Відповідно до пункту 8 Положення про Міністерство охорони здоров'я України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 березня 2015 року № 267 (267-2015-п) , Закону України "Про публічні закупівлі" (922-19) та з метою забезпечення дотримання правових та економічних засад під час планування та здійснення закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти для потреб Міністерства охорони здоров'я України НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Положення про порядок планування та здійснення процедур закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти в Міністерстві охорони здоров'я України (далі - Положення), що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів Міністерства охорони здоров'я України, які беруть участь у плануванні та проведенні закупівель товарів, робіт і послуг, забезпечити виконання цього Положення.

Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства охорони

здоров'я України

19.04.2019 № 929

1. Це Положення визначає загальні засади роботи з підготовки пакета документів під час планування, організації та проведення процедур закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти в Міністерстві охорони здоров'я України (далі - Міністерство), зокрема: планування (внесення змін до плану закупівель) і затвердження річного плану закупівель Міністерства (далі - Річний план); погодження заявок на проведення закупівель товарів, робіт і послуг відповідно до Закону України "Про публічні закупівлі" (922-19) (далі - Закон), здійснення контролю за виконанням проведення закупівель.

2. Голова Тендерного комітету Міністерства охорони здоров'я України, начальник відділу організації та забезпечення державних закупівель Департаменту з фінансово-економічних питань, бухгалтерського обліку та фінансової звітності Міністерства охорони здоров'я України (надалі - Відділ) забезпечують організацію та проведення Тендерним комітетом Міністерства охорони здоров'я України (далі - Комітет) закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти за напрямами діяльності структурних підрозділів Міністерства.

Склад та положення про Комітет затверджуються наказом Міністерства.

3. Структурні підрозділи Міністерства, які є відповідальними за формування потреби на предмет закупівлі відповідно до функціональних повноважень або доручень керівництва Міністерства (далі - відповідальний структурний підрозділ), надають до Відділу документи для організації та проведення Комітетом процедур закупівель.

4. Під час здійснення закупівлі товарів, робіт і послуг, якщо вартість предмета закупівлі становить від 50 до 200 тисяч гривень (1,5 мільйона гривень для робіт), відповідальний структурний підрозділ може використовувати електронну систему закупівель з метою відбору постачальника товару (товарів), надавача послуги (послуг) та виконавця робіт для укладення договору.

5. У разі здійснення закупівель товарів, робіт і послуг без використання електронної системи закупівель керівник відповідального структурного підрозділу повинен протягом дня, коли був укладений договір, надіслати копію такого договору до Відділу та заповнену форму Звіту про укладені договори (Додаток 5 до цього Положення) для оприлюднення його відповідно до Закону (922-19) .

1. Планування закупівель та затвердження Річного плану Міністерства (внесення змін до нього) здійснюються відповідно до Закону (922-19) , Порядку визначення предмета закупівлі (z0448-16) , затвердженого наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 17.03.2016 № 454 "Про затвердження Порядку визначення предмета закупівлі", зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 25.03.2016 за № 448/28578 (далі - Порядок № 454), наказу Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 22.03.2016 № 490 (z0449-16) "Про затвердження форм документів у сфері публічних закупівель", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25.03.2016 за № 449/28579 (далі - Наказ № 490).

2. Забороняється здійснювати закупівлі товарів, робіт та послуг до/без внесення закупівель до Річного плану (додатка до Річного плану).

3. Попереднє планування закупівель на наступний рік здійснюється відповідальними структурними підрозділами на підставі показників Паспорта бюджетної програми (у разі його відсутності, бюджетного запиту), який щороку затверджується у встановленому порядку. Відповідальні структурні підрозділи з 1 по 20 листопада поточного року на підставі показників бюджетного запиту надають до Відділу пропозиції до Річного плану (додатка до Річного плану) за формою, визначеною Додатком 1 до цього Положення.

4. Під час підготовки пропозицій до Річного плану (додатка до Річного плану) враховуються всі зобов'язання, взяті в попередні періоди, та кредиторська заборгованість. Після цього планується проведення закупівель на суму залишку бюджетних призначень, у тому числі закупівель, які планується провести без застосування процедур.

5. Відповідальним структурним підрозділом визначається перелік та обсяг товарів, робіт і послуг, придбання яких планується здійснити в наступному бюджетному році, предмет закупівлі, його очікувана вартість, вид процедур закупівель тощо.

6. Пропозиції до Річного плану (додатка до Річного плану), далі - Пропозиції, формуються відповідальними структурними підрозділами та подаються до Відділу на розгляд та узагальнення. Пропозиції складаються відповідно до форми, визначеної у Додатку 1 до цього Положення, та підписуються керівником відповідального структурного підрозділу виконавця.

Разом із Пропозиціями до Річного плану (додатка до Річного плану) надається пояснювальна записка, яка повинна містити інформацію щодо змісту Пропозицій до Річного плану (додатка до Річного плану), та згідно з якими заходами запланована відповідна закупівля (державна програма, рішення Міністра охорони здоров'я України тощо). Пропозиції до Річного плану (додатка до Річного плану) надаються в друкованому та електронному вигляді (у форматі Excel).

Пропозиції до Річного плану (додатка до Річного плану) погоджуються відповідальним структурним підрозділом з Департаментом з фінансово-економічних питань, бухгалтерського обліку та фінансової звітності на наявність фінансових зобов'язань, у тому числі в частині відповідності видатків кошторисним призначенням, наявності або відсутності бюджетних асигнувань відповідно до бюджетної програми, або бюджетного запиту, Управлінням аудиту та аналітики - на предмет цільового використання коштів та затверджуються державним секретарем.

Погодження Пропозицій кожним структурним підрозділом не повинно перевищувати 3 робочих днів з моменту надання їх на погодження.

7. У разі подання Пропозицій за предметами закупівлі, що підпадають під дію Закону (922-19) , Відділ надає консультативну допомогу представникам структурного підрозділу відповідального виконавця щодо визначення коректної процедури закупівлі, керуючись нормами Закону.

8. Пропозиції, що були надані на розгляд Відділу, перевіряються на відповідність Порядку № 454 (z0448-16) , Наказу № 490 (z0449-16) та вимогам розділу II цього Положення, повноту та коректність внесення даних у форму Пропозиції.

9. У разі внесення Пропозиції, бюджет якої обґрунтовується економією, що виникла в раніше проведеній закупівлі, таке обґрунтування прописується у пояснювальній записці з обов'язковим зазначенням ідентифікатора плану закупівлі попередньо проведеної процедури (раніше опублікованого рядка Річного плану (додатка до Річного плану), де за результатами закупівлі виникла економія; номера та дати договору, який був укладений за результатами такої закупівлі.

10. Пропозиції, що були опубліковані в Річному плані (додатку до Річного плану), та за результатами яких розпочалася процедура закупівлі або був укладений прямий договір, не редагуються.

11. Відділ у термін до 25 грудня узагальнює Пропозиції, готує і надає проект Річного плану (додатка до Річного плану) до Комітету, який розглядає та затверджує його на своєму засіданні.

Рішенням Комітету предмет закупівлі, вид процедури закупівлі та орієнтовний початок її проведення, зазначені у наданих Пропозиціях до Річного плану (додатка до Річного плану), можуть бути змінені за погодженням з відповідальним структурним підрозділом.

12. Затверджений рішенням Комітету Річний план підписується головою та секретарем Комітету.

13. Затверджений Річний план є підставою для надання відповідальними структурними підрозділами заявок на проведення процедур закупівель (далі - Заявка), Додаток 2 до цього Положення. На підставі затвердженого Річного плану та Заявок відповідальних структурних підрозділів Відділ готує і надає Комітету відповідні документи, які визначені у пункті 1 Розділу III цього Положення, щодо проведення процедур закупівель.

Одночасно з пропозиціями щодо внесення змін до Річного плану може надаватися Заявка та документи і матеріали, необхідні для організації та проведення відповідної процедури закупівлі.

14. Відповідальність за повноту та достовірність інформації, наданої в Пропозиції, покладається на особу, що підписала Пропозицію, від відповідального структурного підрозділу.

Керівник відповідального структурного підрозділу забезпечує цільове та ефективне використання бюджетних коштів протягом усього строку реалізації відповідних бюджетних програм у межах визначених бюджетних призначень.

15. Відповідальність за коректне перенесення даних з підписаної Пропозиції до авторизованого електронного майданчика покладається на секретаря тендерного комітету або уповноважену нею особу, що заповнює електронну форму на майданчику.

16. До Річного плану (додатка до Річного плану) протягом року за Пропозиціями відповідальних структурних підрозділів можуть бути внесені зміни в разі затвердження в установленому порядку змін до розпису видатків державного бюджету та/або змін пріоритетів закупівель.

17. Для внесення змін до Річного плану (додатка до Річного плану) відповідальні структурні підрозділи надають до Відділу Пропозиції у друкованому та електронному вигляді (у форматі Excel) разом з пояснювальною запискою для винесення цього питання на розгляд Комітету і прийняття ним рішення. Пояснювальна записка повинна містити розширену інформацію щодо необхідності та обґрунтованості внесення змін до Річного плану (додатка до Річного плану).

Пропозиції щодо внесення змін до Річного плану (додатка до Річного плану) і пояснювальна записка підписуються керівником відповідального структурного підрозділу та погоджуються з Департаментом з фінансово-економічних питань, бухгалтерського обліку та фінансової звітності на наявність фінансових зобов'язань, у тому числі в частині відповідності видатків кошторисним призначенням, наявності або відсутності бюджетних асигнувань відповідно до бюджетної програми, Управління аудиту та аналітики - на предмет цільового використання коштів та затверджуються державним секретарем.

Строк погодження кожним структурним підрозділом Пропозицій не повинен перевищувати 3 робочих днів з моменту надання їх на погодження.

18. У разі збільшення очікуваної вартості (у тому числі за одиницю товару) Пропозиції щодо внесення змін до Річного плану (додатка до Річного плану) разом з пояснювальною запискою (з обов'язковим обґрунтуванням такого збільшення) погоджуються з Департаментом з фінансово-економічних питань, бухгалтерського обліку та фінансової звітності та Управлінням аудиту та аналітики - на предмет цільового використання коштів.

19. Одночасно з пропозиціями щодо внесення змін до Річного плану може надаватися Заявка та документи і матеріали, необхідні для організації та проведення відповідної процедури закупівлі.

20. Річний план, додаток до Річного плану та зміни до них безоплатно оприлюднюються в порядку, встановленому статтею 4 Закону (922-19) .

1. Відповідальний структурний підрозділ, який ініціює проведення закупівлі, готує Заявку відповідно до Річного плану.

Невід'ємною частиною Заявки на проведення закупівлі є такі документи (додатки до Заявки на проведення закупівлі):

- техніко-економічне обґрунтування, зміст якого визначає доцільність закупівлі, статтю витрат згідно з фінансовим планом та містить розрахунок очікуваної вартості товарів і послуг, яка має вираховуватись на основі не менше трьох пропозицій потенційних постачальників щодо товарів або послуг, які повністю відповідають кількісним, технічним та якісним характеристикам предмета закупівлі із зазначенням того, чи повинна вона включати інші елементи, крім вартості предметів закупівлі (витрати на транспортування, страхування, навантаження, розвантаження, сплату податків і зборів (обов'язкових платежів) тощо), при цьому її розмір не може перевищувати середнього значення таких пропозицій, окрім належним чином обґрунтованих випадків, або як сума витрат за договором минулого періоду (з урахуванням прогнозованого індексу інфляції), а також розрахунок вартості робіт, якщо предмет закупівлі визначений як роботи;

- технічні вимоги до предмета закупівлі (технічна специфікація, плани, креслення, малюнки);

- вимоги до учасників процедури закупівлі:

- інформацію про необхідність документального підтвердження відповідності учасників установленим кваліфікаційним критеріям та іншим вимогам (перелік документів, які повинні бути надані учасником для підтвердження відповідності встановленим кваліфікаційним критеріям та іншим вимогам);

- перелік додаткових послуг, які мають бути надані (за потреби);

- умови щодо розрахунків (строки оплати, переліки платіжних та інших документів для оплати);

- опис окремої частини або частин предмета закупівлі (лота), щодо яких можуть бути подані пропозиції, у разі якщо учасникам дозволяється подати пропозиції стосовно частини предмета закупівлі (лота);

- розмір мінімального кроку пониження ціни під час електронного аукціону у відсотках або грошових одиницях та математичну формулу, яка буде застосовуватися під час проведення електронного аукціону для визначення показників інших критеріїв оцінки;

- проект договору (контракту), далі - договір, про закупівлю товарів, робіт або послуг разом із специфікацією та додатками, що є невід'ємною частиною договору, погоджується відповідно до вимог Положення про порядок укладення та обліку договорів (v0446282-17) , затвердженого наказом Міністерства охорони здоров'я України від 19.04.2017 № 446 "Про затвердження Положення про порядок укладення та обліку договорів у Міністерстві охорони здоров'я України";

Залежно від предмета закупівлі та вимог законодавства стосовно обраної процедури закупівлі пропозиції щодо вимог до закупівлі можуть містити й іншу інформацію відповідно до законодавства, яку відповідальний структурний підрозділ вважає за необхідне включити.

Під час проведення переговорної процедури закупівлі до Заявки додається обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі з обов'язковим зазначенням підстави застосування відповідно до частини другої статті 35 Закону (922-19) з посиланням на експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність таких підстав відповідно до законодавства у сфері публічних закупівель, та переліком юридичних та (або) фізичних осіб, яких пропонується запросити до участі в переговорах.

Крім того, надаються оригінали або засвідчені належним чином (із зазначенням посади та дати підпису уповноваженої особи) копії таких документів, що підтверджують наявність підстав для застосування переговорної процедури закупівлі відповідно до законодавства у сфері публічних закупівель.

2. Керівник відповідального структурного підрозділу несе відповідальність за повноту та достовірність інформації, наданої в документах, визначених пунктом 1 розділу III цього Положення.

3. У разі необхідності керівник відповідального структурного підрозділу може залучати експертів та ініціювати створення робочих груп у встановленому законодавством порядку.

4. Заявки на проведення закупівлі, ініційовані відповідальними структурними підрозділами Міністерства, підписуються керівником відповідального структурного підрозділу та затверджуються профільним заступником Міністра:

1) заявка на проведення закупівлі та всі додатки до неї, включаючи проект договору:

підписується та погоджується керівником відповідального структурного підрозділу, який відповідає за:

належний вибір предмета закупівлі згідно з Порядком № 454 (z0448-16) , коректність формування технічних вимог щодо предмета закупівлі та кваліфікаційних вимог щодо учасників процедури закупівлі;

належний вибір виду та предмета проекту договору, відповідно до намірів та необхідностей Міністерства;

здійснення погодження та супровід проекту договору при погодженні з зацікавленими структурними підрозділами;

розгляд та усунення зауважень відповідних структурних підрозділів, які погоджують проект договору;

перевірку інших питань, віднесених до його компетенції згідно із задачами та функціональними обов'язками;

погоджується Департаментом з фінансово-економічних питань, бухгалтерського обліку та фінансової звітності МОЗ України, який відповідає за наявність фінансових зобов'язань, у тому числі в частині відповідності видатків кошторисним призначенням, наявності або відсутності бюджетних асигнувань відповідно до бюджетної програми;

погоджується профільним заступником Міністра;

погоджується державним секретарем;

погоджується іншими зацікавленими структурними підрозділами, у разі їх залучення до погодження проекту Заявки, які перевіряють та відповідають за умови Заявки, віднесені до їх компетенції згідно з функціями та обов'язками такого підрозділу;

2) візування та погодження Заявки на проведення закупівлі та всіх додатків до неї (у т. ч. проекту договору) здійснюються шляхом проставляння підпису на першому аркуші тексту Заявки на проведення закупівлі;

3) строк розгляду Заявки кожним зацікавленим структурним підрозділом не повинен перевищувати 2 (двох) робочих днів для кожного структурного підрозділу, якщо більш тривалий строк не визначений відповідальним структурним підрозділом за обґрунтованих обставин.

У випадку наявності обґрунтованих вимог та зауважень до Заявки та проекту договору відповідних структурних підрозділів структурний підрозділ, який ініціює проведення закупівлі, вносить зміни до Заявки та проекту договору про закупівлю. Вимоги відповідних структурних підрозділів надаються структурному підрозділу, який ініціює проведення закупівлі в письмовій формі;

4) умови тендерної документації не повинні відрізнятись чи суперечити проекту договору, за винятком умов, що визначатимуться та включатимуться до такого договору за результатами проведення процедур закупівель;

5) погодження проекту договору після проведення процедури закупівлі здійснюється в порядку, визначеному відповідно до вимог Положення про порядок укладення та обліку договорів (v0446282-17) , затвердженого наказом Міністерства охорони здоров'я України від 19.04.2017 № 446 "Про затвердження Положення про порядок укладення та обліку договорів у Міністерстві охорони здоров'я України";

6) заявки та документи щодо проведення закупівель, не передбачених Річним планом або поданих з порушенням цього Положення, повертаються без реалізації в триденний строк;

7) за потреби внесення змін до документів (зокрема тендерної документації після її затвердження) подання та погодження документів здійснюються відповідно до пункту 1 розділу III цього Положення з наданням обґрунтування (пояснення) необхідності внесення таких змін.

5. Відділ розглядає Заявку і, за умови її відповідності цьому Положенню, готує необхідні документи для проведення процедури закупівлі та надає їх на розгляд Комітету.

6. Під час погодження Заявки на проведення закупівлі та додатків до неї відповідальний структурний підрозділ повинен передати Відділу для підготовки тендерної документації Заявку на проведення закупівлі з усіма додатками до неї в електронному та паперовому вигляді. Зміст електронних та паперових документів, що погоджені з відповідними структурними підрозділами, не повинен відрізнятись. Відповідальність за достовірність наданої Відділу інформації та відповідність між електронною та паперовою формою Заявки, погодженою з відповідними структурними підрозділами, несе відповідальний структурний підрозділ.

7. Роз'яснення щодо тендерної документації на запит, вимогу учасникам торгів надаються Комітетом за поданням відповідального структурного підрозділу, з урахуванням вимог законодавства України.

8. Після проведення електронного аукціону під час розгляду тендерних пропозицій відповідальний структурний підрозділ в термін, що не перевищує 2 (двох) робочих днів, готує висновок щодо відповідності тендерних пропозицій учасників технічним, якісним, кількісним та іншим вимогам тендерної документації (вимогам Міністерства) та надає його у Відділ за підписом керівника відповідального структурного підрозділу.

9. Керівник відповідального структурного підрозділу протягом 1 (одного) дня з дня укладення договору про закупівлю надають Відділу його копію в паперовому та електронному вигляді (у форматі PDF).

10. Керівник відповідального структурного підрозділу протягом 1 (одного) дня з дня внесення змін до договору про закупівлю у випадках, передбачених статтею 36 Закону (922-19) , надає до Відділу копію відповідної додаткової угоди та повідомлення (Додаток 3 до Положення) про внесення змін до договору в друкованому та в електронному вигляді (у форматі PDF).

11. Керівник відповідального структурного підрозділу, який ініціює проведення закупівлі, протягом 2 (двох) календарних днів з моменту настання будь-якої із зазначених подій:

1) закінчення строку дії ініційованого договору (за умови завершених взаєморозрахунків);

2) виконання ініційованого договору (за умови завершених взаєморозрахунків та закінчення строку дії ініційованого договору);

3) розірвання ініційованого договору (за умови завершених взаєморозрахунків),

надає до Відділу звіт про виконання договору за формою, визначеною у Додатку 4 до цього Положення в друкованому та електронному вигляді (у форматі PDF).

12. Керівник відповідального структурного підрозділу, який ініціює проведення закупівлі, несе відповідальність за повноту та достовірність інформації, наданої в документах, визначених пунктами 10 - 12розділу III цього Положення, та за несвоєчасність її надання, якщо це призвело до порушення строків, установлених Законом (922-19) для публікації інформації на веб-порталі Уповноваженого органу.

13. Секретар Комітету або інша особа МОЗ України, визначена відповідальною за публікацію договору про закупівлю, повідомлення про внесення змін до договору та звіту про виконання договору протягом 1 (одного) дня з дати отримання Відділом / визначеною особою документів, визначених пунктами 11 та 12 розділу III цього Положення, оприлюднює відповідну інформацію на веб-порталі Уповноваженого органу.

14. Відділ забезпечує зберігання документів (матеріалів) щодо здійснення процедур закупівель відповідно до чинного законодавства.

Додаток 1

до Положення

(пункти 3 та 6 Розділу II)

Додаток 2

до Положення

(пункти 13 Розділу II)

Додаток 3

до Положення

(пункти 10 Розділу III)

Додаток 4

до Положення

(пункти 11 Розділу III)

Додаток 5

до Положення

(пункти 5 Розділу I)