З метою забезпечення належної організації роботи комісій з всеукраїнського референдуму, відповідно до статей 14, 39, 40, 43, 44, 49 - 52, 66, підпункту 1 пункту 1 розділу XIII "Прикінцеві та перехідні положення" Закону України "Про всеукраїнський референдум" (1135-20) , ураховуючи положення Законів України "Про звернення громадян" (393/96-ВР) , "Про доступ до публічної інформації" (2939-17) , постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 (55-2018-п) "Деякі питання документування управлінської діяльності", Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації (348-97-п) , затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (z0736-15) , затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, керуючись статтями 11 - 13, пунктами 4, 13 статті 17, пунктами 4, 6, 8, 13 статті 20 Закону (1932-15) України "Про Центральну виборчу комісію", Центральна виборча комісія постановляє:

1. Затвердити Порядок організації роботи та ведення діловодства комісій з всеукраїнського референдуму (додається).

2. Комісіям з всеукраїнського референдуму забезпечити дотримання Порядку, затвердженого пунктом 1 цієї постанови.

3. Цю постанову оприлюднити на офіційному вебсайті Центральної виборчої комісії.

ПОРЯДОК

організації роботи та ведення діловодства комісій з всеукраїнського референдуму

Цей Порядок відповідно до частини першої статті 49, частини першої статті 51 Закону (1135-20) України "Про всеукраїнський референдум" (далі - Закон) регулює питання організації роботи окружних та дільничних комісій з всеукраїнського референдуму (далі - комісії, комісія) і встановлює порядок їх роботи з документами, заявами (клопотаннями), скаргами, пропозиціями (зауваженнями), запитами (далі - документи, звернення), з моменту їх створення або одержання до завершення виконання, відправлення, знищення чи передачі на зберігання до відповідної архівної установи.

1. Загальні положення

1.1. Комісії є спеціальними колегіальними органами, уповноваженими організовувати підготовку та проведення всеукраїнського референдуму і забезпечувати додержання та однакове застосування законодавства про всеукраїнський референдум.

1.2. Комісії є тимчасовими органами, що утворюються і діють під час процесу всеукраїнського референдуму.

1.3. Окружна комісія з всеукраїнського референдуму (далі - окружна комісія).

1.3.1. Окружна комісія в межах повноважень, визначених Законом (1135-20) , забезпечує підготовку та проведення всеукраїнського референдуму в межах відповідного територіального округу з всеукраїнського референдуму.

Повноваження окружної комісії закордонного округу з всеукраїнського референдуму здійснює Центральна виборча комісія.

Окружна комісія є комісією вищого рівня щодо всіх дільничних комісій з всеукраїнського референдуму в межах відповідного територіального округу з всеукраїнського референдуму.

1.3.2. Окружна комісія набуває статусу юридичної особи з дня її державної реєстрації у порядку, визначеному Законом України (755-15) "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань".

1.3.3. Повноваження окружної комісії починаються з моменту складення присяги не менш як двома третинами її складу, визначеного при її утворенні, на першому засіданні комісії, яке проводиться не пізніш як на другий день після дня прийняття рішення про її утворення і скликається головою комісії.

1.3.4. Повноваження окружної комісії припиняються через п’ятнадцять днів після дня офіційного оголошення Центральною виборчою комісією результатів всеукраїнського референдуму, припинення процесу всеукраїнського референдуму.

1.3.5. Припинення окружною комісією статусу юридичної особи здійснюється в порядку, визначеному Законом України (755-15) "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань".

1.4. Дільнична комісія з всеукраїнського референдуму (далі - дільнична комісія).

1.4.1. Дільнична комісія в межах повноважень, визначених Законом (1135-20) , забезпечує організацію підготовки та проведення всеукраїнського референдуму в межах відповідної дільниці з всеукраїнського референдуму.

1.4.2. Дільничні комісії не є юридичними особами.

Фінансове та матеріально-технічне забезпечення діяльності дільничної комісії під час процесу всеукраїнського референдуму здійснює відповідна окружна комісія у порядку, встановленому Законом (1135-20) та Центральною виборчою комісією.

1.4.3. Повноваження дільничної комісії починаються з моменту складення присяги більшістю від її складу, визначеного при її утворенні, на засіданні комісії, яке проводиться не пізніш як на другий день після дня прийняття рішення про її утворення і скликається головою комісії.

1.4.4. Повноваження дільничної комісії припиняються через десять днів після дня офіційного оголошення Центральною виборчою комісією результатів всеукраїнського референдуму, припинення процесу всеукраїнського референдуму.

1.5. Для організаційного, правового, технічного забезпечення здійснення передбачених Законом (1135-20) повноважень комісій можуть залучатися на підставі цивільно-правових угод відповідні спеціалісти, експерти, технічні працівники у порядку, встановленому Центральною виборчою комісією.

1.6. Комісії діють на підставі, в межах повноважень та у спосіб, установлені Конституцією (254к/96-ВР) та законами України.

1.7. Статус члена комісії з всеукраїнського референдуму (далі - член комісії).

1.7.1. Член комісії має право:

1) брати участь у підготовці питань, що вносяться на розгляд комісії;

2) виступати на засіданнях комісії, ставити іншим учасникам засідання запитання щодо порядку денного, вносити пропозиції з питань, віднесених до повноважень комісії;

3) за дорученням відповідної комісії перевіряти діяльність комісій нижчого рівня;

4) безперешкодно відвідувати приміщення комісії, знайомитися з документами комісії, членом якої він є, та комісій нижчого рівня на відповідній території;

5) на відшкодування шкоди, заподіяної його життю, здоров’ю чи майну у зв’язку з виконанням обов’язків члена комісії, у тому числі витрат на відрядження, пов’язаних з виконанням обов’язків члена комісії, у порядку та розмірі, встановлених Кабінетом Міністрів України.

1.7.2. Член комісії зобов’язаний:

1) додержуватися Конституції України (254к/96-ВР) та законів України;

2) брати участь у засіданнях комісії;

3) виконувати рішення відповідної комісії, рішення комісій з всеукраїнського референдуму вищого рівня та обов’язки члена комісії.

1.7.3. Член комісії має також інші права та обов’язки згідно із Законом (1135-20) та іншими законами України.

1.7.4. На час безпосереднього виконання обов’язків члена комісії на кожного члена комісії поширюються гарантії і компенсації, передбачені законодавством для працівників на час виконання ними державних або громадських обов’язків у робочий час.

Члени комісії звільняються від виконання службових обов’язків за місцем постійної роботи на час, необхідний для здійснення обов’язків члена комісії, на підставі письмового повідомлення голови, заступника голови чи секретаря відповідної комісії про скликання засідання комісії або рішення комісії про залучення члена комісії до участі в інших заходах, передбачених Законом (1135-20) . У таких повідомленнях або рішеннях мають зазначатися дата, час та запланована тривалість засідання комісії чи іншого заходу.

1.7.5. Член комісії не може бути звільнений з роботи, переведений на нижчу посаду з підстав, пов’язаних із виконанням його обов’язків у комісії.

1.7.6. Члену комісії забороняється проводити агітацію на підтримку чи проти питання всеукраїнського референдуму або публічно надавати оцінку питанню всеукраїнського референдуму.

1.8. Діяльність комісій здійснюється публічно і відкрито.

З метою забезпечення публічності та відкритості процесу всеукраїнського референдуму комісії відповідно до своїх повноважень:

1) оприлюднюють відомості про свій склад, місцезнаходження та режим роботи, про округи та дільниці з всеукраїнського референдуму;

2) забезпечують можливість для ознайомлення громадян зі списками виборців;

3) оприлюднюють підсумки голосування та результати всеукраїнського референдуму;

4) надають іншу інформацію у випадках та в порядку, передбачених Законом (1135-20) .

1.9. Інформація, що міститься в документах, поданих до відповідної комісії (крім інформації з обмеженим доступом), є відкритою. Комісії в порядку, встановленому Законом (1135-20) , передають для оприлюднення на офіційному вебсайті Центральної виборчої комісії відомості, визначені Законом. Така інформація (крім інформації з обмеженим доступом) може бути оприлюднена та надана в порядку, встановленому Законом України (2939-17) "Про доступ до публічної інформації".

1.10. Для висвітлення діяльності комісії у її приміщенні в місці, вільно доступному для відвідувачів, обладнується стенд офіційних матеріалів комісії, на якому розміщуються рішення комісії та інші документи відповідно до вимог Закону (1135-20) .

1.11. Копія кожної постанови, прийнятої окружною комісією, надсилається засобами автоматизованої інформаційно-телекомунікаційної системи до Центральної виборчої комісії у триденний строк з дня її прийняття та невідкладно оприлюднюється на офіційному вебсайті Центральної виборчої комісії.

До прийняття Центральною виборчою комісією рішення про введення в експлуатацію автоматизованої інформаційно-телекомунікаційної системи копія кожної постанови, прийнятої окружною комісією, надсилається до Центральної виборчої комісії засобами електронного поштового зв’язку.

Копія кожного акта та протоколу комісії надсилається засобами електронного поштового зв’язку до Центральної виборчої комісії у триденний строк з дня їх складання та невідкладно оприлюднюється на офіційному вебсайті Центральної виборчої комісії

1.12. Комісія здійснює документування своєї діяльності, що полягає в підготовці відповідно до встановленого порядку документів на паперових та електронних носіях, які фіксують прийняття рішень та здійснення іншої діяльності комісії в межах повноважень, передбачених законами України.

1.13. Документування діяльності комісії здійснюється державною мовою.

1.14. Організацію ведення діловодства комісії забезпечує секретар комісії.

1.15. Відповідальність за організацію роботи та ведення діловодства комісії, а також за дотримання цього Порядку покладається на голову відповідної комісії.

1.16. У разі дострокового припинення повноважень усього складу комісії комісія, повноваження якої припинено, зобов’язана передати документацію з всеукраїнського референдуму, матеріальні цінності, зокрема печатки та штампи, комісії, затвердженій у новому складі.

Відповідальним за передачу є голова відповідної комісії, повноваження якої припинено, в разі його відсутності - заступник голови, а в разі відсутності голови та його заступника - секретар комісії.

1.17. Вимоги цього Порядку обов’язкові для всіх членів комісії та осіб, які залучаються до її роботи.

1.18. Ніхто не має права втручатися у законну діяльність комісій.

2. Засідання комісії. Основні положення

2.1. Основною формою роботи комісії є засідання.

Проведення голосування виборців у день голосування на всеукраїнському референдумі не є засіданням дільничної комісії .

2.2. Комісії організовують свою роботу відповідно до вимог Закону (1135-20) та цього Порядку в формі відкритих засідань.

2.3. Засідання комісії є повноважним за умови присутності більше половини складу цієї комісії.

2.4. Засідання комісії, як правило, плануються з огляду на потребу, згідно з установленими Законом (1135-20) календарними строками заходів щодо підготовки та проведення всеукраїнського референдуму, здійснення окремих процедур, реалізації інших повноважень комісії відповідно до законів.

2.5. На засіданні комісії ведеться протокол засідання.

3. Скликання засідання комісії

3.1. Засідання комісії скликається головою комісії, у разі його відсутності - заступником голови, а в разі відсутності голови та його заступника - секретарем комісії.

3.2. На письмову вимогу третини складу комісії голова комісії або його заступник зобов’язаний скликати засідання комісії не пізніше наступного дня після отримання такої вимоги.

3.3. У разі необхідності засідання комісії може бути скликане за рішенням комісії з всеукраїнського референдуму вищого рівня.

3.4. Засідання комісії скликається з обов’язковим завчасним повідомленням усіх членів комісії про дату, час, місце проведення та порядок денний засідання.

Повідомлення про засідання може здійснюватися телефоном, електронною поштою чи з використанням інших засобів телекомунікаційного зв’язку. Особа вважається повідомленою, зокрема, у разі надсилання відповідної інформації на її контактний номер телефону, зазначений у поданні до складу відповідної комісії.

Відомості щодо повідомлення членів комісії про засідання (час і спосіб повідомлення) фіксуються в окремому журналі або додаються до протоколу засідання.

4. Підготовка до проведення засідання комісії

4.1. Перед проведенням засідання комісії з всеукраїнського референдуму (далі - засідання) формується проєкт порядку денного цього засідання.

4.2. Проєкт порядку денного засідання готує секретар комісії згідно з установленими Законом (1135-20) строками розгляду питань щодо організації підготовки та проведення всеукраїнського референдуму, інших питань, що належать до повноважень комісії, за дорученням голови комісії, а також з урахуванням пропозицій членів комісії та погоджує його з головою комісії.

4.3. Проєкт порядку денного засідання після його погодження з головою комісії, проєкти рішень комісії та необхідні документи секретар комісії в обов’язковому порядку надає членам комісії, як правило, не пізніше дня, що передує дню проведення засідання, але не пізніше початку засідання.

4.4. На засідання обов’язково запрошуються, як правило, не пізніш як за день до дня його проведення заявники, суб’єкти звернення зі скаргою, суб’єкти оскарження, заінтересовані особи, інші особи, якщо питання, включене до проєкту порядку денного, стосується їх прав або законних інтересів щодо участі у процесі референдуму.

4.5. Інформація про дату, час проведення, порядок денний засідання розміщується на стенді офіційних матеріалів комісії, як правило, не пізніш як за день до дня проведення засідання.

4.6. Матеріали до питань порядку денного засідання складаються з проєкту постанови, додатків до неї, якщо такі зазначено в тексті постанови (список, перелік, звернення, графік, звіт тощо), а в разі потреби - доповідної записки члена комісії, який готує питання на розгляд комісії, інших документів (подання, заяви, скарги тощо), на підставі яких пропонується ухвалити відповідне рішення.

4.7. Проєкт постанови комісії за дорученням голови комісії готує член комісії, який долучає до проєкту всі необхідні документи, а також перелік осіб, які повинні бути запрошені на засідання комісії, та передає проєкт постанови і відповідні матеріали голові комісії.

4.8. Після ознайомлення з підготовленими матеріалами голова комісії проставляє на проєкті постанови відповідну резолюцію ("для розгляду на засіданні комісії") та передає їх секретарю, який забезпечує комплектність матеріалів до питань порядку денного засідання для членів комісії.

4.9. У разі неможливості з поважних причин подати матеріали до засідання в установлений строк секретар комісії завчасно повідомляє про це голову комісії.

4.10. Список усіх запрошених на засідання готує секретар комісії. У списку зазначаються: прізвище, ім’я, по батькові, посади запрошених, офіційні назви органів (організацій, установ, політичних партій тощо) або осіб, яких вони представляють, статус у процесі всеукраїнського референдуму, а також у зв’язку з розглядом якого питання порядку денного засідання вони запрошені.

4.11. Секретар комісії відповідає за реєстрацію осіб, які беруть участь у засіданні на запрошення комісії та без дозволу чи запрошення, і перед початком засідання подає голові комісії список таких осіб.

5. Перше засідання комісії

5.1. Перше засідання комісії скликається не пізніше наступного дня після дня прийняття рішення про її утворення головою комісії, визначеним рішенням про утворення цієї комісії, або в разі невиконання головою цієї функції - заступником голови комісії, а в разі невиконання цієї функції головою та заступником голови комісії - секретарем комісії відповідно до розділу 3 цього Порядку.

5.2. Член комісії на першому засіданні, в якому він бере участь, в обов’язковому порядку ознайомлюється зі своїми правами, обов’язками та гарантіями, передбаченими частинами четвертою - дев’ятою статті 52 Закону (1135-20) , після чого складає таку присягу члена комісії з всеукраїнського референдуму:

"Я, (прізвище, власне ім’я та по батькові), беручи на себе повноваження члена комісії з всеукраїнського референдуму та усвідомлюючи свою високу відповідальність перед Українським народом, присягаю додержуватися Конституції (254к/96-ВР) та законів України, чесно і сумлінно виконувати свої обов’язки, виходячи з принципів верховенства права, законності, об’єктивності та неупередженості, забезпечувати реалізацію і захист прав громадян України на участь у всеукраїнському референдумі".

Особа, яка склала присягу, ставить особистий підпис під текстом присяги. Цей документ є невід’ємною частиною документації відповідної комісії. Члену комісії після складення ним присяги видається посвідчення за підписом голови комісії вищого рівня за формою, затвердженою Центральною виборчою комісією.

5.3. Відмова від складення присяги означає відмову особи бути членом комісії.

Неявка особи на два перші засідання комісії з всеукраїнського референдуму, про які така особа була повідомлена, без поважних причин є відмовою бути членом комісії з всеукраїнського референдуму.

5.4. Перше засідання комісії веде голова комісії або його заступник, а в разі їх відсутності на засіданні комісії або невиконання ними цієї функції комісія визначає зі свого складу головуючого на засіданні.

5.5. На першому засіданні комісії за пропозицією голови комісії (заступника голови комісії або головуючого на засіданні) (далі - головуючий на засіданні), як правило, розглядаються такі першочергові питання:

- розподіл обов’язків між головою, заступником голови, секретарем та іншими членами комісії, про що комісією ухвалюється відповідне рішення;

забезпечення комісії необхідним приміщенням, транспортними засобами, засобами зв’язку, обладнанням, інвентарем, оргтехнікою, іншими матеріальними цінностями відповідно до нормативів їх облаштування, установлених Законом (1135-20) та постановами Центральної виборчої комісії;

- режим роботи комісії та графік чергувань членів комісії у приміщенні комісії;

- залучення комісією відповідних спеціалістів, експертів, технічних працівників для організаційного, правового, технічного забезпечення здійснення повноважень комісії, передбачених Законом (1135-20) .

За необхідності на першому засіданні комісії можуть бути розглянуті також інші питання.

6. Особи, які мають право бути присутніми на засіданні комісії, у приміщенні, де проводиться голосування

6.1. На засіданнях окружної чи дільничної комісії, у тому числі при підрахунку голосів та встановленні результатів голосування, на дільниці з всеукраїнського референдуму в день голосування у приміщенні, де проводиться голосування, мають право бути присутніми без дозволу чи запрошення відповідної комісії з додержанням вимог Закону (1135-20) та цього Порядку:

1) члени комісій з всеукраїнського референдуму вищого рівня;

2) уповноважені особи суб’єктів процесу всеукраїнського референдуму, офіційні спостерігачі від суб’єктів процесу всеукраїнського референдуму та громадських організацій, які отримали дозвіл мати офіційних спостерігачів на всеукраїнському референдумі (не більш як по два офіційні спостерігачі від одного суб’єкта процесу всеукраїнського референдуму, однієї громадської організації, яка отримала дозвіл мати офіційних спостерігачів на всеукраїнському референдумі);

3) офіційні спостерігачі від іноземних держав, міжнародних організацій, акредитовані Центральною виборчою комісією;

4) представники засобів масової інформації (не більше двох осіб від одного засобу масової інформації одночасно);

5) посадові особи відповідного територіального та регіонального представництва Центральної виборчої комісії.

6.2. На засіданні комісії під час розгляду заяви чи скарги за запрошенням мають право бути присутніми заявник, суб’єкт звернення зі скаргою, суб’єкт оскарження, заінтересовані особи, зазначені у скарзі, або представник заявника, суб’єкта звернення зі скаргою, суб’єкта оскарження, заінтересованої особи, вказаної у скарзі.

6.3. Інші особи, крім зазначених у пункті 6.1, 6.2 цього Порядку, можуть бути присутніми на засіданні комісії лише з дозволу або на запрошення цієї комісії, про що приймається відповідне рішення на засіданні комісії.

6.4. Перебування осіб, не передбачених пунктом 6.1 цього Порядку, на дільниці з всеукраїнського референдуму під час проведення голосування, а також на засіданні комісії під час підрахунку голосів та встановлення результатів голосування забороняється.

6.5. Під час засідань комісій виключно для виконання функцій перекладача громадяни України або іноземці чи особи без громадянства, які володіють українською мовою, можуть супроводжувати акредитованих офіційних спостерігачів від іноземних держав, міжнародних організацій (не більше однієї особи з кожним офіційним спостерігачем).

6.6. Комісія може прийняти рішення про позбавлення права присутності на своєму засіданні осіб, визначених пунктами 6.1 - 6.3 цього Порядку, якщо вони неправомірно перешкоджають його проведенню. Таке рішення приймається не менше ніж двома третинами голосів від складу комісії.

6.7. Поліцейські здійснюють охорону правопорядку в день голосування та під час підрахунку голосів лише поза межами приміщення для голосування.

У разі виникнення фактів порушення правопорядку голова, заступник голови чи секретар комісії може запросити поліцейського для вчинення дій з відновлення правопорядку і лише на період, необхідний для таких дій.

Перебування поліцейського у приміщенні для голосування в інших випадках забороняється.

7. Ведення засідання комісії

7.1. Засідання комісії веде голова комісії або його заступник.

У разі невиконання ними цієї функції або в разі їх відсутності на засіданні комісія визначає зі свого складу головуючого на засіданні.

7.2. Головуючий на засіданні на початку засідання або на початку розгляду питання оголошує кількість присутніх членів комісії, список запрошених та інших осіб, які мають право бути присутніми на засіданні комісії без дозволу або запрошення комісії, представників засобів масової інформації.

Щодо можливості присутності на засіданні комісії осіб з її дозволу або запрошених на її засідання комісією приймається протокольне рішення.

7.3. За відсутності секретаря комісії чи невиконання ним своїх повноважень на засіданні комісія обирає зі свого складу секретаря засідання, який виконує обов’язки секретаря комісії на відповідному засіданні та під час оформлення документів цього засідання.

7.4. На початку засідання комісією за пропозицією головуючого на засіданні обговорюється та затверджується порядок денний засідання, про що приймається протокольне рішення.

7.5. У разі необхідності внесення змін до порядку денного під час засідання (виключення питання, доповнення новим питанням) головуючий на засіданні вносить відповідну пропозицію (самостійно або за ініціативою члена комісії).

Кожна пропозиція про внесення змін до порядку денного засідання обговорюється та затверджується протокольним рішенням комісії.

7.6. Головуючий на засіданні:

- веде засідання комісії;

- організовує обговорення питань порядку денного;

- надає слово для виступу спочатку членам комісії, а потім запрошеним та іншим особам відповідно до законодавства в порядку черговості заявок;

- виносить на голосування пропозиції членів комісії в порядку їх надходження;

- організовує голосування для ухвалення комісією рішення та здійснює підрахунок голосів, оголошує результати цього голосування;

- забезпечує рівні можливості членам комісії для участі в обговоренні питань;

- забезпечує дотримання законів України та цього Порядку членами комісії, запрошеними та іншими особами;

- здійснює інші повноваження, передбачені Законом (1135-20) та цим Порядком.

7.7. Головуючий на засіданні має право виносити на голосування в першочерговому порядку свої пропозиції щодо питань порядку денного та подальшого ходу засідання комісії, ставити виступаючим питання.

7.8. Головуючий на засіданні під час виступів членів комісії не має права коментувати їх виступи. У разі виступу члена комісії не по суті питання порядку денного, що обговорюється, головуючий на засіданні має право перервати його із зауваженням щодо необхідності дотримання предмета обговорення.

7.9. Під час ухвалення рішення головуючий на засіданні комісії голосує останнім.

7.10. Головуючий на засіданні забезпечує дотримання встановленого порядку розгляду питань, їх повне і всебічне вивчення.

7.11. На засіданні ніхто не має права на виступ без дозволу головуючого. Головуючий на засіданні обов’язково надає слово члену комісії, який наполягає на цьому.

8. Розгляд питань на засіданні комісії

8.1. Питання для розгляду на засіданні готують члени комісії із залученням у разі необхідності відповідних спеціалістів, експертів.

8.2. Комісія на вимогу трьох членів комісії, а також за рішенням комісії з всеукраїнського референдуму вищого рівня або суду зобов’язана розглянути на своєму засіданні питання, що належать до її повноважень, не пізніш як у триденний строк від дня заявлення вимоги або прийняття зазначеного рішення, але не пізніше дня голосування, а в день голосування, крім дільничної комісії, - невідкладно.

8.3. Дільнична комісія зобов’язана розглянути на своєму засіданні питання, віднесені до її компетенції, на вимогу трьох членів комісії у день голосування або за рішенням комісії вищого рівня чи суду, прийнятим у день голосування, невідкладно після закінчення голосування, крім питань про внесення змін до списку виборців на всеукраїнському референдумі.

8.4. Розгляд питання на засіданні комісії, як правило, передбачає такі етапи:

- доповідь члена комісії, співдоповіді (у разі потреби);

- запитання членів комісії доповідачу, співдоповідачам, відповіді на них;

- виступи членів комісії та інших осіб, з питання, що розглядається;

- внесення пропозицій членами комісії, їх обговорення;

- оголошення головуючим на засіданні про припинення обговорення питання;

- заключне слово доповідача, співдоповідачів (за їх бажанням);

- голосування.

8.5. Для доповіді надається до 10 хвилин, співдоповіді та виступів членів комісії - до 5 хвилин, виступів інших осіб - до 3 хвилин, заключного слова - до 3 хвилин, якщо інше не встановлено комісією.

Головуючий на засіданні на прохання виступаючого може за згодою більшості присутніх на засіданні членів комісії продовжити йому час для виступу.

8.6. Члени комісії та присутні на засіданні особи не мають права використовувати свої виступи для політичних заяв, декларацій тощо.

За порушення цієї вимоги головуючий на засіданні має право позбавляти слова таких осіб.

8.7. Особи, запрошені на засідання, як правило, беруть у ньому участь лише під час розгляду питань, з яких вони запрошені. За рішенням комісії такі особи можуть бути присутніми і під час розгляду інших питань.

8.8. Кожен член комісії, який бере участь у засіданні, має право подати до проєкту рішення пропозиції та зауваження.

У разі надходження пропозицій проєкт рішення голосується за основу.

Пропозиції та зауваження до проєкту рішення вносяться в усній чи письмовій формі.

Член комісії може на будь-якому етапі обговорення проєкту рішення зняти свою пропозицію чи зауваження.

Голосування щодо кожної пропозиції проводиться окремо із занесенням результатів до протоколу засідання.

Після проведення голосування за пропозиціями проєкт рішення голосується в цілому з урахуванням пропозицій, які набрали необхідну кількість голосів.

9. Рішення комісії та їх оформлення

9.1. За результатами розгляду та обговорення питання на засіданні комісія ухвалює рішення.

9.2. Рішення комісії приймається відкритим голосуванням більшістю голосів від складу комісії, крім випадків, передбачених Законом (1135-20) .

9.3. Рішення комісії набирає чинності з моменту його прийняття, крім випадків, передбачених Законом.

9.4. Рішення комісії, прийняте в межах її повноважень, є обов’язковим для виконання всіма суб’єктами процесу всеукраїнського референдуму, органами державної влади, органами влади Автономної Республіки Крим, органами місцевого самоврядування, посадовими і службовими особами цих органів, підприємствами, установами, організаціями та їх посадовими особами, засобами масової інформації, громадськими об’єднаннями.

9.5. Протоколи комісій про підрахунок (повторний підрахунок) голосів виборців на дільницях з всеукраїнського референдуму та про встановлення підсумків голосування в межах територіального округу з всеукраїнського референдуму складаються без прийняття рішень відповідними комісіями.

9.6. Рішення комісії з розглянутого питання порядку денного письмово оформляється у вигляді постанови (додаток 1) згідно з вимогами розділу 9 цього Порядку.

9.7. Постанова комісії повинна містити:

найменування комісії;

найменування постанови;

дату та місце її прийняття;

порядковий номер постанови;

мотивувальну частину;

резолютивну частину.

Найменування постанови комісії повинно бути лаконічним та відображати її основний зміст. Якщо в постанові йдеться про кілька питань, найменування може бути узагальненим.

Мотивувальна частина постанови повинна містити посилання на обставини, що зумовили розгляд питання на засіданні комісії, з посиланням на відповідні положення нормативно-правових актів або постанову комісії з всеукраїнського референдуму вищого рівня чи рішення суду, яким керувалася комісія під час прийняття постанови.

Резолютивна частина постанови повинна містити відповідне рішення комісії, викладене у формі висновку, із зазначенням завдань і заходів, спрямованих на реалізацію повноважень комісії з питання, що розглядається.

Резолютивна частина постанови може містити вказівки на необхідність доведення змісту постанови до суб’єктів, на яких поширюється її дія, виконавців, осіб, на яких покладається контроль за виконанням документа, строки його виконання, а також додатки.

Резолютивна частина постанови складається з пронумерованих пунктів та підпунктів.

9.8. З питань поточної діяльності та в інших випадках, передбачених Законом (1135-20) , комісія може приймати протокольні рішення, зміст яких заноситься до протоколу комісії та не оформлюється окремим документом.

9.9. У разі виявлення у процесі розгляду питання на засіданні комісії ознак вчинення кримінального чи адміністративного правопорушення комісія приймає рішення про звернення до правоохоронних органів та передає їм відповідні матеріали.

9.10. Рішення комісії, що суперечить законодавству України або прийнято з перевищенням її повноважень, може бути скасовано комісією з всеукраїнського референдуму вищого рівня, Центральною виборчою комісією за результатами розгляду звернення або з власної ініціативи чи може бути визнане протиправним та скасоване судом.

У такому разі комісія з всеукраїнського референдуму вищого рівня має право прийняти рішення по суті питання.

9.11. Комісія не може прийняти рішення про дострокове припинення своїх повноважень.

9.12. Постанова, прийнята на засіданні комісії, підлягає відповідному оформленню для підписання, видачі (надсилання) та оприлюднення.

Оформлення постанови здійснює секретар комісії (секретар засідання).

9.13. У разі ухвалення на засіданні комісії пропозицій щодо внесення змін до тексту постанови секретар комісії (секретар засідання) вносить відповідні зміни під час доопрацювання постанови.

9.14. Прийнята на засіданні комісії постанова після її оформлення підписується головуючим на засіданні із зазначенням фактичної посади, ініціала імені і прізвища особи, яка підписала документ, а також засвідчується печаткою комісії.

Додатки до постанови підписує секретар комісії (секретар засідання).

9.15. Прийняті комісією постанови повинні мати наскрізну послідовну нумерацію в межах календарного року.

9.16. Постанова, прийнята окружною чи дільничною комісією, вивішується на стенді офіційних матеріалів комісії для загального ознайомлення не пізніше ранку наступного дня після її прийняття, а прийнята напередодні дня голосування, у день голосування чи під час встановлення результатів голосування - не пізніше ніж через чотири години після завершення засідання комісії.

Така постанова у той самий строк доводиться також до відома суб’єктів процесу всеукраїнського референдуму, яких вона стосується.

9.17. Копія постанови, засвідчена головою комісії чи його заступником і секретарем комісії та скріплена печаткою комісії, не пізніше ніж через чотири години після її прийняття (у день голосування - невідкладно) видається суб’єкту процесу всеукраїнського референдуму, якого вона стосується, на його вимогу.

За необхідності може бути виготовлений витяг із протоколу засідання комісії (додаток 3), що відображає прийняте протокольне рішення.

10. Складання комісією актів та протоколів

10.1. Комісія у процесі своєї діяльності складає акти та протоколи.

Акт комісії засвідчує певний факт або певну подію, виявлені і визнані комісією.

Протокол комісії встановлює підсумки певних дій, виконаних комісією.

10.2. Акти і протоколи комісії складаються за затвердженими Центральною виборчою комісією формами у випадках і в кількості примірників, передбачених Законом (1135-20) .

10.3. Акти і протоколи комісії підписуються всіма присутніми на засіданні членами комісії, підписи яких скріплюються печаткою комісії.

Перший примірник акта чи протоколу мають право підписати присутні на засіданні члени комісій з всеукраїнського референдуму вищого рівня, уповноважені особи суб’єктів процесу всеукраїнського референдуму, офіційні спостерігачі від суб’єктів процесу всеукраїнського референдуму та громадських організацій, які отримали дозвіл мати офіційних спостерігачів на всеукраїнському референдумі, офіційні спостерігачі від іноземних держав, міжнародних організацій, акредитовані Центральною виборчою комісією, посадові особи відповідного територіального та регіонального представництва Центральної виборчої комісії.

10.4. Копія акта чи протоколу надається суб’єкту процесу всеукраїнського референдуму на його вимогу.

11. Протокол засідання комісії

11.1. Протокол засідання комісії, в якому фіксуються хід і результати обговорення питань та прийняття рішень на засіданні комісії (додаток 2), веде секретар комісії (секретар засідання).

Ведення протоколу засідання дільничної комісії, на якому здійснюється підрахунок голосів виборців, протокольним рішенням комісії доручається заступнику голови або іншому члену дільничної комісії. Секретар комісії на цьому засіданні вносить відомості до протоколу про підрахунок голосів виборців, які проголосували на дільниці з всеукраїнського референдуму.

Протокол такого засідання дільничної комісії складається і підписується у приміщенні, в якому проводилося голосування.

11.2. Протокол засідання комісії повинен містити такі реквізити та відомості:

назву комісії;

дату і місце проведення засідання (якщо засідання тривало кілька днів, дата його проведення матиме вигляд інтервалу із зазначенням першого та останнього днів засідання);

час початку засідання;

загальну кількість членів комісії;

кількість і список присутніх на засіданні членів комісії;

список осіб, які беруть участь у засіданні на запрошення комісії, та осіб, які мають право бути присутніми на засіданні без дозволу чи запрошення комісії (якщо кількість присутніх перевищує 15, зазначається їх загальна кількість із посиланням на список, що додається до протоколу);

порядок денний з формулюванням питань у називному відмінку.

Текст протоколу засідання комісії з розгляду кожного питання складається з трьох частин, що починаються словами: "Слухали", "Виступили", "Вирішили" ("Постановили").

11.3. У протоколі засідання комісії повинні бути відображені короткий зміст та номер постанови, яка була прийнята, протоколу чи акта, які були складені на засіданні комісії.

11.4. Протокол засідання комісії оформляє секретар комісії (секретар засідання).

11.5. До протоколу засідання комісії долучаються оригінали постанов, прийнятих на цьому засіданні, додатки до них, якщо такі були, інші документи щодо розглянутих на засіданні питань, а також за наявності викладені в письмовій формі окремі думки членів комісії.

Окремі думки членів комісії є невід’ємною частиною протоколу засідання комісії.

11.6. До протоколу безперервного засідання окружної комісії додаються окремі думки (за наявності) членів окружної комісії, які брали участь у засіданні і не згодні з рішенням, прийнятим окружною комісією.

У разі незгоди зі встановленими підсумками голосування, зафіксованими у протоколі окружної комісії, член комісії підписує протокол із приміткою "З окремою думкою". Письмовий виклад окремої думки додається до протоколу про підсумки голосування.

11.7. Протокол засідання комісії підписує головуючий на засіданні та секретар комісії (секретар засідання) із зазначенням фактичної посади, ініціала імені та прізвища особи, яка підписала документ.

11.8. Протокол засідання комісії надається для ознайомлення членам комісії не пізніше наступного засідання комісії, при цьому член комісії має право його підписати.

11.9. Протокол засідання комісії може бути наданий для ознайомлення суб’єкту процесу всеукраїнського референдуму на його вимогу не пізніше наступного засідання комісії.

12. Приймання, реєстрація і розгляд документів та звернень, що надходять до комісії

12.1. Під час приймання, реєстрації та розгляду документів і звернень, що надходять до комісії, комісія керується Законом (1135-20) , іншими актами законодавства України, постановами Центральної виборчої комісії та цим Порядком.

12.2. Документи та звернення, що надходять до комісії, мають право приймати голова комісії, заступник голови комісії, секретар комісії або інші члени комісії, уповноважені на це її рішенням.

12.3. Документи та звернення подаються до комісії особисто або через уповноважену особу, якщо її повноваження підтверджено відповідно до законодавства України, чи надсилаються поштою (електронною поштою) або факсимільним зв’язком.

12.4. Документи, звернення реєструються в день їх надходження в журналі реєстрації документів, заяв і скарг у комісії з всеукраїнського референдуму (додаток 5).

12.5. Заяви виборців про бажання голосувати за місцем перебування реєструються дільничною комісією в окремому журналі, в якому обов’язково зазначаються, зокрема, дата і час надходження заяви, прізвище, власне ім’я, по батькові та місце перебування виборця (додаток 6).

12.6. Особа, яка подає документи, звернення до комісії, складає опис, у якому вказує свої прізвище, ім’я, по батькові, перелік поданих документів із зазначенням кількості аркушів, дати та часу їх подання. Опис зберігається разом із поданими документами.

12.7. Не реєструються в комісії анонімні, вітальні листи, запрошення, що надходять на її адресу.

12.8. Реєстраційний (вхідний) номер, що відповідає порядковому номеру запису в журналі реєстрації документів, заяв і скарг, і дата надходження зазначаються у правому куті нижнього поля першого аркуша документа, звернення або на іншому вільному від тексту місці цього аркуша (крім місця, визначеного для підшивки).

12.9. У разі повторного надходження документа, звернення після присвоєння чергового реєстраційного номера праворуч на верхньому полі їх першого аркуша робиться напис "ПОВТОРНО".

12.10. Якщо під час розпечатування конверта з документом, зверненням виявлено відсутність чи пошкодження документа, звернення або їх окремих частин, невідповідність номера документа, звернення номеру, зазначеному на конверті, особа, яка приймає документ, звернення, складає акт у двох примірниках: один надсилається відправнику, другий долучається до документа, звернення, що залишаються у комісії.

Конверти, в яких надійшли документи, додаються до звернення.

12.11. Зареєстровані документи, звернення в день їх реєстрації подаються голові комісії (у разі відсутності голови комісії - заступнику голови), який дає відповідні доручення членам комісії та залученим спеціалістам, експертам щодо їх попереднього розгляду та підготовки відповіді.

12.12. За підсумками попереднього розгляду документа, звернення член комісії в разі необхідності розгляду питання на засіданні комісії готує проєкт постанови відповідно до пункту 4.7 цього Порядку, про що інформує голову комісії (у разі його відсутності - заступника голови комісії).

Якщо звернення не потребує прийняття рішення комісією, суб’єкту звернення може бути надано відповідь за підписом голови комісії (заступника голови).

12.13. Строки та порядок розгляду документів, звернень, що надійшли до комісії під час процесу всеукраїнського референдуму, встановлено Законом (1135-20) , іншими законами України та відповідними актами Центральної виборчої комісії.

12.14. Розглянуті документи, звернення, що надійшли до комісії, передаються секретарю комісії для подальшого формування справи відповідно до затвердженої головою комісії номенклатури справ.

12.15. Особистий прийом громадян проводиться головою комісії, заступником голови комісії, секретарем комісії та іншими членами комісії згідно з графіком прийому громадян, установленим комісією.

12.16. Реєстрація осіб, які звернулися до комісії для особистого прийому, ведеться в журналі обліку особистого прийому громадян у комісії з всеукраїнського референдуму (додаток 4).

12.17. Якщо порушене питання вирішити безпосередньо під час особистого прийому неможливо, воно розглядається в порядку, передбаченому для розгляду письмових звернень.

12.18. Контроль за виконанням документів, звернень, який передбачає безпосередню перевірку і коригування процесу виконання, облік та аналіз результатів виконання документів, що перебувають на контролі, дотримання встановлених строків виконання здійснює секретар комісії.

12.19. Про виконання документів, звернень робиться відмітка у відповідній графі журналу обліку особистого прийому громадян у комісії з всеукраїнського референдуму (додаток 4) та журналу реєстрації документів, заяв і скарг у комісії з всеукраїнського референдуму (додаток 5).

Про виконання документа секретар комісії інформує голову комісії.

13. Підготовка, оформлення і відправлення вихідних документів

13.1. Текст вихідного документа викладається державною мовою, зрозуміло, лаконічно, аргументовано, що забезпечує чітке та однозначне сприйняття інформації, що в ньому міститься.

Відповідь на документ (лист), звернення повинна містити посилання на номер (за наявності) і дату документа (листа), звернення, на які дається відповідь.

На лицьовому боці останнього аркуша документа (листа), звернення у його лівому нижньому куті вказуються прізвище та ініціали імені та по батькові виконавця, номер його телефону.

13.2. Кожний вихідний документ підписує голова комісії, а в разі його відсутності - заступник голови комісії із зазначенням прізвища та ініціала імені.

Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади в комісії.

13.3. Дата складення, підписання, прийняття чи затвердження документа зазначається цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік, як правило, під час оформлення листів, довідок, звернень тощо (27.05.2021) або цифрами та словами під час оформлення постанов, актів, протоколів комісії та фінансових документів (27 травня 2021 року).

13.4. Назва установи, організації, політичної партії у вихідних документах комісії зазначається у називному відмінку, наприклад:

Київська міська рада

У документі, що надсилається конкретній посадовій особі, найменування установи зазначається в родовому відмінку, а посада, прізвище - у давальному відмінку, далі - ініціали імені та по батькові, наприклад:

Голові Київської

обласної державної адміністрації

ІВАНЕНКУ С.М.

Вихідний документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням адресата не пишеться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Адреса вказується у правій верхній частині документа.

13.5. Реквізит "Адресат" разовому кореспонденту має містити повну адресу, написання якої повинно відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку (270-2009-п) , затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 року № 270, наприклад:

Редакція газети "Рідний край"

вул. Шевченка, 47, м. Полтава, 36007

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначаються прізвище, ініціали імені та по батькові одержувача, а потім його поштова адреса, наприклад:

СЕРГІЄНКУ В.П.

вул. Свободи, 15, кв. 5,

м. Харків, 62320

13.6. Вихідні документи відправляє секретар комісії в день їх підписання або не пізніше наступного календарного дня, якщо інше не встановлено законодавством України.

Особиста кореспонденція, не пов’язана з виконанням службових обов’язків у комісії, відправленню не підлягає.

13.7. Вихідні документи виготовляються в кількості примірників відповідно до числа адресатів. Копія вихідного документа обов’язково залишається у комісії та зберігається для включення її до відповідної справи, оформленої згідно із затвердженою номенклатурою справ.

13.8. Документ надсилається або передається адресату після його реєстрації в журналі реєстрації документів, заяв і скарг у комісії з всеукраїнського референдуму (додаток 5).

У лівій верхній частині першого аркуша документа зазначаються реєстраційний (вихідний) номер, що відповідає порядковому номеру запису в журналі реєстрації, та дата відправлення.

13.9. Під час відправлення вихідних документів перевіряються:

правильність оформлення документа та розміщення на ньому всіх реквізитів;

правильність зазначення адреси;

наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

наявність у документі посилання на додатки;

наявність усіх додатків до документа, вказаних у тексті;

відповідність кількості примірників вихідного документа кількості адресатів.

13.10. Документи, що надсилаються одночасно одному й тому самому адресату, вкладаються разом із засвідченим печаткою комісії окремим описом вкладеного в один конверт (пакет, бандероль) із зазначенням реєстраційних вихідних номерів усіх вкладених документів. Копія окремого опису вкладеного залишається в комісії.

13.11. Якщо документ надсилається кільком адресатам, то виготовляється і відправляється відповідна кількість його примірників.

13.12. У журналі реєстрації документів, заяв і скарг комісії з всеукраїнського референдуму (додаток 5) зазначаються номер вихідного документа, дата відправлення, його назва або короткий зміст, адресат.

13.13. Залежно від характеру і терміновості відправлення документи надсилаються адресату поштою, спецзв’язком.

Для забезпечення термінового інформування документи можуть надсилатися адресату факсимільним зв’язком та електронною поштою з подальшим надсиланням їх оригіналів.

Терміновість відправлення документів визначає голова комісії, а в разі його відсутності - заступник голови комісії або секретар комісії.

У разі потреби прискорення доставки кореспонденції адресату з дозволу голови комісії (у разі його відсутності - заступника голови комісії або секретаря комісії) допускається видача документів відповідним уповноваженим особам адресата під розписку.

14. Печатка та штампи комісії

14.1. Комісії мають власні печатки, зразки та описи яких затверджено Центральною виборчою комісією.

14.2. Комісії можуть мати штампи (для реєстрації кореспонденції, засвідчення правильності копії документа тощо), які використовують у своїй роботі.

15. Матеріально-технічне забезпечення діяльності комісії

15.1. Місцеві органи виконавчої влади, органи місцевого самоврядування або інші органи, їх посадові та службові особи зобов’язані сприяти комісіям у реалізації їхніх повноважень, зокрема:

надавати необхідні приміщення для організації роботи комісій та проведення голосування відповідно до вимог Закону (1135-20) та актів Центральної виборчої комісії;

забезпечувати їх охорону, а також охорону бюлетенів з всеукраїнського референдуму та іншої документації;

надавати згідно з установленими Центральною виборчою комісією нормами транспортні засоби, засоби зв’язку, обладнання, інвентар, оргтехніку, що підлягають поверненню після припинення повноважень комісій.

15.2. Національна поліція України зобов’язана не пізніш як за вісім днів до дня проведення всеукраїнського референдуму забезпечити цілодобову охорону приміщень комісій, а також у разі необхідності, за зверненням Центральної виборчої комісії - органів ведення Державного реєстру виборців.

Про Порядок організації роботи та ведення діловодства комісій з всеукраїнського референдуму

ПОРЯДОК

організації роботи та ведення діловодства комісій з всеукраїнського референдуму

1. Загальні положення

2. Засідання комісії. Основні положення

3. Скликання засідання комісії

4. Підготовка до проведення засідання комісії

5. Перше засідання комісії

6. Особи, які мають право бути присутніми на засіданні комісії, у приміщенні, де проводиться голосування

7. Ведення засідання комісії

8. Розгляд питань на засіданні комісії

9. Рішення комісії та їх оформлення

10. Складання комісією актів та протоколів

11. Протокол засідання комісії

12. Приймання, реєстрація і розгляд документів та звернень, що надходять до комісії

13. Підготовка, оформлення і відправлення вихідних документів

14. Печатка та штампи комісії

15. Матеріально-технічне забезпечення діяльності комісії

16. Заключні положення

ПОСТАНОВА

ПРОТОКОЛ

ВИТЯГ ІЗ ПРОТОКОЛУ

ЖУРНАЛ

обліку особистого прийому громадян у комісії з всеукраїнського референдуму

ЖУРНАЛ

реєстрації документів, заяв і скарг у комісії з всеукраїнського референдуму

ЖУРНАЛ

дільничної комісії з всеукраїнського референдуму