Відповідно до статті 12 Закону України "Про страховий фонд документації України" (2332-14) та пункту 11 Положення про порядок формування, ведення та використання галузевого страхового фонду документації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 13 березня 2002 року № 319 (319-2002-п) , НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок та правила внесення змін до документів галузевого страхового фонду документації, що додаються.

2. Відділу архівної справи (Рудь В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 (493/92) "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Цей наказ набирає чинності через 10 днів з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Горовця Є.

ПОРЯДОК ТА ПРАВИЛА

внесення змін до документів галузевого страхового фонду документації

I. Загальні положення

1. Ці Порядок та правила визначають механізм внесення змін до документів галузевого страхового фонду документації суб’єктами державної системи страхового фонду документації (далі - СФД).

2. Зміни до документів галузевого СФД вносяться з метою забезпечення їх відповідності оригіналу (правднику) діючої документації.

3. Підставою для внесення змін до документів галузевого СФД є результати визначення відповідності документів галузевого СФД оригіналу (правднику) діючої документації (далі - Визначення відповідності).

4. Внесення змін до документів галузевого СФД, що містять державну та іншу передбачену законом таємницю, здійснюється згідно з вимогами законодавства про державну таємницю та технічний захист інформації.

5. Терміни, які застосовуються у цих Порядку та правилах, вживаються у значенні, наведеному в Законі України "Про страховий фонд документації України" (2332-14) .

II. Організація визначення відповідності документів галузевого СФД оригіналу (правднику) діючої документації

1. Визначення відповідності здійснюють постачальники документів.

2. Визначення відповідності здійснюється за таких умов:

1) внесення змін до оригіналу (правдника) діючої документації на вироби (продукцію) та об’єкти;

2) уведення до складу комплектів документації, з якої вже виготовлено документи галузевого фонду, нової документації або анулювання попередньої;

3) появи в документах галузевого фонду в процесі їх зберігання дефектів, які унеможливлюють використання зазначених документів, про що спеціальні установи страхового фонду документації інформують постачальників документів;

4) настання чергового терміну проведення Визначення відповідності.

3. Проведення постачальниками документів Визначення відповідності здійснюється з періодичністю один раз на три роки.

4. Відлік періодичності проведення постачальниками документів Визначення відповідності розпочинається з моменту отримання ними Акта закладення технічної документації до страхового фонду документації України або Акта закладення проектної (робочої) документації до страхового фонду документації України, форма та опис яких затверджено наказом Міністерства юстиції України від 28 вересня 2012 року № 1437/5 (z1674-12) , зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 02 жовтня 2012 року за № 1674/21986.

5. У випадку отримання інформації про зміни в оригіналі (правднику) діючої документації постачальники документів проводять Визначення відповідності у десятиденний строк з дати отримання такої інформації.

6. На кожен виріб (продукцію) або об’єкт, на документацію яких створено страховий фонд, складається за формою, наведеною у додатку до цих Порядку та правил, окремий Акт про визначення відповідності документів галузевого страхового фонду документації оригіналу (правднику) діючої документації (далі - Акт), який затверджується керівником підприємства - постачальника документів.

7. Акт складається у двох примірниках. Другий примірник затвердженого Акта постачальник документів надає до спеціальної установи страхового фонду документації, яка виготовляла документи галузевого СФД, або до Укрдержархіву.

8. Акт погоджується з представництвом державного замовника у сфері оборони у випадку наявності його на підприємстві-постачальнику документів згідно з вимогами статті 39 Закону України "Про оборонні закупівлі" (808-20) .

III. Внесення змін до документів галузевого СФД

1. Розгляд Актів здійснює Укрдержархів у десятиденний строк з дня їх отримання.

2. У випадку відсутності змін у оригіналах (правдниках) діючої документації Укрдержархів надсилає Акти до баз зберігання страхового фонду документації України для організації їх обліку.

3. За наявності змін у оригіналах (правдниках) діючої документації Укрдержархів надає міністерствам, іншим центральним органам виконавчої влади, які брали участь у створенні галузевих СФД, узагальнені пропозиції щодо внесення змін до галузевих програм створення СФД.

4. За наявності змін у оригіналах (правдниках) діючої документації, яка закладена до галузевого СФД за Державною програмою формування страхового фонду документації на продукцію оборонного і мобілізаційного призначення, розробленою відповідно до статті 12 Закону України "Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію" (3543-12) (далі - Державна програма), Укрдержархів узагальнює Акти та готує зміни і доповнення до Державної програми.

5. Міністерства, інші центральні органи виконавчої влади, на підставі узагальнених пропозицій Укрдержархіву щодо внесення змін до галузевих програм створення СФД, розробляють та затверджують доповнення (зміни) до галузевих програм створення СФД за формою (z1071-14) , затвердженою наказом Міністерства юстиції України від 01 вересня 2014 року № 1444/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 04 вересня 2014 року за № 1071/25848.

6. Міністерства, інші центральні органи виконавчої влади надають витяги із затверджених доповнень (змін) до галузевих програм створення СФД постачальникам документів для планування та виконання робіт щодо внесення змін до документів галузевого СФД.

7. У визначений доповненням (зміною) до галузевої програми створення СФД термін, постачальники документів готують та надають до спеціальної установи страхового фонду документації, яка виготовляла документи галузевого СФД, комплект діючої документації на виріб (продукцію) або об’єкт.

8. Роботи щодо внесення змін до документів галузевого СФД, виготовлених за Державною програмою, планує та організовує Укрдержархів на підставі затверджених змін та доповнень до Державної програми.

Про затвердження Порядку та правил внесення змін до документів галузевого страхового фонду документації

ПОРЯДОК ТА ПРАВИЛА

внесення змін до документів галузевого страхового фонду документації

I. Загальні положення

II. Організація визначення відповідності документів галузевого СФД оригіналу (правднику) діючої документації

III. Внесення змін до документів галузевого СФД

АКТ

про визначення відповідності документів галузевого страхового фонду документації оригіналу (правднику) діючої документації