Відповідно до законів України "Про Державну кримінально-виконавчу службу України" (2713-15) , "Про Національну поліцію" (580-19) , "Про охорону праці" (2694-12) , "Про освіту" (2145-19) , "Про вищу освіту" (1556-18) , "Про інформацію" (2657-12) , "Про захист персональних даних" (2297-17) , "Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус" (5492-17) , "Про Єдиний державний реєстр призовників, військовозобов’язаних та резервістів" (1951-19) , "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі" (1217-20) , "Про військовий обов’язок і військову службу" (2232-12) , Положення про Міністерство юстиції України (228-2014-п) , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, постанов Кабінету Міністрів України від 24 січня 2020 року № 20 (20-2020-п) "Деякі питання територіальних органів Міністерства юстиції", від 05 лютого 2020 року № 48 (48-2020-п) "Про перейменування деяких територіальних органів Міністерства юстиції", розпоряджень Кабінету Міністрів України від 13 вересня 2017 року № 655-р (655-2017-р) "Про утворення державної установи "Центр пробації", від 13 вересня 2017 року № 684-р (684-2017-р) "Про утворення державної установи "Центр охорони здоров’я Державної кримінально-виконавчої служби України" НАКАЗУЮ:

1. Пункт 3 (z1077-17) наказу Міністерства юстиції України від 30 серпня 2017 року № 2771/5 "Про затвердження Інструкції з організації обліку кадрів у Державній кримінально-виконавчій службі України", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 04 вересня 2017 року за № 1077/30945, викласти в такій редакції:

"3. Керівникам територіальних органів Міністерства юстиції - Департаменту з питань виконання кримінальних покарань, міжрегіональних управлінь з питань виконання кримінальних покарань Міністерства юстиції, підприємств, установ і організацій, створених для забезпечення виконання завдань Державної кримінально-виконавчої служби України, забезпечити неухильне дотримання вимог цієї Інструкції.".

2. Затвердити Зміни до Інструкції з організації обліку кадрів у Державній кримінально-виконавчій службі України (z1077-17) , затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 30 серпня 2017 року № 2771/5, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 04 вересня 2017 року за № 1077/30945, що додаються.

3. Управлінню персоналу (Сова Н.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 (493/92) "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Висоцьку О.

ЗМІНИ

до Інструкції з організації обліку кадрів у Державній кримінально-виконавчій службі України

1. Пункт 3 (z1077-17) розділу І викласти в такій редакції:

"3. Облік кадрів у Державній кримінально-виконавчій службі України (далі - ДКВС України) здійснюється службами персоналу (службою управління персоналу апарату Міністерства юстиції України, територіальних органів Міністерства юстиції України - Департаменту з питань виконання кримінальних покарань, міжрегіональних управлінь з питань виконання кримінальних покарань Міністерства юстиції), відділами (секторами, особами), які проводять роботу з обліку кадрів у підприємствах, установах та організаціях, створених для забезпечення виконання завдань Державної кримінально-виконавчої служби України ( далі - органи і установи).".

2. У розділі II:

1) абзац третій пункту 3 глави 1 викласти в такій редакції:

"алфавітна картка за формою, визначеною у додатку 2 до цієї Інструкції (в органах чи установах, де зберігається більше 400 особових справ, крім інвентарної книги ведеться картотека за алфавітними картками);";

2) пункт 1 глави 3 викласти в такій редакції:

"1. Штатно-посадовий облік кадрів ведеться в органах і установах відповідно до Інструкції з організаційно-штатної роботи в установах виконання покарань, слідчих ізоляторах, воєнізованих формуваннях, навчальних закладах, інших підприємствах, установах і організаціях, створених для забезпечення виконання завдань Державної кримінально-виконавчої служби України (z0145-20) , затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 05 лютого 2020 року № 412/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 06 лютого 2020 року за № 145/34428, у штатно-посадовій книзі, форма якої наведена в додатку 8 до цієї Інструкції.".

3. Розділ III викласти в такій редакції:

"III. Видання, облік і розсилання наказів з особового складу

1. Прийняття на службу (роботу), переміщення, звільнення осіб рядового і начальницького складу чи працівників здійснюються на підставі наказу з особового складу.

2. Накази з особового складу є основними документами, які визначають службове становище осіб рядового і начальницького складу і працівників.

Підготовка та видання наказів з особового складу в органах і установах здійснюються з урахуванням вимог цієї Інструкції, та відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (z0736-15) , затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (далі - Правила).

3. У наказах з особового складу зазначаються відомості щодо:

призначення осіб рядового і начальницького складу та працівників на штатні посади, переміщення по службі (роботі), тимчасового виконання обов’язків за іншою посадою;

присвоєння та позбавлення спеціальних звань у ДКВС України, пониження у спеціальному званні на один ступінь;

присвоєння особистих номерів;

відрядження (прикомандирування) до державних органів, установ, організацій або органів місцевого самоврядування на час виконання відповідних повноважень на постійній основі із залишенням на службі в ДКВС України;

зарахування до кадрів ДКВС України військовослужбовців Збройних Сил України, інших військових формувань та правоохоронних органів, а також офіцерів запасу та осіб, які раніше проходили службу в ДКВС України;

заохочення;

зарахування у розпорядження;

звільнення з посади;

звільнення осіб рядового і начальницького складу зі служби в ДКВС України та працівників із роботи;

виключення зі списків персоналу ДКВС України;

залишення на службі понад граничний вік;

зміни прізвища, імені та по батькові (за наявності);

встановлення стажу служби (роботи) для виплати відсоткової надбавки за вислугу років (стаж роботи), надання додаткової оплачуваної відпустки;

надання відпусток відповідно до чинного законодавства;

встановлення чи скасування щомісячних основних та додаткових видів грошового забезпечення;

встановлення посадових окладів працівникам займаною посадою, надбавок, доплат, підвищень посадових окладів та інших передбачених законодавством додаткових видів заробітної плати;

зміни розмірів посадових окладів (ставок заробітної плати), підвищень, надбавок, доплат, що визначають заробітну плату працівників;

надання одноразових додаткових видів грошового забезпечення;

відсторонення від виконання службових обов’язків (посади) або роботи.

4. У разі видання наказу з особового складу про:

1) відрядження особи рядового і начальницького складу (прикомандирування) до державних органів, установ, організацій або органів місцевого самоврядування на час виконання відповідних повноважень на постійній основі із залишенням на службі в ДКВС України зазначається стаж служби, який дає право на виплату особам рядового і начальницького складу надбавки за вислугу років, надання додаткової оплачуваної відпустки;

2) звільнення особи рядового і начальницького складу зі служби в ДКВС України в наказі з особового складу органу або установи (в яких проходила службу особа рядового і начальницького складу) зазначаються стаж служби в ДКВС України, вислуга років для призначення пенсії (у тому числі на пільгових умовах), необхідність виплати одноразової грошової допомоги при звільненні зі служби в ДКВС України та стаж служби в ДКВС України для її виплати.

Крім того, зазначається інформація щодо необхідності виплати грошової компенсації за кількість діб невикористаних відпусток за фактично відпрацьований час у році звільнення або відрахування з грошового забезпечення коштів за кількість діб відпусток за час невідпрацьованої частини календарного року;

3) про накладення дисциплінарних стягнень у виді звільнення з посади, пониження у спеціальному званні на один ступінь та звільнення зі служби в ДКВС України реалізовуються шляхом видання наказів по особовому складу в установленому порядку.

5. Підставою для підготовки та видання наказів з особового складу є документи з питань проходження служби або роботи, подані до служби персоналу особою рядового і начальницького складу або працівником, їх керівником або посадовою особою служби персоналу, який здійснює кадрове забезпечення підрозділу. Документами з питань проходження служби (роботи) визначаються:

1) заява про прийняття на службу до ДКВС України, що пишеться власноруч, згідно з додатком 15 до цієї Інструкції;

2) заява про прийняття на роботу та призначення працівника на період перебування у відпустці по догляду за дитиною основного працівника, що пишеться власноруч, згідно з додатком 16 до цієї Інструкції;

3) рапорт (заява) про переміщення, що пишеться власноруч у довільній формі;

4) подання про призначення на посаду або звільнення з посади (зі служби) із відповідним обґрунтуванням.

6. Накази з особового складу нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року та мають окрему порядкову нумерацію.

7. Оригінали наказів з особового складу зберігаються в службах персоналу Міністерства юстиції України, органу чи установи.

Копії наказів з особового складу та витяги з них засвідчуються службою персоналу в установленому порядку і надсилаються із використанням засобів поштового та електронного зв’язку відповідно до Правил заінтересованим державним органам, підприємствам, установам, організаціям, посадовим особам, а також у разі необхідності до інших заінтересованих підрозділів. Список розсилки підписує керівник структурного підрозділу, який його склав.".

4. У розділі IV:

1) у пункті 3 слова "обчислення вислуги років для встановлення надбавки за стаж служби" замінити словами "обчислення стажу служби для виплати надбавки за вислугу років";

2) пункт 4 викласти в такій редакції:

"4. Особова справа особи рядового чи начальницького складу складається з п’яти частин, у яких зберігаються:

у першій частині - послужний список, висновок комісії з обчислення стажу служби для виплати надбавки за вислугу років;

у другій частині - матеріали вивчення кандидата на посаду, характеристики з попередніх місць служби (роботи), документи про успішне закінчення особою рядового чи начальницького складу професійного навчання (первинної професійної підготовки, підвищення кваліфікації), атестаційні листи та характеристики, подання до присвоєння спеціальних звань, нагородні листи, подання про призначення на посади, переведення, переміщення по службі та звільнення;

у третій частині - заява про прийняття на службу до ДКВС України, автобіографія, складена за формою, визначеною у додатку 9 до цієї Інструкції, анкета, складена за формою, визначеною у додатку 10 до цієї Інструкції, постанова (довідка, свідоцтво про хворобу) військово-лікарської комісії, довідка за результатами психологічного вивчення кандидата на конкретну посаду, зобов’язання щодо дотримання обмежень та вимог, пов’язаних зі службою в ДКВС України, що пишеться власноруч за формою, визначеною у додатку 17 до цієї Інструкції, текст Присяги особи рядового чи начальницького складу ДКВС України із власноручним підписом;

у четвертій частині (архівні матеріали) - витяги з наказів або засвідчені в установленому порядку копії наказів, висновки за результатами службових розслідувань, документи архівів про підтвердження окремих періодів проходження служби, довідки про стан здоров’я, поранення, грошові атестати, копії атестатів, дипломів, свідоцтв про народження, укладення шлюбу, інші відомості, що мають значення для характеристики особи та проходження нею служби, тощо;

у п’ятій частині (матеріали спеціальної перевірки) - матеріали спеціальної перевірки, перевірки відповідно до законів України "Про очищення влади" (1682-18) , "Про запобігання корупції" (1700-18) .

Особові справи на офіцерів запасу та військовослужбовців долучаються до особової справи особи рядового чи начальницького складу, про що здійснюється відповідний запис у спеціальній графі особової справи.";

3) пункт 6 викласти в такій редакції:

"6. У кінці особової справи в прикріпленому конверті зберігаються особисті документи особи рядового чи начальницького складу (трудова книжка або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, військовий квиток / тимчасове посвідчення військовозобов’язаного або посвідчення про приписку до призовної дільниці, фотокартки тощо). Унизу обкладинки здійснюється опис документів.".

5. Пункти 2, 3 розділу V викласти в такій редакції:

"2. Особова справа формується з таких документів і в такій послідовності:

особовий листок з обліку кадрів;

копії документів, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України працівника;

автобіографія, складена за формою, визначеною у додатку 9 до цієї Інструкції;

анкета, складена за формою, визначеною у додатку 10 до цієї Інструкції;

копія облікової картки платника податків (окрім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);

копії документів про освіту;

копія трудової книжки (у разі наявності) або відомостей про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;

копія військового квитка / тимчасового посвідчення військовозобов’язаного або посвідчення про приписку до призовної дільниці (у разi наявності);

копії документів про надані пільги (у разi наявності);

довідка про результати проведення спецiальної перевiрки (у разі її проведення) вiдповiдно до Закону України "Про запобiгання корупцiї" (1700-18) або її засвідчена в установленому порядку копія;

довідка про результати проведення перевiрки (у разі її проведення) вiдповiдно до Закону України "Про очищення влади" (1682-18) або її засвідчена в установленому порядку копія;

заява про прийняття на роботу та призначення працівника, що пишеться власноруч, згідно з додатком 18 до цієї Інструкції;

копія наказу про прийняття на роботу та призначення;

витяг із протоколу засiдання конкурсної комiсiї в разі, якщо призначення здійснюється за результатами конкурсу;

копія наказу органу вищого рiвня про призначення на посаду (у випадках, передбачених законодавством);

погодження відповідних органів, передбачені законодавством для призначення на посади.

Особові справи директорів підприємств, створених для забезпечення виконання завдань ДКВС України зберігаються в службі персоналу апарату Міністерства юстиції України, а дублікати цих особових справ зберігаються за місцем роботи.

Особова справа державного службовця оформляється відповідно до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців (z0567-16) , затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22 березня 2016 року № 64, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 15 квітня 2016 року за № 567/28697.

3. У хронологічній послідовності до особової справи долучаються: копії наказів про зміни анкетних даних; документів, що підтверджують підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування; характеристики; атестаційні листки тощо.

Накази про переведення на іншу роботу, заохочення, накладення дисциплінарних стягнень записуються у доповненні до особового листка з обліку кадрів, форма якого наведена в додатку 11 до цієї Інструкції.".

6. У розділі VI:

1) назву розділу викласти в такій редакції:

"VI. Порядок обліку та зберігання особових справ осіб рядового і начальницького складу та працівників";

2) пункт 8 викласти в такій редакції:

"8. З метою перевірки збереження документів, що знаходяться в особових справах осіб рядового та начальницького складу, їх своєчасного оновлення (народження дитини, зміна прізвища, місця реєстрації тощо) не рідше одного разу на три роки проводиться ревізія особових справ, а також оновлення анкетних і автобіографічних відомостей шляхом заповнення анкети і автобіографії, складених за формами, визначеними у додатках 9, 10 до цієї Інструкції.";

3) пункт 11 викласти в такій редакції:

"11. В службі персоналу апарату Міністерства юстиції України зберігаються особові справи керівників Департаменту з питань виконання кримінальних покарань, міжрегіональних управлінь з питань виконання кримінальних покарань Міністерства юстиції та їх заступників, а також особові справи керівників підприємств, установ та організацій, створених для забезпечення виконання завдань ДКВС України та призначення на посади яких здійснюється в установленому порядку Міністерством юстиції України. Дублікати зазначених особових справ зберігаються за місцем проходження служби (роботи).".

7. У розділі VII:

1) пункт 1 викласти в такій редакції:

"1. Трудові книжки осіб рядового і начальницького складу та працівників зберігаються в їх особових справах і повертаються їм у разі звільнення зі служби (роботи) в ДКВС України.";

2) пункт 4 доповнити абзацом такого змісту:

"Про прийняття на службу (роботу) до ДКВС України призовників, військовозобов’язаних та резервістів надсилається відповідне повідомлення, складене за формою, визначеною у додатку 19 до цієї Інструкції.";

3) пункт 5 викласти в такій редакції:

"5. Особам, звільненим зі служби в ДКВС України, крім трудової книжки, видаються військовий квиток (тимчасове посвідчення військовозобов’язаного або посвідчення про приписку до призовної дільниці), припис, складений за формою, визначеною у додатку 20 до цієї Інструкції, а також до відповідного районного (міського) територіального центру комплектування та соціальної підтримки за зареєстрованим місцем проживання надсилається повідомлення про необхідність взяття на військовий облік військовозобов’язаних, складене за формою, визначеною у додатку 21 до цієї Інструкції, та особова справа військовослужбовця або офіцера запасу (за наявності).

Про внесення змін до наказу Міністерства юстиції України від 30 серпня 2017 року № 2771/5

ЗМІНИ

до Інструкції з організації обліку кадрів у Державній кримінально-виконавчій службі України

ОСОБОВА СПРАВА

АЛФАВІТНА КАРТКА

СЛУЖБОВА КАРТКА

ОСОБОВИЙ ЛИСТОК

з обліку кадрів

АВТОБІОГРАФІЯ

АНКЕТА

ЗАЯВА

ЗАЯВА

ЗОБОВ’ЯЗАННЯ

щодо дотримання обмежень та вимог, пов’язаних зі службою в Державній кримінально-виконавчій службі України

ЗАЯВА

ПОВІДОМЛЕННЯ

про прийняття на службу (роботу) до Державної кримінально-виконавчої служби України (призовника(ці), військовозобов’язаного(ої), резервіста(ки))

ПРИПИС

ПОВІДОМЛЕННЯ

про необхідність взяття на військовий облік військовозобов’язаних

ПОВІДОМЛЕННЯ

про звільнення з роботи (призовника(ці), військовозобов’язаного(ої), резервіста(ки))