Державна податкова служба України, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі - Кодекс), розглянула звернення щодо окремих питань здійснення діяльності фізичною особою - підприємцем - платником єдиного податку і в межах компетенції повідомляє.

Платник податків, що є фізичною особою - підприємцем на спрощеній системі оподаткування 2 групи, просить надати індивідуальну податкову консультацію з питання отримання, зберігання та надання для перевірки податковому органу первинних документів.

Законом України від 14 липня 2020 року N 786-IX "Про внесення змін до Податкового кодексу України щодо функціонування електронного кабінету та спрощення роботи фізичних осіб - підприємців" (786-20) (далі - Закон N 786) зокрема, внесені зміни до п. 296.1 ст. 296 Кодексу (2755-17) .

Так, з 01 січня 2021 року згідно з п. 296.1 ст. 296 Кодексу (2755-17) фізичні особи - підприємці - платники єдиного податку першої і другої груп та платники єдиного податку третьої групи, які не є платниками податку на додану вартість, ведуть облік у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів.

Фізичні особи - підприємці - платники єдиного податку третьої групи, які є платниками податку на додану вартість (далі - ПДВ), ведуть облік у довільній формі шляхом помісячного відображення доходів та витрат.

Облік доходів та витрат може вестися в паперовому та/або електронному вигляді.

Для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством (абзац перший п. 44.1 ст. 44 Кодексу (2755-17) ).

Пунктом 44.3 ст. 44 Кодексу (2755-17) встановлено, що платники податків зобов'язані забезпечити зберігання документів, визначених п. 44.1 ст. 44 Кодексу (2755-17) , а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством термінів, але не менш як 1095 днів (2555 днів - для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до статей 39 та 392Кодексу) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання - з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності та документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, - не менш як 1095 днів з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів - не менш як 1095 днів з дня завершення терміну їх дії).

У разі ліквідації платника податків документи, визначені п. 44.1 ст. 44 Кодексу (2755-17) , за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів (2555 днів - для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст. ст. 39 та 39-2 Кодексу), що передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.

Передбачені п. 44.3 ст. 44 Кодексу (2755-17) терміни зберігання документів продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ст. 102 Кодексу (2755-17) .

Слід зазначити, що наказом Міністерства фінансів України від 26.11.2020 р. N 728 (z1240-20) "Про визнання таким, що втратив чинність, наказу Міністерства фінансів України від 19 червня 2015 року N 579" з 01 січня 2021 року втратили чинність форми Книги обліку доходів, Книги обліку доходів і витрат та порядки їх ведення, затверджені наказом Міністерства фінансів України від 19.06.2015 р. N 579 (z0800-15) , та скасовано реєстрацію книг у податкових органах.

Проте, зміни, запроваджені з 01.01.2021 р. Законом N 786 (786-20) щодо форми обліку доходів і витрат у довільній формі (в паперовому вигляді (зошиті, журналі тощо) чи в електронному вигляді (в електронній таблиці у файлі Excel, Word тощо)), не скасовують обов'язку дотримуватися платниками єдиного податку першої - третьої груп вимог заповнювати податкову декларацію платника єдиного податку - фізичної особи - підприємця (далі - податкова декларація) на підставі первинних документів у відповідності до норм п. 44.1 ст. 44 Кодексу (2755-17) , які мають право вивчати та перевіряти контролюючі органи під час проведення перевірок згідно з пп. 20.1.6 п. 20.1 ст. 20 Кодексу (2755-17) .

Крім того, при заповненні податкової декларації за звітний період - 2020 рік платниками єдиного податку використовуються дані Книги обліку доходів або Книги обліку доходів та витрат (далі - Книги), які велися до 01.01.2021 р., показники яких повинні бути підтверджені первинними документами.

Отже, фізичні особи - підприємці - платники єдиного податку першої - третьої груп зобов'язані забезпечити зберігання первинних документів, на підставі яких ведеться облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань по податках і зборах - у разі їх сплати. Такі первинні документи (в тому числі Книги) зберігаються не менш як 1095 днів з дня подання податкової декларації або іншої податкової звітності, для складення якої вони використовуються, а у разі ліквідації платника податків документи за період його діяльності не менш як 1095 днів, що передували даті його ліквідації, які зберігалися в органі ДПС, в установленому законодавством порядку передаються органом ДПС до архіву.

Слід зазначити, що відповідно до вимог п. 85.2 ст. 85 Кодексу (2755-17) платник податків зобов'язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов'язані з предметом перевірки. Такий обов'язок виникає у платника податків після початку перевірки.

При проведенні перевірок посадові (службові) особи контролюючого органу мають право отримувати у платників податків належним чином завірені копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, що свідчать про приховування (заниження) об'єктів оподаткування, несплату податків, зборів, платежів, порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності) (п. 85.4 ст. 85 Кодексу (2755-17) ).