В связи с командировкой за границу сотруднику был выдан аванс
в иностранной валюте. По ряду причин командировка не
состоялась, а в силу сложившихся обстоятельств сотрудник
вернул валюту через 10 дней. Какие возможны штрафы в таком
случае?
* * *
Согласно Инструкции "О служебных командировках в пределах
Украины и за границу", утвержденной Приказом Министерства финансов
Украины от 13.03.98 г. № 59 ( z0218-98 ) (с изменениями и
дополнениями), предприятие, которое направляет своего работника
в командировку за границу, обеспечивает его средствами в
национальной валюте той страны, в которую направляется
работник, или свободно-конвертируемой валюте в виде аванса
на текущие нужды в размерах, которые обусловлены реальными
потребностями в стране пребывания (р. 2 п. 1.2).
В том случае, когда сотрудник получил аванс на командировку за
границу и не выехал, то он обязан на протяжении 3-х рабочих дней
со дня принятия решения об отмене поездки возвратить в кассу
предприятия указанные денежные средства в тех денежных единицах, в
которых был выдан аванс (р. 2 п. 1.14).
Что касается штрафов, то, как определено статьей 2 Закона
Украины "Об определении размера ущерба, причиненного предприятию,
организации хищением (порчей), недостачей или утерей валютных
ценностей" от 06.06.95 г. № 217/95-ВР ( 217/95-ВР ) (с изменениями
и дополнениями), в случае невозврата в установленный срок аванса,
выданного на командировку в иностранной валюте, такая
задолженность взимается в сумме, эквивалентной трехкратной сумме
(стоимости) инвалюты, пересчитанной в гривню по обменному курсу
Национального банка Украины на день погашения задолженности.
Согласно статье 3 вышеназванного закона эти суммы
направляются, прежде всего, на возмещение убытков, причиненных
предприятию, а остальная сумма перечисляется в Государственный
бюджет Украины.
Хочу обратить ваше внимание, что в соответствии с п. 4.2
"Правил использования наличной иностранной валюты на территории
Украины", утвержденных Постановлением Национального банка Украины
от 26.03.98 г. № 119 ( z0245-98 ) (с изменениями и дополнениями),
остаток иностранной валюты, не использованный на командировочные
расходы, должен быть сдан на распределительный счет
уполномоченного банка в течение 5 банковских дней со дня его
оприходования в кассу предприятия.
Следует также обратить ваше внимание, что "Инструкцией о
служебных командировках..." оговорен срок возврата полученной в
качестве аванса иностранной валюты в случае отмены командировки за
границу, но не указан срок до начала командировки, в течение
которого бухгалтерия предприятия должна обеспечить сотрудника
необходимой суммой.
Пользуясь предоставленной возможностью, можно приказом
руководителя предприятия оговорить срок получения аванса на
командировку за 7 дней до ее начала, и сдать неиспользованную
сумму в официально предписанные 3 дня.
Такая рекомендация находит косвенное подтверждение и в Законе
Украины "О налогообложении прибыли предприятий" от 28.12.94 г.
№ 334/94-ВР ( 334/94-ВР ) (с изменениями и дополнениями). Ведь
п. 5.4.8 вышеназванного закона предусмотрено, что включаются в
состав валовых расходов расходы на оформление заграничных
паспортов, оформление разрешений на выезд (виз), других
документально оформленных расходов, связанных с правилами въезда и
пребывания в месте командировки. Но ведь оформление визы,
приобретение транспортных билетов - дело не одного дня. Поэтому
предприятие и должно обеспечить своего сотрудника необходимой
суммой заранее.
Оформив рекомендуемым образом первичные документы о
командировке за границу (приказа руководителя о направлении
сотрудника в командировку, а затем - об отмене ее), срок возврата
иностранной валюты будет соблюден, и взыскивать тройной ее
эквивалент не придется.
------------------------------------------------------------------
"Бухгалтерия. Налоги. Бизнес" (044) 442-91-71
№7/03, стр. 40
[14.02.2003]
Светлана Марчук
Аудитор
------------------------------------------------------------------