ГОЛОВНЕ АРХІВНЕ УПРАВЛІННЯ ПРИ КАБІНЕТІ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ
П О Л О Ж Е Н Н Я
N 7 від 13.11.96
м.Київ
vd961113 vn7
Схвалено
Методичною комісією Головного
архівного управління при
Кабінеті Міністрів України
протокол N 7 від 13.11.96 р.
Зразкове положення
про архів (архівний підрозділ) об'єднань громадян,
підприємств, установ, організацій, заснованих на
колективній та приватній формах власності
1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний
фонд і архівні установи" ( 3814-12 ) об'єднання громадян,
підприємства, установи і організації, засновані на колективній та
приватній формах власності (далі - організації), мають право
створювати архіви (архівні підрозділи) для постійного чи
тимчасового зберігання документів, що нагромадилися за час їх
діяльності, передавати документи Національного архівного фонду
(далі - НАФ) до державних архівних установ за угодою з ними.
2. Юридичний статус архівного підрозділу визначається
керівництвом організації.
3. У своїй діяльності архівний підрозділ керується
Конституцією України ( 254к/96-ВР ), законами України, постановами
Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Кабінету
Міністрів України, цим Положенням та іншими нормативними актами. З
питань організації та методики ведення архівної справи архівний
підрозділ керується правилами, інструкціями і рекомендаціями
Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів (далі -
Головархів) України.
4. Архівний підрозділ працює відповідно до плану, який
затверджується керівництвом організації і звітує перед ним про
проведену роботу.
5. Основними завданнями архівного підрозділу організації, що
здійснює тимчасове зберігання документів з наступною їх передачею
до однієї з державних архівних установ, є:
1) повідомлення однієї з державних архівних установ про
номенклатуру справ організації з метою встановлення наявності
документів НАФ;
2) прийняття від структурних підрозділів організації та
зберігання документів на різних видах носіїв інформації;
3) контроль разом із службою документарного забезпечення
управління стану зберігання та правильності оформлення документів
у структурних підрозділах організації;
4) участь у складанні зведеної номенклатури справ
організації, перевірка відповідності формування документів у
справи затвердженій номенклатурі;
5) подання на державну реєстрацію документів Національного
архівного фонду, ведення обліку та подання відомостей про їх
кількість за встановленою формою відповідній державній архівній
установі;
6) проведення попередньої експертизи цінності документів, що
знаходяться на зберіганні, складання описів на документи
постійного, тимчасового (понад 10 років) строків зберігання,
документів з особового складу організації, актів про виділення до
знищення документів та подання їх на розгляд експертної комісії
організації;
7) Створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних
документів організації;
8) організація використання документів, видача у
встановленому порядку архівних довідок, копій витягів юридичним
особам і громадянам;
9) підготовка і передача документів Національного архівного
фонду до відповідної державної архівної установи у разі згоди
організації передавати свої документи на державне зберігання;
10) участь у заходах щодо підвищення фахової кваліфікації
працівників організації, які відповідають за роботу з документами.
6. Для архівних підрозділів, що здійснюють постійне
зберігання документів без передачі до однієї з державних архівних
установ, до основних завдань, викладених у п. 6 цього Зразкового
положення додаються такі завдання:
1) здійснення постійного зберігання, охорони, реставрації,
консервації документів Національного архівного фонду, страхового
фонду копій особливо цінних документів та унікальних
документальних пам'яток, копій документів, що зберігаються в інших
архівах, музеях і бібліотеках, службових відомчих видань, що не
надходять у встановленому порядку до Національного
науково-виробничого об'єднання "Книжкова палата України" та
бібліотек-депозитаріїв, а також друкованих видань та інших
матеріалів, що входять до довідково-інформаційного фонду архівного
підрозділу, облікових документів архівного підрозділу та архівних
довідників (описів, каталогів, картотек, путівників, комп'ютерних
дискет тощо);
2) подання на вимогу Головархіву відомостей про склад
документів НАФ, що зберігаються в архівному підрозділі, умови їх
зберігання та використання;
3) проведення роботи щодо виключення документів зі складу НАФ
та подання актів про виділення цих документів на погодження
Центральній експертно-перевірній комісії Головархіву;
4) організація роботи щодо віднесення документів НАФ до
унікальних документальних пам'яток, включення їх до Державного
реєстру національного культурного надбання;
5) забезпечення у межах своїх повноважень охорони відомостей
та збереження документів, що становлять державну таємницю;
6) підготовка до публікації в установленому порядку
документів НАФ, довідково-інформаційної літератури і посібників з
архівної справи та діловодства за погодженням з Головархівом;
7) надання у встановленому порядку на договірних засадах
послуг юридичним особам і громадянам, пов'язаних з використанням
архівних документів, виконання за рахунок замовника робіт щодо
забезпечення схоронності та впорядкування документів, складання за
погодженням з Головархівом нормативно-методичних посібників з
питань архівної справи і діловодства;
8) організація вивчення, узагальнення і поширення передового
досвіду, впровадження наукових досягнень і прогресивних методів
роботи в архівній справі та діловодстві.
7. Для виконання покладених на архівний підрозділ завдань
йому надається право:
1) вимагати від структурних підрозділів організації передачі
на зберігання документів, оформлених згідно з чинними державними
стандартами і правилами;
2) повертати структурним підрозділам документи, оформлені з
порушенням встановлених вимог;
3) давати структурним підрозділам організації рекомендації з
питань, що входять до компетенції архівного підрозділу;
4) запитувати від структурних підрозділів організації
відомості, необхідні для роботи;
5) інформувати керівництво організації про стан роботи з
документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;
6) брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарад, що
проводяться в організації, у разі розгляду на них питань роботи з
документами.
8. На посаду керівника архівного підрозділу рекомендується
призначати особу з вищою освітою і стажем роботи за спеціальністю
не менше як три роки.
Керівник архівного підрозділу призначається на посаду і
звільняється з посади керівництвом організації.
У малочисельних організаціях відповідальність за роботу з
архівними документами доцільно покладати на одного з працівників
служби документарного забезпечення управління.
Порядок взаємодії архівного підрозділу з іншими структурними
підрозділами організації має визначатися керівництвом організації.
9. Працівники архівного підрозділу, винні у недбалому
зберіганні, псуванні, знищенні, приховуванні, розкраданні або
незаконній передачі іншій особі документів НАФ або документів, що
підлягають включенню до нього, ущемленні прав і законних інтересів
інших працівників організації та громадян, несуть відповідальність
в установленому законодавством порядку.
10. До складу документів архівного підрозділу входять:
1) закінчені у поточному діловодстві документи на паперовій
основі постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання,
документи з особового складу, створені структурними підрозділами
організації;
2) науково-технічна, кінофотофоновідеодокументація,
машиноорієнтовні документи, створені організацією або одержані нею
на законних підставах;
3) документи на різних видах носіїв інформації установ -
попередників організації, що ліквідовані;
4) друковані видання, що доповнюють архівні документи і
необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи
архівного підрозділу;
5) довідковий та обліковий апарат до архівних документів.
11. Документи на паперовій основі рекомендується передавати
із структурних підрозділів організації до архівного підрозділу
через 2 роки після закінчення їх у діловодстві в упорядкованому
стані за описами зразка, встановленого Головархівом України.
Науково-технічну та машиноорієнтовану документацію доцільно
передавати до архівного підрозділу зразу після затвердження у
порядку, встановленому державними стандартами України.
Кінофотофоновідеодокументацію слід передавати з виробничих
підрозділів до архівного підрозділу відразу після завершення її
виробництва.
12. Відповідно до чинних нормативних актів існують такі
граничні терміни тимчасового зберігання документів Національного
архівного фонду в архівному підрозділі для організацій, що згодні
у подальшому передавати їх на державне зберігання:
1) для організацій центрального підпорядкування, діяльність
яких поширюється на всю Україну - 15 років;
2) для організацій обласного підпорядкування - 10 років;
3) для організацій районного, міського підпорядкування -
5 років;
4) для документів з особового складу, нотаріальних документів
- 75 років;
5) для науково-технічної документації - 25 років;
6) для кінодокументів, кіножурналів, сюжетів кінолітопису,
фотознімків, звукозаписів і відеозаписів - 3 роки після закінчення
копіювання;
7) для машиноорієнтованих документів - 5 років.
Терміни тимчасового зберігання документів в архівному
підрозділі можуть бути змінені з дозволу тієї державної архівної
установи, до якої ці документи надходять на постійне зберігання.
"Законодавчі і нормативні акти з банківської діяльності"
(додаток до журналу "Вісник Національного банку України"),
N 5, 1 травня 1999 р.