування вантажів, здійснення їх подальшого супроводження до місця призначення та передачі отримувачам;

організації планово-фінансової роботи в апараті ДСНС, його територіальних органах, на підприємствах, в установах та організаціях, що належать до сфери управління ДСНС, здійснення контролю за використанням фінансових і матеріальних ресурсів, забезпечення організації та вдосконалення бухгалтерського обліку;

затвердження та внесення змін до паспортів бюджетних програм на відповідний рік;

затвердження відповідальних виконавців бюджетних програм на відповідний рік;

виконання загальнодержавних цільових (соціальних, екологічних тощо) програм, реалізації спеціальних програм;

здійснення функціонування системи мобілізаційної готовності територіальних органів, спеціальних формувань і підрозділів;

затвердження зразків службових посвідчень, які видаються особовому складу та працівникам органів та підрозділів цивільного захисту, і порядку їх видачі;

організації наукової, науково-технічної, інвестиційної, інформаційної, видавничої діяльності у сфері цивільного захисту, пожежної та техногенної безпеки і діяльності аварійно-рятувальних служб, інших формувань, сприяння створенню і впровадженню сучасних інформаційних технологій та комп'ютерних мереж;

допуску екіпажів авіації ДСНС до польотів по міжнародних повітряних лініях;

скасування, визнання такими, що втратили чинність, внесення змін до наказів з основної діяльності ДСНС;

інших питань, передбачених Положенням про ДСНС.

Введення в дію статутів, інструкцій, положень тощо без затвердження наказами ДСНС заборонено.

Порядок ведення організаційно-штатної роботи визначено Інструкцією про організацію та здійснення організаційно-штатної роботи в МНС України, затвердженою наказом МНС від 20.06.2006 № 380 (зі змінами) (далі - Інструкція про організацію та здійснення організаційно-штатної роботи).

Порядок утворення, реорганізації та ліквідації організаційних структур визначається законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Інструкцією про організацію та здійснення організаційно-штатної роботи та іншими нормативно-правовими актами.

Накази з адміністративно-господарських питань регламентують:

дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку; закріплення приміщень за структурними підрозділами в адміністративній будівлі ДСНС;

дотримання норм організації охорони, перепускного режиму та протипожежного стану адміністративних будівель ДСНС;

забезпечення службовим житлом;

забезпечення стільниковим, супутниковим зв'язком керівного складу центрального апарату ДСНС та оперативної мобільної групи;

організацію, розвиток, стан та експлуатацію різних видів транспорту; використання ліміту пального, пально-мастильних матеріалів автомобільним транспортом, норм витрат авіаційного пального та пально-мастильних матеріалів під час експлуатації літаків авіації ДСНС;

перерозподіл техніки відповідно до штатно-табельної потреби підрозділів ДСНС;

відрядження техніки (автомобілів) з метою транспортного забезпечення комплексних навчань, командно-штабних навчань тощо та у зв'язку із службовою необхідністю із зазначенням періоду відрядження (з/по або до особливого розпорядження), посадової особи (посада, прізвище, ініціали), у чиє розпорядження надійшла техніка, марки та номерного знака, прізвища, ініціалів водіїв, закріплених за кожною одиницею техніки, на термін відрядження;

проведення річної інвентаризації активів і зобов'язань ДСНС за такими об'єктами: основні засоби (передавальні пристрої, машини та обладнання; транспортні засоби; інструменти, прилади, інвентар (меблі); інші основні засоби; інші необоротні матеріальні активи; запаси; грошові кошти в касі та на рахунках; дебіторська і кредиторська заборгованості; земельні ділянки, будинки, споруди, незавершене будівництво; бланки суворої звітності;

паркування службового транспорту;

питання комунального обслуговування адміністративних будівель, енергопостачання та збереження енерго- та інших ресурсів.

До наказів з кадрових питань (особового складу) належать накази по особовому складу цивільного захисту, по особовому складу державної служби, по особовому складу апарату ДСНС.

Накази по особовому складу цивільного захисту регламентують:

прийняття осіб на службу;

призначення на посади (звільнення з посад), усунення від виконання обов'язків за посадою, переміщення по службі, направлення для подальшого проходження служби до інших органів та підрозділів цивільного захисту, поновлення на посаді, службі (за рішенням суду) осіб начальницького складу;

покладення на особу начальницького складу тимчасового виконання обов'язків за іншою рівнозначною або вищою посадою;

присвоєння особам начальницького складу чергових спеціальних звань, пониження осіб начальницького складу у спеціальному званні, а також позбавлення спеціального звання за вироком суду;

зарахування особи начальницького складу у розпорядження Голови ДСНС або керівника відповідного органу чи підрозділу цивільного захисту, продовження перебування особи начальницького складу у розпорядженні на строк до двох місяців;

залишення на службі осіб начальницького складу понад граничний вік перебування на службі;

укладення контрактів про проходження служби з особами начальницького складу;

направлення осіб начальницького складу для подальшого проходження служби до інших центральних органів виконавчої влади;

зарахування до кадрів ДСНС осіб, які прибули для подальшого проходження служби з інших центральних органів виконавчої влади;

прикомандирування осіб начальницького складу із залишенням у кадрах ДСНС на іншу роботу на виборні посади відповідних рад;

встановлення посадових окладів та надбавок за виконання особливо важливих завдань під час проходження служби;

оголошення вислуги років (у тому числі пільгової) особам начальницького складу для виплати відсоткової надбавки за вислугу років;

заохочення осіб начальницького складу, а також притягнення їх до дисциплінарної відповідальності;

зміни персональних даних осіб для внесення таких змін до облікових документів;

звільнення осіб начальницького складу із служби;

інші питання, пов'язані з проходженням служби особами начальницького складу.

Накази по особовому складу державної служби регламентують:

прийняття та звільнення з роботи державних службовців та керівників державних підприємств, установ та організацій сфери управління ДСНС;

продовження дії/переукладання на інший термін контрактів з керівниками державних підприємств, установ та організацій сфери управління ДСНС;

присвоєння рангів державним службовцям;

встановлення надбавок, доплат за науковий ступінь, вчене звання, знання іноземних мов та використання їх у службовій діяльності;

внесення змін до облікових даних працівників (прізвище тощо);

надання відпусток для догляду за дитиною;

виплата грошової допомоги після звільнення на пенсію державного службовця та грошової винагороди за безперервний стаж державної служби;

покладання обов'язків тимчасово відсутніх працівників на інших працівників;

відсторонення від виконання обов'язків за посадою;

поновлення працівників на посадах;

виключення із списків;

притягнення працівників до дисциплінарної відповідальності;

інші питання, передбачені Законом України "Про державну службу" та трудовим законодавством.

Накази по особовому складу апарату ДСНС регламентують:

зарахування до списків особового складу апарату ДСНС на забезпечення з установленням посадових окладів і надбавок та виключення зі списків особового складу апарату ДСНС із забезпечення;

виплату усіх видів доплат, винагород, премій (у тому числі з нагоди ювілею), матеріальної допомоги, додаткових видів грошового забезпечення співробітникам апарату ДСНС, керівникам територіальних органів ДСНС, закладів освіти та науково-дослідних установ, підрозділів центрального підпорядкування апарату ДСНС;

встановлення, перерозподілу та збільшення розмірів надбавок за високі досягнення у праці або за виконання особливо важливої роботи працівникам та за виконання особливо важливих завдань під час проходження служби особам начальницького складу апарату ДСНС, надбавки за ризик, винагороди і додаткової премії особам рядового та начальницького складу (працівникам) органів та підрозділів цивільного захисту, які залучалися до аварійно-рятувальних робіт;

надання відпусток, передбачених законодавством, а також відкликання з щорічних відпусток, перебування на лікуванні та повернення на службу, направлення на медичне обстеження до Центральної лікарсько-експертної комісії ДСНС співробітників апарату ДСНС, керівників територіальних органів, закладів освіти та науково-дослідних установ, підрозділів центрального підпорядкування апарату ДСНС;

направлення у відрядження співробітників апарату ДСНС;

виплату вихідної допомоги при звільненні особам рядового і начальницького складу апарату ДСНС;

інші питання щодо забезпечення діяльності апарату ДСНС.

81. Проєкти наказів з основної діяльності, адміністративно-господарських питань готуються і подаються структурними підрозділами за рішенням та дорученням Голови ДСНС на підставі доповідної записки першого заступника Голови, заступників Голови ДСНС, керівника самостійного структурного підрозділу ДСНС.

Проєкт наказу про надання відпустки готується на підставі рапорту (заяви) співробітника ДСНС за згодою керівника структурного підрозділу, згідно з графіком відпусток, а про надання відпустки в термін, не передбачений графіком відпусток, та відкликання з відпустки - на підставі доповідної записки керівника самостійного структурного підрозділу апарату ДСНС із зазначенням причини перенесення терміну відпустки або відкликання, погодженої Головою.

Проєкт наказу про направлення у відрядження та посвідчення про відрядження готуються на підставі наказу ДСНС, окремого доручення керівництва ДСНС або доповідної записки керівника самостійного структурного підрозділу апарату ДСНС, попередньо погодженої заступником Голови ДСНС, куратором.

Проєкт наказу про виплату усіх видів доплат, винагород, матеріальної допомоги, додаткових видів грошового забезпечення готується на підставі доповідної записки керівника самостійного структурного підрозділу апарату ДСНС, рапорту (заяви) співробітника ДСНС та підтвердних документів.

Проєкт наказу про направлення осіб рядового і начальницького складу на медичне обстеження до Центральної лікарсько-експертної комісії ДСНС (далі - ЦЛЕК) готується на підставі доповідної записки керівника структурного підрозділу апарату ДСНС, рапорту особи рядового і начальницького складу та направлення на обстеження ЦЛЕК. Повернення з обстеження оформляється також наказом на підставі рапорту та довідки про проходження обстеження ЦЛЕК.

Проєкт наказу про перебування на лікуванні та повернення на службу готується на підставі рапорту особи рядового і начальницького складу та медичної довідки.

Проєкт наказу про зарахування до списків особового складу апарату ДСНС на забезпечення з установленням посадових окладів і надбавок та виключення зі списків особового складу апарату ДСНС із забезпечення готується на підставі наказу по особовому складу цивільного захисту, припису та рапорту особи рядового і начальницького складу.

82. Проєкти наказів з основної діяльності, адміністративно-господарських питань у разі їх підготовки у паперовій формі візуються працівником, який створив документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, іншими посадовими особами, яких стосується документ, літредактором та погоджуються заступниками Голови ДСНС відповідно до розподілу обов'язків, керівником самостійного структурного підрозділу - розробника проєкту, посадовими особами, які визначені у проєкті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, керівниками структурних підрозділів з питань запобігання та протидії корупції, внутрішнього аудиту, юридичної служби, служби діловодства.

Наказ про здійснення організаційно-штатних заходів візується заступниками Голови ДСНС, керівниками служби персоналу, структурних підрозділів внутрішнього аудиту та протидії корупції, юридичної служби, служби економіки і фінансів, іншими керівниками заінтересованих організаційних структур та літредактором.

Додатки до проєктів наказів візуються працівником, який створив документ, керівником або посадовою особою юридичної служби, структурних підрозділів внутрішнього аудиту та протидії корупції, іншими посадовими особами, яких стосується документ, та підписуються керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

Проєкти наказів з кадрових питань (особового складу) візуються працівником кадрової служби, який створив документ, та його керівником, а також залежно від видів наказів - заступниками Голови ДСНС, посадовими особами структурного підрозділу протидії корупції, юридичної служби, служби економіки і фінансів, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

Візи проставляються на зворотному боці останнього аркуша проєкту наказу, підготовленого у паперовій формі.

У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання наказу здійснюється зовнішнє погодження проєкту документа з іншими заінтересованими установами.

83. Юридичною службою обов'язково погоджуються або візуються, за наявності усіх необхідних віз, проєкти наказів нормативно-правового, організаційно-розпорядчого характеру, а також накази з кадрових питань (особового складу).

84. Якщо в процесі погодження до проєкту наказу вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.

85. Накази підписуються Головою, а у разі його відсутності - посадовою особою, яка виконує його обов'язки відповідно до наказу.

86. Накази, які є нормативно-правовими актами, набирають чинності з дня їх офіційного опублікування, якщо інше не встановлено такими наказами, але не раніше дня їх офіційного опублікування.

87. Накази оформляються на бланках наказів. Зміст наказу з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про введення...", "Про створення...") або іменника ("Про підсумки...", "Про заходи..." тощо).

88. Текст наказу з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань складається з преамбули і розпорядчої частини.

89. У преамбулі зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Зазначена частина починається зі слів "На виконання", "З метою" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині (преамбулі) зазначається посилання на відповідний документ.

Розпорядча частина починається із слова "НАКАЗУЮ", після якого ставиться двокрапка.

90. Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: "керівникам територіальних органів ДСНС", "керівникам департаментів та інших самостійних структурних підрозділів".

91. Неконкретні ("прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо) та неконтрольні ("довести до відома", "ознайомити" тощо) доручення в наказах не застосовуються.

92. Після набрання чинності наказом внесення змін до нього, визнання його таким, що втратив чинність, чи його скасування здійснюється лише шляхом видання нового наказу.

93. Наказ, яким вносяться зміни, оформлюється з урахуванням таких вимог:

1) заголовок наказу починається із слів "Про внесення змін до наказу ..." із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни;

2) розпорядча частина наказу починається з пункту:

"1. Внести до наказу ... такі зміни:" у разі викладення змін у тексті наказу;

"1. Внести до наказу (розпорядження) ... зміни, що додаються." у разі викладення змін у вигляді окремого документа;

3) формулюються зміни у вигляді пунктів та підпунктів розпорядчого характеру, наприклад:

"1. Пункт 2 викласти в такій редакції:...";

"2. Пункт 3 виключити";

"1) абзац другий пункту 4 доповнити словами...";

"2) у підпункті 2 пункту 7 слова "у разі потреби" замінити словом "вимагається";

у разі доповнення нормативно-правового, організаційно-розпорядчого акта новими структурними одиницями або виключення з такого акта структурних одиниць нумерація відповідно змінюється. Зазначена вимога застосовується також у разі внесення змін до структурної одиниці нормативно-правового, організаційно-розпорядчого акта шляхом заміни її кількома структурними одиницями. Під час внесення змін до пункту (підпункту), який налічує декілька абзаців (речень), вказується місцезнаходження цих змін. Одноманітні зміни за текстом нормативно-правового, організаційно-розпорядчого акта об'єднуються в одну структурну одиницю і розміщуються наприкінці тексту;

4) зміни вносяться до основного нормативно-правового, організаційно-розпорядчого акта, а не до акта про внесення змін до нього;

5) зміни до розпорядчого документа (наказу) нормативно-правового, організаційно-розпорядчого акта, викладаються у розпорядчому документі (наказі); зміни у додаток до розпорядчого документа (наказу) оформлюються під грифом затвердження як додаток до розпорядчого документа (наказу), за винятком змін до нормативно-правового, організаційно-розпорядчого акта, які мають незначний обсяг (як правило, до двох сторінок);

6) у разі внесення змін до кількох нормативно-правових, організаційно-розпорядчих актів, текст змін наводиться в хронологічному порядку прийняття актів;

7) у разі внесення змін нормативно-правового, організаційно-розпорядчого акта, шляхом викладення в новій редакції у грифі затвердження робиться посилання на дату і реєстраційний індекс розпорядчого документа, яким було затверджено основний акт, та зазначаються дата і реєстраційний індекс розпорядчого документа, яким затверджується нова редакція акта. Аналогічні вимоги застосовуються до оформлення відмітки до додатка до розпорядчого документа. У разі доповнення розпорядчого документа нормативно-правового, організаційно-розпорядчого акта, новою структурною одиницею щодо затвердження додатка до цього розпорядчого документа у грифі затвердження робиться посилання на дату і реєстраційний індекс розпорядчого документа, яким вносяться зміни до основного розпорядчого документа;

8) у разі коли зміни вносяться до нормативно-правового, організаційно-розпорядчого акта та який викладено в новій редакції, текст структурної одиниці розпорядчого документа викладається з урахуванням того, що зміни вносяться до тексту його нової редакції з посиланням на розпорядчий документ, яким затверджено першу редакцію, із зазначенням його реєстраційних даних; в дужках зазначається розпорядчий документ, яким затверджено нову редакцію, посилання на його реєстраційні дані та попередні редакції нового нормативно-правового акта не робляться.

94. У разі видання наказу про визнання таким, що втратив чинність, або скасування іншого наказу, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів "Визнати таким, що втратив чинність, ..." або "Скасувати ..." відповідно.

Не підлягають визнанню такими, що втратили чинність, структурні одиниці нормативно-правового, організаційно-розпорядчого акта, затвердженого розпорядчим документом, та додатків до нього.

У зв'язку з прийняттям нормативно-правового, організаційно-розпорядчого акта, визнаються такими, що втратили чинність, раніше прийняті нормативно-правові, організаційно-розпорядчі акти, якщо вони не узгоджуються з нормами цього акта, виявилися такими, що поглинуті ним або втратили свою актуальність; перелік таких нормативно-правових, організаційно-розпорядчих актів наводиться в окремому пункті (підпункті) розпорядчого документа, яким затверджено новий нормативно-правовий, організаційно-розпорядчий акт, або оформлюються додатком до розпорядчого документа. У переліках нормативно-правових, організаційно-розпорядчих актів, які підлягають визнанню такими, що втратили чинність, акти розміщуються в хронологічному порядку їх прийняття. Разом з нормативно-правовим, організаційно-розпорядчим актом, який визнається таким, що втратив чинність, визнаються такими, що втратили чинність, нормативно-правові, організаційно-розпорядчі акти, якими до цього акта внесено зміни.

Не визнаються такими, що втратили чинність, нормативно-правові, організаційно-розпорядчі акти з обмеженим строком дії, строк дії яких минув. Визнання нормативно-правового, організаційно-розпорядчого акта таким, що втратив чинність, не поновлює дію актів, які визнані ним такими, що втратили чинність. Дія окремих структурних одиниць нормативно-правового, організаційно-розпорядчого акта, виключених нормативно-правовим, організаційно-розпорядчим актом, який має обмежений строк дії, відновлюється після закінчення строку його дії.

95. Контроль за виконанням завдань (доручень), зазначених у наказі, покладається на службу контролю.

Останній пункт розпорядчої частини наказу у разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням наказу.

96. Для ознайомлення з наказом укладач готує та подає на реєстрацію разом з підписаним розпорядчим документом перелік установ, структурних підрозділів, посадових (службових) осіб, яких треба ознайомити із цим документом.

Усі накази з основної діяльності та адміністративно-господарських питань в обов'язковому порядку доводяться до структурних підрозділів внутрішнього аудиту та протидії корупції та юридичної служби.

З метою забезпечення прозорості і відкритості у діяльності центральних органів виконавчої влади всі накази в електронній формі після підписання надаються до Відділу зв'язків із засобами масової інформації та роботи з громадськістю для розміщення на вебсайті ДСНС.

97. Накази з кадрових питань (особового складу) оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних наказах міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених - про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

98. Зміст індивідуального наказу з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення... ", "Про прийняття... ".

У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про кадрові питання", "Про особовий склад".

99. У тексті наказів з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина (преамбула) не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині (преамбулі) наводиться посилання на відповідний нормативно-правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, установа - автор, дата, номер, повна назва.

100. Розпорядча частина наказу починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ" "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо, яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і малими - його власне ім'я та текст наказу.

У кожному пункті наказу з кадрових питань (особового складу) зазначається підстава для його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо). Наприклад:

при прийнятті на роботу підставою є заява працівника;

при призначенні особи рядового чи начальницького складу на посаду підставою є рапорт особи та подання, підписане відповідним керівником;

в інших випадках - відповідні документи (доповідні записки, рішення кваліфікаційних і атестаційних комісій тощо).

Кожен пункт наказу може мати одну чи декілька підстав.

До наказу з кадрових питань (особового складу), як правило, включаються декілька пунктів незалежно від їх змісту.

У разі включення декількох пунктів однакового значення вони об'єднуються вступною (констатуючою) частиною. При цьому один і той же текст у вступній частині і пунктах наказу не повторюється.

Якщо в наказі з кадрових питань (особового складу) декілька вступних частин, вони відокремлюються одна від одної знаком параграфа. Пункти, що не відповідають змісту вступної частини, виділяються в окремі параграфи. Усі пункти наказу незалежно від кількості вступних частин, повинні мати одну порядкову нумерацію.

В індивідуальних наказах нумерація пунктів не проставляється.

У пунктах наказів з кадрових питань (особового складу) послідовно без скорочень вказуються такі відомості: спеціальні звання (якщо вони є), прізвища, власні імена та по батькові осіб, посади, які вони займають на час видання наказів, найменування органу чи підрозділу цивільного захисту або його структурного підрозділу, а на осіб рядового і начальницького складу, що перебувають у розпорядженні відповідного керівника, - про перебування у розпорядженні та останні посади, з яких вони були зараховані у розпорядження. У наказах про призначення, переміщення та переведення, крім того, вказуються посади, на які особи призначаються, переміщуються або переводяться, при цьому назва посади друкується великими літерами.

У наказах з кадрових питань (особового складу), які видаються ДСНС, безпосередньо під відповідними пунктами наказів, крім підстави, розташовуються пояснення до пунктів наказів ("боковики"). У них, залежно від характеру наказів, вказується:

при прийнятті осіб на службу до органів та підрозділів цивільного захисту - рік народження, освіта, періоди проходження служби (якщо раніше особа проходила службу);

при призначенні на посади, переміщенні по службі осіб начальницького складу - рік народження, освіта, з якого часу на службі (якщо були перерви, то вказується, з якого по який час особа була раніше на службі), особистий номер, причина переміщення, які визначено Положенням про порядок проходження служби цивільного захисту особами рядового і начальницького складу, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 11 липня 2013 р. № 593 (зі змінами);

при присвоєнні особам начальницького складу чергових спеціальних звань - рік народження, особистий номер, вислуга у званні;

при звільненні осіб начальницького складу зі служби - дата народження, вислуга років на службі (календарна, пільгова, загальна), особистий номер, назва військового комісаріату, до якого направляється особа для постановки на військовий облік (при звільненні зі служби у запас);

при виключенні осіб начальницького складу з кадрів ДСНС у зв'язку зі смертю - дата народження, з якого часу на службі, дата смерті (загибелі), причина смерті (загибелі), чи пов'язана смерть із виконанням службових обов'язків, де похований, прізвище, власне ім'я та по батькові, рік народження і домашню адресу дружини, дітей (у тому числі, на яких сплачувалися аліменти) або родичів, що мають право на отримання пенсії за померлого (загиблого), особистий номер;

в інших випадках - рік народження, особистий номер.

Під час запису відомостей про освіту вказується назва та рік закінчення закладу освіти, де отримано освіту. У разі необхідності додатково вказується, за якою спеціальністю отримано освіту.

Під час запису відомостей про особистий номер вказується ідентифікаційний номер особи.

Під час ознайомлення з наказом згаданими у ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються підписи із зазначенням дати ознайомлення.

У наказі про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

101. У зведених наказах з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення.

При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

У зведених наказах (розпорядженнях) прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

Накази з кадрових питань (особового складу) набирають чинності з моменту підписання їх Головою ДСНС. Але окремі пункти наказів можуть мати різні дати набрання чинності, наприклад, працівника призначено на посаду з 1 липня, а наказ підписано 28 червня.

Якщо термін у тексті наказу не визначено, то дія цього наказу починається з моменту його підписання.

Формулювання, що застосовуються у тексті наказів з кадрових питань (особового складу), повинні відповідати спеціальним вимогам (зокрема законодавчих, нормативно-правових актів), оскільки їх правильність гарантує права осіб рядового і начальницького складу та працівників.

102. Спільний наказ установ одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Державний Герб України під час оформлення таких наказів не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа - посередині. Дата спільного наказу повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа - складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання наказу керівниками установ. Розпорядча частина починається із слова "НАКАЗУЄМО". Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.

Кількість примірників спільних наказів повинна відповідати кількості установ, що їх видають.

У разі коли спільний нормативно-правовий, організаційно-розпорядчий акт, приймається суб'єктами нормотворення, які видають різні види розпорядчих документів, кількість розпорядчих документів має відповідати кількості суб'єктів нормотворення, при цьому такі розпорядчі документи повинні мати одну дату, однаковий заголовок та однакову структурну одиницю щодо затвердження спільного нормативно-правового, організаційно-розпорядчого акта, внесення до нього змін чи визнання такого акта таким, що втратив чинність, а також однаковий зміст нормативно-правового, організаційно-розпорядчого акта, який цим розпорядчим документом затверджено.

103. Механізм подання нормативно-правових актів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, а також інших органів, акти яких відповідно до законодавства підлягають державній реєстрації в Мін'юсті, його територіальних органах, встановлюється Положенням про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств, інших органів виконавчої влади, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 28 грудня 1992 р. № 731, та порядком подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію, визначеним Мін'юстом.

Накази, які є нормативно-правовими актами, набирають чинності з дня їх офіційного опублікування, якщо інше не встановлено такими наказами, але не раніше дня їх офіційного опублікування.

104. Накази нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року: накази з основної діяльності та адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію. Накази з кадрових питань (особового складу) реєструє та зберігає кадрова служба.

105. Копії наказів засвідчуються службою діловодства чи кадровою службою і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам у електронній формі. У разі необхідності надсилання копії наказу установі, яка не є учасником системи взаємодії, їй надсилається копія у паперовій формі. У такому разі складається список розсилки (лише щодо тих установ, яким надсилається у паперовій формі), що підписується працівником, який його склав.

Протоколи

106. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в ДСНС рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо.

Голова ДСНС та його заступники, здійснюючи надані повноваження, проводять наради, робочі зустрічі та консультації з керівниками департаментів та інших самостійних структурних підрозділів апарату ДСНС, територіальних органів, підрозділів центрального підпорядкування, закладів освіти і науково-дослідних установ, підприємств, установ та організацій сфери управління ДСНС, заслуховує інформацію керівників зазначених органів з окремих питань їх діяльності. Результати апаратних та оперативних нарад оформлюються протоколом.

Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проєктів рішень тощо.

107. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

108. Протокол оформляється на офіційному бланку колегіального органу (за наявності такого бланка) або на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) з поздовжнім розташуванням реквізитів. Протоколи засідань Колегії ДСНС оформляється на бланках.

109. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.

110. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: колегії, технічних, наукових, експертних комісій, дорадчого органу, робочої групи тощо.

111. У реквізиті "місце засідання" зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

112. Короткий зміст тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, дорадчий орган, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

113. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

114. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та власні імена голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та власне ім'я присутніх постійних членів колегіального органу, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменування установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний - перелік питань, запланованих до розгляду на засіданні, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.

Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про".

115. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ.

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

116. Після слова "СЛУХАЛИ" зазначається текст виступу основного доповідача. Власне ім'я та прізвище кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

117. Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".

118. Після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, власних імен прізвищ та промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

119. Після слова "ВИРІШИЛИ" ("УХВАЛИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ") фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять декілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

120. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1; Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит "Відмітка про наявність додатків" наприкінці тексту протоколу не зазначається.

121. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

Деякі протоколи засідань (технічних комітетів, методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо) підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.

122. Паперові копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою служби діловодства і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.

Службові листи

123. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:

відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб;

відповіді на запити та звернення народних депутатів, а також кореспонденцію Верховної Ради України;

відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;

відповіді на запити інших установ;

відповіді на звернення громадян;

відповіді на запити на інформацію;

ініціативні листи;

супровідні листи.

124. У разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення документів у паперовій формі, службовий лист оформляється на спеціальному для листів бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

125. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на документ, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст та особисте звертання (у разі потреби), відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

126. Датою листа є дата реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.

Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання "про що?". Заголовок повинен містити короткий виклад змісту документа, він має бути максимально коротким і містким, точно передавати зміст тексту. Наприклад: "Про надання інформації стосовно стану виконання Державної цільової програми...", "Про погодження проєкту постанови Кабінету Міністрів України "Про внесення змін до Порядку акредитації центру сертифікації ключів".

Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

127. Як правило, у листі порушується одне питання.

128. Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити..." "роз'яснюємо, що..." або від третьої особи однини - "Державна служба ... інформує...", "Управління ... вважає за доцільне".

Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини - "прошу", "пропоную".

129. Службові листи підписуються відповідно до цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

130. Службовий лист візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) керівники заінтересованих структурних підрозділів, а також заступник Голови відповідно до розподілу обов'язків та керівник юридичної служби (якщо лист підписуватиме Голова ДСНС). Детальний порядок візування визначено в Інструкції з діловодства в електронній формі.

Якщо адресат не є користувачем системи взаємодії, погодження (візування) здійснюється в електронній формі. Підписання відповіді заявнику здійснюється в електронній та паперовій формах. Оригінал вихідного листа в паперовій формі передається службі діловодства тільки для відправки за належністю згідно з вимогами цієї Інструкції.

Документи до засідань колегіальних органів

131. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених положеннями про ці колегіальні органи.

132. Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та у разі потреби.

У плані роботи колегіального органу зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, власне ім'я доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду питання колегіальним органом, строк подання документів.

Проєкт плану роботи колегіального органу складається секретарем цього органу або іншою посадовою особою, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи цього органу з урахуванням пропозицій структурних підрозділів.

Керівники структурних підрозділів ДСНС завчасно подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав внесення питання на розгляд колегіального органу.

Затверджений колегіальним органом план роботи доводиться до відома членів колегіального органу і керівників структурних підрозділів його апарату. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегіального органу можуть бути включені за рішенням його голови. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, інформує всіх членів колегіального органу та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.

133. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися не пізніше ніж за п'ять днів до засідання, а у разі проведення позачергового засідання - не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:

доповідну записку, адресовану колегіальному органу (у разі потреби), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

проєкт рішення (розпорядження, постанови) колегіального органу, завізований керівниками заінтересованих структурних підрозділів апарату ДСНС, та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані їх керівниками, а у разі потреби - проєкт наказу;

довідку про погодження проєкту рішення (розпорядження, постанови) із заінтересованими структурними підрозділами установи та іншими установами;

список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу;

інші документи, необхідні для розгляду питань.

134. Документи, підготовлені для розгляду колегіальним органом, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря колегіального органу або іншої посадової особи, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, або в протокольній частині колегіального органу окремо з кожного засідання.

135. У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

136. За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідань колегіального органу відповідають керівники заінтересованих структурних підрозділів апарату колегіального органу.

137. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.

Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.

138. Результати засідання колегіального органу оформлюються протоколом згідно з вимогами, зазначеними у пунктах 104 - 120 цієї Інструкції.

139. Рішення Колегії ДСНС реалізуються шляхом видання наказів, якими вони вводяться в дію. У разі потреби виконавцям та установам можуть надсилатися копії протоколів або витягів з них.

Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою служби діловодства.

Документи про службові відрядження

140. Службові відрядження працівників передбачаються у плані роботи ДСНС.

141. У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка на ім'я Голови ДСНС, в якій зазначається пункт призначення, найменування органу управління (підрозділу) або назви підприємства, куди відряджений працівник, на який строк (з урахуванням часу перебування у дорозі), з якою метою відряджається працівник, а за кордон, крім того, вказується джерело фінансування відрядження. Доповідна записка на ім'я Голови ДСНС за підписом керівника структурного підрозділу готується також у разі зміни термінів відрядження та направлення працівника у відрядження, яке не передбачене планом роботи ДСНС.

Доповідна записка разом з проєктом наказу про відрядження, підготовленим у встановленому порядку, подається Голові, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

142. Для реєстрації відряджень ведеться журнал, форма якого визначається цією Інструкцією (додаток 11*).

143. Після повернення з відрядження працівник відповідно до порядку, визначеного Головою, готує у триденний строк письмовий звіт або повідомляє керівникові структурного підрозділу про результати виконання завдання, а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.

Звіт про відрядження (виконання завдання) та звіт про використання коштів підписуються працівником, який перебував у відрядженні, та передаються до кадрової служби та служби економіки і фінансів відповідно.

Інші документи

144. Голова ДСНС та його заступники, керуючи роботою ДСНС, дають доручення, які є обов'язковими для виконання, керівникам департаментів та інших самостійних структурних підрозділів апарату ДСНС, територіальних органів, підрозділів центрального підпорядкування, закладів освіти і науково-дослідних установ, підприємств, установ та організацій сфери управління ДСНС.

Окремі доручення Голови ДСНС та його заступників (далі - окреме доручення) оформляються як офіційний документ організаційно-розпорядчого характеру на спеціальному бланку.

Проєкти окремих доручень візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу, в якому його створено, керівники заінтересованих структурних підрозділів, керівники юридичної служби та служби діловодства, а також заступник Голови відповідно до розподілу обов'язків (якщо підписувачем є Голова ДСНС).

Вимоги щодо раціоналізації документообігу

145. Документи, створені у паперовій формі, проходять і опрацьовуються в ДСНС на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу із документами, створеними в електронній формі, визначених Інструкцією з діловодства в електронній формі. У разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення документів у паперовій формі, застосовуються засади організації документообігу, визначені цією Інструкцією.

Ефективна організація документообігу передбачає:

проходження документів у ДСНС найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

уникнення дублювання операцій під час роботи з документами;

централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

раціональне розташування в установі структурних підрозділів і робочих місць;

усунення ручних рутинних операцій, які можна автоматизувати.

Облік обсягу документообігу

146. Обсяг документообігу ДСНС - це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).

Облік обсягу документообігу здійснюється в автоматизованому режимі СЕД.

Облік документів може здійснюватися як за апарат ДСНС у цілому, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію, документи, що містять службову інформацію.

Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в електронній або роздруковуються в табличній формі (додаток 12*).

Приймання та первинне опрацювання вхідних документів

147. Доставка документів до апарату ДСНС здійснюється через систему взаємодії, а також може здійснюватися з використанням засобів поштового зв'язку, кур'єрською та фельд'єгерською службою.

Поштою та через кур'єрську службу доставляється письмова кореспонденція у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення документів у паперовій формі, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд'єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

Каналами електрозв'язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням кваліфікованого електронного підпису та документи в електронній формі без кваліфікованого електронного підпису (у сканованій формі), пов'язані з оперативною діяльністю ДСНС щодо реагування на надзвичайні ситуації техногенного та природного характеру.

148. Усі документи, що надходять до ДСНС, приймаються централізовано в службі діловодства, якщо інше не передбачено нормативно-правовими та організаційно-розпорядчими актами.

У службі діловодства розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "Особисто", "Про корупцію".

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

149. У разі надходження кореспонденції з відміткою "Терміново" фіксується не лише дата, а й години та хвилини доставки.

Документи, що надійшли в неробочий час, приймаються черговим працівником ДСНС.

150. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

У разі відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також за наявності помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитка печатки, грифу затвердження тощо), документ не реєструється і повертається відправникові із зазначенням причини повернення або йому повідомляється про повернення документа телефоном.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка в поштовому реєстрі.

У разі відсутності або нецілісності вкладень унаслідок пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший - зберігається у службі діловодства.

151. Документ повертається відправникові без розгляду у разі його надходження не за адресою, надходження паперового примірника документа, який вже надійшов у електронній формі через систему взаємодії, або надходження документа у паперовій формі без наявних на те підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі.

152. У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі. Документи, що доставляються кур'єром, приймаються під розписку в розносній книзі або у реєстрі, на копії документа відмітка про отримання не ставиться.

У разі надходження документів, пов'язаних з оперативною діяльністю ДСНС щодо реагування на надзвичайні ситуації техногенного та природного характеру, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов'язково інформують відправника.

Попередній розгляд документів

153. Всі вхідні документи підлягають попередньому розгляду в службі діловодства та підрозділі попереднього розгляду документів.

Попередній розгляд документів у паперовій формі здійснюється (у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення документів у паперовій формі) у порядку, визначеному для документів в електронній формі, що надходять до ДСНС через систему взаємодії.

154. Метою попереднього розгляду документів є виокремлення таких, що потребують обов'язкового розгляду Головою ДСНС, його заступниками або структурними підрозділами.

Обов'язковому розгляду Головою ДСНС підлягають закони України, акти та доручення Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, протоколи і виписки з протоколів засідань Уряду, матеріали на засідання Уряду, депутатські запити і звернення, листи за підписом перших керівників центральних і місцевих органів виконавчої влади, кореспонденція, що надходить від Ради національної безпеки і оборони України, органів прокуратури, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності ДСНС і потребують вирішення Головою ДСНС.

Службові документи з підготовленими проєктами резолюцій невідкладно доповідаються для розгляду Головою ДСНС. У першочерговому порядку надаються на розгляд Голові ДСНС попередньо опрацьовані документи від Президента України, Прем'єр-міністра України, Голови Верховної Ради України та окремою папкою листи, підписані керівниками центральних та місцевих органів виконавчої влади.

На розгляд заступникам Голови ДСНС подаються доручення Кабінету Міністрів України, звернення народних депутатів України, які надійшли безпосередньо на їх ім'я, листи Офісу Президента України, Апарату Верховної Ради України, заступників Міністра Кабінету Міністра України або керівників підрозділів Секретаріату Кабінету Міністрів України, листи за підписами заступників керівників центральних і місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій за напрямами діяльності.

Документи, де зазначені заходи за участю Голови ДСНС або його заступників, з надходженням до ДСНС невідкладно з проєктом резолюції передаються до відділу організації управління та аналітичної роботи Адміністративного департаменту для включення до орієнтовного плану роботи Голови ДСНС.

155. Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження суб'єктів розгляду кореспонденції, передбачені у Положенні про ДСНС та у положеннях про структурні підрозділи, розпорядчих документах про розподіл обов'язків Голови, першого заступника Голови та заступників Голови ДСНС, посадових інструкціях, а також класифікатор питань діяльності ДСНС, номенклатура справ, схеми проходження документів.

На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, адресованих керівникам самостійних структурних підрозділів апарату ДСНС, місячні, квартальні, піврічні, річні звіти, форми статистичної звітності, графіки, наряди, заявки, рознарядки, рекламні повідомлення, прейскуранти, копії листів, надіслані до відома тощо безпосередньо вказаним посадовим особам або керівникам самостійних структурних підрозділів за напрямом діяльності, що не підлягають реєстрації службою діловодства (додаток 13*), а також таких, що передаються для реєстрації структурним підрозділам.

Поштова кореспонденція, що надходить від центральних і місцевих органів виконавчої влади, які є співвиконавцями доручень Кабінету Міністрів України, подається для подальшого опрацювання безпосередньо структурним підрозділам для узагальнення та підготовки проєкту відповіді за підписом визначеного відповідальним керівника ДСНС.

Поштова кореспонденція, що надходить на звернення ДСНС за напрямами його діяльності, подається керівникам самостійних структурних підрозділів апарату ДСНС, які готували запит для подальшого опрацювання та підготовки узагальненої інформації для розгляду заступниками Голови ДСНС відповідно до розподілу обов'язків.

Реєстрація документів

156. Реєстрація документів всіх категорій полягає у створенні запису облікових даних про документ та оформлення реєстраційно-моніторингової картки в електронній формі в СЕД із зазначенням обов'язкових реквізитів, за допомогою яких фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим внесенням до реєстраційно-моніторингової картки необхідних відомостей.

У разі потреби перелік обов'язкових реквізитів реєстраційно-моніторингової картки може бути доповнений.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, моніторингу стану виконання і оперативного використання наявної в документах інформації.

157. Реєстрація актів органів державної влади та доручень вищих посадових осіб, запитів і звернень народних депутатів України, а також кореспонденції Верховної Ради України, Офісу Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли на розгляд Голови ДСНС та його заступників, розпорядчих документів, листів за підписом Голови ДСНС та його заступників, рішень колегіальних органів проводиться централізовано у службі діловодства.

Місце реєстрації окремих груп спеціалізованих документів (накази, договори, звіти, прейскуранти, заяви тощо) визначається цією Інструкцією.

Інші документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів установи, можуть реєструватися в цих структурних підрозділах.

Накази з кадрових питань (особового складу) реєструються та зберігаються у службі персоналу.

Відповідно до Порядку ведення договірної роботи в системі ДСНС, який затверджено наказом ДСНС від 29.03.2019 № 200, оригінали договорів, що укладаються від імені ДСНС, ініціативний підрозділ надає до служби ресурсного забезпечення для реєстрації його в журналі обліку договорів та присвоєння йому номера.

Після присвоєння договору відповідного номера ініціативний підрозділ передає оригінал договору до служби економіки і фінансів для зберігання.

Документація, що є підставою підписання договору, зберігається у службі ресурсного забезпечення.

Належним чином оформлені матеріали службових розслідувань реєструються та зберігаються у службі персоналу за відповідним реєстром. Відповідальність за належну організацію зберігання матеріалів контрольних заходів несе безпосередньо керівник служби персоналу, а за схоронність зазначених матеріалів - безпосередньо призначені ним особи.

Акти перевірок контролюючими органами стосовно фінансово-господарської діяльності ДСНС реєструються та зберігаються у службі економіки і фінансів за відповідним реєстром.

Декларації відповідності матеріально-технічної бази суб'єкта господарювання вимогам законодавства з питань пожежної безпеки реєструються службою державного нагляду та контролю шляхом внесення відповідного запису через портал електронних послуг ДСНС.

Структурні підрозділи реєструють створені ними доповідні та службові записки.

Документи, адресовані структурним підрозділам та які стосуються напрямів їх діяльності, реєструються особами, відповідальними за діловодство та контроль виконання документів відповідних структурних підрозділів.

158. Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.

159. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

160. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, запити і звернення народних депутатів України, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшли до ДСНС;

накази з основної діяльності;

накази з адміністративно-господарських питань;

накази з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);

рішення колегії;

акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

бухгалтерські документи;

заявки на матеріально-технічне постачання;

службові листи;

звернення громадян;

запити на інформацію.

Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв'язку), пов'язані з оперативною діяльністю ДСНС щодо реагування на надзвичайні ситуації техногенного та природного характеру, реєструються відповідно до пункту 156 цієї Інструкції з обов'язковою відміткою про способи надходження в облікових формах.

Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без кваліфікованого електронного підпису, пов'язані з оперативною діяльністю ДСНС щодо реагування на надзвичайні ситуації техногенного та природного характеру, реєструються відповідно до пункту 156 цієї Інструкції з обов'язковою відміткою про способи надходження в облікових формах із зазначенням електронної адреси відправника та адресата.

Оригіналу документа, пов'язаного з оперативною діяльністю ДСНС щодо реагування на надзвичайні ситуації техногенного та природного характеру, який надійшов відразу після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, присвоюється реєстраційний номер факсограми або електронного листа. У відповідних реєстраційних формах робиться відмітка про надходження оригіналу.

161. Реєстрація документа здійснюється з використанням СЕД (додатки 14* і 15*).

Журнальна (паперова) або карткова форма реєстрації допускається лише в умовах та впродовж строку дії військового чи надзвичайного стану на території, де розташована установа.

162. В СЕД формується єдина централізована база реєстраційних даних в електронній формі, за допомогою якої працівники забезпечуються інформацією про всі документи ДСНС та їх місцезнаходження.

Організація передачі документів та їх виконання

163. Для забезпечення своєчасного виконання документів служба діловодства розробляє графіки передачі кореспонденції керівництву ДСНС і структурним підрозділам.

164. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва в день їх надходження або наступного робочого дня у разі їх надходження після 17 години. Акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, доручення вищих посадових осіб, запити і звернення народних депутатів, а також кореспонденція Верховної Ради України, Офісу Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня, передаються на розгляд невідкладно.

165. Документи, розглянуті керівництвом ДСНС, повертаються з відповідною резолюцією службі діловодства, яка здійснює передачу документів на виконання.

166. Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, передається виконавцям одночасно в електронній формі з передачею паперового оригіналу (у разі отримання у паперовій формі) головному виконавцю, визначеному в резолюції першим.

167. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційно-моніторинговій картці із зазначенням інформації про виконавців, яким передано паперовий оригінал документа.

168. Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов'язковому порядку здійснюється через службу діловодства, яка робить відповідну відмітку в реєстраційно-моніторинговій картці. Документи, виконання яких перебуває на контролі, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з повідомленням про це службі контролю.

169. Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за ведення діловодства та контроль виконання документів у структурному підрозділі (діловода).

170. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівника ДСНС, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проєкту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

171. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проєкту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) керівникові ДСНС, а у деяких випадках - керівникові структурного підрозділу, а також у разі потреби - підготовку для пересилання адресату.

172. Перед поданням проєкту документа на підпис відповідному керівникові працівник, який підготував документ, зобов'язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

173. Документ подається на підпис разом із документами, на виконання чи на підставі яких його було складено.

Якщо документ надсилається до кількох установ, які не є користувачами системи взаємодії, то після його реєстрації служба діловодства організовує виготовлення необхідної кількості примірників.

174. Автор документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов'язаний передати іншому виконавцеві, за погодженням із своїм безпосереднім керівником, усі невиконані документи та поінформувати службу контролю про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі.

Організація моніторингу виконання документів

175. Основні засади проведення моніторингу виконання документів визначаються Інструкцією з діловодства в електронній формі.

176. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство та контроль.

177. Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції Голови ДСНС та його заступників.

178. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться в додатку 16.

Індивідуальні строки встановлюються керівництвом ДСНС (структурного підрозділу). Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.

179. Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа в установі, до якої надійшов документ.

180. Якщо завдання потребує термінового виконання, обов'язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

181. Співвиконавці зобов'язані подавати пропозиції головному виконавцю впродовж першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

182. У разі потреби індивідуальний строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається без погодження з іншими структурними підрозділами безпосередньо посадовій особі, яка встановила строк. Відповідне прохання подається не пізніше ніж за три робочі дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, - до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.

Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає.

183. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених у постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, надісланих Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України відповідальною за виконання установою разом з проєктом листа, адресованого відповідно керівникові Апарату Верховної Ради України чи Главі Офісу Президента України, за 7 (сім) днів до закінчення встановленого строку.

У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до реєстраційно-моніторингової картки.

184. Безпосередній моніторинг виконання документа проводиться на підставі резолюції Голови ДСНС або його заступників.

Моніторинг виконання документів здійснюється за допомогою реєстраційно-моніторингової картки СЕД.

185. Реєстраційно-моніторингові картки документів, щодо виконання яких проводиться моніторинг, для зручності можуть групуватися за строками (наближенням строків) виконання документів, за виконавцями, за кореспондентами або групами (накази, доручення вищих органів влади, рішення Колегії тощо).

186. На один документ може бути заведена лише одна реєстраційно-моніторингова картка незалежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.

187. Дані про хід виконання документа можуть вноситися до реєстраційно-моніторингової картки на підставі їх запиту телефоном або під час перевірки роботи структурного підрозділу - виконавця.

Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль).

188. За запитом структурного підрозділу служба контролю надає інформацію про документи, виконавцем яких є відповідний підрозділ, щодо яких проводиться моніторинг.

189. Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.

Зняти документ з контролю може тільки Голова ДСНС, його заступники, які встановили контрольний строк у резолюції, або за їх дорученням директор Адміністративного департаменту та начальник відділу контролю Адміністративного департаменту. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням директора Адміністративного департаменту.

Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до реєстраційно-моніторингової картки.

190. Інформація про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається Голові ДСНС у вигляді зведень про виконання документів (додаток 17*).

Служба контролю щотижня складає і надсилає до структурних підрозділів - виконавців інформаційні довідки про виконання завдань, де наводяться переліки документів, не виконаних у встановлений строк.

За підсумками роботи служба контролю готує щотижневу інформацію про стан виконавської дисципліни в апараті ДСНС.

Інформаційно-довідкова робота з документами

191. Засади проведення інформаційно-довідкової роботи з документами визначаються Інструкцією з діловодства в електронній формі.

Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

192. Вихідні документи у паперовій формі, створені в ДСНС у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення документів у паперовій формі, надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв'язку, електрозв'язку, за реєстром особисто виконавцем, а також доставляються кур'єрською, фельд'єгерською службою.

193. Опрацювання документів для відправлення засобами поштового зв'язку здійснюється службою діловодства відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку.

194. З використанням засобів електрозв'язку передачу телеграм, факсограм, телефонограм, електронних копій документів, пов'язаних з оперативною діяльністю ДСНС щодо реагування на надзвичайні ситуації техногенного та природного характеру, здійснює безпосередній виконавець документа.

У разі надсилання факсограм, пов'язаних з оперативною діяльністю ДСНС щодо реагування на надзвичайні ситуації техногенного та природного характеру, оригінал вихідного документа в паперовій формі передається в структурний підрозділ - виконавець тільки для зберігання з подальшим формуванням у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ без передачі їх адресату.

Інформаційні, телекомунікаційні та інформаційно-телекомунікаційні системи повинні забезпечувати захист від несанкціонованих дій, які можуть призвести до випадкових або умисних змін чи знищення інформації.

195. Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів - виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

Не допускається:

надсилання або передача документів без їх реєстрації у службі діловодства;

дублетне надсилання примірника, у тому числі оригінального, документа у паперовій формі, якщо його примірник або копію вже надіслано в електронній формі через систему взаємодії.

196. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники служби діловодства зобов'язані перевірити:

правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);

наявність і правильність зазначення адреси;

наявність на документі відмітки про додатки;

наявність усіх необхідних підписів (печаток) на документі та додатках до нього;

наявність додатків та їх відповідність заявленому складу;

відповідність кількості примірників кількості адресатів;

наявність віз на паперовому примірнику вихідного документа (у разі необхідності його створення), що залишається у справах ДСНС.

197. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню".

198. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.

199. Адреси можуть наноситися на конверт друкарським способом.

200. Документи, що доставляються фельд'єгерською службою, передаються адресатам під розписку у відповідній книзі.

201. Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керівника Адміністративного департаменту. У такому разі в документі зазначається, що він є досиланням або надсилається на заміну раніше надісланому.

202. Структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати вихідні документи та інші поштові відправлення до служби діловодства у години, встановлені для цього Графіком роботи служби діловодства.

Складення номенклатури справ

203. Основні засади складення номенклатури справ, формування справ та зберігання документів в ДСНС визначаються Інструкцією з діловодства в електронній формі.

Цією Інструкцією визначаються окремі особливості систематизації та зберігання документів у паперовій формі, які застосовуються у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі.

204. Номенклатура справ - це обов'язковий для кожної установи систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання відповідних справ.

В апараті ДСНС складаються та ведуться номенклатури справ структурних підрозділів та зведена номенклатура справ апарату ДСНС в електронній формі.

Візуалізація номенклатури справ структурного підрозділу здійснюється за формою, визначеною у додатку 18 до цієї Інструкції.

205. Зведена номенклатура справ апарату ДСНС схвалюється Експертною комісією ДСНС (далі - ЕК ДСНС) та погоджується Експертно-перевірною комісією Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України (далі - ЕПК ЦДАВО) один раз на п'ять років або невідкладно у разі зміни форми власності, структури, функцій та характеру роботи ДСНС, після чого затверджується Головою ДСНС.

Зведена номенклатура справ апарату ДСНС візуалізується за формою, визначеною у додатку 19 до цієї Інструкції, яка складається у чотирьох примірниках, на яких повинен бути заповнений гриф погодження з ЕПК ЦДАВО. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у начальника служби діловодства, другий - використовується службою діловодства як робочий, третій - передається до архівного підрозділу установи для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий - надсилається до ЦДАВО України, з яким погоджувалася зведена номенклатура справ.

Структурні підрозділи отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.

206. Погоджена (раз на п'ять років) з ЕПК ЦДАВО України зведена номенклатура справ апарату ДСНС наприкінці кожного року уточнюється, передруковується, затверджується Головою ДСНС та вводиться в дію з 01 січня наступного календарного року.

Наприкінці року до номенклатури справ структурного підрозділу та зведеної номенклатури справ складаються підсумкові записи про кількість фактично заведених справ та підписуються відповідальними особами.

207. Номенклатура справ представлена у формі електронної таблиці. Графи таблиці заповнюються таким чином.

У графі 0 (лише для зведеної номенклатури справ) проставляється назва структурного підрозділу, до якого відносяться записи про відповідні справи.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу установи (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06/12, де 06 - індекс самостійного відділу, 12 - порядковий номер справи, або 261-1/07, де 04-1 - індекс відділу у складі управління, 07 - порядковий номер справи.

У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).

Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-запитальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи);

короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "справа", наприклад: "Особова справа", "Персональна справа".

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "документи", а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: "Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у закладах вищої освіти".

Термін "документи" вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого документа установи.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: "Протоколи засідань Колегії Державної служби України з надзвичайних ситуацій".

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: "Листування з Міністерством фінансів про затвердження і зміну штатного розпису".

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за видом діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: "Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення".

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: "Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб".

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), у якому планується створення документів або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План основних організаційних заходів ДСНС на 2014 рік.

2. Звіт про використання бюджетних коштів ДСНС за 2013 рік.

Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби - заголовок кожної справи.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів.

У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

У графі 3, яка заповнюється наприкінці календарного року, зазначається кількість справ (томів, частин).

У графі 4 зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.

Допускається посилання на низку статей переліку документів із зазначенням строків їх зберігання. При цьому строк зберігання зазначається відповідно до статті, що встановлює найбільший строк зберігання.

Для документів, не передбачених чинними переліками, строки зберігання визначаються на підставі їх вивчення ЕК ДСНС.

ДСНС погоджує ці строки з ЕПК ЦДАВО України. При цьому в номенклатурі справ робиться примітка: "Строк зберігання встановлено ЕПК ЦДАВО України, протокол № ____________ від ____________".

Для справ, сформованих із тиражованих копій документів, встановлюється строк зберігання "Доки не мине потреба" незалежно від строку зберігання оригіналів документів (у тому числі і для документів постійного строку зберігання) без посилання на статтю відповідного переліку документів із зазначенням строків їх зберігання.

Строк зберігання справи "Для службового користування" не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка "ЕК" (експертна комісія).

У графі 5 робляться позначки про перехідні справи; про форму, в якій ведеться справа (електронна або паперова); про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архівного підрозділу чи інших установ для їх продовження тощо.

Формування справ

208. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

Документи у паперовій формі у ДСНС групуються у справи децентралізовано, тобто в структурних підрозділах.

209. Під час формування справ у паперовій формі необхідно дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі; групувати у справи документи, виконані впродовж одного календарного року, за винятком перехідних справ та судових справ (ведуться протягом кількох років до їх завершення), особових справ (формуються протягом періоду роботи особи в цій установі), документів закладів освіти, що характеризують навчально-виховний процес (формуються за навчальний рік); вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; до справи включати документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс; окремо групувати у справи документи постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання; за обсягом справа постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (не більше ніж 40 мм завтовшки).

Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи, документи у паперовій формі постійного та тимчасового зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть тимчасово групуватися впродовж року в одну справу. Після закінчення року або вирішення питання зазначені документи повинні вміщуватися в окремі справи згідно з номенклатурою справ за таким принципом: до однієї справи вміщуються документи тільки постійного зберігання, а до іншої - тимчасового.

210. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

211. Положення, статути, штати, правила, інструкції, методичні рекомендації, плани тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, їх формують в окремі справи за видами і хронологією.

212. Накази з основної діяльності, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання. Не дозволяється групувати разом накази тривалого (75 років) та тимчасового (5 років) зберігання.

213. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи: протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проєкти рішень тощо); документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).

214. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

215. Доручення Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за автором ініціативних документів. У справі документи систематизуються за датами доручень.

216. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проєктів цих документів.

217. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом. Справи (незалежно від строків зберігання та форми створення (електронна/паперова) повинні мати внутрішні описи (додаток 20*) документів у справі.

218. Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22.03.2016 № 64, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 15 квітня 2016 р. за № 567/28697 (z0567-16) .

В особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи посадової особи в установі, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності: внутрішній опис документів справи; заява про прийняття на роботу (контракт); направлення або подання; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; документи про освіту (копії); копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника тощо; доповнення до особового листка з обліку кадрів; довідки та інші документи.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо до особової справи не включаються. Ці відомості вносяться в доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки.

219. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників апарату ДСНС систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату з грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за рік. Справи (незалежно від строків зберігання та форми створення (електронна/паперова) повинні мати внутрішні описи (додаток 20*) документів у справі.

Персоніфікації формуються в межах року за алфавітом чи щомісяця за рік.

220. Методичне керівництво і контроль за формуванням електронних та у паперовій формі справ в ДСНС та її структурних підрозділах здійснюється службою діловодства та архівним підрозділом.

Зберігання документів

221. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архівного підрозділу зберігаються за місцем їх створення. Нормативно-правові акти зберігаються за місцем їх видання, а документи щодо їх розроблення, погодження тощо - за місцем створення.

222. Керівники структурних підрозділів апарату ДСНС і особи, відповідальні за ведення діловодства і контроль у цих підрозділах, зобов'язані забезпечити зберігання документів і справ у паперовій формі та через два роки після завершення ведення передати їх до архівного підрозділу ДСНС в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

223. Для зберігання справ у паперовій формі у діловодстві використовують картонні теки із клапанами або зав'язками, картонні або пластмасові швидкозшивачі. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

224. Фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у його секретаря. На носії фонограми (її упаковці) робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу відповідає за їх зберігання.

225. Видача справ, складених з документів у паперовій формі, у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів апарату ДСНС здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, та директора Адміністративного департаменту, іншим установам - з письмового дозволу Голови ДСНС. На видану справу складається картка-замінник (додаток 21*). У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.

Посадова особа, яка видала та прийняла справу, зобов'язана здійснити перевірку наявності документів у справі.

Не дозволяється видавати у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів окремі документи зі справ.

226. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більше ніж на один місяць.

227. Вилучення документів зі справи постійного зберігання заборонено. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу Голови ДСНС з обов'язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

В окремих випадках на письмову постанову судових чи слідчих органів у зв'язку зі справами, що перебувають у їхньому провадженні, за письмовою вказівкою Голови ДСНС здійснюється вилучення оригіналів необхідних справ або окремих документів. Про вилучення оригіналів справ або документів складається акт (додаток 22*) у двох примірниках, перший з яких залишається в архівному підрозділі, а другий передається відповідному судово-слідчому органу. У справі обов'язково залишається засвідчена належним чином копія.

Копія ухвали слідчого судді, суду та акт про вилучення документів вміщується до справи фонду. Факт вилучення документів з архівних справ фіксують і в облікових документах, проставляючи відмітку про вилучення. У кожній такій відмітці зазначають номер, дату і назву документа - підстави для вилучення.

Документи, вилучені на підставі ухвали слідчого судді, суду, підлягають обов'язковому поверненню установі, але не пізніше ніж через один рік після закриття провадження або винесення судом рішення у справі.

У разі втрати документів і справ, що числяться за номенклатурою, у структурних підрозділах вживаються заходи відповідно до пункту 232 цієї Інструкції.

Експертиза цінності документів

228. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ.

229. Експертиза цінності документів в електронній формі проводиться відповідно до законодавства у сфері архівної справи та діловодства за тими ж правилами, принципами та критеріями, що й документів у паперовій формі.

230. Для організації та проведення експертизи цінності документів у ДСНС (у разі потреби в структурних підрозділах) утворюється постійно діюча експертна комісія ДСНС з проведення експертизи цінності документів (далі - ЕК).

231. Експертиза цінності документів у діловодстві проводиться щороку в структурних підрозділах апарату ДСНС безпосередньо особами, відповідальними за ведення діловодства і контроль у цих підрозділах, разом з ЕК під методичним керівництвом служби діловодства та архівного підрозділу.

Експертиза цінності документів в архівному підрозділі проводиться під час складання зведених описів справ; у разі надходження документів у неупорядкованому стані; у разі закінчення строків тимчасового зберігання архівних; перед передаванням справ на постійне зберігання до відповідної державної архівної установи; з метою виявлення унікальних документів НАФ під методичним керівництвом ЦДАВО України.

Експертиза цінності документів в архівному підрозділі проводиться щороку з метою виявлення документів, строк тимчасового зберігання яких закінчився. При цьому переглядаються описи справ з кадрових питань (особового складу), тривалого (понад 10 років) зберігання, у тому числі відповідні описи справ установ-попередників та ліквідованих установ.

232. Під час проведення експертизи цінності документів у діловодстві вирізняють такі групи справ: постійного зберігання; тривалого (понад 10 років) зберігання; тимчасового зберігання (до 10 років включно); ті, що підлягають знищенню у зв'язку із закінченням строків їх зберігання.

Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності заборонено.

У разі встановлення в процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, внесених до номенклатури, відповідними структурними підрозділами ДСНС здійснюється їх розшук. У разі негативного результату розшуку Голова ДСНС за поданням служби діловодства або керівника архівного підрозділу створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Особи, винні у недбалому зберіганні, псуванні, незаконному знищенні, приховуванні, розкраданні або незаконній передачі іншій особі архівних документів та інших порушеннях законодавства про НАФ та архівні установи, несуть відповідальність згідно із Законом. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана членами комісії та керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архівного підрозділу.

На підставі довідки архівний підрозділ складає акт (додаток 23*) про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах, який підписує керівник архівного підрозділу, візує керівник служби діловодства та затверджує Г олова ДСНС.

233. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі чинного законодавства у сфері архівної справи та діловодства, переліків документів із зазначенням строків їх зберігання, номенклатури справ апарату ДСНС, інших нормативно-правових актів з питань експертизи цінності, методичних рекомендацій Укрдержархіву шляхом перегляду кожного аркуша справи. Одночасно перевіряються якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ. Доручення органів влади вищого рівня, що надійшли до ДСНС у вигляді паперової копії, не можуть бути відібрані як документи постійного чи тривалого (понад 10 років) зберігання. Заборонено відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в опису або номенклатурі справ.

234. За результатами експертизи цінності документів у ДСНС складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (додаток 24*).

235. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до НАФ, розглядаються ЕК ДСНС одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) подаються в установленому порядку на розгляд ЕПК ЦДАВО України. Погоджені акти затверджуються Головою ДСНС, після чого зазначені в акті документи знищуються. Справи передаються на переробку за приймально-здавальною накладною.

236. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, складається у двох примірниках, як правило, на всі справи ДСНС. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, вносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, уключених до кожної групи. Акти про вилучення документів для знищення мають валову нумерацію, починаючи з № 1.

Справи включаються в акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складено акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2014 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше ніж 01 січня 2018 року, з п'ятирічним строком зберігання - не раніше ніж 01 січня 2020 року, з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках документів зі строками зберігання.

У разі внесення до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, первинної фінансової та бухгалтерської документації до нього додаються довідки про проведення перевірки органами Державної фіскальної служби, та ревізії, проведеної органами Державної аудиторської служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. Довідки підписуються Головою ДСНС або його заступником, відповідно до розподілу обов'язків та головним бухгалтером.

Якщо в акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, включено документи з грифом "Для службового користування" та іншими грифами обмеженого доступу, що застосовуються в ДСНС, ці документи знищуються шляхом подрібнення до стану, що виключає можливість їх прочитання та відновлення. При цьому в кінці акта додатково робиться запис про знищення відповідних документів із зазначенням прізвищ, власних імен членів ЕК.

Складення описів справ

237. Опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.

238. У ДСНС окремо укладаються описи справ на справи постійного, тривалого (понад 10 років) та тимчасового (до 10 років) зберігання, та з кадрових питань (особового складу).

239. Описи справ структурного підрозділу апарату ДСНС складаються щороку за встановленою формою (додаток 25*) посадовою особою, відповідальною за діловодство і контроль у структурному підрозділі, за методичної допомоги архівного підрозділу.

240. Номер опису справ структурного підрозділу апарату ДСНС повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису.

Наприклад: описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу № 5, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2011 році, матимуть такі номери: 5 П - 2011; 5 Т - 2011; 5 ОС - 2011.

241. Під час складання описів справ необхідно дотримуватися таких вимог:

справи кожного року складають річний розділ опису справ;

порядок нумерації справ в описі - валовий за кілька років;

заголовки справ вносять до опису відповідно до прийнятої схеми систематизації, як правило, на основі номенклатури справ (за необхідності заголовки справ редагуються та уточнюються);

кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером);

графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи;

у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

графа опису "Примітка" використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам установи або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

Для розподілу справ відповідно до схеми систематизації передбачено такі правила:

справи відносяться до того року, в якому їх запровадили в діловодстві або в якому вони надійшли до структурного підрозділу для продовження;

плани, звіти, кошториси й документи до них відносяться до того року, на який або за який їх складено, незалежно від дати їх складання;

перспективні плани відносять до початкового року їх дії, а звіти за ці роки - до останнього року звітного періоду;

справи, які розпочато в одному структурному підрозділі та передано для продовження до іншого підрозділу, належать тому підрозділу, де їх завершено (при цьому назва першого підрозділу береться в дужки і пишеться назва останнього).

До кожного річного розділу зведеного опису справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та описів справ з кадрових питань (особового складу) складають передмову, що є елементом довідкового апарату до річного розділу зведеного опису справ.

Передмова до опису складається з двох частин:

перша - історія установи-фондоутворювача;

друга - історія фонду.

У першій частині передмови наводять у хронологічній послідовності відомості про зміни за відповідний період, що відбулися у напрямах діяльності ДСНС, її назві, підпорядкуванні, структурі, у другій - стисло характеризують зміст і повноту документів у справах, висвітлюють особливості формування та описання справ, їх систематизації в описі. Передмову підписують укладач опису та керівник архівного підрозділу.

242. Описи справ ведуться упродовж кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

243. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за _____ рік, № __ ".

244. Опис справ структурного підрозділу апарату ДСНС підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником архівного підрозділу, і затверджується керівником структурного підрозділу. За наявності в структурному підрозділі експертної комісії опис до його затвердження розглядається та схвалюється експертною комісією.

245. Опис справ структурного підрозділу апарату ДСНС, складених у паперовій формі, складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архівного підрозділу, а інший залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

На основі описів справ структурних підрозділів архівний підрозділ готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).

246. Річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання складають за встановленою формою, викладеною в додатку 26 до цієї Інструкції. До нього включають усі заголовки справ, що формувалися в структурних підрозділах упродовж року, а також заголовки справ із документами, вилученими зі справ тимчасового зберігання, які мали позначку "ЕПК". Систематизація заголовків справ в описі повинна відповідати порядку, визначеному у зведеній номенклатурі справ за цей самий рік.

Річний зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення ЕК ДСНС в установленому порядку подаються для схвалення ЕПК ЦДАВО України, після чого затверджуються Головою ДСНС. Один примірник затвердженого опису подається до ЦДАВО України. Другий - зберігається як недоторканий в архівному підрозділі. Третій та четвертий примірники розділу опису використовуються архівним підрозділом і службою діловодства для поточного пошуку справ і у разі їх передавання на постійне зберігання надходять до ЦДАВО України.

247. Річний розділ зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання складається за формою, викладеною в додатку 27 до цієї Інструкції. До опису включають заголовки справ, що утворилися в діяльності структурних підрозділів і мають відповідно до зведеної номенклатури справ строки зберігання понад 10 років, а також зі строком зберігання "До ліквідації установи" (крім документів з кадрових питань (особового складу). Систематизація заголовків справ у цьому описі повинна відповідати порядку, визначеному у зведеній номенклатурі справ за цей самий рік.

Зведені описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках, схвалюються ЕК ДСНС і затверджуються Головою ДСНС.

248. Зведений опис справ з кадрових питань (особового складу) складається за формою, викладеною в додатку 28 до цієї Інструкції. Опис містить документи, що створюються в діяльності кадрової, бухгалтерської служб та служби охорони праці та за номенклатурою справ установи мають строк зберігання понад 10 років.

Заголовки справ опису по особовому складу систематизують за номінальною ознакою в такій послідовності:

накази з кадрових питань (особового складу), що підлягають тривалому зберіганню (75 років);

облікові документи (списки працівників);

книги (журнали) обліку наказів з кадрових питань (особового складу);

картки з обліку особового складу;

особові справи (у тому числі осіб, представлених до присвоєння почесних звань), атестаційні справи, персональні справи;

контракти, трудові договори, що замінюють накази з кадрових питань (особового складу);

бухгалтерські документи (особові рахунки із заробітної плати, а у разі їх відсутності - розрахункові відомості із зарплати);

документи про атестацію і тарифікацію (тарифікаційні відомості (списки);

документи про проведення атестації та встановлення кваліфікації;

нагородна документація;

документи про нещасні випадки на виробництві (акти, протоколи, висновки, журнали);

незатребувані особисті документи працівників (трудові книжки, військові квитки, дипломи, атестати тощо).

Особові справи (особові картки) вносять до опису за роком звільнення посадових осіб в алфавітному порядку їх прізвищ.

Залежно від обсягу особові справи вносяться до опису як окремі одиниці зберігання або групуються за алфавітом в окремі справи-наряди, кожну з яких включають до опису під самостійним номером, наприклад:

21. Особові справи звільнених працівників з прізвищами з літери "А" по літеру "К".

22. Те саме з прізвищами з літери "Л" по літеру "Я".

У справи-наряди вміщують внутрішній опис усіх особових справ із зазначенням номерів сторінок кожної особової справи. Сформовані у справи-наряди особові справи відокремлюють одна від одної чистими аркушами паперу, де зазначають прізвище, власне ім'я, по батькові особи, на яку заведено справу.

Особові картки також формують у справи-наряди в алфавітному порядку, наприклад:

"Особові картки звільнених працівників (ф. Т-2) з прізвищами з літери "А" по літеру "Н".

Особові рахунки працівників формують у хронологічному порядку за алфавітом прізвищ працівників або структурним принципом, наприклад:

"Особові рахунки працівників з прізвищами з літери "А" по літеру "М".

Залежно від кількості особових справ та особових карток на особові справи та картки звільнених працівників може складатися окремий опис.

Заголовки справ, включених до річного розділу зведеного опису справ з кадрових питань (особового складу), нумерують у валовому порядку до числа 999.

Зведені описи справ з кадрових питань (особового складу) складаються у трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються ЕК ДСНС, погоджуються з ЕПК ЦДАВО України, після чого затверджуються Головою ДСНС. Перший примірник річного розділу опису зберігається в архівному підрозділі як недоторканий, а другий є робочим і використовується в практичній роботі. Третій надсилається для контролю ЦДАВО України.

249. Архівний підрозділ зобов'язаний описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до ЦДАВО України в установлені законодавством строки.

У ДСНС зведений опис дозволяється складати за кілька років, але не більше ніж за п'ять років.

Сумарний облік справ закріплюється у підсумковому записі, який складають для всіх архівних описів справ. Після останньої статті кожного опису зазначають (цифрами та словами) фактичну кількість справ, унесених до річного розділу опису, а також вказують особливості нумерації справ (наявність літерних та пропущених номерів).

Кожну зміну загальної кількості справ в описі, пов'язану з надходженням, вибуттям, об'єднанням, розформуванням справ тощо, фіксують у підсумковому записі з посиланням на відповідні документи, що є підставою для внесення запису.

Після внесення в опис додаткових записів складають новий підсумковий запис до опису. У разі вибуття справ з опису в графі "Примітка" проти кожної справи, що вибула, роблять позначку "Вибула".

Для обліку кількості аркушів річного розділу зведеного опису справ, фіксації особливостей нумерації опису на окремому аркуші складається засвідчувальний напис до розділу опису (додаток 29*), який розміщують наприкінці річного розділу зведеного опису.

До кожного річного розділу зведеного опису справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та описів справ з кадрових питань (особового складу) складають передмову, що є елементом довідкового апарату до річного розділу зведеного опису справ.

Інші елементи довідкового апарату до річного розділу зведеного опису справ (титульний аркуш, зміст, список скорочень, покажчик) складають за потреби.

Необхідність складання довідкового апарату до зведених описів справ постійного зберігання узгоджується з ЦДАВО України.

Декілька річних розділів зведеного опису справ або один річний розділ, кількість заголовків справ у яких досягла числа 9999 (або 999), вважаються закінченим описом. Справи, створені в наступні роки, включаються до іншого опису, що має наступний порядковий номер, наприклад 2, або інший валовий номер.

Закінчений опис складають і в разі ліквідації установи-фондоутворювача незалежно від кількості заголовків справ у річних розділах.

Закінчений опис, що складається з річних описів справ, повинен мати загальний засвідчувальний запис. Якщо опис складається з кількох томів, то засвідчувальний запис складається до кожного тому, а до останнього тому складається загальний засвідчувальний запис до опису в цілому.

Для написання передмови до закінченого опису справ послуговуються нормативно-правовими актами, довідковою літературою (енциклопедіями, довідниками тощо), справою фонду, документами фонду, обліковими документами, довідковим апаратом архіву, а також історичною довідкою до конкретного фонду. Крім цього, в єдиний документ зводять відомості, що містяться в передмовах до річних розділів.

Архівний підрозділ складає історичну довідку - документ, що містить відомості з історії установи та її фонду, характеристику описів, інформацію про склад і повноту документів, особливості формування справ, їх стан, склад довідкового апарату до фонду та порядок користування ним.

Історичну довідку до фонду складають під час першого надходження документів до архіву. У разі поповнення фонду документами за певний період часу складають продовження до історичної довідки за цей період часу. Під час складання історичної довідки використовують інформацію, що міститься в передмові до річних розділів опису.

Кількість примірників історичної довідки до фонду (продовження до історичної довідки) повинна відповідати кількості примірників річних розділів зведеного опису.

Історичну довідку (продовження до історичної довідки) подають на розгляд ЕПК ЦДАВО України одночасно з річним розділом зведеного опису справ постійного зберігання.

Оформлення справ, складених у паперовій формі

250. Оформлення справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) передбачає систематизацію документів, нумерацію аркушів у справі, складення внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

Систематизація документів у справі передбачає розміщення документів за хронологією надходження або створення (з січня по грудень).

Нумерація аркушів справ здійснюється з метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів, уключених у справу. Усі аркуші справи нумерують арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором. Аркуші засвідчувального напису та внутрішнього опису нумеруються окремо. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів справи, аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису заборонено.

Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо. Аркуш формату, більшого ніж А4, підшивається з одного боку і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється на формат А4.

У разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша. У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (135-а, 135-б тощо).

Засвідчувальний напис справи складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації.

Засвідчувальний напис (додаток 29*) складається на окремому аркуші, що вміщується в кінці справи, у друкованих примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) - на зворотному боці останнього чистого аркуша.

У засвідчувальному написі зазначаються цифрами і літерами кількість аркушів у справі та окремо через знак "+" (плюс) кількість аркушів внутрішнього опису, якщо він є.

У засвідчувальному написі застерігаються такі особливості нумерації документів справи:

наявність літерних та пропущених номерів аркушів;

номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями тощо;

номери великоформатних аркушів;

номери конвертів з укладеннями і кількість аркушів укладень.

Засвідчувальний напис підписується особою, яка його склала. Усі наступні зміни в складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна документів копіями, приєднання нових документів тощо) зазначаються у засвідчувальному написі із посиланнями на відповідний виправдовувальний документ (наказ, акт).

У разі значного обсягу перенумерації аркушів у справі в кінці її складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається у справі постійно.

251. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.

До деяких категорій справ, що містять унікальні документальні пам'ятки, документи з грифом "Для службового користування", судові справи, справи, назви яких не повністю розкривають їх зміст, а також до справ з кадрових питань (особового складу) (наказів з кадрових питань (особового складу); карток з обліку особового складу; особових справ; контрактів, трудових договорів, що замінюють накази з кадрових питань (особового складу); розрахунково-платіжних відомостей (особових рахунків), а в разі їх відсутності - розрахункових відомостей із виплати заробітної плати; актів; протоколів; висновків; незатребуваних особистих документів працівників) складається внутрішній опис документів (додаток 20*).

Внутрішній опис складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та словами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується його укладачем. Якщо справу оправлено або підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі "Примітки" із посиланням на відповідні документи (накази, акти тощо) і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.

252. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, та з кадрових питань (особового складу) (додаток 30*) вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).

253. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за ____________ роки".

254. На обкладинках справ (титульних аркушах) зазначають кількість аркушів у справі відповідно до засвідчувального напису (без урахування аркушів внутрішнього опису та засвідчувального напису).

На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

255. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівним підрозділом - номер опису і фонду.

256. У разі зміни найменування ДСНС (його структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

257. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. У разі вміщення у справу належним чином оформленого титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються лише номери архівного фонду, опису і справи. Заборонено наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

Передача справ, складених у паперовій формі, до архівного підрозділу ДСНС

258. Керівники департаментів та інших самостійних структурних підрозділів апарату ДСНС під персональну відповідальність щороку забезпечують передачу справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення до архівного підрозділу в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

Підготовка справ структурного підрозділу для передання до архівного підрозділу включає перевіряння правильності формування документів у справи, відповідність заголовків справ змісту вміщених до справ документів, оформлення документів кожної справи, оформлення справ та відповідність справ номенклатурі, затвердженій Головою ДСНС. У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути.

Справи до архівного підрозділу доставляються працівниками структурних підрозділів у картонних теках на зав'язках.

У разі відсутності справ структурних підрозділів, що значаться в описах, уживаються заходи, передбачені пунктом 232 цієї Інструкції.

Справи постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років включно) зберігання відділу діловодства передаються до архівного підрозділу у першому кварталі наступного за звітним року.

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до архівного підрозділу за рішенням Голови ДСНС за умови наявності в ньому вільних площ.

259. Передача справ до архівного підрозділу здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим Головою ДСНС.

260. Якщо окремі справи необхідно залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, архівний підрозділ оформляє видачу справ у тимчасове користування.

За письмовим зверненням структурного підрозділу архівний підрозділ оформляє видачу справ, складених у паперовій формі, на строк до трьох місяців.

261. Приймання-передавання кожної справи здійснюється працівником архівного підрозділу в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи.

262. Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) передаються до архівного підрозділу за описами, складеними за вимогами, визначеними у пункті 270 цієї Інструкції.

У кінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та словами позначки про фактичну кількість справ, що передані до архівного підрозділу, номери справ, що відсутні, дату приймання-передавання справ і ставляться підписи осіб, які здавали та приймали справи. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, усі інші залишаються в архівному підрозділі.

Справи, що передаються до архівного підрозділу, повинні бути зв'язані належним чином.

263. З метою забезпечення збереженості архівних документів, встановлення фактичної наявності справ, що значаться за описами, виявлення відсутніх документів та їх розшуку, оцінки фізико-хімічного та технічного стану документів, виявлення та обліку документів, що потребують реставраційного та іншого спеціального оброблення, здійснюються перевірки наявності та стану справ.

Перевірка справ постійного зберігання проводиться раз на 5 років і перед передаванням їх на зберігання до ЦДАВО України. Перевіряння справ з кадрових питань (особовому складу) та справ тривалого (понад 10 років) зберігання проводиться раз на 10 років.

Щороку перевіряються справи, що впродовж року були видані з архівосховища для користування.

264. Під час зміни Голови ДСНС наявність і стан документів (справ), що знаходяться в діловодстві структурних підрозділів та в архівному підрозділі, а також облікових документів та довідкового апарату до них відбиваються окремим розділом в акті приймання-передавання ДСНС.

Відповідно до облікових даних служби діловодства та архівного підрозділу в акті наводяться окремо кількість документів, що знаходяться в діловодстві, та кількість справ, що зберігаються в архівному підрозділі, у тому числі кількість справ, що внесені до НАФ.

Під час зміни керівника архівного підрозділу (особи, відповідальної за архів) приймання-передавання справ, облікових документів та довідкового апарату до них, а також приміщень, обладнання та інвентарю архіву здійснюється за актом (додаток 31*). Матеріальні цінності (обладнання та інвентар архіву) передаються встановленим чинним законодавством порядком.

Для приймання-передавання архіву наказом ДСНС призначається комісія в складі не менше трьох осіб, у тому числі представника служби діловодства.

Під час приймання-передавання архіву перевіряються наявність і стан: справ постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання, з кадрових питань (особового складу); облікових документів та довідкового апарату до справ (паспорта архіву, описів справ і номенклатур справ, що замінюють описи, книг надходження і вибуття справ, довідкових картотек, каталогів тощо); печаток і штампів, якими користується архівний підрозділ; стелажного, протипожежного, іншого обладнання та охоронної сигналізації; умов зберігання документів.

Акт приймання-передавання справ під час зміни керівника архівного підрозділу (особи, відповідальної за архів) підписується особами, які здають і приймають справи, членами комісії та затверджується Головою ДСНС.

У випадку виявлення нестачі справ, обладнання та інвентарю архіву комісія негайно інформує Голову ДСНС для вжиття заходів щодо пошуку документів та майна архіву.

У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу особа, відповідальна за діловодство і контроль в підрозділі, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформлює справи і передає їх до архівного підрозділу незалежно від строків зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.

У разі зміни (звільнення) керівника структурного підрозділу апарату ДСНС документи (справи), що знаходяться в діловодстві структурного підрозділу, передаються за актом (додаток 32*), другий примірник якого передається до архівного підрозділу.

У разі ліквідації або реорганізації ДСНС передавання документів входить до обов'язків Комісії з реорганізації або Ліквідаційної комісії, створеної для передавання справ і майна (далі - Комісія).

Кошти на упорядкування, дострокове приймання та подальше зберігання документів передбачаються в кошторисі Комісії, створеної для її припинення.

Якщо ДСНС припиняється шляхом ліквідації, її архівні справи, внесені до НАФ, в тому числі не завершені в діловодстві, та документи з кадрових питань (особового складу) передаються в упорядкованому стані до ЦДАВО України.

У разі припинення ДСНС шляхом злиття, приєднання, поділу, перетворення (далі - реорганізація) з передачею її функцій іншій установі остання приймає за актом документи, не завершені в діловодстві ДСНС, що реорганізується, та її архів.

Якщо функції ДСНС, що реорганізується, передаються декільком іншим установам, її архівні справи, внесені до НАФ, архівні справи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, передаються в упорядкованому стані до ЦДАВО України.

Документи, не завершені в діловодстві, а також документи з кадрових питань (особового складу) працівників, які перейшли на роботу до установ-правонаступників, передаються цим установам за належністю.

У разі реорганізації ДСНС, коли з її складу виділяється структурний підрозділ, якому надаються права установи, останньому передаються документи, не закінчені в діловодстві, що відносяться до профілю діяльності новоствореної установи, а також документи з кадрових питань (особового складу) працівників, які перейшли на роботу в новостворену установу.

ДСНС зобов'язана забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до НАФ, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архівному підрозділі для постійного зберігання до ЦДАВО України.

1. Ця Типова інструкція згідно з вимогами Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" та інших актів законодавства визначає:

порядок проходження електронного документа з моменту його створення або одержання до моменту відправлення або передавання до архівного підрозділу установи;

загальні засади функціонування та використання системи електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі - система взаємодії);

оперативний інформаційний обмін з використанням службової електронної пошти.

Ця Типова інструкція встановлює загальні правила здійснення моніторингу стану виконання управлінських рішень.

Ця Типова інструкція поширюється на всі електронні документи, що створюються, відправляються або одержуються територіальними органами, підрозділами безпосереднього підпорядкування, навчальними закладами та науково-дослідними установами, підприємствами, установами та організаціями, сфери управління Державної служби України з надзвичайних ситуацій (далі - установи).

Особливості організації діловодства з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, діловодства за зверненнями громадян, запитами на публічну інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами, при цьому вимоги цієї Типової інструкції поширюються на зазначені види діловодства в частині загальних принципів роботи з документами та в тій частині, яка прямо не визначена окремими нормативно-правовими актами.

Вимоги цієї Типової інструкції до роботи з первинно-обліковою, банківською, фінансовою, звітно-статистичною, науково-технічною документацією поширюються лише в частині загальних принципів роботи з документами.

2. Основною формою провадження діловодства в установах є електронна.

Документування управлінської інформації в електронній формі здійснюється із застосуванням кваліфікованого електронного підпису, кваліфікованої електронної печатки та кваліфікованої електронної позначки часу, крім випадків наявності обґрунтованих підстав для документування управлінської інформації у паперовій формі, якими визнаються:

документи, що містять інформацію з обмеженим доступом, вимога щодо захисту якої встановлена законом;

електронні документи, що не можуть бути застосовані як оригінал згідно з вимогами закону;

документи з питань, пов'язаних із запобіганням виникненню надзвичайних ситуацій, ліквідацією їх наслідків, або з інших питань, пов'язаних із виникненням загрози життю та/або здоров'ю населення, а також із невідкладних питань щодо проведення ООС та обороноздатності держави;

документи, вимога щодо опрацювання яких у паперовій формі встановлена актами Кабінету Міністрів України.

3. Загальні засади документування управлінської інформації та особливості ведення діловодства у паперовій формі визначаються Типовою інструкцією з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55.

Діловодство у паперовій формі допускається лише для документів, визначених пунктом 2 цієї Типової інструкції.

4. До електронних документів, підписаних (погоджених) із застосуванням кваліфікованого електронного підпису або засвідчених кваліфікованою електронною печаткою, вимагати відтворення візуального підпису або відбитка печатки незалежно від особливостей оформлення документів не допускається.

5. Проходження в діловодстві установи одного і того ж документа в електронній та паперовій формах не допускається.

6. У цій Типовій інструкції терміни вживаються у такому значенні: