У зв’язку із змінами структури апарату Міністерства юстиції України, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 02 червня 2016 року № 3429/к, з метою забезпечення належної організації та проведення внутрішнього аудиту в системі Міністерства юстиції України НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок проведення внутрішнього аудиту в системі Міністерства юстиції України (далі - Порядок), що додається.

2. Визнати такими, що втратили чинність:

Наказ Міністерства юстиції України від 02 березня 2015 року № 298/5 "Про затвердження Порядку проведення внутрішнього аудиту в системі Міністерства юстиції України";

Наказ Міністерства юстиції України від 02 листопада 2015 року № 2145/5 "Про внесення змін до наказу Міністерства юстиції України від 02 березня 2015 року № 298/5".

3. Департаменту внутрішнього аудиту (Косолапова О.А.), керівникам територіальних органів юстиції, установ та організацій, що належать до сфери управління Міністерства юстиції України, забезпечити дотримання вимог зазначеного Порядку при проведенні внутрішнього аудиту в системі Міністерства юстиції України.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

ПОРЯДОК

проведення внутрішнього аудиту в системі Міністерства юстиції України

І. Загальні положення

1. Порядок проведення внутрішнього аудиту в системі Міністерства юстиції України (далі - Порядок) розроблено відповідно до частини третьої статті 26 Бюджетного кодексу України (2456-17) від 07 квітня 2011 року № 2456-VI (далі - Бюджетний кодекс), Положення про Міністерство юстиції України (228-2014-п) , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, Порядку утворення структурних підрозділів внутрішнього аудиту та проведення такого аудиту в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади (1001-2011-п) , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 вересня 2011 року № 1001 (далі - Порядок № 1001), Стандартів внутрішнього аудиту (z1219-11) , затверджених наказом Міністерства фінансів України від 04 жовтня 2011 № 1247 (далі - Стандарти внутрішнього аудиту), Кодексу етики працівників підрозділу внутрішнього аудиту (z1195-11) , затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 29 вересня 2011 року № 1217 (далі - Кодекс етики), з метою визначення процедури проведення та планування внутрішніх аудитів, документування і реалізації їх результатів.

2. Цей Порядок визначає механізм проведення внутрішнього аудиту в системі Міністерства юстиції України (далі - Мін’юст), а саме: в центральному апараті Міністерства, його територіальних органах, підприємствах, установах та організаціях, що належать до сфери управління Міністерства, в тому числі органів та установ, утворених для забезпечення виконання завдань Державної кримінально-виконавчої служби у розумінні Положення про Міністерство юстиції України (228-2014-п) , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 2 липня 2014 року № 228 (далі - територіальні органи юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту).

У разі створення підрозділів внутрішнього аудиту у територіальних органах юстиції, підприємствах, установах та організаціях, що належать до сфери управління Мін’юсту, керівники таких підрозділів безпосередньо підпорядковуються керівникам територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту та є підзвітними директору Департаменту внутрішнього аудиту Мін’юсту (далі - Департамент) - з питань координації, організації та проведення внутрішнього аудиту, та повинні чітко дотримуватися вимог цього Порядку.

За відсутності підрозділів внутрішнього аудиту спеціалісти з внутрішнього аудиту (далі - спеціалісти) територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту безпосередньо підпорядковуються керівникам територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту та є підзвітними директору Департаменту - з питань координації, організації та проведення внутрішнього аудиту, та повинні чітко дотримуватися вимог цього Порядку.

3. У цьому Порядку наведені нижче терміни вживаються у таких значеннях:

аудит відповідності - оцінка діяльності системи Мін’юсту щодо дотримання актів законодавства, планів, функцій, процедур з питань збереження активів, інформації та управління державним майном;

аудит ефективності - оцінка діяльності системи Мін’юсту щодо ефективності функціонування системи внутрішнього контролю, ступеня виконання і досягнення цілей, визначених у стратегічних та річних планах, ефективності планування і виконання бюджетних програм та результатів їх виконання, якості надання адміністративних послуг та виконання контрольно-наглядових функцій, завдань, визначених актами законодавства, а також ризиків, які негативно впливають на виконання функцій і завдань системи Мін’юсту;

аудиторське дослідження - методика внутрішнього аудиту, яка полягає в чіткій послідовності і порядку застосування окремих методів аудиту, методичних прийомів і процедур для встановлення об’єктивної істини щодо інформації, яка підлягає аудиту, і доведення цієї істини через аудиторський висновок до користувачів аудиту;

аудиторські процедури - відповідний порядок і послідовність дій аудитора для одержання необхідних аудиторських доказів на конкретній ділянці аудиторського дослідження;

аудиторський доказ - зібрана та задокументована надійна інформація, яку використовує працівник Департаменту (підрозділу внутрішнього аудиту (спеціаліст) територіального органу юстиції (установи, організації), з метою обґрунтування висновків за результатами внутрішнього аудиту;

внутрішній аудит - діяльність Департаменту (підрозділів внутрішнього аудиту (спеціалістів) територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту, спрямована на удосконалення системи управління, запобігання фактам незаконного, неефективного та нерезультативного використання бюджетних коштів, виникненню помилок чи інших недоліків у діяльності системи Мін'юсту, поліпшення внутрішнього контролю;

внутрішній контроль - комплекс заходів, що застосовуються Міністром (керівниками територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту), для забезпечення дотримання законності та ефективності використання бюджетних коштів, досягнення результатів відповідно до встановленої мети, завдань, планів і вимог щодо діяльності системи Мін’юсту;

конфлікт інтересів - суперечність між особистими інтересами працівника Департаменту (підрозділу внутрішнього аудиту (спеціаліста) територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту), та його службовими обов’язками, наявність яких може вплинути на об’єктивність або неупередженість прийняття ним рішень, а також на вчинення чи невчинення дій під час виконання наданих йому службових повноважень;

метод аудиту - сукупність прийомів, використовуваних для дослідження стану об’єктів внутрішнього аудиту;

об’єкт внутрішнього аудиту - система Мін’юсту, її діяльність у повному обсязі або з окремих питань, заходи, що здійснюються Міністром та іншими керівниками системи Мін’юсту для забезпечення ефективного функціонування системи внутрішнього контролю (дотримання принципів законності та ефективного використання бюджетних коштів, досягнення результатів відповідно до встановленої мети, виконання завдань, планів і дотримання вимог щодо діяльності системи Мін’юсту);

офіційний документ - аудиторський звіт, складений за результатами внутрішнього аудиту, який містить відомості про хід внутрішнього аудиту, стан системи внутрішнього контролю, аудиторський висновок. До аудиторського звіту додаються рекомендації щодо удосконалення діяльності установи залежно від характеру виявлених проблем;

плановий внутрішній аудит - внутрішній аудит, який проводиться згідно із затвердженим у встановленому порядку планом проведення внутрішнього аудиту не частіше одного разу на календарний рік на одному об’єкті внутрішнього аудиту ;

позаплановий внутрішній аудит - внутрішній аудит, який не передбачений планом проведення внутрішнього аудиту та проводиться за дорученням Міністра (керівників територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту), на підставі наказу для своєчасного реагування на проблеми, що виникають під час виконання покладених законодавством завдань та функцій на систему Мін’юсту;

рівень суттєвості - ступінь впливу виявленого порушення (недоліку) чи групи порушень (недоліків) на результати діяльності об’єкта внутрішнього аудиту, а також на достовірність фінансової звітності;

робочі документи - записи (форми, таблиці), за допомогою яких працівник підрозділу фіксує проведені прийоми та процедури внутрішнього аудиту, тести, отриману інформацію і відповідні висновки, які здійснюються під час його проведення;

система Мін’юсту - єдина система, що складається з апарату Мін`юсту та територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту;

тема внутрішнього аудиту - питання, яке досліджується під час проведення внутрішнього аудиту, визначається Програмою проведення внутрішнього аудиту Мін’юсту (апарату та територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту), та розпорядчим документом на проведення внутрішнього аудиту;

фактори ризику (ризики) - дії (події) зовнішнього і внутрішнього характеру, які негативно вплинули або можуть вплинути на стан управління фінансово-господарською діяльністю суб’єкта господарювання, досягнення ним поставлених цілей і виконання завдань, ефективність використання ресурсів, результати фінансово-господарської діяльності, а також на можливість підвищення ефективності, поліпшення фінансових і виробничих результатів діяльності об’єкта внутрішнього аудиту.

фінансовий аудит - оцінка діяльності системи Мін’юсту щодо законності та достовірності фінансової і бюджетної звітності, правильності ведення бухгалтерського обліку.

Інші терміни у цьому Порядку вживаються у значеннях, наведених у Бюджетному кодексі (2456-17) , Порядку № 1001 (1001-2011-п) , Стандартах внутрішнього аудиту (z1219-11) , Кодексі етики (z1195-11) .

ІІ. Напрями проведення внутрішнього аудиту

1. Проведення внутрішнього аудиту здійснюється за такими напрямками:

оцінка діяльності об’єкта внутрішнього аудиту щодо ефективності функціонування системи внутрішнього контролю, ступеня виконання і досягнення цілей, визначених у стратегічних та річних планах, ефективності планування і виконання бюджетних програм та результатів їх виконання, якості надання адміністративних послуг та виконання контрольно-наглядових функцій, завдань, визначених актами законодавства, а також ризиків, які негативно впливають на виконання функцій і завдань установи (аудит ефективності);

оцінка діяльності об'єкта внутрішнього аудиту щодо законності та достовірності фінансової і бюджетної звітності, правильності ведення бухгалтерського обліку (фінансовий аудит);

оцінка діяльності об’єкта внутрішнього аудиту щодо дотримання актів законодавства, планів, процедур, контрактів з питань стану збереження активів, інформації та управління державним майном (аудит відповідності).

2. У разі негативного висновку за результатами фінансового аудиту чи аудиту відповідності за рішенням Міністра (керівника територіального органу юстиції (установи, організації)) може бути призначено проведення аудиту ефективності.

ІІІ. Планування діяльності з внутрішнього аудиту та критерії відбору

1. Планування діяльності з внутрішнього аудиту - процес, що здійснюється Департаментом (підрозділами внутрішнього аудиту (спеціалістами) територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту та включає комплекс дій, спрямованих на формування, погодження та затвердження піврічних планів проведення внутрішнього аудиту.

2. Піврічні плани проведення внутрішнього аудиту Мін’юсту, територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту (далі - Плани) формуються Департаментом, підрозділами внутрішнього аудиту (спеціалістами) територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту на підставі оцінки ризиків у діяльності об’єкта внутрішнього аудиту та визначають теми внутрішніх аудитів.

3. Оцінка ризиків передбачає визначення ймовірності настання подій та розміру їх наслідків, які негативно впливатимуть на:

виконання завдань і досягнення цілей об’єктом внутрішнього аудиту, визначених у стратегічних та річних планах об’єкта внутрішнього аудиту;

ефективність планування, виконання та результат виконання бюджетних програм;

якість надання адміністративних послуг та здійснення контрольно-наглядових функцій, завдань, визначених для установи актами законодавства;

стан збереження активів та інформації;

стан управління державним майном;

правильність ведення бухгалтерського обліку та достовірність фінансової і бюджетної звітності.

У разі необхідності працівниками Департаменту (підрозділів внутрішнього аудиту (спеціалістами) територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту проводяться консультації з керівництвом об’єкта внутрішнього аудиту та посадовими особами, які безпосередньо відповідають за функції, процеси, що охоплюються внутрішнім аудитом (далі - відповідальні за діяльність).

4. План складається за формою згідно з додатком 1 до цього Порядку та повинен містити такі показники:

напрям внутрішнього аудиту;

тему внутрішнього аудиту;

найменування та місцезнаходження об’єкта внутрішнього аудиту і період діяльності, за який він проводиться (для фінансового аудиту та аудиту відповідності);

період проведення (півріччя, у якому планується початок та завершення) внутрішнього аудиту.

До Плану не включаються внутрішні аудити за тією самою темою (з тих самих питань і за той самий період), за якою було проведено внутрішній аудит Департаментом (підрозділами внутрішнього аудиту (спеціалістами), та з моменту проведення яких пройшло менше ніж один календарний рік.

5. Плани складаються з урахуванням резерву робочого часу на проведення позапланових внутрішніх аудитів, який розраховується у розмірі 25 відсотків робочого часу, призначеного на проведення внутрішніх аудитів.

6. Періодичність та інші критерії відбору об’єктів для проведення планових внутрішніх аудитів (далі - Критерії) визначаються Департаментом (за участю підрозділів внутрішнього аудиту (спеціалістів) територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту) та затверджуються наказом Міністра.

7. Керівники територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту забезпечують подання у термін до 01 листопада та до 01 травня до Департаменту проектів планів проведення внутрішнього аудиту, розрахунків планового робочого часу на проведення внутрішніх аудитів на наступний звітний період, за формою, наведеною у додатку 6 до цього Порядку та Критеріїв.

Зазначені проекти планів подаються за формою, наведеною у додатку 1 до цього Порядку, за підписами керівників територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту та керівників підрозділів внутрішнього аудиту (спеціалістів) територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту.

Одночасно керівники підрозділів внутрішнього аудиту (спеціалісти) територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту забезпечують у термін до 01 листопада та до 01 травня подання керівникам територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту інформації про ресурси, необхідні для проведення внутрішніх аудитів, за формою, наведеною у додатку 3 до цього Порядку.

Після опрацювання Департаментом проектів Планів, розрахунків планового робочого часу на проведення внутрішніх аудитів, за формою, наведеною у додатку 6 до цього Порядку, наданих підрозділами внутрішнього аудиту (спеціалістами) територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту, готується зведений План проведення внутрішніх аудитів у системі Мін'юсту, який надається для погодження до Державної фінансової інспекції України (Державної аудиторської служби України) (далі - Держфінінспекція (Держаудитслужба)).

У разі наявності зауважень (Міністра/Держфінінспекції (Держаудитслужби)/Департаменту) до проектів Планів, розрахунків планового робочого часу на проведення внутрішніх аудитів, наданих підрозділами внутрішнього аудиту (спеціалістами) територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту, керівники відповідних підрозділів внутрішнього аудиту (спеціалісти) забезпечують подання керівникам територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту, відкоригованої інформації про ресурси, необхідні для проведення внутрішніх аудитів, з урахуванням таких зауважень.

Після погодження проекту зведеного Плану з Держфінінспекцією (Держаудитслужбою) директор Департаменту подає його Міністру на розгляд і затвердження не пізніше ніж за 15 календарних днів до початку наступного півріччя.

Одночасно зі зведеним Планом Міністру надається інформація про ресурси, необхідні для виконання Департаментом Плану проведення внутрішнього аудиту, за формою, наведеною у додатку 2 до цього Порядку; повідомляється про істотні зміни в планах, які мали місце впродовж звітного періоду.

Також, Міністру надаються розрахунки планового робочого часу працівників Департаменту, підрозділів внутрішнього аудиту та спеціалістів територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту на проведення внутрішніх аудитів, за формами, наведеними у додатках 4, 5 до Порядку.

8. У разі обмеження Департаменту (підрозділу внутрішнього аудиту (спеціаліста) територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту) у ресурсах директор Департаменту (керівник підрозділу внутрішнього аудиту (спеціаліст) територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту ) письмово інформує про це Міністра (керівника територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту) із зазначенням наслідків таких обмежень та подає відповідні пропозиції щодо вирішення зазначеного питання.

9. Зміни до піврічних планів вносяться Департаментом в порядку їх затвердження з відповідним обґрунтуванням щодо доцільності виключення та/або включення об’єктів внутрішнього аудиту, але не пізніше ніж за 15 календарних днів до завершення року чи півріччя відповідно.

Керівникам підрозділів внутрішнього аудиту (спеціалістам) територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту подавати до Департаменту у термін не пізніше 01 листопада та 01 травня проект змін щодо проведення внутрішніх аудитів підрозділами внутрішнього аудиту (спеціалістами) територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту з відповідним обґрунтуванням щодо доцільності виключення та/або включення об’єктів внутрішнього аудиту.

10. Зазначений порядок планування діяльності з внутрішнього аудиту не поширюється на позапланові внутрішні аудити, що проводяться Департаментом (підрозділом внутрішнього аудиту (спеціалістом) територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту) для перевірки фактів, викладених у скарзі на дії працівників Департаменту (підрозділу внутрішнього аудиту (спеціаліста) територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту, яка надійшла до системи Мін’юсту, а також для перевірки ефективності впровадження аудиторських рекомендацій.

11. З метою забезпечення координації керівником Департаменту діяльності підрозділів внутрішнього аудиту (спеціалістів) територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту, відповідно до вимог п. 10 Порядку № 1001 (1001-2011-п) , проведення позапланових внутрішніх аудитів підрозділами внутрішнього аудиту (спеціалістами) територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту, погоджується з Департаментом.

ІV. Ведення бази даних

1. Департаментом (підрозділами внутрішнього аудиту (спеціалістами) територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту) складається та ведеться база даних об’єктів внутрішнього аудиту відповідно до вимог Стандартів внутрішнього аудиту, за формами, наведеними в додатках 7, 8 до цього Порядку, які містять дані щодо об’єктів внутрішнього аудиту в системі Мін’юсту.

2. База даних повинна містити таку інформацію:

найменування, місцезнаходження, код за ЄДРПОУ установ;

найменування та код програмної класифікації видатків та кредитування всіх бюджетних програм, адміністративні послуги, що надаються установою, контрольно-наглядові функції;

тему, дату проведення попереднього внутрішнього аудиту та період, за який він проводився;

відомості про стан реагування на висновки та рекомендації за результатами внутрішнього аудиту;

відомості щодо здійснення контрольних заходів Держфінінспекцією (Держаудитслужбою), її територіальними органами.

База даних за потреби може додатково містити іншу інформацію з врахуванням особливостей діяльності установи.

3. Департамент забезпечує формування зведеної бази даних об'єктів внутрішнього аудиту, що включає базу даних Департаменту та бази даних підрозділів внутрішнього аудиту (спеціалістів) територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту.

4. Зведена база даних передбачає наявність даних про усі об'єкти внутрішнього аудиту, закріплені за підрозділами внутрішнього аудиту (спеціалістами) територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту.

5. Територіальний орган юстиції (установа, організація) забезпечує подання до Департаменту двічі на рік (у термін до 01 січня та 01 липня) заповнену відповідно до вимог Стандартів внутрішнього аудиту та цього Порядку базу даних об'єктів внутрішнього аудиту за попередній звітний період, за формою, наведеною у додатку 8 до цього Порядку.

V. Організація внутрішніх аудитів

1. Внутрішній аудит передбачає здійснення оцінки, результатом якої є отримання необхідних та достатніх аудиторських доказів з метою надання висновків відповідно до цілей внутрішнього аудиту.

2. Цілі внутрішнього аудиту формуються працівниками Департаменту (підрозділами внутрішнього аудиту (спеціалістами) територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту), та визначають його очікувані результати.

3. Організація внутрішнього аудиту передбачає розподіл трудових ресурсів, планування внутрішнього аудиту та складання за його результатами програми.

4. Керівник підрозділу внутрішнього аудиту територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту) визначає склад аудиторської групи, який повинен відповідати характеру й ступеню складності кожного внутрішнього аудиту, а також обмеженням у термінах і трудових ресурсах, та призначає керівника аудиторської групи.

Якщо внутрішній аудит проводиться однією посадовою особою, вона вважається керівником аудиторської групи.

5. Керівник аудиторської групи:

розподіляє завдання та обсяги роботи між членами аудиторської групи та за потреби коригує їх;

контролює хід виконання завдань кожним членом аудиторської групи, стан виконання ними програми, надає їм необхідну допомогу;

вживає в межах повноважень заходи для забезпечення об’єктивності і незалежності членів аудиторської групи;

інформує директора Департаменту (керівника підрозділу внутрішнього аудиту або керівника територіального органу юстиції (установи, організації)) про фактори, що негативно впливають на незалежність і об’єктивність членів аудиторської групи;

оцінює відповідність обраних членами аудиторської групи методів внутрішнього аудиту цілям, обсягу, термінам і розподілу трудових ресурсів та за потреби вживає необхідних заходів;

інформує директора Департаменту (керівника підрозділу внутрішнього аудиту або керівника територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту) про необхідність участі у внутрішньому аудиті залучених фахівців, отримання необхідної інформації від третіх осіб, отримання членами аудиторської групи необхідних консультацій, роз'яснень та іншої допомоги, включаючи технічну;

розглядає, повертає на доопрацювання або схвалює робочі документи про результати виконання членами аудиторської групи завдань під час внутрішнього аудиту шляхом нанесення на них напису "Прийнято" та проставлення свого підпису після підпису відповідального члена аудиторської групи.

Члени аудиторської групи забезпечують об’єктивність висновків в офіційній документації, а керівник аудиторської групи - загальну якість результатів роботи аудиторської групи.

6. При плануванні внутрішнього аудиту члени аудиторської групи вивчають питання, пов’язані з об’єктом внутрішнього аудиту:

завдання і цілі установи, визначені у стратегічних та річних планах;

бюджетні програми;

адміністративні послуги;

контрольно-наглядові функції;

використання установою інформаційних технологій (ІТ);

середовище контролю, а саме заходи, що вживаються керівництвом об’єкта аудиту для створення і надійного функціонування системи внутрішнього контролю;

інші необхідні для виконання внутрішнього аудиту аспекти діяльності установи.

7. Попереднє вивчення об’єкта внутрішнього аудиту здійснюється шляхом аналізу отриманої на запит інформації щодо:

нормативно-правових актів, документів, які регламентують діяльність об’єкта внутрішнього аудиту;

організаційної структури та системи управління об’єктом внутрішнього аудиту;

паспортів бюджетних програм;

системи бухгалтерського обліку, фінансової і бюджетної звітності за суттєвістю;

матеріалів попередніх контрольних заходів контролюючих органів та стану усунення виявлених порушень за їх результатами;

звернень державних органів, народних депутатів, громадян, публікацій у засобах масової інформації про порушення законодавства, що стосуються діяльності об’єкта аудиту;

інших необхідних для виконання внутрішнього аудиту систем чи напрямів діяльності, інформації, у тому числі одержаної під час консультацій з керівництвом установи та її персоналом.

8. Отримана інформація є суттєвою, якщо її відсутність або перекручення може впливати на рішення керівництва, які приймаються на її підставі. Суттєвість залежить від розміру помилки, відсутності або перекручень змісту інформації і визначається працівником Департаменту (підрозділу внутрішнього аудиту (спеціалістом) територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту), виходячи з власних професійних суджень.

9. Після вивчення об’єкта внутрішнього аудиту та питань, що з ним пов’язані, визначаються ризики та оцінюється ступінь їх можливого впливу.

10. За результатами планування внутрішнього аудиту складається програма проведення внутрішнього аудиту за формою, наведеною у додатку 9 до цього Порядку, підписується директором Департаменту та затверджується Міністром до початку її виконання.

Програма проведення внутрішнього аудиту у територіальних органах юстиції, підприємствах, установах та організаціях, що належать до сфери управління Мін’юсту складається за формою, наведеною у додатку 10 до цього Порядку, підписується керівником підрозділу внутрішнього аудиту (спеціалістом) територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту та затверджується керівником територіальних органах юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту, до початку її виконання.

11. При визначенні змісту окремих розділів програми слід керуватись таким:

напрям внутрішнього аудиту;

ціль внутрішнього аудиту - формулюються цілі аудиту з визначенням очікуваних результатів;

підстава для проведення внутрішнього аудиту - зазначається пункт Плану або доручення Міністра (керівника територіального органу юстиції підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту;

об’єкт внутрішнього аудиту;

період, що охоплюється внутрішнім аудитом - визначається для фінансового аудиту та аудиту відповідності;

термін проведення внутрішнього аудиту;

початкові обмеження щодо проведення внутрішнього аудиту - недостатність ресурсів, необхідних для проведення аудиту (трудові, часові, географічні тощо);

питання, що підлягають дослідженню з урахуванням оцінки ризиків (операції, ділянки бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю установи тощо);

обсяг аудиторських прийомів та процедур, що застосовуються під час проведення аудиторських досліджень - визначається обов’язковий перелік обраних методів аудиту, процедур їх застосування та обсяги вибірки, які повинні забезпечувати обґрунтованість висновків за результатами аудиторського дослідження об’єкта внутрішнього аудиту, визначений у додатку 11 до цього Порядку;

послідовність і терміни виконання робіт;

склад аудиторської групи;

планові трудові витрати.

12. Внесення змін до програми внутрішнього аудиту здійснюється в порядку її затвердження.

13. Внутрішні аудити проводяться на підставі наказу Міністра (керівника територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту), який складається на паперових носіях та містить такі обов’язкові реквізити:

посаду, прізвища, імена, по батькові керівника та членів аудиторської групи - працівників Департаменту (підрозділу внутрішнього аудиту (спеціаліста) територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту) та (або) залученого фахівця (фахівців), що бере (беруть) участь у проведенні внутрішнього аудиту;

підставу для проведення внутрішнього аудиту (пункт плану, доручення Міністра (керівника територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту);

напрям внутрішнього аудиту;

тему внутрішнього аудиту;

найменування та місцезнаходження об’єкта внутрішнього аудиту, в якому планується проведення внутрішнього аудиту, та період діяльності, який ним охоплюється (для фінансового аудиту, аудиту відповідності);

дати початку і закінчення проведення внутрішнього аудиту.

14. Строк проведення аудиту ефективності становить до 45 робочих днів, а строки проведення фінансового аудиту та аудиту відповідності - до 30 робочих днів. Ці строки можуть бути продовжені до 15 робочих днів на підставі наказу.

Строки проведення внутрішнього аудиту не включають строки, пов’язані з його організацією.

Граничні строки організації внутрішніх аудитів визначаються залежно від напряму внутрішнього аудиту та кількості працівників Департаменту (підрозділу внутрішнього аудиту (спеціаліста) територіального органу юстиції підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту), що займаються його організацією, і становлять: для фінансового аудиту та аудиту відповідності - 20 людино-днів, для аудиту ефективності - 50 людино-днів. Зазначені строки не включають часу, необхідного для отримання запитів щодо додаткової інформації та для підготовки наказу Мін’юсту (територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту) про проведення внутрішнього аудиту.

15. Залучення працівників інших структурних підрозділів Мін’юсту (територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту) в процесі проведення внутрішнього аудиту для надання висновку здійснюється за наказом Міністра (керівника територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту).

Залучення фахівця, експерта іншого органу влади або підприємства, установи, організації до проведення внутрішнього аудиту здійснюється згідно із наказом Міністра (керівника територіального органу юстиції (установи, організації)) на підставі доповідної записки директора Департаменту (керівника підрозділу внутрішнього аудиту (спеціаліста) територіального органу юстиції підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту) та письмового погодження керівника органу або підприємства, установи, організації, в якому працює ця особа.

VI. Проведення внутрішнього аудиту

1. Проведення внутрішнього аудиту передбачає збір аудиторських доказів працівниками підрозділу із застосуванням методів, методичних прийомів і процедур, що забезпечують обґрунтованість висновків за його результатами.

2. Керівник та члени аудиторської групи самостійно визначають методи, методичні прийоми та процедури, які застосовуються під час внутрішнього аудиту, залежно від його об’єкта та відповідно до вимог цього Порядку.

3. Обрані методи аудиту, процедура їх застосування та обсяг вибірки повинні забезпечувати обґрунтованість висновків за результатами аудиторського дослідження об’єкта внутрішнього аудиту. Під час аудиторського дослідження слід проаналізувати, оцінити і документально оформити інформацію в обсягах, достатніх для досягнення цілей аудиторського дослідження, а також отримати таку кількість аудиторських доказів, яка дала б можливість зробити необхідні висновки, при використанні яких буде підготовлено аудиторський звіт.

4. Джерелами аудиторських доказів є:

дані первинних документів і звітів, у яких відображається основна інформація про операції, системи та процеси;

облікові регістри;

фінансова, бюджетна, статистична та інші види звітності;

звіти про виконання паспортів бюджетних програм;

інвентаризаційні матеріали (описи, порівняльні відомості);

розрахунки, декларації, кошториси, калькуляції, договори, контракти, накази, розпорядження;

матеріали контрольних заходів;

дані, отримані за результатами експертних перевірок, контрольних замірів, проведених за участю керівника або членів аудиторської групи;

інші документи та матеріали, необхідні для проведення внутрішнього аудиту.

5. Достовірність офіційної документації та інформації, наданої аудиторській групі для внутрішнього аудиту, забезпечується посадовими особами об’єкта внутрішнього аудиту, що її склали, затвердили, підписали чи засвідчили.

6. При встановленні фактів відсутності на окремих ділянках роботи належного обліку, що унеможливлює якість проведення внутрішнього аудиту, керівник аудиторської групи подає керівнику установи службову записку про це та вимогу керівнику відповідного підрозділу щодо приведення обліку у відповідність до чинного законодавства з визначенням строків виконання цієї роботи. У таких випадках аудиторське дослідження на цій ділянці призупиняється і продовжується лише після поновлення обліку. Працівник Департаменту (підрозділу внутрішнього аудиту або спеціаліст територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту) не повинен поновлювати облік (бухгалтерський тощо).

7. Під час проведення внутрішнього аудиту відповідальний за діяльність забезпечує надання аудиторській групі окремого приміщення для роботи, створює умови для зберігання документів, користування зв’язком, комп’ютерною, розмножувальною та іншою технікою, створює інші необхідні умови для належного виконання ними своїх обов’язків. На керівника та членів аудиторської групи поширюється режим робочого часу об’єкта аудиту.

VII. Документування перебігу та результатів внутрішнього аудиту

1. Документальне оформлення внутрішнього аудиту складається з двох видів документів: робочих та офіційних.

2. До робочих документів вноситься інформація, на основі якої формуються висновки, що узагальнюються в аудиторському звіті.

При оформленні робочих документів слід дотримуватися таких вимог:

на першій сторінці кожного робочого документа вказуються ціль, об’єкт аудиту, період та дата проведення внутрішнього аудиту;

кожному робочому документу дається назва, наприклад: "Аудит основних засобів", "Аудит порядку і проведення інвентаризації";

для прискорення пошуку кожному документові присвоюється код (шифр) (перші літери імені та прізвища члена аудиторської групи, який склав цей документ, дефіс, скорочена назва документа) та посилання на пункт програми внутрішнього аудиту;

на кожному робочому документі проставляються прізвище та ініціали працівника підрозділу внутрішнього аудиту, який його підготував.

Примірна форма робочого документу та рекомендації щодо його заповнення наведені в додатку 21 до цього Порядку.

3. Робочі документи включають таку інформацію щодо об’єкта внутрішнього аудиту:

інформацію про організаційну структуру;

необхідні витяги або копії документів (вказані аудиторські докази повинні бути належним чином завірені об’єктом аудиту);

галузеву інформацію та нормативну документацію, яка регулює діяльність;

документацію про вивчення та оцінку систем бухгалтерського обліку;

документацію про оцінку системи внутрішнього контролю;

аналіз важливих показників та тенденцій у діяльності за досліджуваний період;

документацію, яка відображає час проведення аудиторських процедур та отриманий результат за кожною з них;

список працівників підрозділу, які виконували аудиторські процедури, та час їх роботи;

висновки, зроблені працівником підрозділу, щодо різних аспектів аудиту.

4. Після закінчення внутрішнього аудиту робочі документи підлягають обов'язковому збереженню у справах підрозділу внутрішнього аудиту.

5. Офіційним документом є аудиторський звіт - документ, складений за результатами внутрішнього аудиту, який містить відомості про хід внутрішнього аудиту, стан системи внутрішнього контролю, аудиторський висновок. До аудиторського звіту додаються рекомендації щодо удосконалення діяльності об’єкта внутрішнього аудиту залежно від характеру виявлених проблем.

6. Аудиторський звіт складається із вступної, аналітичної та підсумкової частин.

7. У вступній частині зазначаються такі дані:

напрям внутрішнього аудиту, плановий чи позаплановий внутрішній аудит;

цілі внутрішнього аудиту;

розпорядчий документ про проведення внутрішнього аудиту із зазначенням його реквізитів;

посади, прізвища, імена і по батькові керівника та членів аудиторської групи, дати їх участі у проведенні внутрішнього аудиту;

резюме - стислий виклад основних висновків та рекомендацій;

опис об’єкта внутрішнього аудиту;

дати початку і закінчення проведення внутрішнього аудиту;

період, за який проводиться внутрішній аудит.

8. В аналітичній частині документуються результати внутрішнього аудиту в розрізі кожного програмного питання із зазначенням використаних методів, прийомів та процедур.

9. Підсумкова частина включає аудиторський висновок, який містить обґрунтовані підсумки за результатами внутрішнього аудиту відповідно до його теми та цілей.

10. Перед складанням аудиторського висновку остаточно оцінюється аргументованість тверджень і доказів.

11. Аудиторський висновок може бути: безумовно позитивним, умовно-позитивним, негативним.

12. Безумовно позитивний висновок складається, якщо виконано такі умови:

отримано необхідну інформацію та пояснення і вони є достатньою базою для відображення реального стану справ об’єкта внутрішнього аудиту;

підтверджено ефективність функціонування системи внутрішнього контролю та/або залежно від теми, цілей та об'єкта внутрішнього аудиту підтверджено:

виконані завдання і досягнені цілі установи, визначені у стратегічних та річних планах;

ефективно виконані бюджетні програми;

забезпечені достатня якість надання адміністративних послуг та належна якість виконання контрольно-наглядових функцій, інших завдань, визначених для установи актами законодавства України;

належний стан збереження активів та інформації;

належний стан управління державним майном;

правильність ведення бухгалтерського обліку та достовірність фінансової і бюджетної звітності з урахуванням суттєвості отриманої інформації (даних).

13. Умовно-позитивний висновок надається у разі, коли виконані наведені у пункті 12 цього розділу умови, проте у зв’язку з неможливістю дослідження окремих фактів керівник (член) аудиторської групи не може висловити свою думку щодо вказаних моментів. Водночас такі факти (події) мають обмежений вплив на стан справ і не впливають на діяльність установи в цілому.

Складання умовно-позитивного висновку є наслідком встановлення окремих (поодиноких) фактів, які не дають достатньої впевненості для складання безумовно позитивного висновку.

У позитивних висновках використовуються такі стверджувальні вислови, як "відповідає вимогам", "дає достовірне і дійсне уявлення", "достовірно відображає", "відображає реальний стан..." тощо.

14. Негативний висновок складається у випадках, коли під час внутрішнього аудиту встановлені суттєві порушення. При цьому висновок має чітко відображати зміст цих порушень і в ньому наводяться підтвердження, якими керувався керівник (член аудиторської групи) під час підготовки негативного висновку.

15. Рекомендації за результатами внутрішнього аудиту повинні:

містити конструктивні пропозиції про удосконалення тих аспектів діяльності об’єкта внутрішнього аудиту, щодо яких проводився внутрішній аудит;

бути спрямованими на усунення усіх встановлених недоліків, порушень, відхилень та мати на меті удосконалення діяльності об’єкта внутрішнього аудиту;

базуватись на аудиторських висновках, бути адекватними, чітко формулюватись та мати відповідний алгоритм їх застосування.

Рекомендації складаються за формою, наведеною у додатку 12 до цього Порядку, підписуються керівником аудиторської групи та її членами і подаються разом із аудиторським звітом.

16. Аудиторський звіт складається в одному примірнику, підписується керівником аудиторської групи та її членами. Кожна сторінка аудиторського звіту візується керівником аудиторської групи.

Проект аудиторського звіту з рекомендаціями передається керівником аудиторської групи для ознайомлення та підписання відповідальним за діяльність у спільно узгоджені строки не пізніше ніж через 10 робочих днів з дня закінчення внутрішнього аудиту, про що складається аркуш отримання за формою, наведеною у додатку 13 до цього Порядку.

Проект аудиторського звіту та рекомендації обговорюються аудиторською групою та відповідальним за діяльність не пізніше ніж через 5 робочих днів після їх передачі для ознайомлення.

У разі відмови відповідального за діяльність особисто прийняти для ознайомлення проект аудиторського звіту з рекомендаціями зазначені документи надсилаються об’єкту внутрішнього аудиту рекомендованим листом з повідомленням про вручення або реєструються у канцелярії об’єкта внутрішнього аудиту.

17. На аркуші аудиторського звіту під підписами аудиторської групи навпроти слова "Ознайомлений" відповідальним за діяльність ставиться підпис, що засвідчує його ознайомлення з аудиторським звітом, із зазначенням посади, прізвища та ініціалів.

У разі відмови відповідального за діяльність від проставляння підпису навпроти слова "Ознайомлений" про це вчиняється відповідний запис.

Реєстрація аудиторського звіту здійснюється Департаментом (підрозділом внутрішнього аудиту (спеціалістом) територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту) у журналі обліку аудиторських звітів (далі - Журнал), який ведеться за формою, наведеною у додатку 14 до цього Порядку та зберігається у Департаменті (підрозділі внутрішнього аудиту (у спеціаліста) територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту).

18. У разі непогодження з висновками аудиторського звіту та рекомендаціями відповідальний за діяльність протягом 15-ти робочих днів (з урахуванням надсилання засобами поштового зв’язку) надає керівнику аудиторської групи обґрунтовані коментарі за своїм підписом.

19. Керівник аудиторської групи протягом 10-ти робочих днів з дня отримання розглядає такі коментарі та готує письмовий висновок щодо обґрунтованості коментарів до аудиторського звіту та рекомендацій за формою, наведеною у додатку 15 до цього Порядку.

20. У разі недопущення членів аудиторської групи до проведення внутрішнього аудиту та ненадання необхідних для проведення внутрішнього аудиту документів, відмови відповідального за діяльність в отриманні копії програми внутрішнього аудиту, наявності інших об’єктивних і незалежних від працівників підрозділу внутрішнього аудиту обставин, що унеможливлюють або перешкоджають проведенню внутрішнього аудиту, членами аудиторської групи складається акт про неможливість проведення внутрішнього аудиту за формою, наведеною у додатку 13 до цього Порядку, із зазначенням відповідних причин, який ними підписується, реєструється в Журналі і вручається відповідальному за діяльність.

21. За результатами розгляду аудиторського звіту та рекомендацій Міністром (керівником територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту) приймається рішення про:

прийняття аудиторських рекомендацій до виконання та використання в роботі об’єктом внутрішнього аудиту. Про виконання рекомендацій відповідальні за діяльність звітують Департаменту (підрозділу внутрішнього аудиту (спеціалісту) територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту) за формою, наведеною у додатку 16 до цього Порядку, із наданням належним чином завірених копій документів, що підтверджують виконання рекомендацій;

заходи впливу на об’єкт внутрішнього аудиту в разі складення членами аудиторської групи акта про неможливість проведення внутрішнього аудиту;

проведення додаткового внутрішнього аудиту.

22. Після отримання рекомендацій суб’єкт господарювання у визначений термін, але не більше 20 робочих днів, подає до внутрішнього аудиту звіт про стан впровадження рекомендацій.

23. Якщо в аудиторському звіті виявлено істотну помилку або недолік, керівник підрозділу внутрішнього аудиту (спеціаліст) повинен довести виправлену інформацію до відома всіх осіб, які його одержали, шляхом направлення відповідних листів таким особам.

24. На вимогу відповідального за діяльність об’єкта внутрішнього аудиту йому може надаватися копія аудиторського звіту з рекомендаціями за рішенням Міністра (керівника територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту).

VIII. Моніторинг урахування рекомендацій за результатами внутрішнього аудиту

1. Директор Департаменту (керівник підрозділу внутрішнього аудиту (спеціаліст) територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту) забезпечує організацію моніторингу результатів впровадження рекомендацій за результатами внутрішнього аудиту для впевненості в тому, що відповідальні за діяльність розпочали ефективні дії, спрямовані на їх виконання, або керівництво об’єкта внутрішнього аудиту взяло на себе ризик невиконання таких рекомендацій.

2. Моніторинг впровадження аудиторських рекомендацій здійснюється працівниками Департаменту (підрозділу внутрішнього аудиту (спеціалістом) територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту) на підставі отриманої від відповідальних за діяльність інформації про результати реалізації аудиторських рекомендацій.

3. Директор Департаменту (керівник підрозділу внутрішнього аудиту територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту) призначає відповідального працівника з числа підлеглих за здійснення моніторингу впровадження рекомендацій (далі - відповідальний за здійснення моніторингу).

Спеціаліст територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту є відповідальним за здійснення моніторингу.

4. Відстеження стану впровадження рекомендацій відповідальними за здійснення моніторингу ведеться за формою, наведеною у додатку 17 до цього Порядку (далі - форма моніторингу).

5. Відповідальний за здійснення моніторингу:

протягом місяця з дати, визначеної рекомендаціями як термін звітування до Департаменту (підрозділу внутрішнього аудиту (спеціаліста) територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту) про їх виконання, вносить до форми моніторингу дані щодо стану виконання об’єктом внутрішнього аудиту рекомендацій;

проводить аналіз досягнення очікуваних результатів від впровадження рекомендацій та на його підставі визначає загальний відсоток впроваджених рекомендацій, за якими об’єктом внутрішнього аудиту досягнуто очікуваних результатів;

у разі відсутності інформації про результати реалізації аудиторських рекомендацій або ненадання об’єктом внутрішнього аудиту документів, що підтверджують виконання рекомендацій, готує лист-нагадування на адресу відповідального за діяльність про необхідність звітування до Департаменту (підрозділу внутрішнього аудиту (спеціаліста) територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту).

6. На підставі результатів моніторингу директор Департаменту (керівник підрозділу внутрішнього аудиту (спеціаліст) територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту) може здійснювати додаткові заходи відстеження стану впровадження рекомендацій та (або) ініціювати перед Міністром (керівником територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту) питання про вжиття заходів впливу щодо відповідальних за діяльність, якими несвоєчасно та не повною мірою забезпечується виконання рекомендацій. Зміст зазначених заходів відображається відповідальним за здійснення моніторингу у формі моніторингу.

IX. Формування та зберігання справ внутрішнього аудиту

1. Матеріали справи - сукупність документів, зібраних та складених у процесі планування, проведення, оформлення результатів внутрішнього аудиту та моніторингу впровадження рекомендацій, що формуються у справи, вимоги щодо оформлення та зберігання яких встановлені Інструкцією з діловодства у Міністерстві юстиції України, затвердженою наказом Мін`юста від 03 серпня 2015 року № 1405/5.

2. Формування справ, їх зберігання та використання здійснюються відповідно до Порядку формування справ Департаменту внутрішнього аудиту, їх зберігання, використання та передачі в Міністерстві юстиції України, який затверджується наказом Міністра.

X. Звітування про діяльність Департаменту (підрозділу внутрішнього аудиту (спеціаліста) територіального органу юстиції (установи, організації)

1. Директор Департаменту забезпечує підготовку зведеного звіту про результати діяльності Департаменту, підрозділів внутрішнього аудиту та спеціалістів територіальних органів юстиції, підприємств установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту.

Керівник підрозділу внутрішнього аудиту (спеціаліст) територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту звітує у терміни до 05 січня та 05 липня у письмовій формі перед керівником територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту та директором Департаменту про результати діяльності підрозділу внутрішнього аудиту (спеціаліста).

Директор Департаменту раз на півріччя в терміни, визначені Міністром (але не пізніше 20 січня та 20 липня), у письмовій формі звітує перед ним про результати діяльності Департаменту та підрозділів внутрішнього аудиту (спеціалістів) територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту.

2. Звіт про результати діяльності Департаменту, підрозділів внутрішнього аудиту (спеціалістів) територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту) повинен включати:

стан виконання плану діяльності з внутрішнього аудиту та/або причини його невиконання;

інформацію про позапланові внутрішні аудити;

резюме кожного завершеного планового та позапланового внутрішнього аудиту;

суттєві проблемні питання, у тому числі виявлені за результатами виконання аудиторських завдань у попередні періоди, що потребували негайного вжиття заходів, яких вжито не було;

результати впровадження рекомендацій;

обмеження, що виникали під час проведення внутрішнього аудиту;

інформацію про наявність та стан виконання програми забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту.

3. Результати внутрішнього аудиту не менше ніж один раз на рік розглядаються на засіданні колегії Мін’юсту. Департамент здійснює моніторинг стану виконання прийнятих на засіданні колегій рішень.

4. Директор Департаменту забезпечує своєчасну підготовку зведеної звітності про результати діяльності Департаменту, підрозділів внутрішнього аудиту та спеціалістів територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту, для подання її до Держфінінспекції (Держаудитслужби) за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 27 березня 2014 року № 347 (z0410-14) "Про затвердження форми звітності № 1-ДВА (піврічна) "Звіт (зведений звіт) про результати діяльності підрозділу внутрішнього аудиту в міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, в Раді міністрів Автономної Республіки Крим, в обласній, Київській або Севастопольській міській державній адміністрації" та інструкції про її складання та подання", зареєстрованим у Мін`юсті 11 квітня 2014 року за № 410/25187.

Керівникам підрозділів внутрішнього аудиту (спеціалістам) територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту забезпечувати своєчасну підготовку звітності про результати їх діяльності за вищенаведеною формою, та надання її до Департаменту у терміни до 05 січня та 05 липня.

XI. Надання інформації про результати внутрішнього аудиту та взаємодія Департаменту (підрозділу внутрішнього аудиту (спеціаліста) територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту) з органами державної влади

1. У разі надходження звернень від органів державної влади та/або правоохоронних органів Департамент (підрозділ внутрішнього аудиту (спеціаліст) територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту) за дорученням Міністра (керівника територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту) надає інформацію про результати внутрішнього аудиту.

Інформація про результати внутрішнього аудиту надається за зверненням органів державної влади та/або правоохоронних органів з дотриманням установлених вимог законодавства та розпорядчих документів щодо нерозголошення інформації з обмеженим доступом.

У разі відсутності запитуваної інформації про це повідомляються органи державної влади та/або правоохоронні органи.

2. У разі надходження звернення від Держфінінспекції (Держаудитслужби) директор Департаменту забезпечує підготовку інформації про результати внутрішнього аудиту та інших відомостей, що стосуються його проведення, для подання Міністру та направлення до Держфінінспекції (Держаудитслужби) протягом 10-ти робочих днів з дня надходження такого звернення.

3. Взаємодія з міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади та правоохоронними органами здійснюється Департаментом у межах його повноважень відповідно до законодавства.

4. У разі виявлення під час проведення внутрішнього аудиту ознак шахрайства, корупційних діянь або нецільового використання бюджетних коштів, марнотратства, зловживання службовим становищем, порушень фінансово-бюджетної дисципліни, які призвели до втрат чи збитків та/або які мають ознаки злочину, директор Департаменту письмово інформує Міністра з наданням рекомендацій щодо вжиття необхідних заходів.

Керівники підрозділів внутрішнього аудиту (спеціалісти) територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту невідкладно інформують керівників територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту (установ, організацій) та директора Департаменту про виявлені ознаки шахрайства, корупційних діянь або нецільового використання бюджетних коштів, марнотратства, зловживання службовим становищем та інших порушень фінансово-бюджетної дисципліни, які призвели до втрат чи збитків, з наданням рекомендацій щодо вжиття необхідних заходів.

5. За рішенням Міністра (керівника територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту) директор Департаменту (керівник підрозділу внутрішнього аудиту (спеціаліст) територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту) забезпечує інформування та/або передачу копій матеріалів такого аудиту до правоохоронних органів відповідно до законодавства. Копії матеріалів внутрішнього аудиту передаються до правоохоронних органів згідно з описом за формою, наведеною у додатку 18 до цього Порядку.

XII. Скарги на дії працівників Департаменту (підрозділів внутрішнього аудиту (спеціалістів) територіального органу юстиції (установи, організації))

1. Скарги, які надходять на дії працівників Департаменту (підрозділів внутрішнього аудиту (спеціалістів) територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту, розглядаються у встановленому законодавством порядку.

2. Якщо за результатами розгляду скарги встановлено факт невідповідності офіційної документації, складеної за результатами внутрішнього аудиту, дійсному стану справ та/або порушення працівником Департаменту (підрозділу внутрішнього аудиту (спеціалістом) територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту) законодавства, у тому числі Стандартів внутрішнього аудиту, що вплинуло на об’єктивність висновків, Міністр (керівник територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту) призначає повторний внутрішній аудит.

3. Повторний внутрішній аудит проводиться працівниками Департаменту (підрозділу внутрішнього аудиту територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту), які не брали участі в попередніх внутрішніх аудитах з тих самих питань.

XIII. Забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту, оцінка якості внутрішнього аудиту

1. Оцінка якості внутрішнього аудиту здійснюється керівником підрозділу внутрішнього аудиту (внутрішня оцінка якості) та Держфінінспекцією (Держаудитслужбою), її територіальними органами (зовнішня оцінка якості).

2. Керівником підрозділу внутрішнього аудиту щорічно складається програма забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту, що ним підписується, та затверджується Міністром (керівником територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту), за формами, наведеними у додатках 19, 20 до цього Порядку.

3. Програма забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту включає проведення періодичних внутрішніх оцінок та заходи за результатами зовнішніх оцінок якості внутрішнього аудиту. Керівник підрозділу внутрішнього аудиту забезпечує виконання програми забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту.

4. Внутрішня оцінка якості внутрішнього аудиту передбачає моніторинг діяльності з внутрішнього аудиту, що проводиться керівником підрозділу внутрішнього аудиту; періодичний аналіз діяльності підрозділу внутрішнього аудиту, що проводиться працівниками підрозділу внутрішнього аудиту шляхом самооцінки або іншими працівниками, що володіють практичними знаннями у сфері внутрішнього аудиту.

5. Про результати внутрішньої оцінки якості внутрішнього аудиту керівник підрозділу внутрішнього аудиту інформує Міністра (керівника територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту).

6. Зовнішня оцінка якості внутрішнього аудиту здійснюється Держфінінспекцією (Держаудитслужбою), її територіальними органами з урахуванням вимог, визначених Порядком здійснення Державною фінансовою інспекцією України контролю за станом внутрішнього аудиту в міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, в Раді міністрів Автономної Республіки Крим, в обласних, Київській та Севастопольській міських державних адміністраціях (z1008-14) , затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 31 липня 2014 року № 794, зареєстрованим у Мін`юсті 21 серпня 2014 року за № 1008/25785.

ПЛАН

проведення внутрішнього аудиту Департаменту внутрішнього аудиту Міністерства юстиції України, підрозділів внутрішнього аудиту (спеціалістів з внутрішнього аудиту) територіальних органів юстиції (підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління Міністерства юстиції України)

ІНФОРМАЦІЯ

про ресурси, необхідні для виконання плану проведення внутрішнього аудиту Департаменту внутрішнього аудиту Міністерства юстиції України

ІНФОРМАЦІЯ

про ресурси, необхідні для виконання плану проведення внутрішнього аудиту підрозділом внутрішнього аудиту (спеціалістом з внутрішнього аудиту) територіального органу юстиції (підприємства, установи, організації, що належать до сфери управління Міністерства юстиції України)

РОЗРАХУНОК

планового робочого часу працівників Департаменту внутрішнього аудиту Міністерства юстиції України, підрозділів внутрішнього аудиту та спеціалістів з внутрішнього аудиту територіальних органів юстиції (підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління Міністерства юстиції України) на проведення внутрішніх аудитів

РОЗРАХУНОК

планового робочого часу працівників Департаменту внутрішнього аудиту Міністерства юстиції України на проведення внутрішніх аудитів

РОЗРАХУНОК

планового робочого часу працівників підрозділу внутрішнього аудиту (спеціаліста з внутрішнього аудиту) територіального органу юстиції (підприємства, установи, організації, що належать до сфери управління Міністерства юстиції України) на проведення внутрішніх аудитів

ЗВЕДЕНА БАЗА ДАНИХ

об’єктів внутрішнього аудиту Департаменту внутрішнього аудиту Міністерства юстиції України, підрозділів внутрішнього аудиту та спеціалістів з внутрішнього аудиту територіальних органів юстиції (підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління Міністерства юстиції України)

БАЗА ДАНИХ

об’єктів внутрішнього аудиту територіального органу юстиції (підприємства, установи, організації, що належать до сфери управління Міністерства юстиції України)

ПРОГРАМА

проведення внутрішнього аудиту

ПРОГРАМА

проведення внутрішнього аудиту

ПЕРЕЛІК

аудиторських прийомів та процедур, що застосовуються під час проведення аудиторського дослідження

До складу методичних прийомів аудиторського дослідження належать:

аналіз - це комплексне вивчення фінансового стану об’єкта аудиту та ефективності управління активами з метою оцінки досягнутих результатів, що проводиться за допомогою фінансового аналізу за даними бухгалтерського обліку, фінансової, податкової та статистичної звітності, звітності про виконання фінансового плану тощо;

аналітичний огляд - вивчення важливих тенденцій та інших даних, що характеризують розвиток об'єкта аудиту, а також дослідження незвичних і неочікуваних змін у процесі реалізації його функцій. Аудитор на основі даних, отриманих у процесі аналітичного огляду, опитує керівництво та інших посадових осіб про причини виявлених неочікуваних відхилень, а отримані відповіді потім досліджуються і підтверджуються;

аналітичні тести - методи порівняння як в абсолютних одиницях, так і у відносних (індекси, коефіцієнти, відсотки);

арифметична перевірка документів - перевірка правильності розрахунків у документах, облікових регістрах і звітних формах;

документальна перевірка - перевірка документів і записів, яка може бути формальною, арифметичною та перевіркою по суті;

звірка - це здійснене шляхом письмового запиту підтвердження третіми особами точності інформації у письмовому вигляді;

обстеження - особисте ознайомлення з предметом дослідження;

перевірка документів по суті - перевірка, яка дає змогу встановити законність і доцільність операцій, правильність відображення операцій на рахунках;

перевірка механічної точності - повторна перевірка підрахунків і передачі інформації;

підтвердження - одержання письмової відповіді від відповідальних за процес для підтвердження точності інформації (наприклад, підтвердження дебіторської заборгованості);

спеціальна перевірка - перевірка, яка здійснюється із залученням фахівців вузької спеціалізації (наприклад, спеціаліст зі шляхового будівництва, технологи). Використовується для виявлення різного роду відхилень від норм та з метою доведення фактів порушень і відхилень;

спостереження - одержання загальної характеристики об’єкта аудиту на підставі візуального огляду;

тестування/опитування/інтерв’ювання - одержання письмової або усної інформації від осіб, які є виконавцями процесу дослідження або відповідальними за діяльність об’єкта внутрішнього аудиту, та (або) осіб, які є користувачами товарів, робіт та послуг об’єкта аудиту. Воно полягає у формулюванні переліку питань для оцінки об’єкта дослідження за відповідями, на які встановлюються фактори ризику та надається оцінка відповідності;

фактична перевірка - перевірка кількісного і якісного стану об’єктів аудиту, який встановлюється шляхом обстеження, огляду, обмірювання, перерахунку та інших способів перевірки фактичного стану активів;

формальна перевірка - візуальна перевірка правильності записів усіх реквізитів щодо виявлених безпідставних виправлень, підчисток, дописувань у тексті й цифрах, перевірки достовірності підписів посадових і матеріально відповідальних осіб.

Основними методами організації аудиторського дослідження є: суцільна (документальна і фактична), вибіркова, аналітична, комбінована перевірки.

Суцільна перевірка - перевірка всіх без винятку масивів інформації щодо даних, систем та процесів, які відбулись за період, що досліджується. На підставі суцільної перевірки аудитор робить висновок про достовірність, доцільність та законність відображення в бухгалтерському обліку і звітності дій і подій, здійснених за весь період, який досліджується. Такі перевірки є найточнішими, а ступінь ризику невиявлення зводиться до мінімального. Вони застосовуються для встановлення доказів та визначення заподіяної шкоди в результаті шахрайства.

Вибіркова перевірка передбачає застосування аудиторських процедур менше ніж до 100% масивів інформації, які дають змогу працівникам Департаменту (підрозділів внутрішнього аудиту (спеціалістами) територіальних органів юстиції (установ, організацій)) отримати аудиторські докази і, оцінивши окремі характеристики вибраних даних, поширити дієвість цих доказів на всю сукупність даних. Ризик невиявлення збільшується, оскільки за межами вибірки можуть залишатися факти порушень та помилок. Тому аудитор повинен уважно формувати вибірку з урахуванням мети аудиту, сукупності даних (генеральної сукупності) і обсягу вибірки. Вибірка повинна бути репрезентативною, тобто відображати всі основні властивості генеральної сукупності. Вибірковий метод перевірки дає змогу працівникам Департаменту (підрозділів внутрішнього аудиту (спеціалістами) територіальних органів юстиції (установ, організацій)) з найменшими витратами отримати результат про довіру до системи внутрішнього контролю об'єкта внутрішнього аудиту та скласти думку про достовірність, доцільність і законність господарських операцій, відображених у бухгалтерському обліку і звітності.

№ з/п	Найменування об’єкта внутрішнього аудиту/ Найменування та код програмної класифікації видатків та кредитування всіх бюджетних програм, адміністративні послуги, що надаються установою, контрольно-наглядові функції	Код за ЄДРПОУ	Місцезнаходження об’єкта внутрішнього аудиту	Прізвище, ім’я, по батькові керівника об’єкта внутрішнього аудиту (телефон, факс)	Період, за який проведено попередній контрольний захід Держфінінспекцією (Держаудитслужбою) та її територіальними органами, його тема та дата проведення	Відомості про стан реагування на вимоги Держфінінспекції (Держфініспекцією) та її територіальних органів за результатами проведеного контрольного заходу	Тема, дата проведення попереднього внутрішнього аудиту та період, за який він проводився	Відомості про стан реагування на висновки та рекомендації за результатами внутрішнього аудиту	Відомості про звернення до правоохоронних органів
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

№ з/п	Найменування об’єкта внутрішнього аудиту/ Найменування та код програмної класифікації видатків та кредитування всіх бюджетних програм, адміністративні послуги, що надаються установою, контрольно-наглядові функції	Код за ЄДРПОУ	Місцезнаходження об’єкта внутрішнього аудиту	Прізвище, ім’я, по батькові керівника об’єкта внутрішнього аудиту (телефон, факс)	Період, за який проведено попередній контрольний захід Держфінінспекцією (Держаудитслужбою) та її територіальними органами, його тема та дата проведення	Відомості про стан реагування на вимоги Держфінінспекції (Держфініспекцією) та її територіальних органів за результатами проведеного контрольного заходу	Тема, дата проведення попереднього внутрішнього аудиту та період, за який він проводився	Відомості про стан реагування на висновки та рекомендації за результатами внутрішнього аудиту	Відомості про звернення до правоохоронних органів
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

№ з/п	Розділ програми	Зміст
1	Напрям внутрішнього аудиту
2	Цілі внутрішнього аудиту
3	Підстава для проведення внутрішнього аудиту
4	Об’єкт внутрішнього аудиту
5	Період, що охоплюється внутрішнім аудитом
6	Термін проведення внутрішнього аудиту
7	Початкові обмеження щодо проведення внутрішнього аудиту (трудові, часові, географічні тощо)
8	Склад аудиторської групи
9	Планові трудові витрати

№ з/п	Питання, що підлягають дослідженню з урахуванням оцінки ризиків (операції, ділянки бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю установи тощо)	Обсяг аудиторських прийомів та процедур за кожним фактором ризику	Послідовність і терміни виконання робіт
№ з/п			Початок	Закінчення
1	2	3	4	5

№ з/п	Розділ програми	Зміст
1	Напрям внутрішнього аудиту
2	Цілі внутрішнього аудиту
3	Підстава для проведення внутрішнього аудиту
4	Об’єкт внутрішнього аудиту
5	Період, що охоплюється внутрішнім аудитом
6	Термін проведення внутрішнього аудиту
7	Початкові обмеження щодо проведення внутрішнього аудиту (трудові, часові, географічні тощо)
8	Склад аудиторської групи
9	Планові трудові витрати

№ з/п	Назва документа	Номер документа	Дата складання документа	Назва об’єкта внутрішнього аудиту	Напрям аудиту	Тема аудиту	Наказ/Доручення на проведення внутрішнього аудиту	Період, що підлягав аудиту	Склад аудиторської групи
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Порушення (недоліки), викладені в аудиторському звіті та рекомендаціях	Зміст коментарів	Висновок
1	2	3

№ з/п	Питання внутрішнього аудиту	Виявлені порушення чи недоліки	Рекомендації щодо усунення порушення чи недоліку, виявленого під час внутрішнього аудиту, та недопущення його в подальшому. Очікуваний результат від впровадження рекомендацій	Прізвище, ініціали, посада працівників об’єкта внутрішнього аудиту, відповідальних за впровадження рекомендацій	Стан впровадження рекомендацій та досягнення очікуваного результату	Перелік документів, що надаються для підтвердження стану впровадження рекомендацій
1	2	3	4	5	6	7

№ з/п	Виявленні порушення чи недоліки	Рекомендації щодо усунення порушення чи недоліку, виявленого в ході внутрішнього аудиту, та недопущення його в подальшому. Очікуваний результат від впровадження рекомендацій	Посади працівників об’єкта внутрішнього аудиту згідно з штатним розписом, відповідальних за впровадження рекомендацій (або особи, які тимчасово виконують функціональні обов’язки за цими посадами)	Термін виконання рекомендацій/ Термін звітування до Мін’юсту (територіального органу юстиції (підприємства, установи, організації, що належать до сфери управління Міністерства юстиції України)) про виконання рекомендацій	Заходи (звітування об’єктом внутрішнього аудиту; камеральна або виїзна перевірка стану виконання рекомендацій тощо) та термін відстеження	Стан впровадження рекомендацій станом на __ ____________ 201__року		Заходи впливу на відповідальних за діяльність та (або) додаткові заходи відстеження стану впровадження аудиторських рекомендацій
№ з/п	Виявленні порушення чи недоліки					Перелік отриманих документів, що підтверджують впровадження рекомендацій, та (або) короткий зміст проведених відповідальним за діяльність заходів щодо впровадження рекомендацій Стан досягнення очікуваних результатів від впровадження рекомендацій (досягнуто/ не досягнуто)	Загальний відсоток впроваджених рекомендацій, за якими об’єктом внутрішнього аудиту досягнуто очікуваних результатів, %
1	2	3	4	5	6	7	8	9

№ з/п	Назва заходу	Період виконання	Відповідальний виконавець

Про затвердження Порядку проведення внутрішнього аудиту в системі Міністерства юстиції України

ПОРЯДОК

проведення внутрішнього аудиту в системі Міністерства юстиції України

І. Загальні положення

ІІ. Напрями проведення внутрішнього аудиту

ІІІ. Планування діяльності з внутрішнього аудиту та критерії відбору

ІV. Ведення бази даних

V. Організація внутрішніх аудитів

VI. Проведення внутрішнього аудиту

VII. Документування перебігу та результатів внутрішнього аудиту

VIII. Моніторинг урахування рекомендацій за результатами внутрішнього аудиту

IX. Формування та зберігання справ внутрішнього аудиту

X. Звітування про діяльність Департаменту (підрозділу внутрішнього аудиту (спеціаліста) територіального органу юстиції (установи, організації)

XII. Скарги на дії працівників Департаменту (підрозділів внутрішнього аудиту (спеціалістів) територіального органу юстиції (установи, організації))

XIII. Забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту, оцінка якості внутрішнього аудиту

ПЛАН

ІНФОРМАЦІЯ

про ресурси, необхідні для виконання плану проведення внутрішнього аудиту Департаменту внутрішнього аудиту Міністерства юстиції України

ІНФОРМАЦІЯ

РОЗРАХУНОК

РОЗРАХУНОК

планового робочого часу працівників Департаменту внутрішнього аудиту Міністерства юстиції України на проведення внутрішніх аудитів

РОЗРАХУНОК

ЗВЕДЕНА БАЗА ДАНИХ

БАЗА ДАНИХ

об’єктів внутрішнього аудиту територіального органу юстиції (підприємства, установи, організації, що належать до сфери управління Міністерства юстиції України)

ПРОГРАМА

проведення внутрішнього аудиту

ПРОГРАМА

проведення внутрішнього аудиту

ПЕРЕЛІК

аудиторських прийомів та процедур, що застосовуються під час проведення аудиторського дослідження

РЕКОМЕНДАЦІЇ

щодо усунення та недопущення в подальшому порушень та недоліків, виявлених за результатами проведеного внутрішнього аудиту

АРКУШ

отримання для ознайомлення проекту Аудиторського звіту з рекомендаціями за результатами

ЖУРНАЛ

обліку аудиторських звітів та Актів про неможливість проведення внутрішнього аудиту

ВИСНОВОК

щодо обґрунтованості коментарів до аудиторського звіту та рекомендацій

від ___ ____________20__року № ___

________________________________________________________

(найменування об’єкта внутрішнього аудиту)

ІНФОРМАЦІЯ

про результати реалізації аудиторських рекомендацій, наданих за результатами внутрішнього аудиту

МОНІТОРИНГ

впровадження аудиторських рекомендацій, наданих за результатами внутрішнього аудиту

______________________________________________________

(найменування об’єкта внутрішнього аудиту)

ОПИС

матеріалів внутрішнього аудиту

ПРОГРАМА

забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту Департаменту внутрішнього аудиту Міністерства юстиції України на 20__ рік

ПРОГРАМА

РОБОЧИЙ ДОКУМЕНТ

від _ ______20року № _