Що таке представницькі витрати? Який порядок оформлення і
включення їх до валових витрат? Які документи потрібно мати для
включення представницьких витрат до валових? Чи маємо право на
податковий кредит за цими витратами?
С.Кириченко, м. Львів
Представницькі витрати відповідно до Закону України "Про
оподаткування прибутку підприємств" ( 334/94-ВР ) у редакції
Закону України від 22.05.97 р. N 283/97-ВР ( 283/97-ВР ) (зі
змінами і доповненнями) належать до витрат подвійного призначення,
тобто ці витрати можуть як включатися, так і не включатися до
складу валових витрат. Для віднесення представницьких витрат до
складу валових витрат потрібно підтвердити зв'язок цих витрат із
господарською діяльністю. Умови включення представницьких витрат
до складу валових регламентуються п.5.4 ст.5 закону про прибуток.
Представницькі витрати відповідно до п.1 наказу Мінфіну та
Мінекономіки України від 12.11.93 р. N 88 ( z0182-93 ) "Про
затвердження норм коштів на представницькі витрати, рекламу і
виплату компенсації за використання особистих легкових автомобілів
для службових поїздок та порядок їх витрат" - це "витрати
міністерств, відомств, підприємств, установ на прийом і
обслуговування іноземних представників і делегацій та
представників інших підприємств, які прибули за запрошеннями для
проведення переговорів з метою здійснення міжнародних зв'язків,
установлення та підтримання взаємовигідного співробітництва та
вирішення питань, пов'язаних з комерційною діяльністю".
До них належать витрати:
1) на проведення офіційного прийому (сніданок, обід, вечеря)
представників;
2) транспортне забезпечення представників;
3) заходи культурної програми;
4) буфетне обслуговування під час переговорів;
5) оплату послуг перекладача, який не перебуває в штаті
підприємства;
6) оплату номерів у готелях;
7) бронювання номерів у готелях у межах 50% вартості номера
на добу.
Для віднесення представницьких витрат до валових потрібно
підтвердження їх відповідними первинними документами, що
передбачено пп.5.3.9 ст.5 закону про прибуток ( 334/94-ВР ) та
наказом N 88 ( z0182-93 ). Відповідно до Закону України від
16.07.99 р. N 996-XIV ( 996-14 ) "Про бухгалтерський облік та
фінансову звітність в Україні" (із змінами і доповненнями)
"первинний документ - документ, який містить відомості про
господарську операцію та підтверджує її здійснення". Статтею 9
цього Закону передбачено, що в первинних документах мають бути
такі обов'язкові реквізити:
1) назва документа (форми);
2) дата і місце складання;
3) назва підприємства, від імені якого складено документ;
4) зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру
господарської операції;
5) посади осіб, відповідальних за виконання господарської
операції і правильність її оформлення;
6) особистий підпис або інші дані, що дають змогу
ідентифікувати особу, яка брала участь у виконанні господарської
операції.
Наказом Мінфіну і Мінекономіки N 88 ( z0182-93 ) (п.1)
передбачено визначення в документах:
1) дати, місця і програми проведення ділової зустрічі
(прийому);
2) запрошених осіб;
3) представників підприємства, яке приймає делегацію;
4) розміру витрат.
У всіх документах потрібно чітко формулювати мету проведення
заходів, приміром: планування роботи на рік; розширення ринку
збуту, реклама нової продукції тощо.
Розпорядчим документом підприємства, установи потрібно
визначити коло осіб, котрі мають відношення до прийому
представників іншого підприємства з питань комерційної діяльності.
При цьому чисельність учасників зі сторони, що проводять офіційний
прийом, не має перевищувати чисельність запрошених.
Для оформлення представницьких витрат потрібно мати такі
документи:
1) наказ про проведення офіційного прийому або презентації;
2) запрошення, надіслане представникам іншої організації;
3) програму офіційного прийому або презентації;
4) плановий кошторис витрат;
5) звіт про фактичні витрати.
Підпунктом 5.4.4 п.5.4 ст.5 закону про прибуток ( 334/94-ВР )
передбачено обмеження для представницьких витрат у розмірі 2%
оподатковуваного прибутку попереднього звітного (податкового)
кварталу. Фактичні витрати, що перевищують суму в розмірі
зазначених 2%, до складу валових витрат не включаються. Якщо
підприємство в попередньому кварталі мало збиток, у поточному
кварталі включення зазначених витрат до валових не допускається.
Згідно з пп.5.4.8 п.5.4 ст.5 закону про прибуток
( 334/94-ВР ), якщо працівник, перебуваючи у відрядженні,
влаштовує будь-який прийом або свято з рекламною метою, готівка на
відрядження, витрачена на зазначені вище цілі, не включається до
валових витрат підприємства, незалежно від того, пов'язані ці
заходи з господарською діяльністю чи ні.
Відповідно до Закону України від 03.04.97 р. N 168/97-ВР
( 168/97-ВР ) "Про податок на додану вартість" (із змінами і
доповненнями) підприємство має право на податковий кредит в
частині витрат, що включаються до валових під час одержання (або
оплати) послуг від платника ПДВ, якщо суму податкового кредиту
підтверджено податковою накладною (пп.7.4.1, 7.4.5).
Л.КРАСНОКУТСЬКА, начальник відділу ДПІ Подільського району
м.Києва