МІНІСТЕРСТВО МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ
НАКАЗ
Про затвердження Порядку укладення, реєстрації, зберігання договорів та контролю за їх виконанням у Міністерстві молоді та спорту України
Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 26.11.2008 № 1040 (
1040-2008-п)
"Про затвердження Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації" НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Порядок укладення, реєстрації, зберігання договорів та контролю за їх виконанням у Міністерстві молоді та спорту України , що додається.
2. Керівникам структурних підрозділів забезпечувати ведення договірно-правової роботи згідно з Порядком.
3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства молоді
та спорту
23.11.2015 № 4338
ПОРЯДОК
укладення, реєстрації, зберігання договорів та контролю за їх виконанням у Міністерстві молоді та спорту України
I. Загальні положення
1. Порядок укладення, реєстрації, зберігання договорів та контроль за їх виконанням у Міністерстві молоді та спорту України (далі - Порядок) визначає єдиний порядок укладення, реєстрації і зберігання договорів відповідно до вимог чинного законодавства.
2. Дія Порядку поширюється на всі види договорів (меморандумів тощо), що укладають Мінмолодьспорт та структурні підрозділи Мінмолодьспорту.
3. Договори від імені Мінмолодьспорту підписує Міністр, перший заступник Міністра, заступник Міністра - керівник апарату, заступники Міністра відповідно до розподілу функціональних обов'язків.
4. Підставами для розробки та опрацювання проектів договорів у Мінмолодьспорті є:
1) надходження до Мінмолодьспорту в установленому порядку пропозиції від контрагента або за результатами проведення електронних закупівель;
2) доручення керівництва Мінмолодьспорту;
3) накази на проведення заходів Мінмолодьспорту;
4) нормативно-правові акти.
II. Процедура підготовки проектів договорів
1. Відповідальним структурним підрозділом Мінмолодьспорту за підготовку проекту договору є структурний підрозділ Мінмолодьспорту, до функціональних обов'язків якого належить вирішення питання, що пропонується врегулювати шляхом укладення договору.
2. Текст проекту договору готується відповідальним структурним підрозділом за формою типового договору, затвердженою в установленому порядку, у разі відсутності встановленої форми - відповідно до положень Цивільного (
435-15)
та Господарського кодексів України (
436-15)
та з урахуванням особливостей, визначених іншими законодавчими актами.
3. Відповідальний структурний підрозділ здійснює:
1) отримання від потенційного контрагента належним чином завірених копій установчих документів, у тому числі копій документів, необхідних для перевірки повноважень особи, яка буде підписувати договір від імені контрагента, та надання їх за вимогою в інші структурні підрозділи, що здійснюють погодження проектів договорів;
2) роботу, спрямовану на своєчасне складання та підписання необхідних додаткових угод і додатків у процесі виконання договору;
3) передачу на погодження проекту договору в структурні підрозділи Міністерства, а також контроль за строками та порядком візування проекту договору в структурних підрозділах;
4) передачу проекту договору на підписання уповноваженій особі Міністерства;
5) передачу проекту договору контрагенту, а також контроль за строками укладання договору в цілому;
6) передачу підписаного договору на реєстрацію та для зберігання;
7) супроводження виконання договору.
4. Якщо з метою виконання умов договору укладаються окремі договори, у тому числі з метою проведення розрахунків за первинним договором, відповідальний структурний підрозділ є відповідальним за виконання договорів, укладених на виконання первинного договору.
5. Договори, як правило, викладаються у формі єдиного документа, підписаного сторонами та скріпленого печатками.
6. Зміст договору складають умови (пункти), визначені на розсуд сторін і погоджені ними, та умови (істотні умови), що є обов'язковими відповідно де вимог законодавства.
7. Усі договори (крім безоплатних та про реалізацію проекту за кошти гранта Президента України для обдарованої молоді, типова форма (z1874-13)
якого затверджена наказом Мінмолодьспорту від 15 жовтня 2013 р. № 619, зареєстрованим в Міністерстві юстиції 05 листопада 2013 р. за № 1874/24406) повинні мати такі структурні елементи: назва, дата та місце укладення, інформація про сторони договору, предмет договору із зазначенням коду державного класифікатора, права та обов'язки сторін, ціна та загальна сума договору, умови розрахунків, відповідальність сторін та вирішення спорів, обставини непереборної сили, строк дії договору, умови, на яких сторони є платниками податків, юридичні адреси, поштові та платіжні реквізити сторін, інші умови, які сторони вважають за необхідне включити у договір.
8. В усіх договорах, що укладаються від імені Мінмолодьспорту, інформація про Міністерство у преамбулі договору зазначається в такому порядку: "Міністерство молоді та спорту України в особі Міністра або державного секретаря (першого заступника Міністра, заступника Міністра, заступника Міністра з питань європейської інтеграції), який діє на підставі Положення про Міністерство молоді та спорту України (
220-2014-п)
, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 2 липня 2014 року № 220 (зі змінами), (наказу Міністерства молоді та спорту України від 30.06.2017 № 2777 "Про Розподіл функціональних обов'язків та повноважень між першим заступником Міністра, заступниками Міністра та заступником Міністра з питань європейської інтеграції"), далі - Міністерство (Виконавець, Замовник, Орендар, Покупець тощо), крім Договору гранта.
9. Усі договори укладаються українською мовою. При укладанні договорів з нерезидентами, у разі потреби, поряд з текстом українською мовою може бути викладений текст відповідною національною мовою. Відповідальний структурний підрозділ доводить до відома керівництва про необхідність проведення перекладу тексту проекту договору на іншу мову та разом із структурним підрозділом, до функціональних обов'язків якого належать питання міжнародного співробітництва, забезпечує проведення його перекладу на іншу мову (у разі потреби із залученням представника нерезидента).
10. З метою забезпечення ідентичності текстів на кожній сторінці всіх примірників договору в обов'язковому порядку ставиться віза керівника відповідального структурного підрозділу Мінмолодьспорту, а в разі здійснення перекладу тексту проекту договору на іншу мову відділом, відповідальним за міжнародне співробітництво, а також посадовою особою цього відділу, яка здійснила переклад тексту проекту договору.
11. У разі оформлення договорів на двох і більше сторінках вони повинні бути пронумеровані починаючи з другої сторінки. Номери сторінок повинні проставлятися посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.
III. Умови та строки погодження проектів договорів
1. Погодження проекту договору здійснюється на аркуші погодження згідно з додатком 1 цього Порядку в такій послідовності:
1) керівником відповідального структурного підрозділу Мінмолодьспорту;
2) структурним підрозділом, відповідальним за підготовку матеріалів для проведення конкурсних/електронних торгів, якщо проект договору містить фінансові зобов'язання (стосовно відповідності предмета договору якісним і кількісним вимогам та характеристикам до предмета закупівлі, зазначеним у документації конкурсних торгів);
3) керівником структурного підрозділу, до функціональних обов'язків якого належать питання економіки та фінансів, якщо проект договору містить фінансові зобов'язання щодо виділення асигнувань (у частині відповідності видатків кошторисним призначенням, наявності або відсутності бюджетних призначень відповідно до бюджетної програми та кошторису);
4) головним бухгалтером, якщо проект договору містить фінансові зобов'язання в частині здійснення видатків Мінмолодьспорту (щодо відповідності нормативним актам стосовно порядку розрахунків: попередня оплата чи оплата за фактом поставки товару, надання послуг, виконання робіт; сплати податків, зборів та інших обов'язкових платежів; правильності проведення обчислень за проектом договору);
5) іншими керівниками структурних підрозділів Мінмолодьспорту, визначеними співвиконавцем договору, відповідно до компетенції та сфери діяльності;
6) керівником юридичної служби - на кожній сторінці (на предмет відповідності умов проекту договору вимогам чинного законодавства);
7) заступником Міністра, який відповідно до розподілу обов'язків координує та контролює діяльність відповідального структурного підрозділу Мінмолодьспорту, у разі якщо договір підписує Міністр.
2. Структурні підрозділи Мінмолодьспорту, яким проект договору передається на погодження, розглядають його в частині питань, віднесених до їх компетенції (сфери діяльності), впродовж двох робочих днів.
3. За відсутності зауважень (пропозицій) до проекту договору керівник структурного підрозділу Мінмолодьспорту візує проект договору на аркуші погодження - додаток 1.
4. Обґрунтовані зауваження і пропозиції до проекту договору подаються за підписом керівника структурного підрозділу Мінмолодьспорту відповідальному структурному підрозділу у вигляді службової записки.
5. У разі наявності пропозицій і зауважень до проекту договору, поданих контрагентом, відповідальний структурний підрозділ повинен письмово проінформувати контрагента про такі пропозиції та зауваження від Міністерства до проекту договору, склавши протокол розбіжностей. При цьому відповідальний структурний підрозділ може надіслати контрагенту зустрічний проект договору.
6. Проект договору, що укладається за результатами проведених процедур конкурсних торгів, подається на погодження до структурних підрозділів разом із завіреною в установленому порядку копією пропозиції конкурсних торгів або іншої пропозиції відповідно до процедури закупівлі, документації конкурсних торгів, повідомлення про акцепт пропозиції конкурсних торгів.
7. Подання проекту договору на підпис Міністру, першому заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату, заступнику Міністра відповідно до розподілу функціональних обов'язків без попереднього погодження з юридичною службою не допускається.
8. При погодженні додаткових угод до договору відповідальний структурний підрозділ зобов'язаний додавати до проекту додаткової угоди обґрунтування щодо укладення додаткової угоди, копію основного договору, а також усіх укладених додаткових угод і додатків до договору.
9. У разі розгляду юридичною службою проекту договору, до розроблення якого юридична служба не залучалася, строк його розгляду становить до чотирьох робочих днів.
10. Строк розгляду проекту договору, що надійшов від контрагента, а також зауважень і пропозицій контрагента до проекту договору не може перевищувати 20 днів, якщо інше не передбачено законодавством.
11. Усі строки, в межах яких вчиняються дії, передбачені Порядком, обчислюються згідно з календарним штемпелем на конверті, поштовою квитанцією або з поштовим реєстром та датами на листі.
12. Контроль за дотриманням установленого законодавством строку розгляду проекту договору, складання протоколу розбіжностей, а також своєчасність доведення до контрагента інформації, що стосується проекту договору, покладається на відповідальний структурний підрозділ.
13. У разі отримання від контрагента пропозицій і зауважень до проекту договору відповідальний структурний підрозділ повинен письмово проінформувати контрагента про можливість або неможливість їх врахувати.
14. У разі незгоди контрагента з пропозиціями і зауваженнями Мінмолодьспорту до проекту договору та неможливості врегулювання розбіжностей шляхом переговорів Міністр або заступник Міністра приймає рішення про розв'язання спору в судовому порядку або про відхилення проекту договору в цілому, про що відповідальний структурний підрозділ письмово інформує контрагента.
15. Якщо відповідно до вимог законодавства Мінмолодьспорт не має права відмовити контрагенту в укладенні договору, спори, що виникли між Мінмолодьспортом і контрагентом, вирішуються в судовому порядку.
16. Договір, підписаний Міністром, першим заступником Міністра, заступником Міністра - керівником апарату, заступником Міністра відповідно до розподілу функціональних обов'язків та зареєстрований службою діловодства, надсилається відповідальним структурним підрозділом контрагенту рекомендованою кореспонденцією за реєстром, окремою квитанцією або цінним відправленням з повідомленням або передається безпосередньо.
17. При переданні безпосередньо контрагенту проекту договору для підписання або вже укладеного договору відповідальний структурний підрозділ повинен отримати підтвердження про отримання шляхом проставляння на копії супровідного листа посади, прізвища, підпису особи, яка приймає такий проект або договір, дати його передачі і відбитка вхідного штемпеля чи печатки контрагента.
18. Підготовка додаткових угод до договорів, у тому числі при зміні реквізитів сторін, їх погодження, укладання та передача контрагенту здійснюються відповідальним структурним підрозділом у тому самому порядку, що й основних договорів.
19. Відповідальний структурний підрозділ забезпечує своєчасне доведення до структурних підрозділів Мінмолодьспорту, робочих груп тощо, яким проект договору подавався на погодження, змін та доповнень до проекту договору, зроблених під час його опрацювання іншими структурними підрозділами, робочими групами тощо.
IV. Інформація про контрагента
1. Необхідною умовою укладання договору Мінмолодьспорту є наявність інформації про контрагента.
2. При укладенні договору, який містить фінансові зобов'язання в частині здійснення видатків з контрагентом, інформація про якого не є загальновідомою (наприклад, органи державної влади) та/або договір з яким укладається вперше, відповідальний структурний підрозділ має право вимагати від представників контрагента для ознайомлення такі документи або в установленому порядку завірені копії:
1) установчих документів контрагента;
2) свідоцтва про державну реєстрацію контрагента;
3) довідки органу статистики про внесення інформації про контрагента до ЄДРПОУ;
4) ліцензії, якщо послуга, робота тощо підлягає ліцензуванню;
5) наказу про призначення на посаду представника контрагента, який уповноважений підписувати договір або довіреність, оформлену належним чином;
6) паспорта особи, представника контрагента, яка пропонує послуги, або іншого документа, що посвідчує цю особу.
3. При укладенні з нерезидентом зовнішньоекономічного договору відповідальний виконавець зобов'язаний залежно від умов договору вимагати від нього:
1) статут, положення, довіреність або інший документ, що визначає та підтверджує повноваження особи щодо підпису договору;
2) витяг з торговельного, банківського або судового реєстру, свідоцтво про реєстрацію;
3) паспорт або інший документ представника нерезидента, що посвідчує його особу.
4. Документи, зазначені в пункті 3 розділу IV цього Порядку, мають бути нотаріально засвідчені за місцем їх видачі, перекладені українською мовою та легалізовані в консульській установі України, якщо міжнародними договорами, в яких бере участь Україна, не передбачено інше. Зазначені документи можуть бути також засвідчені в посольстві відповідної держави в Україні та легалізовані в Міністерстві закордонних справ України в установленому порядку.
5. Не вимагається легалізація документів, що були видані в країнах, з якими Україною укладено відповідні угоди.
V. Порядок реєстрації договорів
1. Реєстрація договорів здійснюється службою діловодства.
2. Реєстрація договору здійснюється шляхом проставляння на першій сторінці договору реєстраційного номера, що відповідає номеру реєстраційно-контрольної картки (далі - РКК) системи електронного документообігу Мінмолодьспорту (Megapolis. Документообіг).
3. Якщо проект договору надійшов від контрагента з номером, то номер на такому договорі ставиться в зазначеному вище порядку через дріб до існуючого номера.
4. Зареєстрований договір (оригінал договору) зберігається в службі діловодства.
5. Якщо договір містить фінансові зобов'язання, то відповідальний структурний підрозділ зобов'язаний протягом одного робочого дня з дня реєстрації договору повідомити про це письмово службовою запискою відділ бухгалтерського обліку та звітності. Відділ бухгалтерського обліку та звітності протягом одного робочого дня з дня отримання інформації про реєстрацію договору на підставі розписки отримує оригінал для здійснення реєстрації в установленому порядку в органах казначейства та для здійснення своєчасних розрахунків згідно з умовами договору. Після закінчення строку дії договору та здійснення повного розрахунку оригінал договору повертається до служби діловодства.
6. Перерахування коштів за договором, не зареєстрованим у порядку, передбаченому цим розділом, не допускається.
7. Додаткові угоди до договору вносяться до РКК за поданням відповідального структурного підрозділу.
8. Якщо додаткова угода містить фінансові зобов'язання, відповідальний структурний підрозділ зобов'язаний протягом одного робочого дня з дня внесення до РКК додаткової угоди повідомити письмово про це службовою запискою відділ бухгалтерського обліку та звітності. Відділ бухгалтерського обліку та звітності протягом одного робочого дня з дня отримання інформації про реєстрацію додаткової угоди на підставі розписки отримує оригінал для здійснення реєстрації в установленому порядку в органах казначейства та для здійснення своєчасних розрахунків згідно з умовами додаткової угоди. Після закінчення строку дії додаткової угоди та здійснення повного розрахунку оригінал додаткової угоди повертається до служби діловодства.
9. Оригінали додаткових угод до договорів зберігаються в службі діловодства.
VI. Зберігання договорів та контроль за їх виконанням
1. Копії договору, додаткових угод до договору, а також усе листування, пов'язане з їх укладенням, інші документи щодо укладення та виконання договорів чи додаткових угод до договорів та копії документів, зазначених у пунктах 2 та 3 розділу IV цього Порядку, формуються в окрему справу і зберігаються у відповідальному структурному підрозділі.
2. Процес обліку договорів у Мінмолодьспорті здійснюється за РКК у системі електронного документообігу Мінмолодьспорту (Megapolis. Документообіг), що ведеться службою діловодства.
3. Контроль за своєчасністю виконання положень договорів як контрагентами, так і структурними підрозділами Мінмолодьспорту здійснюється відповідальним структурним підрозділом.
4. Виконані в установленому порядку або розірвані договори зберігаються відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (
z0571-12)
, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 р. за № 571/20884.
5. Обмін з контрагентом матеріалами щодо внесення змін і доповнень до договору або його розірвання здійснюється відповідальним структурним підрозділом.
VII. Прикінцеві положення
1. Юридична служба аналізує практику укладення договорів і готує рекомендації щодо її вдосконалення.
2. У разі виявлення порушень законодавства та актів Мінмолодьспорту з договірної роботи юридична служба зобов'язана проінформувати про такі факти керівництво Мінмолодьспорту доповідною запискою, запропонувати заходи щодо усунення таких порушень.
3. Керівники структурних підрозділів Мінмолодьспорту, робочих груп тощо, уповноважених на підготовку, погодження, реєстрацію, облік, зберігання та виконання договорів, несуть персональну відповідальність за недотримання вимог цього Порядку.
4. Невиконання вимог цього Порядку тягне за собою застосування до винних осіб дисциплінарної відповідальності.
|
Начальник
юридичного управління
|
О.Ю. Калугін
|
Додаток 1
до Положення про порядок
укладення договорів в Міністерстві
молоді та спорту України
(пункт 1 розділу III)
АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
До Договору від "___" ____________ 20__ року
№ _________________________
___________________________________
(назва контрагента)
___________________________________
(предмет договору)
|
Структурний підрозділ
|
Дата надходження до структурного підрозділу
|
ПОГОДЖЕНО
|
Примітка
|
|
Прізвище та ініціали
|
Підпис
|
Дата
|
|
Відповідальний підрозділ за виконання договору
|
|
|
|
|
|
|
структурний підрозділ, відповідальний за підготовку матеріалів для проведення конкурсних/електронних торгів
|
|
|
|
|
|
|
структурний підрозділ, до функціональних обов'язків якого належать питання економіки та фінансів
|
|
|
|
|
|
|
відділ бухгалтерського обліку та звітності
|
|
|
|
|
|
|
інші керівники структурних підрозділів Мінмолодьспорту, визначені співвиконавцями договору, відповідно до компетенції та сфери діяльності
|
|
|
|
|
|
|
юридична служба
|
|
|
|
|
|
|
заступник Міністра, який відповідно до розподілу обов'язків координує та контролює діяльність відповідального структурного підрозділу, якщо договір підписує Міністр
|
|
|
|
|
|
( Текст взято з сайту Мінмолодьспорту України http://www.dsmsu.gov.ua )