Відповідно до абзацу восьмого пункту 5 Порядку функціонування системи управління та контролю за виконанням Угоди про фінансування Дунайської транснаціональної програми (Interreg V-B Danube - CCI 2014TC16M6TN001), затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 листопада 2019 року № 1038 (1038-2019-п) , пункту 9 Положення про Державну аудиторську службу України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 03 лютого 2016 року № 43 (43-2016-п) , НАКАЗУЮ:

Затвердити Методичні рекомендації щодо проведення перевірок здійснених витрат (контролю першого рівня), які задекларовані бенефіціаром (партнером) проєкту, бенефіціаром технічної допомоги у рамках виконання Дунайської транснаціональної програми (Interreg V-B Danube - CCI 2014TC16M6TN001), що додаються.

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

щодо проведення перевірок здійснених витрат (контролю першого рівня), які задекларовані бенефіціаром (партнером) проєкту, бенефіціаром технічної допомоги у рамках виконання Дунайської транснаціональної програми (Interreg V-B Danube - CCI 2014TC16M6TN001)

( У тексті Методичних рекомендацій та додатків до них: слова "окрема система бухгалтерського обліку або обліковий код" у всіх відмінках замінено словами "окремий рахунок (субрахунок) бухгалтерського обліку" у відповідних відмінках; слово "доказ" у всіх відмінках і формах числа замінено словом "підтвердження" у відповідному відмінку згідно з Наказом Державної аудиторської служби № 219 від 04.08.2020 (v0219889-20) )

I. Загальні положення

1. Ці Методичні рекомендації розроблено відповідно до Закону України (2939-12) "Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні" (далі - Закон), Закону України (2554-19) "Про ратифікацію Угоди про фінансування Дунайської транснаціональної програми (Interreg V-B Danube - CCI 2014TC16M6TN001)", Угоди про фінансування Дунайської транснаціональної програми (Interreg V-B Danube - CCI 2014TC16M6TN001) (984_002-17) (далі - Угода) підписаної 7 і 8 грудня 2017 року у м. Брюссель та 15 грудня 2017 року у м. Будапешт і ратифікованої Законом України від 19 вересня 2018 року № 2554-VIII (2554-19) , Порядку функціонування системи управління та контролю за виконанням Угоди про фінансування Дунайської транснаціональної програми (Interreg V-B Danube - CCI 2014TC16M6TN001) (1038-2019-п) , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 листопада 2019 року № 1038 (далі - Порядок) та Керівних настанов з контролю Дунайської транснаціональної програми на 2014 - 2020 роки Версія 6.0 (від 30 квітня 2019 року) (далі - Керівні настанови) з метою забезпечення єдиних підходів до проведення та оформлення відповідальним контролером результатів перевірок здійснених витрат (контролю першого рівня), які задекларовані бенефіціаром (партнером) проєкту, бенефіціаром технічної допомоги у рамках виконання Дунайської транснаціональної програми (Interreg V-B Danube - CCI 2014TC16M6TN001) (далі - Програма).

2. У цих Методичних рекомендаціях терміни вживаються в таких значеннях:

запит інформації - письмове звернення до державних органів та органів місцевого самоврядування, банків, кредитних установ, підприємств, установ, організацій усіх форм власності, інших юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців щодо отримання інформації, документів і матеріалів, необхідних для перевірки здійснених витрат;

письмове пояснення - одержання письмової відповіді від представників бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги на поставлені відповідальним контролером питання, що стосуються виконання проєктів Програми;

аудиторський слід - це історія записів даних, що забезпечує безпечний запис даних життєвого циклу, таких як створення, додавання, видалення або зміна інформації, в паперовому або електронному вигляді, без приковування або перезапису оригінального запису. Аудиторський слід полегшує відновлення історії подій, пов'язаних з записом, незалежно від її адреси, включаючи інформацію про дії "хто, що, коли і чому".

Інші терміни, що використовуються у цих Методичних рекомендаціях, вживаються у значеннях, наведених в Законі (2939-12) , Порядку (1038-2019-п) та в Керівних настановах.

3. Методичні рекомендації не встановлюють нових норм права, а носять виключно рекомендаційний та роз'яснювальний характер щодо єдиного розуміння проведення перевірок здійснених витрат (контролю першого рівня), які задекларовані бенефіціаром (партнером) проєкту, бенефіціаром технічної допомоги у рамках виконання Дунайської транснаціональної програми (Interreg V-B Danube - CCI 2014TC16M6TN001).

II. Загальні рекомендації щодо проведення перевірок здійснених витрат

1. Відповідно до пункту 4 Керівних настанов перевірку здійснених витрат відповідальний контролер проводить шляхом адміністративних перевірок та перевірок на місцях.

2. Відповідно до пункту 3.4.1 Керівних настанов при адміністративній перевірці здійснених витрат відповідальний контролер відповідає на питання шляхом внесення відповідних даних до стандартного документа - контрольного списку сертифікату контролю першого рівня (FLC Checklist), згенерованого в електронній моніторинговій системі.

Контрольні списки сертифікату контролю першого рівня (FLC Checklist, FLC Checklist for TA) із відповідями відповідального контролера після кожної перевірки здійснених витрат зберігаються в електронній моніторинговій системі, можуть бути надруковані та збережені у паперовому вигляді.

3. Відповідно до пункту 3.2.2 Керівних настанов відповідальному контролеру слід врахувати, що перевірка здійснених витрат та видача сертифіката контролю першого рівня (FLC Certificate) має проводиться протягом 60 календарних днів з дня подання бенефіціаром (партнером) проєкту, бенефіціаром технічної допомоги до електронної моніторингової системи партнерського звіту та документів, визначених абзацами третім, четвертим пункту 10 Порядку (1038-2019-п) .

4. Відповідно до пункту 4.1 Керівних настанов адміністративна перевірка проводиться за місцезнаходженням робочого місця відповідального контролера стосовно кожного партнерського звіту, що поданий бенефіціаром (партнером) проєкту, бенефіціаром технічної допомоги до електронної моніторингової системи та доданих сканованих копій усіх фінансово-господарських і бухгалтерських документів бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги, що підтверджують зазначені у партнерському звіті здійснені витрати у межах реалізації проєкту.

Додатково відповідальний контролер може перевірити зазначені в абзаці першому цього пункту документи за місцезнаходженням бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги.

5. Відповідно до пункту 4.1 Керівних настанов під час адміністративної перевірки відповідальному контролеру слід дослідити питання згідно з переліком, що викладений у додатку 1.

6. Якщо під час проведення адміністративної перевірки відповідальному контролеру для підтвердження законності та правильності здійснених витрат недостатньо документів, що були подані відповідно до пункту 10 Порядку (1038-2019-п) бенефіціаром (партнером) проєкту, бенефіціаром технічної допомоги, відповідальний контролер може повернути партнерський звіт на доопрацювання та надіслати бенефіціару (партнеру) проєкту, бенефіціару технічної допомоги запит інформації щодо надання додаткових підтверджувальних оригіналів або завірених у встановленому порядку копій документів чи письмових пояснень у рекомендовані відповідальним контролером строки. Оригінали отриманих документів підлягають поверненню.

Відповідно до пункту 7 Порядку (1038-2019-п) надсилання бенефіціару (партнеру) проєкту, бенефіціару технічної допомоги запиту інформації може здійснюватися одним із таких способів:

до центральних органів виконавчої влади, їх територіальних органів, місцевих органів виконавчої влади, підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління центральних або місцевих органів виконавчої влади - в електронній формі у порядку, визначеному Типовою інструкцією з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну (55-2018-п) , яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 "Деякі питання документування управлінської діяльності" (далі - Типова інструкція);

за письмовим запитом Національного органу контролю, що надсилається рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням про вручення, з одночасним направленням його сканованої копії на офіційну електронну адресу бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги;

за письмовим запитом відповідального контролера, врученим керівнику чи його заступнику під підпис, на примірнику відповідального контролера або через службу діловодства бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги.

7. Отримання від бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги інформації на запит здійснюється одним із таких способів:

від центральних органів виконавчої влади, їх територіальних органів, місцевих органів виконавчої влади, підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління центральних або місцевих органів виконавчої влади - в електронній формі у порядку, визначеному Типовою інструкцією (55-2018-п) ;

електронною поштою на електронну адресу Національного органу контролю з подальшим надсиланням на адресу місцезнаходження робочого місця відповідального контролера у паперовому вигляді;

особисто відповідальному контролеру під підпис на примірнику бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги з подальшим переданням відповідальним контролером до служби діловодства Національного органу контролю.

8. У запиті інформації відповідальному контролеру доцільно зазначити про необхідність надання запитуваної інформації разом з реєстром документів та рекомендований строк їх надання.

Дотриманням бенефіціаром (партнером) проєкту, бенефіціаром технічної допомоги зазначеного відповідальним контролером рекомендованого строку надання запитуваної інформації вважається: дата вихідної реєстрації листа-відповіді у разі отримання запитуваної інформації у спосіб, визначений абзацом другим цього пункту; дата надсилання електронного листа у разі отримання запитуваної інформації у спосіб, визначений абзацом третім цього пункту; дата підпису відповідального контролера у разі отримання запитуваної інформації у спосіб, визначений абзацом четвертим цього пункту, не пізніше за встановлений строк.

9. У разі ненадходження до зазначеного відповідальним контролером строку від бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги запитуваної інформації, або якщо надана інформація є недостатньою для того, щоб підтвердити чи спростувати законність та правильність здійснених витрат, Національний орган контролю в термін не пізніше 3 робочих днів повідомляє про такі факти Керівний орган та Спільний секретаріат (далі - КО/СС), Національний контактний пункт.

10. У разі якщо відповідальному контролеру недостатньо поданих бенефіціаром (партнером) проєкту, бенефіціаром технічної допомоги до електронної моніторингової системи документів, необхідних для підтвердження здійснених витрат, або якщо виникають питання щодо їх законності, відповідальний контролер за погодженням з КО/СС та Національним контактним пунктом може провести у бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги перевірку на місці.

11. Відповідно до пункту 4.2 Керівних настанов перевірку на місці відповідальний контролер може проводити за місцезнаходженням бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги щонайменше один раз протягом періоду реалізації проєкту для кожного бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги.

12. Відповідно до пункту 4.2 Керівних настанов перевірки на місцях відповідальний контролер проводить за погодженням з КО/СС та Національним контактним пунктом. Перевірки на місцях можуть здійснюватися на вибірковій основі. Частота перевірок на місцях визначається залежно від суми фінансування проєктів та ступеню ризику, визначеного такими перевірками та КО/СС.

13. У разі потреби під час перевірки на місці відповідальний контролер може залучати на договірних засадах кваліфікованих фахівців відповідних органів виконавчої влади, державних фондів, підприємств, установ і організацій для проведення контрольних обмірів будівельних, монтажних, ремонтних та інших робіт, контрольних запусків сировини і матеріалів у виробництво, контрольних аналізів сировини, матеріалів і готової продукції, інших перевірок.

14. Відповідно до пункту 4.2 Керівних настанов під час перевірки на місці відповідальному контролеру слід дослідити питання згідно з переліком, що викладений у додатку 2.

15. Відповідно до пункту 3.4.1 Керівних настанов контрольні списки сертифікату контролю першого рівня (FLC Checklist), гармонізовані в межах Програми, є обов'язковими для використання відповідальним контролером в електронній моніторинговій системі.

Відповідно до пункту 2.3 Керівних настанов перевірка поданого через електронну моніторингову систему бенефіціаром (партнером) проєкту партнерського звіту, у якому зазначають здійснені витрати для отримання підтвердження щодо їх законності та правильності, документується шляхом заповнення відповідальним контролером контрольного списку сертифікату контролю першого рівня (FLC Checklist) (додаток 3).

Під час перевірки здійснених витрат відповідальному контролеру рекомендується дослідити:

а) реалізацію заходів, запланованих в рамках проєкту;

б) записи рахунків бухгалтерського обліку;

в) витрати на персонал;

г) витрати на відрядження та добові;

ґ) витрати на обладнання і матеріали;

д) витрати на надані послуги;

е) витрати на інвестиційний та інфраструктурний компонент;

є) адміністративні витрати;

ж) виконання зобов'язань в області інформації та візуалізації, промоції;

з) дотримання інших правил ЄС;

и) інші елементи прийнятності витрат.

16. Під час дослідження питань, зазначених у пункті 15 цих Методичних рекомендацій, відповідальному контролеру доцільно звернути увагу на таке:

а) під час перевірки реалізації заходів, запланованих в рамках проєкту:

чи був описаний фактичний хід реалізації діяльності за проєктом протягом даного звітного періоду;

чи стан виконання окремих заходів у рамках проєкту відповідає договору субсидіювання та додаткам до нього;

чи заходи було виконано відповідно до описів, передбачених договором субсидіювання та додатками до нього;

чи статус виконання проєкту, представлений в звітах про хід реалізації проєкту, відповідає фактично досягнутим показникам;

чи документи, представлені в звітах про хід реалізації проєкту, відповідають вихідній документації за проєктом;

б) під час перевірки записів рахунків бухгалтерського обліку:

чи ведеться бенефіціаром (партнером) проєкту, бенефіціаром технічної допомоги окремий рахунок (або застосовується окремий обліковий код) для обліку всіх операцій, пов'язаних з реалізацією проєкту;

чи витрати, представлені бенефіціаром (партнером) проєкту, бенефіціаром технічної допомоги у звіті, були реально здійснені, оплачені та включені в записи бухгалтерського обліку з відповідними сумами з підтвердними документами;

чи записи бухгалтерського обліку описані у такий спосіб, що вказує на відсутність фінансування з інших джерел, відповідно до правил Програми;

чи витрати були оплачені протягом терміну прийнятності витрат, зазначеного у договорі субсидіювання;

чи відповідає розмір ПДВ заяві бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги і правилам прийнятності;

чи витрати, включені в заявці на платіж, вже були представлені до розрахунку авансового платежу чи відшкодування, чи повторно включені в поточній заявці на платіж;

чи застосований правильний курс обміну валют для перерахунку витрат, здійснених в національній валюті на євро;

в) під час перевірки витрат на персонал:

чи співпадають обов'язки кожного співробітника в посадовій інструкції з проєктом (перевірити такі документи: трудовий договір або інший рівноцінний документ, перелік обов'язків, відомість нарахування заробітної плати або інший еквівалентний документ, платіжні квитанції, табелі робочого часу);

якщо працівник виконує інші завдання, не пов'язані з проєктом, чи був визначений метод розрахунку його заробітної плати (за фіксованою ставкою чи неповна зайнятість);

для осіб, які працюють в проєкті неповний робочий день і без зазначення фіксованої кількості годин, чи подано облік робочого часу;

у випадку виплати заробітної плати на основі погодинної ставки:

чи розрахована погодинна ставка для людей, які працюють в умовах неповного робочого часу з гнучкою кількістю годин роботи в місяць;

чи погодинна ставка множиться на кількість годин, фактично відпрацьованих в рамках проєкту;

чи час роботи було задокументовано в табелі робочого часу із зазначенням повного робочого часу;

чи сплачені обов'язкові платежі (податки) із заробітної плати, якщо вони були зазначені в договорі і відповідають законодавству;

якщо витрати цивільно-правового договору зі співробітником бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги вказані в звіті, то чи сфера дії договору виходить за рамки обов'язків співробітника, зазначених в трудовому договорі;

якщо представлена для відшкодування вартість витрат премій/бонусів/нагород, то чи дотримані правила прийнятності, зазначені в програмних документах;

чи договорам, крім трудового договору (наприклад, договір на надання послуг), передувала відповідна процедура закупівлі залежно від вартості договору;

якщо бенефіціар (партнер) проєкту, бенефіціар технічної допомоги отримує загальну суму для витрат на персонал, то чи не були ці витрати представлені як реальні витрати в іншій бюджетній лінії;

чи відображений фізичний хід реалізації проєкту в описовому звіті та покритий загальною сумою, що відповідає вимогам ходу реалізації проєкту;

чи значення загальної суми відповідає сумі, зазначеній в договорі субсидіювання;

г) під час перевірки витрат на відрядження та добові:

чи були заплановані відрядження, що стосуються завдань, запланованих в проєкті;

чи існує підтвердження учасників відрядження (запрошення, список учасників, порядок денний наради, семінару чи конференції, підтвердження електронною поштою тощо);

чи витрати на відрядження були здійснені і обліковуються відповідно до національного законодавства або внутрішніх правил бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги (сума добових / виписка з банківського рахунку, квитанції, рахунки, квитки тощо);

чи час відрядження збігається з датою організованого заходу;

чи була відповідно зменшена сума добових у разі забезпечення харчування організаторами зустрічі;

чи приватні засоби транспорту (таксі, службовий автомобіль, приватний автомобіль) були обрані відповідно до правил Програми;

чи вартість відрядження за межі території Програми прийнятна відповідно до правил Програми;

чи відповідає значення загальної суми сумі, встановленій у договорі субсидіювання;

д) під час перевірки витрат на обладнання і матеріали:

чи закупівля/поставка обладнання і матеріалів була необхідна для проєкту, чи передбачена в договорі субсидіювання, чи використовується виключно для реалізації проєкту;

обсяг та ціна здійснених поставок відповідає договору з підрядником (рахунок, банківська виписка та документи, що мають рівнозначну доказову вартість тощо);

чи перевірені витрати були здійснені відповідно до чинного законодавства про публічні закупівлі (національного законодавства, законодавства ЄС чи правил Програми);

якщо бенефіціар (партнер) проєкту, бенефіціар технічної допомоги відмовився від проведення процедури відповідно до Закону України (922-19) "Про публічні закупівлі", то чи зробив він це правомірно;

якщо бенефіціар (партнер) проєкту, бенефіціар технічної допомоги вносив зміни в підписані договори / додатки до договорів, то чи відповідало це підписаному договору з підрядником;

якщо бенефіціар (партнер) проєкту бенефіціар технічної допомоги придбав вживані основні засоби, то чи відповідає це правилам Програми;

чи придбані основні засоби існують в наявності та чи присвоєні їм інвентарні номери;

е) під час перевірки витрат за надані послуги:

чи обсяг виконаних послуг відповідає договору з підрядником і договору субсидіювання та додаткам до нього (перевірити: рахунки, акти виконаних робіт, банківські виписки тощо);

чи обсяг завдань було виконано протягом терміну, зазначеного в договорі з підрядником;

чи перевірені витрати на послуги були здійснені відповідно до Закону України (922-19) "Про публічні закупівлі";

якщо бенефіціар (партнер) проєкту, бенефіціар технічної допомоги відмовився від проведення процедури відповідно до Закону України (922-19) "Про публічні закупівлі", чи зробив він це правомірно;

чи договір, підписаний з підрядником, включає в себе чітко визначені обов'язки, тривалість, терміни і розмір винагороди;

чи обсяг виконаних робіт виконаний згідно з ціною та завданнями, узгодженими в договорі з підрядником;

чи надана документація підтверджує, що навчання/захід було проведено для цільової групи, зазначеної у договорі субсидіювання та додатках до нього;

чи виконані зовнішні послуги не були передані іншому бенефіціару (партнеру) проєкту, який бере участь в проєкті;

є) під час перевірки витрат - інвестиційний та інфраструктурний компонент:

чи придбані основні засоби використовуються відповідно до цілей, зазначених в договорі субсидіювання та додатках до нього;

чи обсяг виконаних робіт виконаний згідно з ціною, узгодженою в договорі з підрядником;

чи обсяг завдань було виконано протягом терміну, зазначеного в договорі з підрядником;

у разі придбання нерухомості чи не були перевищені межі, встановлені в програмних документах;

чи вартість придбання нерухомості представлена в проєкті в правильній кількості / співвідношенні;

чи перевірені витрати на послуги були здійснені відповідно до Закону України (922-19) "Про публічні закупівлі";

якщо бенефіціар (партнер) проєкту, бенефіціар технічної допомоги вносив зміни в підписані договори / додатки до договорів, то чи відповідало це підписаному з підрядником договору;

чи були отримані необхідні юридичні дозволи і документи (наприклад, дозвіл на будівництво, початок будівельних робіт, екологічний висновок, оцінка впливу на навколишнє середовище);

чи є документ, що підтверджує право на використання нерухомості / інвестиційного призначення / виконання будівельних робіт;

чи частина бюджету проєкту, витрачена на інфраструктуру та інвестиції, не перевищувала 20% гранту ЄС (стосується лише мікро-проєктів);

ж) під час перевірки витрат в категорії адміністративні витрати:

чи загальна сума не перевищує ставки, затвердженої в договорі субсидіювання та додатках до нього, тобто не перевищує 7% від загальних прямих прийнятних витрат, за винятком витрат, пов'язаних з інфраструктурним компонентом;

чи бенефіціар (партнер) проєкту, бенефіціар технічної допомоги правильно розрахував суму прийнятних витрат відповідно до фіксованої ставки, зазначеної в договорі субсидіювання та додатках до нього;

чи в таблиці показані ці витрати як фактичні витрати, коли бенефіціар (партнер) проєкту, бенефіціар технічної допомоги отримав фіксовану ставку на непрямі витрати (поштові послуги, кур'єрські послуги тощо, архів, канцелярське приладдя та інші витратні матеріали, ремонт офісу, оренда офісу, страхування, телефон, електроенергія, опалення, прибирання, банківські платежі);

з) під час перевірки виконання зобов'язань в області інформації та візуалізації/промоції:

чи заходи та інформаційно-рекламні матеріали містили необхідну інформацію відповідно до вимог Програми, в тому числі, логотип Програми, прапор ЄС, інформацію про співфінансування Програми;

чи основні засоби, наприклад приміщення, де відбулася подія (конференція, навчання, офісне обладнання / публікації) були марковані відповідно до правил Програми;

чи бенефіціар (партнер) проєкту, бенефіціар технічної допомоги поінформував громадськість про допомогу, отриману від Програми, розмістивши на своєму сайті (якщо є) короткий опис, в тому числі її цілі і результати, а також висвітлив інформацію про фінансову підтримку з боку ЄС, якщо це зобов'язання випливає з правил Програми;

чи бенефіціар (партнер) проєкту, бенефіціар технічної допомоги дотримувався правил Програми щодо інформації та промоції;

чи витрати, понесені на інформаційно-рекламну діяльність, потрібні для досягнення цілей проєкту;

и) під час перевірки дотримання інших правил ЄС:

чи є будь-які підтвердження того, що заходи в проєкті не відповідають горизонтальним (лінійним) цілям ЄС з охорони навколишнього середовища, щодо рівних можливостей та недискримінації, включаючи ґендерну рівність;

чи є будь-які підтвердження того, що заходи в проєкті не відповідають положенням Програми, що стосуються доступності для людей з обмеженими можливостями;

чи є будь-які підтвердження того, що проєкт виключає інші цільові групи за статевою ознакою, расою або етнічним походженням, релігійними переконаннями чи віросповіданням, інвалідністю, віком або сексуальною орієнтацією;

чи є будь-які підтвердження порушення правил ЄС щодо державної допомоги, тобто чи можливо підтвердити, що:

проєктні заходи відповідають договору субсидіювання та додаткам до нього і не створюють жодних нових проблем;

проєктні заходи не створюють економічної переваги для партнера або третьої сторони і не роблять потенційного впливу на конкуренцію, але служать загальним інтересам;

якщо є заходи бенефіціара (партнера) проєкту, які не визначені як державна допомога в договорі субсидіювання та додатках до нього, то чи мають ці заходи неекономічний характер? У цьому контексті під заходами неекономічного характеру необхідно розуміти:

бенефіціар (партнер) проєкту не веде діяльності, для якої існує ринок;

бенефіціар (партнер) проєкту не пропонує товарів/послуг, для яких існує ринок;

бенефіціар (партнер) проєкту не здійснює діяльності у рамках проєкту, яка може бути здійснена приватним оператором, що має намір отримати прибуток (навіть якщо це не передбачалося у рамках проєкту);

бенефіціар (партнер) проєкту не надає товарів/послуг у рамках проєкту, які можуть бути надані приватним оператором, що має намір отримати прибуток (навіть якщо це не передбачалося у рамках проєкту);

бенефіціар (партнер) проєкту не створює інфраструктури (наприклад, портову інфраструктуру), яка буде економічно вигідна і недоступна для громадського користування безкоштовно;

і) інші елементи перевірки прийнятності витрат:

чи в процесі перевірки оцінки вартості публічних закупівель відповідальний контролер отримав гарантію того, що бенефіціар (партнер) проєкту, бенефіціар технічної допомоги не здійснював дроблення закупівель за допомогою, наприклад: аналізу плану закупівель, аналізу підписаних договорів, подібних з точки зору свого обсягу/виду, аналізу запланованих витрат під час реалізації проєкту з точки зору подібності обсягу/виду закупівель;

чи під час перевірки було перевірено, що нижче перераховані витрати не були враховані як прийнятні, а саме:

а) заборгованість і витрати, пов'язані з обслуговуванням боргу (відсотки);

б) резерв на можливі втрати чи зобов'язання;

в) витрати, заявлені бенефіціаром (партнером) проєкту, бенефіціаром технічної допомоги і які вже фінансуються з бюджету ЄС;

г) придбання землі чи будівель на суму, що перевищує 10 % від прийнятних витрат за проєктом;

ґ) збитки від курсових різниць;

д) мита, податки і збори, в тому числі ПДВ, за винятком випадків, де немає можливості повернути їх на основі чинного національного податкового законодавства, якщо це не буде зазначено по-іншому у відповідних документах Програми;

е) кредити третім особам;

є) штрафи, фінансові санкції та судові витрати;

ж) внески у натуральній формі, в тому числі волонтерство.

Перелік питань, на які доцільно звернути увагу відповідальному контролеру, не є вичерпним.

17. Відповідно до пункту 6 Керівних настанов перевірка партнерського звіту бенефіціара технічної допомоги за проєктом технічної допомоги, у якому зазначають здійснені витрати для отримання підтвердження щодо їх законності та правильності, документується шляхом заповнення відповідальним контролером контрольного списку перевірки технічної допомоги (FLC Checklist for TA) (додаток 4).

18. Відповідальний контролер має підтвердити витрати бенефіціара технічної допомоги на:

оренду, утримання будівлі та адміністративні витрати;

проїзд та проживання;

отримання зовнішнього досвіду та витрати на обслуговування;

закупівлю обладнання.

Під час дослідження зазначених питань відповідальному контролеру слід врахувати аспекти, що викладені у пункті 15 цих Методичних рекомендацій.

III. Видача сертифіката контролю першого рівня (FLC Certificate)

1. Відповідно до пункту 3.4.1 Керівних настанов у разі підтвердження витрат бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги за результатами проведеної перевірки здійснених витрат відповідальний контролер вносить відповідні дані до стандартного документу - контрольного списку сертифікату контролю першого рівня (FLC Checklist, FLC Checklist for TA), згенерованого в електронній моніторинговій системі, та видає сертифікат контролю першого рівня (FLC Certificate).

2. Відповідно до пункту 6 Порядку (1038-2019-п) у разі непідтвердження відповідальним контролером витрат бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги за результатами проведеної перевірки здійснених витрат Національний орган контролю інформує КО/СС та Національний контактний пункт про виявлені під час здійснення такої перевірки невідповідності (порушення).

3. У разі часткового підтвердження витрат бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги за результатами проведеної перевірки здійснених витрат відповідальний контролер має внести до електронної моніторингової системи відповідні дані та видає сертифікат контролю першого рівня (FLC Certificate) лише на суму витрат, яка підтверджена, а також Національний орган контролю інформує КО/СС та Національний контактний пункт про виявлені невідповідності (порушення).

4. Відповідно до пункту 3.3 Керівних настанов під час перевірки здійснених витрат відповідальний контролер має вживати заходів щодо сприяння виправленню даних, надання пояснень та додаткових підтвердних документів бенефіціарами (партнерами) проєкту, бенефіціаром технічної допомоги під час реалізації проєктів.

5. Відповідно до пункту 4.3 Керівних настанов результати проведених відповідальним контролером перевірок здійснених витрат мають бути належно задокументованими, а інформація, що отримана поза межами електронної моніторингової системи та є підтвердженням відповідності здійснених бенефіціарами (партнерами) проєкту, бенефіціаром технічної допомоги витрат, зберігається у Національному органі контролю для подальших перевірок та аудитів.

Документація про результати перевірок здійснених витрат має містити інформацію про виконану відповідальним контролером роботу, результати такої перевірки та про вжиті заходи у випадку встановлення невідповідностей (порушень).

6. Відповідно до пункту 3.4.2 Керівних настанов сертифікат контролю першого рівня (FLC Certificate) може бути виданий повторно у разі якщо:

1) відповідальний контролер протягом 15 днів з дня видачі сертифікату контролю першого рівня (FLC Certificate) та до моменту подання головним бенефіціаром (головним партнером) проєкту заявки на відшкодування коштів (витрат) до КО/СС самостійно визначає потребу повторної видачі такого сертифіката. Відповідальний контролер повідомляє про це КО/СС;

2) до відповідального контролера надійшов електронною моніторинговою системою доопрацьований бенефіціаром (партнером) проєкту за ініціативою головного бенефіціара (головного партнера) проєкту партнерський звіт та повідомлення на електронну пошту від бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги про необхідність повторної видачі такого сертифіката;

3) КО/СС повернув такий сертифікат відповідальному контролеру для виправлення. Після виправлення сертифікат контролю першого рівня (FLC Certificate) надсилається головному бенефіціару (головному партнеру проєкту) для виправлення звіту про хід реалізації проєкту та повторного направлення його до КО/СС.

7. У суперечливих випадках щодо повторного випуску сертифіката контролю першого рівня (FLC Certificate) відповідальний контролер консультується із КО/СС.

IV. Дотримання політики ЄС під час здійснення у бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги перевірок закупівель

1. Відповідно до статті 33 розділу V "Закупівлі, що здійснюються бенефіціарами з країни-партнера ЄІС" Додатка IV до Угоди (984_002-17) про фінансування відповідальному контролеру рекомендовано проводити перевірку закупівель, застосованих бенефіціаром (партнером) проєкту, бенефіціаром технічної допомоги, який є замовником відповідно до Закону України (922-19) "Про публічні закупівлі", для встановлення їх відповідності Закону України "Про публічні закупівлі", Регламенту (ЄС, Євратом) № 966/2012 Європейського Парламенту і Ради від 25 жовтня 2012 року (Фінансовий Регламент) та Делегованому Регламенту Комісії (ЄС) № 1268/2012 від 29 жовтня 2012 року (Делегований Регламент).

2. Під час здійснення перевірки закупівель, зазначеної у пункті 1 цього розділу, можуть бути використані положення Порядку проведення перевірок закупівель Державною аудиторською службою, її міжрегіональними територіальними органами (631-2013-п) , затвердженого постановою від 01 серпня 2013 року № 631.

3. Відповідно до пункту 3.5 Додатка "Прийнятність витрат проєкту" до Керівних настанов відповідальному контролеру рекомендовано проводити перевірку закупівель, застосованих бенефіціаром (партнером) проєкту, який не є замовником відповідно до Закону України (922-19) "Про публічні закупівлі", для встановлення їх відповідності Регламенту (ЄС, Євратом) № 966/2012 Європейського Парламенту і Ради від 25 жовтня 2012 року (Фінансовий Регламент) та Делегованому Регламенту Комісії (ЄС) № 1268/2012 від 29 жовтня 2012 року (Делегований Регламент).

4. Перевірка закупівель, зазначена у пункті 3 цього розділу, проводиться під час адміністративної перевірки та перевірки та місці.

5. За результатами перевірок закупівель, передбачених цим розділом, відповідальний контролер має відповісти на питання шляхом внесення відповідних даних до стандартного документу - контрольного списку сертифікату контролю першого рівня (FLC Checklist), згенерованого в електронній моніторинговій системі.

V. Прийнятні та неприйнятні витрати проєкту

1. Відповідно до пункту 3.1.1 Додатка "Прийнятність витрат проєкту" до Керівних настанов відповідальний контролер може визначити здійснені витрати, які задекларовані бенефіціаром (партнером) проєкту, бенефіціаром технічної допомоги у рамках виконання Програми (далі - здійснені витрати), прийнятними, якщо такі здійснені витрати сплачені в період з 01 січня 2014 року по 31 грудня 2023 року та:

пов'язані з ініціюванням та реалізацією проєкту Програми, схваленого Моніторинговим комітетом, та є необхідними для досягнення узгодженої проєктної діяльності;

відповідають принципу ефективності, результативності та економічності;

відповідають принципу реальних витрат, за винятком витрат, які розраховуються як фіксовані ставки та одноразові суми;

зазначені у партнерському звіті, що поданий до електронної моніторингової системи, здійснені та сплачені бенефіціаром (партнером) проєкту, бенефіціаром технічної допомоги;

стосуються діяльності, яка не фінансувалася з інших фінансових інструментів;

підтверджені документально (рахунками-фактурами або іншими документами з доказовою вартістю) і безпосередньо пов'язані з певним бенефіціаром (партнером) проєкту, бенефіціаром технічної допомоги, за винятком витрат, розрахованих як фіксовані ставки та одноразові суми;

відповідають правилам прийнятності Програми, законодавству України та Делегованого Регламенту Комісії (ЄС) № 481/2014 від 04 березня 2014 року, що доповнює Регламент (ЄС) № 1299/2013 Європейського Парламенту та Ради від 17 грудня 2013 року стосовно конкретних правил прийнятності видатків на Програму, Регламенту (ЄС) № 1303/2013 Європейського Парламенту та Ради від 17 грудня 2013 року.

2. Відповідно до пункту 3.1.2 Додатка "Прийнятність витрат проєкту" до Керівних настанов відповідальний контролер може визначити здійснені витрати неприйнятними, якщо такі здійснені витрати:

спрямовані на погашення штрафів, фінансових санкцій, правові спори та судових витрат;

спрямовані на подарунки, за винятком тих, що не перевищують 50 євро на подарунок;

пов'язані з коливанням валютного курсу;

спрямовані на погашення відсотків за боргом;

спрямовані на придбання земельних ділянок та наявних будівель;

спрямовані на сплату податку на додану вартість, крім випадків, коли такий податок не підлягає відшкодуванню згідно із законодавством України;

пов'язані з натуральними внесками, що визначені у статті 69 (1) зазначеного у пункті 1 цього розділу Регламенту (ЄС) № 1303/2013;

пов'язані з розподілом витрат проєкту між бенефіціарами (партнерами) проєкту;

спрямовані на придбання уживаного обладнання.

VI. Обробка невідповідності (порушень), виявленої під час перевірки здійснених витрат

1. Відповідно до пункту 3.5.1 Керівних настанов у разі виявлення відповідальним контролером невідповідності (порушення) під час перевірки здійснених витрат до видачі сертифіката контролю першого рівня (FLC Certificate) та подання заявки на відшкодування коштів (витрат) КО/СС Національний орган контролю письмово у встановленому порядку повідомляє про виявлені факти щодо такої (такого) невідповідності (порушення) Національний контактний пункт, електронною поштою - КО/СС, при цьому сума здійснених витрат із виявленою (виявленим) невідповідністю (порушенням) не включається до сертифіката першого рівня (FLC Certificate).

2. Відповідно до пункту 3.5.1 Керівних настанов у разі виявлення відповідальним контролером невідповідності (порушення) після видачі сертифіката контролю першого рівня (FLC Certificate), при цьому заявка на відшкодування коштів (витрат) ще не погоджена КО/СС, Національний орган контролю протягом одного робочого дня з дня виявлення такої (такого) невідповідності (порушення), повідомляє КО/СС електронною поштою про запобігання відшкодування таких коштів (витрат) та видає сертифікат контролю першого рівня (FLC Certificate) повторно.

3. Відповідно до пункту 3.5.2 Керівних настанов у разі виявлення відповідальним контролером невідповідності (порушення) або наявності підстави вважати про вчинення такої (такого) невідповідності (порушення) після погодження КО/СС заявки на відшкодування коштів (витрат) Національний орган контролю повідомляє про це Національному контактному пункту, КО/СС та МВС відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 25 жовтня 2017 року № 1110 (1110-2017-п) "Про запровадження національного механізму координації взаємодії органів державної влади з метою захисту фінансових інтересів України та Європейського Союзу". При цьому сертифікат контролю першого рівня (FLC Certificate) повторно не видається, не коригується (не виправляється), а сума здійснених витрат із виявленою (виявленим) невідповідністю (порушенням) у виданому та наступних сертифікатах контролю першого рівня (FLC Certificate) не віднімається.

VII. Заходи щодо запобігання шахрайству

1. Відповідно до пункту 7.4 Керівних настанов під час здійснення перевірки витрат бенефіціарів (партнерів) проєктів відповідальний контролер має дотримуватися Стратегії запобігання шахрайству Програми для підвищення результативності попередження ризиків шахрайства в межах реалізації Програми.

2. Якщо під час перевірки здійснених витрат бенефіціарів (партнерів) проєктів виявлені ознаки шахрайства або є підозра про такі випадки, відповідальному контролеру рекомендовано окремо письмово зафіксувати виявлені факти та протягом 3 робочих днів поінформувати про них Національний контактний пункт, КО/СС, МВС.

3. Під час здійснена перевірок витрат бенефіціарів (партнерів) проєктів відповідальний контролер звертає увагу на ознаки шахрайства, про наявність яких зазначає при заповнені контрольних списків.

4. Відповідальний контролер може вести облік даних бенефіціарів (партнерів) проєктів, у яких під час перевірки здійснених витрат встановлені порушення з ознаками шахрайства.

5. У разі виявлення відповідальним контролером порушень законодавства матеріали перевірки, у яких зафіксовані порушення, що містять ознаки шахрайства, передаються до МВС в повному обсязі не пізніше десяти робочих днів після встановлення таких порушень.

6. Відповідальному контролеру рекомендовано здійснювати постійний моніторинг розгляду переданих до МВС матеріалів перевірок.

7. У разі надходження до відповідального контролера інформації щодо фактів здійснення витрат бенефіціарами (партнерами) проєктів із ознаками шахрайства, відповідальному контролеру доцільно розглядати таку інформацію, у тому числі під час здійснення перевірок витрат бенефіціарів (партнерів) проєктів. Про результати перевірки (розгляду такої інформації) інформується Національний контактний пункт, КО/СС, МВС.

8. Відповідно до пункту 7.4 Керівних настанов щорічно (з травня по липень відповідного року) відповідальному контролеру рекомендовано забезпечити проведення оцінки ризиків шахрайства, механізм здійснення якої буде визначений КО/СС та надісланий до відповідального контролера щонайменше за місяць до початку такої оцінки.

VIII. Забезпечення зберігання документів та оформлення результатів перевірки

1. Відповідно до пункту 4.3 Керівних настанов контрольні списки сертифіката контролю першого рівня (FLC Checklist, FLC Checklist for TA) із відповідями відповідального контролера після кожної перевірки здійснених витрат зберігаються в електронній моніторинговій системі та можуть бути надруковані й збережені у паперовому вигляді.

2. Відповідно до пункту 3.7.3 (2) Керівних настанов результати перевірок на місці відповідальним контролером належним чином документуються та оформляються Звітом про результати перевірки.

3. Відповідно до пункту 4.3 Керівних настанов звіт про результати перевірки з відповідними додатками (робочі записи, реєстри робіт, контрольні списки, окремі вибірки тощо) відповідальному контролеру рекомендовано сформувати у відповідні справи та забезпечити їх збереження.

4. Відповідно до пункту 4.3 Керівних настанов відповідальному контролеру рекомендовано забезпечити зберігання документів щодо перевірки витрат кожного бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги для подальших перевірок.

5. Відповідно до пункту 4.3 Керівних настанов документи, що отримані відповідальним контролером під час перевірки здійснених витрат поза межами електронної моніторингової системи (рахунки-фактури, брошури за проєктами, фотографії запланованих заходів, матеріали навчальних курсів, інша інформація, що є підтвердженням відповідності витрат, тощо), рекомендовано сформувати у справи та передати на зберігання до архіву Національного органу контролю у встановленому порядку.

ПЕРЕЛІК ПИТАНЬ,

що підлягають перевірці відповідальним контролером під час проведення адміністративної перевірки

1. Чи відповідають витрати програмним та національним правилам прийнятності, правилам прийнятності ЄС та чи відповідають умовам підтримки проєкту та сплаті, як зазначено в договорі субсидіювання?

2. Чи витрати, оголошені бенефіціаром (партнером) проєкту, бенефіціаром технічної допомоги, підтверджуються рахунками-фактурами (інвойсами) або бухгалтерськими документами, що мають еквівалентну доказову силу, за винятком спрощених варіантів витрат?

3. Чи витрати, оголошені бенефіціаром (партнером) проєкту, бенефіціаром технічної допомоги, були фактично здійсненні та сплачені, за винятком витрат, пов'язаних з амортизацією та спрощеними варіантами витрат?

4. Чи витрати були здійснені та сплачені (за винятком спрощених варіантів витрат) протягом відповідного періоду часу проєкту і про це раніше не повідомлялося?

5. Чи витрати, засновані на спрощених варіантах визначення вартості (якщо такі є), правильно розраховуються та метод розрахунку, що використовується, є прийнятним?

6. Чи витрати (якщо такі є) за змістом статті 20 (2) Регламенту (ЄС) № 1299/2013 (20) (2) були перевірені (перевірки, які необхідно здійснити, описані в розділах 3.4.2 (для витрат асоційованих стратегічних партнерів) та 3.4.3 (стосовно 20 % діяльності))?

7. Чи витрати, що відшкодовані на основі прийнятних фактично здійснених витрат, належним чином відображаються на окремому рахунку, або таким витратам присвоєний відповідний код в обліку? Наявний необхідний аудиторський слід і він був доступний для перевірки.

8. Чи витрати у валюті, відмінній від евро, були перераховані з використанням місячного облікового обмінного курсу Європейської Комісії в тому місяці, протягом якого витрати були подані відповідальному контролерові для перевірки?

9. Чи були дотримані відповідні правила ЄС / національні / інституційні та програмні правила під час закупівель?

10. Чи були дотримані правила оприлюднення (публічності) ЄС та Програми?

11. Чи спільно профінансовані товари, послуги та роботи були фактично надані відповідно до договору субсидіювання та форми заявки?

12. Чи пов'язані витрати з діяльністю відповідно до форми заявки та договору субсидіювання?

13. Чи на перевірені витрати не впливають невідповідності (порушення), чи шахрайство?

14. Чи під час перевірок було виявлено порушення правил, що стосуються сталого розвитку, рівних можливостей та недискримінації, рівності між чоловіками й жінками та державної допомоги?

15. Чи під час перевірок було виявлено підтвердження подвійного фінансування витрат з інших фінансових джерел?

16. Чи під час перевірок було виявлено підтвердження отримання невідображеного доходу від проєкту?

ПЕРЕЛІК ПИТАНЬ,

що підлягають перевірці відповідальним контролером під час проведення перевірки на місці

1. Чи бенефіціар (партнер) проєкту, бенефіціар технічної допомоги має банківський рахунок проєкту для отримання внесків ЄІС шляхом відкриття окремого банківського рахунку в євро або відкриття субрахунку наявного банківського рахунку в євро чи технічного коду для цілей проєкту?

2. Чи використовує бенефіціар (партнер) проєкту, бенефіціар технічної допомоги окремий рахунок в обліку або присвоєний відповідний код в обліку для всіх операцій, пов'язаних з проєктом?

3. Чи заявлені витрати відповідають бухгалтерській документації та супровідним документам, що зберігаються у бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги?

4. Чи рахунки, пов'язані із вже оголошеними витратами, доступні в приміщеннях бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги?

5. Чи аудиторський слід, що відноситься до бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги, існує та завершується на території головного бенефіціара (головного партнера) проєкту?

6. Чи включаються дані про доходи, отримані в результаті здійснення проєкту, до звітних документів бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги?

7. Чи послуги, оголошені в рамках проєкту, здійснюються на практиці і надаються в приміщенні бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги і використовуються лише для цілей проєкту?

8. Чи обладнання, оголошене в рамках проєкту, було придбано насправді, відповідає опису, наведеному у затвердженій заявці, і використовується лише для цілей проєкту?

9. Чи невеликі інвестиції, оголошені в рамках проєкту, були реалізовані на практиці, відповідають вимогам, наведеним у затвердженій заявці, та використовуються лише для цілей проєкту?

10. У випадку партнерів ЄІС чи застосовуються процедури закупівель, які відповідають положенням Фінансового регламенту, Делегованого регламенту та Угоді про фінансування (984_002-17) , укладеній між відповідною країною-партнером, Європейською комісією та Керівним органом?

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

I. Загальні положення

II. Загальні рекомендації щодо проведення перевірок здійснених витрат

III. Видача сертифіката контролю першого рівня (FLC Certificate)

IV. Дотримання політики ЄС під час здійснення у бенефіціара (партнера) проєкту, бенефіціара технічної допомоги перевірок закупівель

V. Прийнятні та неприйнятні витрати проєкту

VI. Обробка невідповідності (порушень), виявленої під час перевірки здійснених витрат

VII. Заходи щодо запобігання шахрайству

VIII. Забезпечення зберігання документів та оформлення результатів перевірки

ПЕРЕЛІК ПИТАНЬ,

що підлягають перевірці відповідальним контролером під час проведення адміністративної перевірки

ПЕРЕЛІК ПИТАНЬ,

що підлягають перевірці відповідальним контролером під час проведення перевірки на місці

КОНТРОЛЬНИЙ СПИСОК

сертифіката контролю першого рівня (FLC Checklist)

КОНТРОЛЬНИЙ СПИСОК

перевірки технічної допомоги (FLC Checklist for TA)