Для постоянных поставщиков доверенности можно не выписывать
Предприятие занимается мелкооптовой торговлей. Поставка
товаров на склад предприятия осуществляется периодически
(каждую неделю) несколькими постоянными поставщиками, с
которыми заключены соответствующие договора. Иногда случаются
разовые поставки товара от поставщиков, с которыми договора не
заключались. Прием товаров на складе осуществляют три
кладовщика, которые дежурят посменно. По требованию
поставщиков предприятие при получении товара выписывает
доверенности. Допустимо ли, чтобы подпись на расходной
накладной не соответствовала подписи на доверенности?
* * *
Согласно п. 2 Инструкции о порядке регистрации выданных,
возвращенных и использованных доверенностей на получение
ценностей, утвержденной приказом Министерства финансов Украины
от 16.05.96 г. № 99 ( z0293-96 ) (далее - Инструкция № 99), сырье,
материалы, топливо, запчасти, инвентарь, скот, семена, удобрения,
инструмент, товары, основные средства и другие
товарно-материальные ценности, а также нематериальные активы,
денежные документы и ценные бумаги отпускаются покупателям или
передаются бесплатно только по доверенности получателей.
В соответствии с п. 3 и п. 8 Инструкции № 99 бланки
доверенностей (формы № М-2 и № М-2б приложений 1 и 4
соответственно) являются документами строгой отчетности и выдаются
на основании расходной накладной, счета, наряда или другого
заменяющего их документа.
При получении ценностей, доставка которых осуществляется
централизованно-кольцевыми перевозками, согласно п. 8 Инструкции
№ 99 доверенность допускается выдавать на календарный месяц.
Согласно абзацу первому п. 13 Инструкции № 99 доверенность,
независимо от срока ее действия, остается у поставщика при первом
отпуске ценностей. При отпуске ценностей частями на каждый
частичный отпуск составляется накладная (акт приемки-сдачи или
другой аналогичный документ) с указанием на ней номера
доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях один экземпляр
накладной (или заменяющего ее документа) передается получателю
ценностей, а другой - прилагается к оставленной у поставщика
доверенности и используется в целях наблюдения и контроля за
отпуском ценностей согласно доверенности, а также для проведения
расчетов с получателем.
Заметим, что доверенности по формам № 2-М и № 2-Мб приложений
1 и 4 к Инструкции № 99 предусматривают наличие подписи лица, на
чье имя выписана доверенность.
По нашему мнению, учитывая то, что доверенность выписывается
на основании накладной или другого аналогичного документа, можно
заключить, что подписи на данных документах должны быть идентичны.
В соответствии с абзацем третьим п. 13 Инструкции № 99 при
централизованно-кольцевых перевозках ценностей предприятиям их
отпуск поставщиками может осуществляться без доверенности. Это
допустимо в том случае, если получатель ценностей за подписью
руководителя и главного бухгалтера предприятия или других лиц,
уполномоченных подписывать доверенности, уведомил поставщика об
образце печати (штампа), которой материально ответственное лицо,
осуществляющее принятие ценностей, заверяет на сопроводительных
документах (накладные, акты, ордера и т. п.) свою подпись о
получении ценностей.
В целях разъяснения вопроса о применении доверенности при
централизованно-кольцевых перевозках, изложенного в п. 13
Инструкции № 99, Министерство финансов разработало письмо
от 05.03.2002 г. № 053-2930 ( v2930201-02 ).
В данном письме отмечено, что в соответствии с п. 13
Инструкции № 99 без доверенности может производиться отпуск
ценностей при централизованно-кольцевых перевозках, когда
грузоотправителем (товаропроизводителем, товаропоставщиком и др.)
осуществляется систематический завоз товарно-материальных
ценностей по согласованным за определенный период параметрам
(количество, ассортимент, время и т. п.) по адресу одного или
более заказчиков (юридических лиц или их отделений, участков,
филиалов).
На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что если
поставка (завоз) товаров на склад предприятия производится
систематически и в согласованном с покупателем количестве,
ассортименте и времени, то отпуск ценностей может осуществляться
как при наличии доверенности, выписанной в соответствии с п. 8
Инструкции № 99, так и без нее. Причем отсутствие доверенности в
данном случае не будет являться нарушением.
Следовательно, если предприятие решит воспользоваться данной
возможностью и не будет выписывать доверенности при циклических
поставках товара, то при соблюдении условий, указанных в абзаце
третьем п. 13 Инструкции № 99, лицо, уполномоченное на получение
ценностей, может свою подпись ставить только на расходной
накладной.
Если же при систематических перевозках предприятие выписывает
доверенность на месяц, подпись лица, уполномоченного на получение
ценностей, на доверенности, по нашему мнению, должна
соответствовать подписи на расходной накладной.
Что касается разовых поставок товара, то по требованию
поставщика его принятие должно сопровождаться выпиской
доверенности на имя того кладовщика, который непосредственно
принимает товар на складе.
В противном случае на руководящих работников предприятия будет
распространяться административная ответственность, предусмотренная
ст. 164-2 Кодекса Украины об административных правонарушениях
( 80731-10 ).
------------------------------------------------------------------
"Налоги и бухгалтерский учет"
№72/03, стр. 50
[08.09.2003]
Е. Верховая, А. Свириденко, Е. Костюк
Экономисты-аналитики Издательского дома "Фактор"
------------------------------------------------------------------