Командировочные расходы
------------------------------------------------------------------
В данной публикации использованы следующие нормативные доку-
менты:
Закон Украины "О налогообложении прибыли предприятий" в
редакции от 22.05.97 г, N 283/97-ВР с изменениями и дополнениями
(далее - Закон 1);
Закон Украины "О налоге на добавленную стоимость" от
03.04.97г. N 168/97-ВР с изменениями и дополнениями (далее - Закон
2);
Постановление Кабинета Министров Украины от 23.04.99 г. N 663
"О нормах возмещения затрат на командировки в пределах Украины и
за рубеж" (далее - Постановление N 663);
Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за
рубеж, утвержденная приказом Министерства финансов от 13.03.98 г.
N59, зарегистрированная в Министерстве юстиции Украины 31.03.98 г.
N218/2658 с изменениями (далее - Инструкция N59);
Закон Украины "Об определении размеров убытков, причиненных
предприятию, учреждению, организации хищением, уничтожением (пор-
чей), недостачей или утратой драгоценных металлов, драгоценных
камней и валютных ценностей" от 06.06.95 г. N 217/95-ВР (далее -
Закон N217);
Приказ ГНАУ "Об утверждении формы командировочного удостове-
рения" от 28.07.97 г. N260 (далее - Приказ N260);
Порядок заполнения налоговой накладной, утвержденный приказом
ДПА Украины от 30.05.97 г. N165, зарегистрированный в Минюсте
Украины 23.06.97 г. N233/2037 (далее - Порядок);
Указ Президента Украины "О применении штрафных санкций за
нарушение норм по регулированию обращения наличности" от 12.06.95
г. N436/95 (далее - Указ).
Обращаем внимание бухгалтеров, что с 6 мая 1999 г. вступило в
силу постановление Кабинета Министров Украины "О нормах возмещения
затрат на командировки в пределах Украины и за рубеж" от 23.04.99
г. N663, в котором утверждены новые нормы суточных для работников
предприятий (организаций) всех форм собственности, государственных
служащих и работников предприятий, которые полностью или частично
финансируются за счет бюджетных средств. В постановлении утвержден
прогнозный официальный курс обмена национальной валюты Украины к
доллару США на уровне 4 гривни за 1 доллар США. Данным постановле-
нием отменено постановление КМУ N10 от 5.01.98 г. "О нормах возме-
щения расходов на командировку в пределах Украины и за границу".
Командированному работнику предприятие обязано возместить
понесенные расходы, согласно предоставленным оправдательным
документам, выплатить суточные, а также сохранить за время коман-
дировки средний заработок.
Подпунктом 5.4.8 ст. 5 Закона 1 установлено, что затраты на
командировки физических лиц, находящихся в трудовых отношениях с
налогоплательщиком или являющихся членами руководящих органов
налогоплательщика, включающие проезд к месту командировки и
обратно, стоимость проживания в гостиницах, расходы на питание или
бытовые услуги (стирка, чистка, ремонт и глажка одежды, обуви),
оформление заграничных паспортов, суточные за время командировки,
относятся к составу валовых расходов, если имеются в наличии
документы, подтверждающие связь такой командировки с основной
деятельностью предприятия, а именно: приглашение стороны, которая
принимает и деятельность которой совпадает с деятельностью
предприятия, направляющего в командировку; заключенные договоры и
другие документы, удостоверяющие участие командированного лица в
переговорах, конференциях или симпозиумах, проводимых по тематике,
касающейся основной деятельности предприятия. Если работник
съездил в командировку для заключения договора, а договор не был
заключен и отсутствует протокол намерений, то затраты по такой
командировке будут считаться безосновательно отнесенными в состав
валовых расходов.
Предприятие, командирующее работника, составляет приказ, в
котором указывает цель командировки, выписывает командировочное
удостоверение по форме в соответствии с Приказом N260, осуществля-
ет регистрацию командировочного удостоверения в специальном
журнале (Инструкция N59). Все расходы должны быть подтверждены
оригиналами документов: расходы на проезд - транспортными билетами
или транспортными счетами; расходы на проживание - счетами
гостиниц (мотелей). При выплате суточных по командировкам в
пределах Украины определяется фактическое пребывание работника в
командировке на основании командировочного удостоверения. Если в
нем отсутствуют отметки о прибытии и выбытии, суточные не выплачи-
ваются. фактическое время пребывание за рубежом определяется:
а) в случае командировки в страны, с которыми установлен
полный пограничный контроль - по отметкам контрольно-пропускных
пунктов в заграничном паспорте или документе, его заменяющем;
б) в случае командировки в страны, с которыми не установлен
или упрощен пограничный контроль - согласно отметкам в командиро-
вочном удостоверении.
Суточные расходы за время проезда по территории Украины при
загранкомандировке возмещаются в соответствии с порядком, преду-
смотренном для командировок в пределах Украины.
В авансовом отчете о командировке за границу необходимо
наличие копии страницы в загранпаспорте, где стоят печати
пропускных пунктов.
Не разрешается относить в состав валовых расходы на
алкогольные напитки, табачные изделия, а также суммы чаевых.
Рассмотрим подробнее нормы суточных по командировкам согласно
Постановлению N663.
1. В случае если в счета на оплату стоимости проживания в
гостиницах не включаются затраты на питание, установлен следующий
размер суточных на командировки:
- в пределах Украины - 6 грн.;
- за рубеж - 160 грн.
2. В случае когда в счета стоимости проживания в гостиницах
включаются затраты на питание:
а) одноразовое
- на командировки в пределах Украины - 4 грн. 80 коп.,
- на командировки за рубеж - 126 грн.;
б) двухразовое
- на командировки в пределах Украины - 3 грн. 60 коп.;
- на командировки за границу - 90 грн.;
в)трехразовое
- на командировки в пределах Украины - 2 грн. 40коп.;
- на командировки за рубеж - 57 грн.
Эти нормы не касаются учреждений и организаций, которые пол-
ностью или частично финансируются из бюджета. Нормы возмещения
расходов на командировку в пределах Украины и за границу для
государственных служащих и работников предприятий, которые
полностью или частично финансируются за счет средств бюджета,
отражены в приложении к Постановлению N663.
В случае когда работник бюджетной организации, командированный
за рубеж, обеспечивается приглашающей стороной питанием в стране
командировки и в дороге, то суточные выплачиваются в % согласно
приложению к Постановлению N 663 (80% - при одноразовом питании,
55% - двухразовом, 35% - при трехразовом питании).
В случае командировки в пределах страны сроком пребывания на
одни сутки суточные выплачиваются в размере 50% норм. Пункт 6
Постановления N663 определяет затраты, которые возмещаются
государственным служащим, работникам предприятий, финансируемых за
счет бюджета.
Согласно п. 9 Постановления N663, если принимающая сторона,
обеспечивает командированного работника средствами в виде компен-
сации или суточных затрат, то сторона, которая направляет в
командировку, выплату суточных уменьшает на сумму дополнительных
средств. Если сумма, выданная принимающей стороной, больше или
равняется установленным нормам суточных, то сторона, которая
командирует, выплату суточных не производит.
В соответствии с п.
1.10 раздела 1 Инструкции N59 командированному работнику перед
выездом в командировку выдается денежный аванс в пределах сумм,
выделенных на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и
суточных.
Предприятие, направляющее работников в командировку за грани-
цу, обеспечивает их средствами в национальной валюте сграны, куда
командируется работник, или в свободно конвертируемой валюте в
виде аванса на текущие расходы согласно нормам. Перерасчет в
иностранную валюту осуществляется по прогнозному официальному
обменному курсу на текущий год национальной валюты к доллару США.
В 1997 г. и 1998 г, прогнозный официальный курс обмена
национальной валюты к доллару США - 1,9 грн. за 1 доллар США. На
1999 г. Постановлением N663 утвержден прогнозный официальный курс
в 4 грн. за 1 доллар США.
Если же аванс по уважительным причинам не выдавался или
работнику для окончательного расчета за командировку необходимо
выплатить дополнительные средства, то денежные средства выплачи-
ваются в национальной валюте Украины по официальному курсу Гривни
к иностранным валютам, установленному Национальным банком Украины
на день погашения задолженности, при этом суточные выплачиваются в
Гривнях без перерасчета их в доллары США, в рамках предельных норм
(пп. 1.1.7 Инструкции N59).
После возвращения из командировки работник должен предоставить
в бухгалтерию авансовый отчет со всеми подтверждающими документами
и вернуть неиспользованный аванс не позднее 3 рабочих дней (при
использовании корпоративных пластиковых карточек - не позднее 10
дней, а по разрешению руководителя при наличии уважительной
причины - 20 рабочих дней). Если работник не возвращает остаток
денежных средств в кассу в установленный срок, то это является
нарушением, и невозвращенные суммы будут учитываться при
определении фактического остатка наличности в кассе на конец дня
для установления лимита наличности в кассе. При превышении лимита
наличности в кассе к предприятию будет применена финансовая
санкция в двукратном размере сумм выявленной сверхлимитной
наличности, согласно ст. 1 Указа от 12.06.95 г, Особенно жесткие
условия установлены при несвоевременном возврате авансовых сумм в
иностранной валюте. Согласно ст. 2 Закона N217, в случае
невозвращения в установленный срок аванса, выданного в иностранной
валюте на служебную командировку, задолженность взимается в сумме,
эквивалентной тройной сумме инвалюты, пересчитанной в валюту
Украины по обменному курсу Нацбанка Украины на день погашения
задолженности. Взысканная сумма направляется на возмещение убытков
предприятия, а остаток перечисляется в государственный бюджет
Украины. Эти убытки возмещаются независимо от привлечения виновных
лиц к уголовной, административной или дисциплинарной ответствен-
ности.
Необходимо учесть, что затраты по командировкам относятся в
валовые расходы на дату утверждения авансового отчета. Суммы
аванса, выданные по кассе на командировочные расходы и не подтвер-
жденные авансовыми отчетами, в валовые расходы не включаются.
Командировочному возмещаются суммы НДС, уплаченные по приоб-
ретенным проездным документам, пользованию в поездах постельными
принадлежностями и найму жилого помещения, согласно подтверждающим
документам в оригинале.
Предприятие относит суммы НДС по авансовым отчетам в налого-
вый кредит (дебет сч. 68 по НДС) без подтверждения налоговыми
накладными только по транспортным билетам и счетам гостиниц. Если
счет на проживание выписан не гостиницей, то, чтобы предприятию
можно было отнести сумму НДС в налоговый кредит, необходимо иметь
налоговую накладную, при условии, что сумма проживания больше 20
грн. В случае отсутствия налоговой накладной уплаченный НДС
возмещается за счет собственных источников предприятия (сч. 81,
87, 98), что вытекает из Порядка 1 заполнения налоговой накладной.
Согласно п. 19 данного Порядка, налоговая накладная не
выписывается, если объем разовой продажи составляет не больше 20
грн., а также при продаже транспортных билетов, при выписке
гостиничных счетов.
Если работнику, побывавшему в командировке, выплачиваются
суммы свыше установленных норм (например, суточные в размере 10
грн. на территории Украины, счет на питание в кафе), то эти все
суммы выплачиваются за счет собственных источников предприятия
(сч. 81, 87, 98) и их необходимо присовокупить к налогооблагаемому
доходу работника. Соответственно с работника удержится подоходный
налог, отчисления в Пенсионный фонд в размере 1%, если доход до
150 грн. и 2%, если доход свыше 150 грн., отчисления в Фонд
обязательного социального страхования на случай безработицы в
размере 0,5%.
Предприятие на эти выплаты должно начислить отчисления в
Пенсионный фонд в размере 32%, Фонд социального страхования - 4%,
Фонд обязательного социального страхования на случай безработицы -
1,5%. Эти начисления не относятся в валовые расходы, а отражаются
в бухгалтерском учете за счет собственных источников предприятия
(сч. 81, 87, 98).
Рассмотрим пример.
Для заключения контракта об экспорте продукции в ООО "Салют"
г. Москвы командирован Иванов И. И.
На предприятии издан соответствующий приказ о его команди-
ровании сроком на 5 дней (с 10 мая по 14 мая 1999 г.), утверждена
смета, выдан аванс на командировочные расходы и командировочное
удостоверение, зарегистрированное в журнале регистрации командиро-
вочных удостоверений.
Расчетная смета:
деньги на билеты - 240 грн.;
суточные за 8 дней - 2982 руб.;
суточные за 2 дня - 12 грн.;
на проживание - 2000 руб.
Итого Иванову выдано: 252 грн. и 4982 руб.
Расчет суточных расходов осуществляется следующим образом:
перерасчет предельной нормы суточных расходов, определенных в
Гривнях, в доллары США - 160 грн.: 4 = $40;
перерасчет определенной в долларах США предельной нормы
суточных расходов в валюту России по курсу на день выдачи аванса:
при официальном обменном курсе Национального банка Украины по
состоянию на 18.04.98 г. - 0,157 за 1 рубль и 3,9 за 1 доллар США
- 994 руб. ($40 х (3,9:0,157);
10 мая и 14 мая Иванов проезжал по территории Украины,
поэтому за эти дни ему выплачиваются суточные в размере 6 грн.
х2=12 грн.;
За 3 дня в России суточные составят 2982 руб.
После возвращения из командировки Иванов предоставил
авансовый отчет со следующими суммами:
проезд - 240 грн. (НДС, выделенный в билетах - 40 грн.);
постельные принадлежности - 9 грн.;
суточные - 2982 руб. по курсу на момент сдачи авансового
отчета 0,160 грн. за 1руб.= 186,38 грн.;
проживание без питания - 3800 руб. по курсу 0,160 грн. за 1
руб. = 237,5 грн.
Все эти операции отразились на счетах бухгалтерского учета
следующим образом:
==================================================================
Содержание операции Дт Кт Сумма
==================================================================
Выданы подотчет гривни Иванову И. И. 71 50 252 грн.
рубли по курсу 0,157 грн. за 1 руб. 71 50 4952 руб.
315,41 грн.
------------------------------------------------------------------
Oтражены затраты на проезд и белье
без НДС 18 71 209 грн.
44(20) 18 209 грн.
------------------------------------------------------------------
Отражен налоговый кредит по НДС 68 71 40 грн.
18 71 6782 руб.
423,88 грн.
44(20) 18 6782 руб.
423,88 грн.
------------------------------------------------------------------
Отражены курсовые разницы по
выданному авансу
4952:15,7-4952:16,0=5,91 18 71 5,91 грн.
80 18 5,91 грн.
------------------------------------------------------------------
Выдана Иванову И.И. задолженность 71 50 111,38 грн.
------------------------------------------------------------------
В заключении необходимо отметить, что Кабинет Министров
Украины в Постановлении N663 поручил Министерству финансов Украины
внести изменения в действующую инструкцию о порядке командировок
за границу и в пределах Украины.
------------------------------------------------------------------
"Навигатор бухгалтера"
N 23/99, стр. 14
21 июня 1999 года
[21.06.1999]
Леся Пантелийчук
член ФПБАУ
------------------------------------------------------------------