Приобретение ТМЦ предприятием за счет средств работников
------------------------------------------------------------------
Обычно на практике применяется следующий порядок расчетов
с подотчетными лицами: работнику выдаются денежные средства в по-
дотчет, а затем он использует их на административно-хозяйственные
расходы, на командировку, на закупку сельскохозяйственной продук-
ции и т.п. Однако нередко используется и другой порядок расчетов:
подотчетное лицо сначала приобретает товарно-материальные ценности
(далее - ТМЦ) за счет собственных средств, а затем предприятие
возмещает работнику понесенные им расходы.
Для правильного отражения операций, связанных с закупкой
работником ТМЦ и возмещением ему понесенных расходов, в первую
очередь необходимо грамотно документально оформить осуществляемые
операции.
Документы, подтверждающие приобретение ТМЦ, должны быть выпи-
саны на имя предприятия.
Документальное оформление приобретения ТМЦ работником пред-
приятия
Работнику предприятия, закупающему товарно-материальные цен-
ности для предприятия (к примеру, канцелярские принадлежности,
бухгалтерские бланки и т. п.), следует знать, что все документы
(счета-фактуры, накладные и т. п.), а также налоговые накладные
должны быть выписаны на имя предприятия.
Однако это касается лишь тех документов, в реквизитах которых
предусмотрено указание сведений о покупателе.
В отдельных случаях документы, которые выдаются покупателю,
таких реквизитов не содержат (кассовый, товарный чеки).
Не так давно в средствах массовой информации были представлены
консультации налоговых органов, в которых было высказано мнение о
том, что документы, не содержащие сведений о покупателе ТМЦ, не
являются документами, подтверждающими понесенные предприятием рас-
ходы. Из этого следует, что по таким документам не может произво-
диться возмещение работнику предприятия понесенных им в связи с
приобретением ТМЦ расходов.
При этом работники налоговых органов считают, что кассовый
чек - это документ, с помощью которого обеспечивается реальный
контроль объемов реализации товаров (услуг) субъектами предприни-
мательской деятельности. Другими словами, кассовый чек является
подтверждением получения, а не расходования наличных.
На несостоятельность такого вывода мы уже указывали на страни-
цах нашей газеты (см. рубрику "Дискуссионный клуб" в газете
"Налоги и бухгалтерский учет", 2000, № 38).
В подтверждение тому, кассовый и товарный чеки являются
документами, подтверждающими расход наличных, приведем цитаты из
следующих нормативных документов:
Пункт 1 Порядка ведения кассовых операций в национальной
валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от
02.02.95 г. № 21 ( v0021500-95 ), с изменениями и дополнениями:
"Предприятия и частные предприниматели обязаны представлять
обслуживающему банку (по его требованию) отчетные платежные и
расчетные документы (кассовые и товарные чеки, квитанции к приход-
ным кассовым ордерам, налоговые накладные, договоры купли-продажи,
акты закупки, счета-фактуры и т. п.), которые бы подтверждали осу-
ществление целевых расходов наличных";
Указ Президента Украины "О внесении изменений в Указ Пре-
зидента Украины от 12.06.95 г. № 436" от 11.05.99 г. № 491/99
( 491/99 ):
"1. Установить, что в случае нарушения юридическими лицами
всех форм собственности, физическими лицами - гражданами Украи-
ны ... являющимися субъектами предпринимательской деятельности ...
норм по регулированию обращения наличных в национальной валюте, к
ним применяются финансовые санкции в виде штрафа:
- за проведение наличных расчетов без представления получате-
лем средств платежного документа (товарного или кассового чека,
квитанции к приходному ордеру, другого письменного документа),
который бы подтверждал уплату покупателем наличных средств, - в
размере уплаченных средств".
Кассовый чек является одним из документов, подтверждающих по-
несенные расходы.
Как видим, приведенные положения нормативных документов четко
устанавливают, что кассовый чек (как и любой другой документ)
является документом, подтверждающим расход наличных.
Следующим этапом документального оформления операций, связан-
ных с закупкой работником предприятия ТМЦ, является составление
работником авансового отчета о произведенных расходах. Приведем
пример заполнения такого авансового отчета.
Работником для предприятия были приобретены в магазине OOO
"Полиграф" бланки стоимостью 18 грн., в том числе НДС - 3 грн., и
в магазине OOO "Лайнер" - канцтовары стоимостью 45 грн., в том
числе НДС - 7,5 грн.
В качестве документов, подтверждающих приобретение указанных
ТМЦ, работник представил:
- кассовый чек № 31154 (бланки);
- кассовый чек № 67134 (канцтовары);
- налоговую накладную по приобретенным канцтоварам, выписанную
на имя предприятия.
------------------------------------------------------------------
"Налоги и бухгалтерский учет"
№ 03/01, cтр. 22
[11.01.2001]
Т. Онищенко
экономист-аналитик Издательского дома "Фактор"
------------------------------------------------------------------