Красиво жить не запретишь
Представительские расходы
------------------------------------------------------------------
Приемами и презентациями нынче не удивишь никого. Это
известное средство привлечения потенциальных партнеров с целью,
например, проведения переговоров для установления с ними
договорных отношений, непосредственного ознакомления с продукцией
предприятия, технологией производства.
О расходах на проведение приемов и презентаций упоминается в
п/п. 5.4.4 Закона О Прибыли ( 334/94-ВР ) {1}, регулирующем
расходы на проведение рекламной деятельности предприятия. На
практике их часто называют представительскими.
Состав представительских расходов и их документальное
подтверждение
К сожалению, ни Закон О Прибыли, ни П(С)БУ не определяют,
какие расходы предприятия включаются в состав представительских.
Единственным документом, содержащим определение
представительских расходов, является приказ Минфина и Минэкономики
от 12.11.93 г. № 88 ( z0182-93 ) "Об утверждении Норм средств на
представительские цели, рекламу и выплату компенсации за
использование личных легковых автомобилей для служебных поездок и
порядка их расходования" (далее - приказ № 88).
Следует отметить, что в 1995 году упомянутые нормы утратили
силу в части, регулирующей расходы хозрасчетных предприятий и
организаций. Однако большинство специалистов считают, что,
поскольку приказ № 88 официально не отменен, предприятие должно
пользоваться его отдельными положениями, в частности составом
представительских расходов, а также требованиями к их
документальному оформлению.
Мы не столь категоричны и утверждаем, что предприятию
целесообразно пользоваться данным приказом. Ведь на практике
сложилась устойчивая традиция отождествлять п/п. 5.4.4 Закона О
Прибыли с представительскими расходами, которые регламентируются
приказом № 88.
Если же нормы этого приказа вам не по душе, можете ссылаться
на то, что в п/п. 5.4.4 Закона О Прибыли прямо, о
представительских расходах ничего не говорится - Закон использует
термин "расходы на организацию приемов, презентаций и праздников".
Так что формально приказ № 88 на такие расходы не
распространяется.
В соответствии с п. 1 Норм, утвержденных приказом № 88,
представительские расходы -
"это расходы министерств, ведомств, предприятий, учреждений на
прием и обслуживание иностранных представителей и делегаций и
представителей других предприятий, прибывших по приглашениям
для проведения переговоров в целях осуществления международных
связей, установления и поддержания взаимовыгодного
сотрудничества и решения вопросов, связанных с коммерческой
деятельностью".
К ним, например, могут быть отнесены расходы на: проведение
официального приема представителей (завтрака, обеда, ужина);
транспортное обслуживание; проведение мероприятий культурной
программы; буфетное обслуживание во время переговоров; оплату
услуг переводчика, которого нет в штате предприятия; оплату
номеров в гостиницах.
Для отнесения расходов к представительским необходимо
подтверждение их первичными документами, в которых указываются:
дата, место и программа проведения деловой встречи (приема),
презентации; приглашаемые лица; представители предприятия,
принимающие делегацию (организующие презентацию); размер ожидаемых
расходов.
Кроме того, распорядительными документами предприятия
определяется круг лиц, имеющих отношение к приему представителей
других предприятий и к организации презентации.
В соответствии с приказом № 88 количество участников
принимающей стороны не должно превышать количества участников
приглашенной стороны. По нашему мнению, на сегодняшний день это
требование не является актуальным, поскольку оно касается в
основном организаций, содержащихся за счет бюджетных средств.
Однако благоразумнее в это ограничение вписаться.
Таким образом, для оформления представительских расходов
предприятию желательно иметь следующие документы:
приказ (распоряжение) руководителя предприятия о проведении
официального приема или презентации;
приглашения для участников мероприятия;
программу проведения приема или презентации;
смету расходов;
отчет о фактических расходах.
Все расходы на проведение представительского мероприятия, в
свою очередь, должны быть подтверждены первичными документами
(счетами гостиниц, ресторанов, билетами, путевыми листами
автомобиля, чеками, актами о выполнении работ (предоставлении
услуг), актами на списание ТМЦ и т. п.).
Налоговый учет
Представительские расходы относятся к составу расходов
двойного назначения. Это означает, что они могут включаться в
состав валовых затрат при соблюдении определенных условий.
В соответствии с п/п. 5.4.4 Закона О Прибыли к
представительским относятся расходы плательщика налога
"на организацию приемов, презентаций и праздников,
приобретение и распространение подарков, включая бесплатную
раздачу образцов товаров или бесплатное предоставление услуг
(выполнение работ) в рекламных целях, но не более двух
процентов от обложенной налогом прибыли плательщика налога за
предыдущий отчетный (налоговый) год".
В связи с этим очень важно, во-первых, правильно оформить
первичные документы, в которых следует обязательно указать
рекламный характер проводимых мероприятий. То есть в приказе
необходимо четко сформулировать цель приема (презентации),
например, подписание договора о продаже товаров, ознакомление с
новым видом продукции, методами работы и т. п.
В противном случае предприятие может утратить право на
увеличение валовых затрат, так как расходы на нерекламные
приемы-презентации согласно п/п. 5.3.1 Закона О Прибыли (см.
"Бухгалтер" № 4'2003, с. 16т) расцениваются как расходы, не
связанные с хозяйственной деятельностью. На это ГНАУ обращает
внимание в письме от 07.03.2000г. № 1159/6/15-1116 ( v1159225-00 )
{2}.
Во-вторых, стоимость рекламной "тусовки" может быть включена в
валовые затраты только теми предприятиями, которые имели прибыль
за предыдущий отчетный год.
Подпунктом 5.4.4 Закона О Прибыли установлено ограничение для
представительских расходов: 2% от обложенной налогом прибыли за
предыдущий отчетный год.
Данное ограничение следует учитывать и при отражении
налогового кредита по НДС. Согласно п/п. 7.4.1 Закона об НДС
( 168/97-ВР ) предприятие может включить в состав налогового
кредита ту часть суммы НДС, которая приходится на сумму
представительских расходов, относящуюся на валовые затраты.
Кстати, существует еще одно ограничение для включения
представительских расходов в валовые затраты. В письме ГНАУ
от 07.10.99 г. № 5654/6/15-0216 ( v5654225-99 ) {3} говорится, что
представительские расходы, осуществленные за наличный расчет, не
включаются в состав валовых затрат предприятия. При этом ГНАУ
ссылается на п/п. 5.4.8 Закона О Прибыли {4}, в котором
определяется налогообложение расходов на командировки.
Однако некоторые специалисты считают, что применять это
ограничение во всех случаях осуществления расходов на организацию
приемов, презентаций и праздников неправомерно. Такое ограничение,
по их мнению, касается только расходов работника в командировке.
{5}
Поддерживая в целом этот подход {6}, мы, тем не менее,
рекомендуем расходовать на представительские нужды именно
безналичные средства: ведь сложно предугадать, чей подход окажется
ближе суду.
Существует также мнение, что представительские расходы должны
осуществляться только по местонахождению предприятия, поскольку
определение представительских расходов, приведенное в приказе,
№ 88, предусматривает прием представителей предприятий, прибывших
по приглашениям. {7}
На наш взгляд, такой подход сужает возможности предприятия,
поскольку предприятие, проводящее прием (презентацию), может
организовать его (ее) практически в любом месте, например на
выставке в другом городе и даже за границей. Именно туда и можно
пригласить представителей другого предприятия.
В пользу этого свидетельствует п/п. 1.1.2 Правил использования
наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденных
постановлением Правления НБУ от 26.03.98 г. № 119 ( z0245-98 ), в
соответствии с которым
"выплата средств на представительские расходы (организацию
приемов и других официальных мероприятий за, границей)
юридическим лицам - резидентам и постоянным представительствам
юридических лиц - нерезидентов для работников, отъезжающих за
границу, осуществляется уполномоченным банком в соответствии с
действующим законодательством Украины по поданной заявке". {8}
Кроме того, п/п. 5.4.4 Закона О Прибыли вообще; не содержит
указания на место проведения приемов (презентаций).
В заключение приведем условные и весьма упрощенные примеры
заполнения документов, которые желательно иметь для проведения
приема (презентации).
------------------------------------------------------------------
Приглашение
09.06.2003 г. г. Харьков
Уважаемый Николай Янович!
Руководство ООО "Долой убытки!" имеет честь пригласить Вас и
двух представителей вашего предприятия для участия в переговорах с
целью заключения договора о поставках нашей продукции.
Презентация продукции в рекламных целях и переговоры состоятся
24.06.2003 г. и 25.06.2003 г. в г. Харькове.
Генеральный директор ООО "Долой убытки!"
П. П. Наличкин
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
ООО "Долой убытки!"
Приказ № _____
09.06.2003 г. г. Харьков
О проведении официального приема представителей
ЧП "Вице-премьер-министр" в целях рекламы собственной продукции
и проведения переговоров о ее поставках в 2003-2004 годах
1. Пригласить делегацию ЧП "Вице-премьер-министр" в составе
3-х человек в г. Харьков для проведения переговоров 24.06.2003 г.
и 25.06.2003 г.
2. Установить, что со стороны ООО "Долой убытки!" в
переговорах принимают участие следующие лица:
генеральный директор - П. П. Наличкин;
коммерческий директор - С. С. Вексель;
начальник отдела сбыта - К. К. Аккредитив.
3. Назначить ответственным за проведение переговоров
коммерческого директора С. С. Векселя. С. С. Векселю до 16.06.2003
г. представить на утверждение генеральному директору программу
мероприятий.
4. Главному бухгалтеру В. Д. Наличкиной-Черной на основании
утвержденной программы составить смету расходов.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за
собой.
Генеральный директор П. П. Наличкин
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Утверждаю: генеральный директор
ООО "Долой убытки!"
П. П. Наличкин
Программа
проведения приема делегации ЧП "Вице-премьер-министр"
|---|-------------------------------------|------------|---------|
| № | Мероприятие | Дата | Время |
|п/п| | | |
|---|-------------------------------------|------------|---------|
| 1 | Встреча делегации и размещение |24.06.2003г.| 9-00 - |
| | в гостинице | | 11-00 |
|---|-------------------------------------|------------|---------|
| 2 | Рекламная презентация продукции |24.06.2003г.| 11-00 - |
| | предприятия ООО "Долой убытки!" | | 13-00 |
| | для представителей делегации | | |
|---|-------------------------------------|------------|---------|
| 3 | Обед в ресторане |24.06.2003г.| 13-00 - |
| | | | 15-00 |
|---|-------------------------------------|------------|---------|
| 4 | Переговоры в офисе |24.06.2003г.| 15-00 - |
| | ООО "Долой убытки!", подписание | | 19-00 |
| | договора и т. п. | | |
|---|-------------------------------------|------------|---------|
| 5 | Ужин в ресторане |24.06.2003г.| с 19-00 |
|---|-------------------------------------|------------|---------|
| 6 | Завтрак в ресторане гостиницы |25.06.2003г.| 10-00 - |
| | | | 11-00 |
|---|-------------------------------------|------------|---------|
| 7 | Экскурсия по городу |25.06.2003г.| 11-00 - |
| | | | 14-00 |
|---|-------------------------------------|------------|---------|
| 8 | Обед в ресторане |25.06.2003г.| 14-00 - |
| | | | 16-00 |
|---|-------------------------------------|------------|---------|
| 9 | Проводы делегации |25.06.2003г.| 16-00 - |
| | | | 17-00 |
|---|-------------------------------------|------------|---------|
Коммерческий директор С. С. Вексель
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Смета представительских расходов
на проведение приема делегации ЧП "Вице-премьер-министр"
|---|----------------------------------------------|-------------|
| № | Перечень расходов | Сумма, грн. |
|п/п| | |
|---|----------------------------------------------|-------------|
| 1 | Транспортное обслуживание | 500|
|---|----------------------------------------------|-------------|
| 2 | Расходы на проживание в гостинице | 1500|
|---|----------------------------------------------|-------------|
| 3 | Расходы, связанные с проведением официального| 13 800|
| | приема (1 завтрак, 2 обеда и ужин) | |
|---|----------------------------------------------|-------------|
| 4 | Экскурсионное обслуживание | 360|
|---|----------------------------------------------|-------------|
| | Всего | 16 160|
|---|----------------------------------------------|-------------|
Коммерческий директор С. С. Вексель
Главный бухгалтер В. Д. Наличкина-Черная
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Утверждаю: генеральный директор
ООО "Долой убытки!"
П. П. Наличкин
Отчет об исполнении сметы представительских расходов
на проведение приема делегации ЧП "Вице-премьер-министр"
|---|-------------------|-----------|----------|-----------------|
| № | Статья расходов |Фактически,| По смете,| Документ |
|п/п| | грн. | грн. | |
|---|-------------------|-----------|----------|-----------------|
| 1 | Транспортное | 450| 500| Акт о |
| | обслуживание | | | предоставлении |
| | | | | услуг, налоговая|
| | | | | накладная |
|---|-------------------|-----------|----------|-----------------|
| 2 | Проживание | 1500| 1500| Счет гостиницы, |
| | | | | акт о |
| | | | | предоставлении |
| | | | | услуг, налоговая|
| | | | | накладная |
|---|-------------------|-----------|----------|-----------------|
| 3 | Питание | 13 600| 13 800| Счета |
| | | | | ресторанов, акты|
| | | | | о предоставлении|
| | | | | услуг, налоговые|
| | | | | накладные |
|---|-------------------|-----------|----------|-----------------|
| 4 | Организация | 320| 360| Акт о |
| | экскурсии | | | предоставлении |
| | | | | услуг, налоговая|
| | | | | накладная |
|---|-------------------|-----------|----------|-----------------|
| | Всего | 15 870| 16 160| |
|---|-------------------|-----------|----------|-----------------|
Коммерческий директор С. С. Вексель
Главный бухгалтер В. Д. Наличкина-Черная
------------------------------------------------------------------
И не удивляйтесь по поводу 13 800: 4 еды на 3 + 3 = 6 человек
это 24, если считать в человеко-едах. Стало быть, на 1
человеко-еду приходится всего лишь 13 800 : 24 = 575 грн., или -
на наши деньги - менее 110 у. е. (в предположении, что у. е. это
не условный евро, а - по старинке - линкольнофранклин). Ну много
ли можно съесть и выпить на 110 у. е.?
"Понты"...
{1} См. "Бухгалтер" № 4'2003, с. 18т.
{2} См. "Бухгалтер" № 20'2000, с. 72-73.
{3} См. "Бухгалтер" № 33'2001, с. 62.
{4} См. "Бухгалтер" № 4'2003, с. 19т-20т.
{5} См. "Бухгалтерию. Право. Налоги. Консультации" № 12(2)/2002,
с. 43.
{6} Системное толкование п/п. 5.4.8 приводит к выводу, что
содержащиеся в нем ограничения касаются только расходов,
понесенных в командировке. Оснований же для распространения
этого ограничения на п/п. 5.4.4 Закона О Прибыли нет.
{7} См. "Бухгалтерский учет и аудит" № 4/2003, с. 33-34.
{8} См. "Бухгалтер" № 20'2003, с. 42т.
------------------------------------------------------------------
"Бухгалтер"
№22/03, стр. 42
[01.06.2003]
Алла Погребняк при участии С. П.
------------------------------------------------------------------