При отправлении в загранкомандировку работнику не был выдан
аванс. При возвращении из командировки авансовый отчет был
сдан в течение трех рабочих дней. Расчет с этим работником
предприятие произвело только через месяц после окончания ко-
мандировки. Предприятие не является бюджетной организацией. По
какому курсу бухгалтерия предприятия должна включить в состав
валовых расходов затраты на данную командировку?
* * *
В данной ситуации следует обратиться к Инструкции "О служебных
командировках в пределах Украины и за границу", утвержденную При-
казом Минфина Украины от 10.06.99 г. № 146 и зарегистрированной в
Минюсте Украины 29.06.99 г. № 418/3711 ( z0418-99 ), в которой в
пп. 1.17 раздела II установлено, что если для окончательного рас-
чета за командировку необходимо выплатить дополнительные средства
или если по уважительным причинам не получены средства на команди-
ровку, то выплата осуществляется в национальной валюте Украины по
официальному обменному курсу гривни к иностранным валютам, уста-
новленному Нацбанком Украины на день погашения задолженности, но
не позднее срока, определенного в пункте 1.15 этой Инструкции, а
это - на протяжении трех рабочих дней.
В случае отсутствия подтверждающих документов об обмене валюты
на национальную валюту страны командировки перерасчет расходов,
произведенных в командировке, подтвержденных документально, осу-
ществляется исходя из кросс-курса, рассчитанного по официальному
обменному валютному курсу, который установлен Нацбанком Украины на
день утверждения авансового отчета.
Затраты на служебную командировку за границу включаются в
состав валовых расходов предприятия только в том случае, если
предоставлены документы, определенные пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Зако-
на "О налогообложении прибыли предприятий" от 28.12.94 № 334/94-ВР
(с внесенными изменениями и дополнениями), а это: расходы на ко-
мандировку физических лиц, пребывающих в трудовых отношениях с ва-
шим предприятием, в пределах фактических расходов командированно-
го, на проезд (включая перевозку багажа) как к месту командировки
и обратно, так и по месту командировки, оплату стоимости прожива-
ния в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета рас-
ходов на питание или бытовые услуги (стирку, чистку, починку и
утюжку одежды, обуви или белья), найм других жилых помещений, те-
лефонных счетов, оформление заграничных паспортов, разрешений на
въезд (виз), обязательного страхования, расходов на устный и пись-
менный переводы, других документально оформленных расходов, свя-
занных с правилами въезда и пребывания на месте командировки,
включая любые сборы и налоги, которые подлежат уплате в связи с
осуществлением таких расходов.
Указанные расходы могут быть включены в состав валовых
расходов вашего предприятия как налогоплательщика только при
наличии подтверждающих документов, которые удостоверяют стоимость
этих расходов в виде транспортных билетов или транспортных счетов
(багажных квитанций), счетов из гостиниц (мотелей) или от других
лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического
лица, страховых полисов и т.п.
Также в состав расходов можно отнести не подтвержденные доку-
ментально расходы на питание и финансирование других собственных
потребностей командированного (суточных расходов), понесенные в
связи с его командировкой, в границах предельных норм, устанавли-
ваемых Кабмином Украины за каждый полный день командировки, вклю-
чая день отъезда и приезда.
Указанные предельные нормы устанавливаются в гривнях в единой
сумме для командировок за границу независимо от страны командиров-
ки и статуса населенных пунктов;
Сумма суточных определяется:
- в случае командировки в пределах Украины и стран, с которыми
не установлен или упрощен пограничный контроль, - согласно отмет-
кам командирующей и принимающей стороны на удостоверении о коман-
дировке, форма которого утверждается центральным налоговым орга-
ном;
- в случае командировки в страны, с которыми установлен полный
пограничный таможенный контроль, - согласно отметкам органов пог-
раничного контроля в паспорте или документе, его заменяющем.
При отсутствии указанных отметок сумма суточных не включается
в валовые расходы налогоплательщика.
Любые расходы на командировку могут быть включены в состав
валовых расходов вашего предприятия при наличии подтверждающих
документов относительно связи такой командировки с хозяйственной
деятельностью предприятия: приглашений принимающей стороны, дея-
тельность которой совпадает с деятельностью вашего предприя-
тия; заключенного договора (контракта); других документов, кото-
рые устанавливают или удостоверяют желание установить гражданс-
ко-правовые отношения; документов, удостоверяющих участие лица,
отправленного стороной, в переговорах, конференциях или симпозиу-
мах, которые проводятся по тематике, которая совпадает с хозяйст-
венной деятельностью предприятия.
Не включается в состав расходов налогоплательщика наличность,
израсходованная на цели, определенные подпунктами 5.3.1 и 5.4.4
этой статьи, а также на цели, не связанные с возмещением личных
расходов командированного. А это:
- расходы налогоплательщика на проведение предпродажных и
рекламных мероприятий относительно товаров (работ, услуг), которые
продаются (предоставляются) такими налогоплательщиками.
- расходы на организацию приемов, презентаций и праздников,
приобретение и распространение подарков, включая бесплатную разда-
чу образцов товаров или бесплатное предоставление услуг (выполне-
ние работ) в рекламных целях, но не более 2% от обложенной налогом
прибыли налогоплательщика за предыдущий отчетный (налоговый) квар-
тал.
- потребности, не связанные с ведением хозяйственной деятель-
ности, а именно: организацию и проведение приемов, презентаций,
праздников, развлечений и отдыха, приобретение и распространение
подарков (кроме благотворительных взносов и пожертвований непри-
быльным организациям, определенным пунктом 7.11 Закона о прибыли
( 283/97-ВР ), и расходов, связанных с проведением рекламной дея-
тельности, которые регулируются нормами пп. 5.4.4 п. 5.4 ст. 5).
(Здесь надо сделать небольшую оговорку, в том случае если основной
деятельностью вашего предприятия является организация приемов,
презентаций и праздников по заказу и за счет других лиц, то в ваши
затраты это будет включаться); приобретение лотерей, участие в
азартных играх.
Не разрешается относить в состав расходов на питание стоимость
алкогольных напитков и табачных изделий, суммы "чаевых", за исклю-
чением случаев, когда суммы таких "чаевых" включаются в счет в
соответствии с законами страны пребывания, а также плата за
зрелищные мероприятия.
Поскольку вышеперечисленные документы подаются на предприятие
после возвращения работника из командировки, то затраты по ней
включаются в состав валовых расходов на дату утверждения авансово-
го отчета. Причем решение об утверждении авансового отчета должно
быть принято руководителем предприятия в течение трех рабочих дней
после возвращения работника из командировки (п. 1.15 раздела II
Инструкции № 146). Затраты на командировку, понесенные вашим сот-
рудником в иностранной валюте, должны быть перечислены по курсу
НБУ на дату утверждения авансового отчета и только после этого они
могут быть включены в состав валовых расходов.
Что касается суточных расходов, то на основании того же пп.
1.17 раздела II Инструкции № 146 суточные расходы сначала пере-
числяются в доллары США, а потом по кросс-курсу НБУ на дату пога-
шения задолженности (но не позднее установленного срока) - в грив-
ню. В валовые расходы суточные включаются исходя из предельных
норм, установленных в гривнях, без пересчета их в иностранную ва-
люту.
По окончании трех рабочих дней после возвращения работника из
командировки предприятие должно зафиксировать сумму задолженности
перед работником только в гривнях.
------------------------------------------------------------------
"Бухгалтерия. Налоги. Бизнес" (044) 442-91-71
№9/01, стр. 46
[06.03.2001]
Н.Назаркина
------------------------------------------------------------------