Відповідно до підпункту 11 пункту 10 Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації (1040-2008-п) , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 листопада 2008 року № 1040, пункту 8 Положення про Міністерство аграрної політики та продовольства України (1119-2015-п) , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 листопада 2015 року № 1119, та з метою запровадження єдиного порядку ведення договірної роботи, реєстрації та забезпечення збереження договорів, що укладаються від імені міністерства, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок ведення договірної роботи в Міністерстві аграрної політики та продовольства України, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства аграрної політики України від 31 березня 2010 року № 163 (v0163555-10) "Про затвердження Порядку ведення договірної роботи в Міністерстві аграрної політики України".

3. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату М. Осійчука.

ПОРЯДОК

ведення договірної роботи в Міністерстві аграрної політики та продовольства України

1. Загальні положення

1.1. Порядок ведення договірної роботи в Міністерстві аграрної політики та продовольства України (далі - Порядок) визначає загальні засади організації роботи із укладання, виконання договорів та контролю за їх виконанням, реєстрації, зберігання та ведення реєстрів договорів у Мінагрополітики, а також порядок здійснення Мінагрополітики погодження договорів, які укладаються підприємствами, установами, організаціями, що належать до сфери управління Мінагрополітики (далі - суб'єкти господарювання), у випадках, передбачених законодавством.

1.2. Цей Порядок розроблено відповідно до законодавства про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти (далі - законодавство про публічні закупівлі), Цивільного (435-15) , Господарського (436-15) та Бюджетного кодексів України (2456-17) , Закону України "Про управління об'єктами державної власності" (185-16) та інших нормативно-правових актів.

1.3. Вимоги цього Порядку є обов'язковими до виконання при веденні договірної роботи в Мінагрополітики.

1.4. У цьому Порядку терміни вживаються в значеннях, наведених у Цивільному (435-15) та Господарському кодексах України (436-15) .

1.5. Договір укладається в письмовій формі за підписом Державного секретаря Міністерства аграрної політики та продовольства України, а до його призначення - особою, що виконує його функції відповідно до вимог чинного законодавства (далі - керівник державної служби), після візування проекту договору відповідальним підрозділом, юридичною службою, бухгалтерською службою та в разі необхідності іншими заінтересованими структурними підрозділами Мінагрополітики.

1.6. До ведення договірної роботи належать такі процедури:

підготовка та оформлення документів, необхідних для укладання договору;

підготовка проекту договору або розгляд проекту договору, що надійшов від іншої сторони;

підписання договору;

реєстрація та зберігання договорів;

виконання договірних зобов'язань;

контроль за виконанням договорів.

Відповідальним підрозділом за підготовку, супровід, укладення та візування проектів договорів є структурний підрозділ Мінагрополітики, до функціональних обов'язків якого належить питання, що пропонується врегулювати шляхом укладення договору.

За необхідності відповідальний підрозділ в установленому порядку має право звернутися до самостійних структурних підрозділів Мінагрополітики, в тому числі до бухгалтерської та/або юридичної служби, для попереднього опрацювання проекту договору, отримання консультації, що не вважається погодженням проекту договору.

1.7. Ціна договору погоджується сторонами до моменту його укладання.

Мінагрополітики має право укладати договори в межах видатків, встановлених кошторисами на відповідний бюджетний період.

2. Порядок розроблення та опрацювання проектів договорів

2.1. Укладання договору за результатами проведення процедури закупівлі за державні кошти здійснюється відповідно до законодавства про публічні закупівлі з врахуванням вимог цього Порядку.

Річний план закупівель товарів, робіт та послуг за державні кошти, який затверджується відповідно до Закону України "Про публічні закупівлі" (922-19) , та додаток до Річного плану закупівель є базовими документами щодо укладання договорів в Мінагрополітики.

У випадку, якщо предмет закупівлі підпадає під дію законодавства про публічні закупівлі, проект договору готується відповідальним підрозділом лише після включення такої закупівлі до Річного плану закупівель чи відповідного додатка до нього.

Службова записка відповідального підрозділу, що є підставою для включення закупівлі до Річного плану закупівель чи відповідного додатка до нього, а також тендерна документація, що є підставою підписання договору за результатами здійснення процедури закупівлі товарів, робіт та послуг, зберігається у секретаря тендерного комітету (разом із копією договору).

2.2. Під час укладання договору, на які не поширюється дія законодавства про публічні закупівлі, самостійний структурний підрозділ Мінагрополітики, до компетенції якого належать питання, що становлять предмет договору (далі - відповідальний підрозділ) попередньо готує службову записку на ім'я керівника державної служби, в якій надає обґрунтування укладання договору без проведення тендеру.

2.3. Проект договору готується відповідальним підрозділом або контрагентом.

Відповідальний підрозділ повинен забезпечити збір інформації про контрагента.

При укладанні договору з контрагентом, інформація про якого не є загальновідомою (наприклад, органи державної влади), та/або договір з яким укладається вперше, відповідальний підрозділ зобов'язаний вимагати від представників контрагента для ознайомлення такі документи або в установленому порядку завірені копії:

установчі документи контрагента;

свідоцтво про державну реєстрацію контрагента;

ліцензії, якщо діяльність підлягає ліцензуванню;

наказ про призначення на посаду представника контрагента, який уповноважений підписувати договір, або довіреність, оформлену належним чином;

свідоцтво про реєстрацію платника податку та довідка платника податку на додану вартість (у разі наявності);

довідку від банківської установи, в якій офіційно відкрито рахунок, із зазначенням банківських реквізитів (поточний рахунок, МФО, код ЄДРПОУ).

2.4. Договір вважається укладеним, коли між сторонами досягнуто згоди за всіма істотними умовами.

Істотними умовами договору є ті, що визначені такими чинним законодавством або необхідні для договорів цього виду, а також усі ті умови, щодо яких за заявою однієї із сторін має бути досягнуто згоди.

При укладанні договорів за результатами проведених тендерів істотні умови договору вносяться до проекту договору про закупівлю, який включається до тендерної документації.

Рекомендується обов'язково включати до проекту договору наступні істотні умови:

найменування сторін;

назву, дату і місце його укладання;

предмет договору (найменування товарів, робіт, послуг) із зазначенням його коду відповідно до Національного класифікатора України ДК 021:2015 "Єдиний закупівельний словник" (v1749731-15) ;

права та обов'язки сторін за договором;

відповідальність сторін;

способи забезпечення виконання зобов'язань за договором;

строк дії договору;

порядок виконання, здачі та приймання робіт (надання послуг);

ціна договору (вартість товарів, робіт, послуг), порядок розрахунків;

форс-мажорні обставини (обставини непереборної сили);

порядок врегулювання спорів;

місцезнаходження сторін;

умови щодо оплати Мінагрополітики за поставлені товари (виконані роботи, надані послуги) тільки після надходження з Державного бюджету України на реєстраційний рахунок коштів на цілі, визначені договором;

звільнення Мінагрополітики від відповідальності за прострочення оплати за договором у разі, коли таке прострочення сталось виключно через несвоєчасне надходження коштів з Державного бюджету України.

Договором можуть бути передбачені інші умови, погоджені сторонами, та такі, що не суперечать законодавству.

2.5. Додатками до представленого для розгляду стороною, що ініціює підписання проекту договору, можуть бути:

специфікація (у договорах фінансового характеру - в обов'язковому порядку);

графік виконання робіт;

технічні вимоги;

інша документація, що є підставою підписання договору чи визнається сторонами договору його невід'ємною складовою.

2.6. Відповідальний підрозділ обов'язково здійснює погодження проекту договору з бухгалтерською службою, юридичною службою та структурним підрозділом, відповідальним за проведення тендерів. У випадку, коли договір укладається за результатами тендеру, таке погодження здійснюється до його проведення для включення попередньо погодженого проекту договору в тендерну документацію.

У разі необхідності такий проект договору погоджується з іншими заінтересованими структурними підрозділами Мінагрополітики.

Бухгалтерська служба перевіряє у проекті договору відповідність вартості предмета закупівлі наявним кошторисним призначенням, відповідність порядку розрахунків (попередня оплата, за фактом постачання) нормативно-правовим актам, реквізити замовника, наявність істотних умов тощо.

Структурний підрозділ, відповідальний за проведення тендерів, перевіряє проект договору на відповідність Річному плану закупівель (додатку до Річного плану закупівель), назву предмета закупівлі відповідно до державного класифікатора.

Юридична служба за наявності погодження керівників заінтересованих структурних підрозділів здійснює правову оцінку проекту договору, зокрема його відповідність вимогам законодавства, наявність у договорі (можливих відповідно до предмета договору) способів забезпечення виконання умов договору та визначення в договорі санкцій щодо неналежного (неповного, неякісного, несвоєчасного) виконання умов договору і у разі відсутності зауважень погоджує проект договору.

2.7. Погодження проекту договору здійснюється шляхом візування уповноваженою особою останньої сторінки примірника проекту договору (із зазначенням прізвища і дати).

У разі виявлення у проекті договору помилок та інших недоліків, що вимагають додаткового опрацювання, проект договору повертається відповідальному підрозділу на доопрацювання.

У разі наявності зауважень до проекту договору, що не вирішуються в робочому порядку, керівник структурного підрозділу надає керівнику відповідального підрозділу письмові зауваження.

2.8. Зміни до договору можуть здійснюватися шляхом укладання додаткових угод до договорів як за ініціативою Мінагрополітики, так і іншої сторони за договором. Погодження та підписання додаткових угод до договору здійснюється в тому самому порядку, що й основного договору.

2.9. Для виконання договору, предметом якого є роботи чи спеціальні послуги, строк дії виконання яких перевищує один фінансовий рік, щороку після затвердження кошторису (фінансового плану) укладається додаткова угода. У межах додаткової угоди можуть уточнюватися обсяги робіт (послуг), строки виконання договору, порядок фінансування тощо.

3. Укладання, реєстрація, контроль за виконанням та зберіганням договору

3.1. У випадку, коли договір укладається за результатами тендеру, після його проведення, визначення переможця та підписання виконавцем - суб'єктом господарювання двох примірників договору останні передаються відповідальному підрозділу для подання на підпис.

3.2. Проект договору, погоджений із дотриманням встановленої цим Порядком процедури, подається на підпис керівнику державної служби.

Примірники договорів, що складено на двох і більше аркушах, перед поданням на підпис прошнуровуються і скріплюються печаткою.

Після підписання договору за результатами проведення тендеру відповідальний підрозділ у той же день повідомляє про це структурний підрозділ, відповідальний за проведення тендерів для оприлюднення скан-копії договору або звіту про укладений договір, в залежності від суми договору, на виконання вимог Закону України "Про публічні закупівлі" (922-19) .

3.3. Укладені договори реєструються у Журналі обліку договорів, який ведеться та зберігається в юридичній службі Мінагрополітики.

Після присвоєння договору відповідного номера відповідальний підрозділ один примірник договору (з візами посадових осіб Мінагрополітики) передає для зберігання до юридичної служби, окрім договорів фінансового характеру, що зберігаються в бухгалтерській службі.

У разі подання на реєстрацію примірників договору з присвоєними реєстраційними номерами контрагентів номер реєстрації Мінагрополітики ставиться через дріб.

Додаткові угоди про внесення змін та доповнень до укладених договорів реєструються з присвоєнням номерів раніше зареєстрованих договорів та через дріб порядкового номера такої додаткової угоди.

Журнал обліку договорів передбачає такі розділи:

1) порядковий номер;

2) дата реєстрації договору;

3) реєстраційні номери договору;

4) найменування контрагента договору;

5) предмет договору;

6) сума зобов'язання за договором;

7) строк дії договору;

8) найменування ініціативного підрозділу;

9) примітка - додаткова інформація щодо виконання договору, його доповнення чи пролонгації, П.І.Б. та посада особи, яка отримала другий примірник договору тощо.

Журнал обліку договорів прошнуровується, пронумеровується та скріплюється печаткою, а також ведеться в електронній формі у вигляді таблиці в форматі Microsoft Excel.

3.4. Супроводження договору та контроль за його виконанням (у тому числі за строком виконання та нарахуванням штрафних санкцій за порушення умов договору) здійснюється відповідальним підрозділом.

У разі необхідності відповідальний підрозділ готує матеріали для пред'явлення претензій до сторони, якою було порушено умови договору та звертається до юридичної служби Мінагрополітики для правової експертизи проекту претензії або для звернення до суду.

3.5. Бухгалтерська служба Мінагрополітики, після надання ініціативним підрозділом документів, що підтверджують виконання умов договору (накладних на отримання товарно-матеріальних цінностей, актів приймання-виконання послуг (робіт)), забезпечує оплату договору відповідно до законодавства.

У разі затримки бюджетного фінансування бухгалтерська служба письмово доводить до відома керівництва Мінагрополітики інформацію про загрозу порушення виконання договірних зобов'язань.

4. Погодження договорів, які укладаються суб'єктами господарювання, що належать до сфери управління Мінагрополітики

4.1. Мінагрополітики здійснює погодження договорів, які укладаються суб'єктами господарювання в межах повноважень, визначених Законом України "Про управління об'єктами державної власності" (185-16) та іншими нормативно-правовими актами, а також установчими документами суб'єктів господарювання.

4.2. Обов'язковому погодженню Мінагрополітики підлягають договори про спільну діяльність, договори комісії, доручення та управління майном, а також зміни до них, кредитні договори та договори позики, у результаті яких в суб'єктів господарювання виникають зобов'язання щодо повернення коштів, а також договори щодо проведення незалежних аудиторських перевірок річної фінансової звітності державного унітарного підприємства, що належить до сфери управління Мінагрополітики.

У випадках та в порядку, передбачених Господарським кодексом України (436-15) , також підлягають погодженню з Мінагрополітики господарські зобов'язання, щодо вчинення яких є заінтересованість, та значні господарські зобов'язання державних унітарних підприємств, що належать до сфери управління Мінагрополітики.

4.3. Підрозділом, відповідальним за погодження договорів, які укладаються суб'єктами господарювання, є структурний підрозділ Мінагрополітики, відповідальний за управління державним майном.

4.4. Погоджені договори реєструються у Журналі погодження договорів державних підприємств, що належать до сфери управління Мінагрополітики, який ведеться та зберігається в структурному підрозділі Мінагрополітики, що відповідає за управління державним майном.

Журнал погодження договорів державних підприємств, що належать до сфери управління Мінагрополітики передбачає такі розділи:

1) порядковий номер;

2) дата погодження договору;

3) найменування сторін договору;

4) предмет договору;

5) сума зобов'язання за договором;

6) строк дії договору;

7) посада та особа, що погоджує договір;

8) примітка - додаткова інформація.

Журнал погодження договорів державних підприємств, що належать до сфери управління Мінагрополітики прошнуровується, пронумеровується та скріплюється печаткою, а також ведеться в електронній формі у вигляді таблиці в форматі Microsoft Excel.

4.5. Позиція Мінагрополітики стосовно погодження договору, який укладається суб'єктом господарювання, викладається у формі листа за підписом заступника Міністра аграрної політики та продовольства України відповідно до розподілу функціональних повноважень. Проект зазначеного листа підлягає обов'язковому погодженню з юридичною службою Мінагрополітики, а в разі необхідності - з іншими структурними підрозділами Мінагрополітики в межах їх повноважень.

5. Порядок приймання-передачі товарів, робіт та послуг

5.1. Приймання товарно-матеріальних цінностей оформлюється виконавцем накладною на поставку товарно-матеріальних цінностей, яка складається в двох примірниках.

Приймання наданих послуг (виконаних робіт) оформлюється виконавцем актом приймання-передачі послуг (робіт), який складається у двох примірниках.

З боку Мінагрополітики накладна на поставку товарно-матеріальних цінностей чи акт приймання-передачі послуг (робіт) візується відповідальним підрозділом, бухгалтерською службою і підписується керівником державної служби.

5.2. Відповідальний підрозділ у строк, встановлений договором, зобов'язаний направити іншій стороні за договором підписані два примірники накладної на поставку товарно-матеріальних цінностей або акта приймання-передачі послуг (робіт)

У разі вмотивованої відмови відповідального підрозділу від приймання товарів, робіт, послуг) сторонами складається двосторонній акт, в якому визначаються факти розбіжностей щодо кількості поставок товарно-матеріальних цінностей, обсягам виконаних робіт чи наданих послуг, факти недотримання замовником якості поставок товарів, робіт, послуг, заходи щодо усунення виявлених розбіжностей та строки їх усунення та вказується сторона, за рахунок якої вони будуть усунуті.

5.3. У разі дострокового виконання договору Мінагрополітики вправі достроково прийняти поставлені товари, виконані роботи (надані послуги) за договором.

6. Відповідальність за ведення договірної роботи

6.1. Відповідальність за ведення договірної роботи: підготовку та оформлення документів, необхідних для укладання договору, підготовку проекту договору або розгляд проекту договору, що надійшов від контрагента, забезпечення виконання договірних зобов'язань, контроль за виконанням договору покладається на керівника відповідального підрозділу, що супроводжує договір з моменту підготовки проекту договору до повного його виконання.

6.2. Відповідальність за відповідність договору вимогам законодавства покладається на юридичну службу Мінагрополітики.

6.3. Відповідальність за реєстрацію та зберігання договорів, своєчасне здійснення оплати відповідно до умов договору покладається на бухгалтерську службу Мінагрополітики.

6.4. Відповідальність за дотримання при укладанні договору законодавства про публічні закупівлі покладається на структурний підрозділ, відповідальний за проведення тендерів.

Про затвердження Порядку ведення договірної роботи в Міністерстві аграрної політики та продовольства України